Um CRM educacional, em harmonia com um time bem treinado, é capaz de transformar os resultados das instituições de ensino. Porém, quando o seu desempenho não surte os efeitos esperados é hora de considerar se a sua utilização está realmente sendo eficaz. Por isso, é essencial entender quando substituir um CRM educacional por outro que atenda melhor às necessidades da sua instituição de ensino.

Neste conteúdo reunimos conceitos, dicas e materiais que podem contribuir para a sua tomada de decisão. Além de conteúdos complementares, disponibilizamos também alguns convites especiais ao longo do conteúdo. Boa leitura e ótimos insights!

Introdução

É crescente o número de instituições de ensino que estão adotando Sistemas de Gerenciamento de Relacionamento com o Estudante (CRMs específicos para o setor educacional) como forma de revolucionar a conexão com potenciais e atuais alunos. 

Sua utilização tem auxiliado diversas IEs a atraírem, se comunicarem e estabelecerem um relacionamento próximo e personalizado com potenciais e atuais alunos, professores e responsáveis. 

Mas qual a diferença para um CRM genérico? Em suma, um CRM desenvolvido especificamente para atender as necessidades da educação viabiliza uma comunicação consistente em todos os canais. Ademais, ele também permite suprir demandas particulares ao setor educacional. 

Para que isso aconteça na prática, é imprescindível que o CRM educacional possua uma interface “limpa e amigável” que facilite o uso diário pelas equipes. Além disso, deve ajudar as IEs a consolidarem todos os canais de comunicação em um só lugar. Ou seja, centralizar dados importantes que fornecerão boas bases de atuação. 

Outro ponto primordial é que o CRM para educação deve viabilizar que a instituição enriqueça, na íntegra, a jornada de compra do aluno ou candidato, enriquecendo as experiências vivenciadas.

Entretanto, o que fazer quando o CRM adotado não oferece os resultados esperados? Como identificar a fonte do problema? Quando é a hora de substituir um CRM por outro? 

Essas são perguntas frequentes em muitas instituições de ensino que não encontram na utilização do CRM os resultados primariamente esperados. Em casos como esse, é preciso monitorar continuamente os resultados. Além disso, é importantíssimo contar com a participação ativa das equipes que estejam em contato com o CRM em questão ao longo de todo o processo de tomada de decisão. 

A seguir, veremos mais sobre quando substituir um CRM educacional. Todavia, antes, precisamos repassar alguns pontos importantes que são indispensáveis para a compreensão do tema, observe:

Quais as diferenças entre um CRM para educação e um CRM genérico? 

Já que o nosso assunto é quando substituir um CRM educacional, não podemos deixar de mencionar as diferenças que um CRM educacional oferece em detrimento de um CRM genérico. Em síntese, elas são diversas, mas a seguir ressaltamos duas delas:

  • A natureza dos dados coletados é diferente

De forma simples, o objetivo de um CRM para educação é coletar e categorizar dados relacionados ao aluno, como notas, cursos, créditos, etc. 

Já no caso dos potenciais alunos, o CRM auxilia na coleta e no armazenamento de dados. Esses, por sua vez, serão inseridos no fluxo de qualificação. Posteriormente, resultarão na conversão do potencial aluno. 

Ilustração Rubeus

Tudo isso demonstra que o foco do CRM educacional é estabelecer uma conexão com o potencial aluno (geração, nutrição e conversão de leads), promover a Gestão da Permanência dos atuais alunos e retroalimentar o Funil de Captação.

Por outro lado, o CRM genérico foca em interações relacionadas a vendas, como compras, faturamento etc. Ou seja, ele possui como premissa a venda. Portanto, na grande maioria dos casos os campos, os comandos, os gatilhos e os CTAs são genéricos, pois atendem a “múltiplos segmentos”.

  • A arquitetura do design específicas

A plataforma de CRM para educação é projetada de forma a permitir que os usuários executem tarefas diárias de forma intuitiva e simples. Tal sistema é projetado de forma que seja facilmente usado pelas equipes e atenda as especificidades da IE.

Soma-se a isso, o fato de que ele requer atenção extra não apenas em questões de usabilidade, mas também deve garantir a segurança dos dados (LGPD na educação). Um CRM educacional deve ser à prova de ataques de softwares maliciosos.

A seguir, veremos quais os recursos básicos que um CRM educacional deve oferecer. Mas antes, veja só esse convite especial que separei para você:

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Quais os recursos básicos de um CRM educacional?

Planilhas, relatórios manuais com informações dos alunos e plataformas de e-mail marketing podem funcionar bem isoladamente. Mas, o fato de não conversarem um com o outro significa muito esforço manual para organizar  e centralizar informações. O que exige muito tempo das suas equipes, tempo este que poderiam estar estudando o processo a fim de propor estratégias e campanhas de captação melhores, por exemplo.

Assim como uma estratégia é estruturada de acordo com um objetivo específico, o CRM educacional deve levar em consideração as necessidades das instituições de ensino. Para isso, há alguns recursos básicos que são indispensáveis quando o assunto é qualidade de um CRM educacional. 

Desenvolvemos um conteúdo específico sobre esse tema. Clique na imagem abaixo e conheça os recursos que todo CRM para educação deve possuir.

CRM PARA EDUCAÇÃO: COMO ESCOLHER A MELHOR SOLUÇÃO PARA SUA INSTITUIÇÃO - Rubeus

Quando substituir um CRM educacional por outro?

Não há um momento exato no qual podemos definir como “o mais propício”. Na verdade, antes de considerar a troca, é imprescindível verificar pontos importantes, respondendo questões como:

  • O time está bem treinado?
  • A causa central do problema está na falta de recursos oferecidos pelo CRM? 
  • O foco dos problemas pode estar na ausência de utilização do CRM pelas equipes? 
  • A cultura organizacional pode estar impactando de maneira negativa a adaptabilidade ao CRM? 
  • A empresa responsável pelo Software é acessível e auxilia constantemente na resolução dos problemas?
  • A implantação do CRM foi bem planejada e concluída?

Após responder a essas questões você estará mais seguro de que a raiz dos problemas está relacionada ao CRM e não à questões como treinamento e falta de adaptabilidade, ou até mesmo resistência por parte das equipes.

Ademais, além de realizar essa análise, é importante que você atente-se aos requisitos básicos de um bom CRM educacional já mencionados acima. 

Posteriormente, é o momento de realizar uma análise mais prática. Nessa etapa, será preciso analisar alguns sinais que podem contribuir para um melhor entendimento de quando substituir um CRM educacional. Abaixo separamos alguns deles, observe:  

  • Falta de integração com o Sistema de Gestão Escolar (SGE)

Nosso primeiro sinal de quando substituir um CRM educacional envolve a falta de integração com o SGE.

Como mencionamos acima, a solução de CRM deve possuir uma integração inteligente com os processos de gestão do sistema de ERP, do financeiro ao acadêmico, automatizando todo o processo de matrícula de calouros. 

Além disso, é importante também receber as inscrições diretamente no seu sistema de gestão acadêmica. Os dados dos alunos, inscrições e lançamentos financeiros devem ir direto para o sistema e a oportunidade deve evoluir para “Matriculado” automaticamente.

  • Erros na integração entre equipes e departamentos

A falta de harmonia no desenvolvimento do trabalho entre os departamentos da instituição é outro ponto que contribui para a obtenção dos resultados ruins. 

Sabendo que os departamentos são interdependentes e com o relacionamento delicado entre si, a certeza que fica é: o CRM adotado deve otimizar o processo e minimizar os gargalos existentes no final de qualquer interação realizada entre dois ou mais departamentos. 

  • Falta de automação

O terceiro sinal de quando substituir um CRM educacional é a falta de automação.

Com o CRM atual sua instituição consegue automatizar mensagens de e-mail, SMS e WhatsApp para um processo de nutrição segmentada dos leads? Caso a resposta seja negativa, isso provavelmente está afetando negativamente o desempenho da sua IE.

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  • Não permite um contato rápido

Precisa enviar agora um e-mail ou SMS para algumas oportunidades? 

É fundamental que em dois cliques todos recebam sua mensagem e os contatos sejam registrados automaticamente! Isso mantém suas oportunidades aquecidas para que sua IE não perca o timing.

  • Não é possível centralizar informações

Centralizar informações para servirem de insumo para uma tomada de decisão sólida é essencial para as instituições de ensino. Portanto, o CRM deve permitir a centralização, em um histórico único, das ligações comerciais, dos acessos ao website e das mensagens de e-mail, SMS, chat on-line e WhatsApp. 

Além disso, ele deve viabilizar o registro dos motivos de perda das inscrições e retroalimentar o Inbound automaticamente. 

  • Falta de customizações

A solução de CRM escolhida deve ser customizável aos processos da sua instituição de ensino. Assim, será possível ganhar em desempenho, evitando processos burocráticos desnecessários.

  • Ausência de monitoramento de inscrições

Monitorar em tempo real as inscrições parciais e completas de cada canal é indispensável para os resultados da sua IE. Logo, o CRM deve oferecer a possibilidade de criar campanhas com links personalizados para calcular o ROI de cada ação, como: e-mail, divulgação em redes sociais ou links do website.

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  • Falta de integrações

O CRM atual possui integração com todos os seus canais de aquisição, como formulários do website, redes sociais, chats e outras aplicações que identificam os leads dinamicamente? Se não, esse é mais um sinal de que é hora de substituir um CRM educacional por outro.

CHECKLIST: como avaliar uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos

Como ressaltamos em nosso conteúdo Por que mais de 50% dos projetos de CRM Educacional falham?”, é fundamental planejar detalhadamente a aquisição de uma solução de CRM.

Para auxiliar as instituições de ensino na hora de escolher corretamente o CRM adequado para suas necessidades, nós criamos um checklist com os principais pontos para avaliação. 

O objetivo do material é embasar a tomada de decisão das IEs. O desenvolvemos em conjunto com especialistas e parceiros presentes em diferentes instituições de ensino atuantes no mercado educacional. 

Estamos disponibilizando esse conteúdo gratuitamente. Faça o download clicando na imagem abaixo, preencha o formulário e pronto: o checklist estará em seu e-mail!

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Considerações finais

Espero que você tenha gostado das nossas dicas de quando substituir um CRM educacional por outro. 

Para tornar sua experiência ainda mais completa, tenho um convite! Deixe sua opinião nos comentários e compartilhe esse conteúdo com alguém. Afinal, uma equipe que aprende junto,  cresce mais rápido. 😉

Até a próxima!

Natália de Paula - Rubeus

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