Contratei a Plataforma Rubeus, e agora? O guia completo para clientes Rubeus

Se você se interessou ou recebeu esse conteúdo, é bem provável que você tenha contratado recentemente a solução da Rubeus. Se estiver perdido(a) e se perguntando: “Contratei a Plataforma Rubeus, e agora?”, eu vou te ajudar! Separei todas as informações mais importantes e que você precisa saber para “pilotar” essa nova ferramenta, bem como ajudar a sua equipe na adaptação e no uso diário da ferramenta.

Antes de começarmos, sugiro que você salve esse post como favorito em sua barra de endereços. Assim, sempre que surgir uma dúvida, encontrará ele rapidamente. Outra dica, tenha esse material como um guia durante TODA a sua jornada junto conosco (que esperamos ser a mais longa possível).

Trabalhamos todos os dias com o objetivo de garantir que você e a sua instituição alcance resultados incríveis, vamos juntos?

A essência da Plataforma Rubeus

Possivelmente você já sabe, mas não custa relembrar: a Plataforma Rubeus é o primeiro CRM específico para instituições de ensino. Por isso, ela conhece detalhadamente os desafios e a realidade dos seus processos de Captação e Permanência de alunos.

Além disso, ela reúne todas as melhores oportunidades comerciais, permitindo que as instituições que a use tirem o maior proveito de cada uma delas.

Outra vantagem é que, através dela, você consegue acompanhar todas as etapas que compõem a Jornada de Compra Educacional dos potenciais alunos, desde o registro de interesse até a matrícula.

Estamos apenas no início, mas já podemos concluir:

Sua instituição não poderia ter feito melhor escolha

Como quebrar a resistência das equipes quanto ao uso da Plataforma Rubeus no dia a dia

Se você acompanhou o processo de contratação da Plataforma de perto, já sabe muito do que vamos tratar aqui, mas o que você pode estar tendo que lidar é a resistência da sua equipe para usar a Plataforma (geralmente, isso acontece com quem não acompanhou e nem conhece a nossa solução direito).

Mas, tudo bem! Todo ser humano carrega em si uma dose de insegurança por tudo aquilo que é novo e que, de uma forma ou de outra, vai mudar o jeito que lidamos com algo que já estamos acostumados. É aquela velha história do comodismo e da zona de conforto, não é mesmo?!

Por esse motivo, e considerando que a implantação de um CRM, tal como a Plataforma Rubeus envolve a mudança de mentalidade e cultura, é imprescindível dar atenção a essas pessoas “que puxam para trás” ou que “empurram o projeto com a barriga”.

Ter medo do novo, ok. Mas permitir que a insegurança comprometa a melhoria, é desleal. Pensando nisso, com o intuito de impedir que o autossabotamento faça parte da rotina da sua equipe, reuni algumas dicas para quebrar as objeções e dissipar o medo entre os membros do seu time. Vem comigo?

4 boas práticas para quebrar a objeção e o medo da sua equipe com a implantação da Plataforma Rubeus

Identifique e analise: faça um estudo da sua equipe. Perceba em qual estágio eles estão (muito resistentes à mudança, não conhecimento da Plataforma e suas funcionalidades e etc).

Reconheça: seja franco com todos os membros do seu time. Aqui se encaixa aquela frase “Jogue as cartas na mesa”, no sentido de que você precisa ser sincero e expor aos envolvidos tudo que está em jogo. Além disso, aproveite esse momento para expor como você acredita que a Plataforma será útil para o alcance das metas individuais, bem como da instituição como um todo.

Conscientize: marque uma reunião e apresente todas as funcionalidades e recursos que a Plataforma Rubeus possui (logo abaixo, vamos deixar resumidamente todo esse material + links. Assim, você pode usá-los). Busque, neste momento, trazer exemplos práticos de como fazer as coisas acontecerem.

Se sua instituição nunca usou um CRM educacional e na primeira boa prática que apresentei, você identificar que sua equipe não conhece um CRM e como ele pode ajudar a obter resultados, separei 3 artigos para você encaminhar ao seu time:

Feche um contrato psicológico: é interessante também pedir a opinião de cada um e recolher sugestões de melhorias e de possíveis ações. Mas, neste momento, o que você precisa fazer é traçar um plano de ação junto com os envolvidos e no final, ter a certeza de que eles estão empenhados e que farão o possível para fazer acontecer e dar certo. Para isso, feche um contrato emocional com eles.

O mundo de possibilidades da Plataforma Rubeus

Agora que você já entende um pouco mais sobre a Plataforma e também sabe como atuar caso sua equipe esteja travando o projeto de implantação do Rubeus, é hora de conhecer o mundo de possibilidades que a nossa ferramenta coloca em suas mãos.

As soluções

As soluções são todos os processos disponíveis para serem contratados e usados dentro da Plataforma Rubeus. Elas são divididas em dois grandes tipos, Captação de alunos e Gestão da Permanência. Provavelmente, o que sua instituição utiliza, está listado abaixo. Veja!

Soluções de captação de alunos:

> Qualificação de leads

Com esse processo, você garante mais conversões através da criação de funis de vendas integrados ao seu ERP, com avanço automático entre etapas e acompanhamento de campanhas. Nesse momento, a Plataforma Rubeus vai te ajudar a priorizar os leads mais quentes através de uma segmentação inteligente que leva em consideração o nível de interesse atual do potencial cliente.

> Inscrições e Matrículas

Ao escolher esse processo, sua instituição poderá gerir campanhas com links personalizados para calcular o ROI de cada ação, como e-mail, divulgação em redes sociais ou links do website. Além disso, você pode personalizar sua comunicação com o candidato durante toda a jornada de compra.

> Agendamento de visitas

Agendar visitas precisa ser um processo rápido e eficiente, a Plataforma Rubeus te ajuda nisso. Com esse processo, o agendamento de visitas à sua instituição é simples e intuitivo, garantindo uma grande experiência aos pais ou responsáveis.

AVISO IMPORTANTE!

Ps: se a qualquer momento você e seu supervisor (se for o caso) quiserem adicionar mais um dos processos de Captação de alunos listados acima no seu plano de contratação, fale com os nossos consultores comerciais, eles vão te mostrar os próximos passos, combinado?

Soluções de Gestão da Permanência:

> Educação Continuada

Através do processo de Educação Continuada, sua faculdade ou escola elabora ações para a continuidade do estudo pelos estudantes em sua instituição. Tudo isso, tende aumentar o seu ticket médio, dentre muitas outras vantagens.

> Renovação de Matrícula

Por meio de uma estratégia proativa e considerando as regras de negócio da sua IE, o Rubeus identifica as pendências nos documentos, inaptidões financeiras ou acadêmicas que impeçam a renovação de matrícula. Assim, você aciona a equipe no momento certo para que ela contorne a situação.

> Controle de Inadimplência

Você tem total controle do processo e pode customizá-lo, desde o lembrete de vencimento do boleto até as tratativas de renegociação da dívida.

* Esse processo é integrado ao módulo financeiro do TOTVS Educacional (caso a sua instituição utilize esse sistema de gestão).

> Atendimento ao aluno

Através do processo de Atendimento ao aluno, um estudante que necessita entrar em contato com a equipe acadêmica e financeira, por exemplo, terá à sua disposição um formulário específico para que ele possa registrar a dúvida bem como ser informado constantemente sobre os próximos passos.

> Acompanhamento do estudante

Todos os pontos de contato dos estudantes com a sua instituição são corretamente acompanhados! Dessa forma, sua equipe identifica o risco do aluno X ou Y evadir, com isso, há tempo hábil para desenvolver ações que visam reverter a possível evasão e, assim, mantê-lo matriculado.

AVISO IMPORTANTE!

Ps: se a qualquer momento, você e seu supervisor (se for o caso) quiserem adicionar mais um dos processos de Gestão de Permanência listados acima no seu plano de contratação, fale com os nossos consultores comerciais, eles vão te mostrar os próximos passos, combinado?

Os recursos

Já os recursos são todas as funcionalidades presentes dentro do Rubeus e que também podem ser exploradas nas estratégias da faculdade ou escola. São mais de 17 recursos e, para conhecê-los cada uma de forma detalhada, clique no nome deles abaixo!

Pois bem, se você chegou até aqui já sabe bastante coisa! Mas, ainda tem muita coisa legal que é importante conhecer!

TUDO que um cliente Rubeus precisa saber no dia a dia

Ai, meu Deus, surgiu uma dúvida mais técnica. O que eu faço agora?

Quando isso acontece, você tem duas boas opções!

Ps: sugerimos que você siga essa linha de raciocínio. Por exemplo, se passou pela primeira opção e não conseguiu resolver sua dúvida, passe para a próxima!

> Acesse nossa Central de Ajuda

Essa é a área que você encontrará os nossos artigos mais técnicos sobre a Plataforma Rubeus. Então, se surgir uma dúvida sobre importação de leads, envios de e-mails, avaliação on-line e etc, recomendamos que a primeira coisa que você faça seja acessar nossa Base de Conhecimento na Central e procurar a categoria na qual a sua dúvida se encaixa.

> Converse com nossa equipe de Atendimento

Se não achou o que estava procurando ou se o artigo não conseguiu resolver a sua dúvida, a próxima etapa é entrar em contato com o nosso time de Atendimento. Você pode fazer isso por nosso número de atendimento (que você provavelmente já tem anotado aí) ou por dentro da sua Plataforma Rubeus (se sua instituição a utilizar).

Veja como é simples conversar com nossos atendentes dentro do Rubeus:

Plataforma Rubeus

😵🔴 Eu e minha equipe precisamos de treinamentos específicos sobre algumas funcionalidades da Plataforma

Para esse tipo de situação, criamos dois tipos de treinamentos que podem te ajudar. Cada um deles possui um objetivo específico e vão ser úteis de uma forma diferente. Conheça-os:

Hands On

Você ou a sua equipe estão precisando de uma imersão mais aprofundada sobre algum assunto específico? Nossos treinamentos Hands On podem te ajudar a rampar nessa temática!​​​​​​​

Para agendar essa modalidade de treinamento, converse com um dos seus consultores de Sucesso do Cliente ou com alguém do nosso atendimento.

Treinamentos com especialista

Você ou a sua equipe estão precisando de um treinamento em alguma área específica da Plataforma Rubeus? Nós temos um especialista preparado para tirar todas as suas dúvidas no assunto que desejar!

Para agendar essa modalidade de treinamento, converse com um dos seus consultores de Sucesso do Cliente ou com alguém do nosso atendimento.

* Para solicitar esses dois treinamentos, você precisa necessariamente ser um cliente Rubeus.

💡💭 Estão faltando inspirações e dicas práticas para montar nossas estratégias e “organizar a casa”

Calma, nós temos quatro formas de te ajudar, veja:

1) Redes sociais

TODAS as nossas redes sociais são canais que você encontrará dicas valiosas para alavancar os resultados da sua equipe e instituição como um todo.

Então, não perca tempo, se inscreva agora mesmo!

2) Newsletter

Você é da família Rubeus e se ainda não recebe nossa newsletter não pode continuar assim. Assine-a e uma vez na semana (geralmente às sextas-feiras), terá um e-mail chegando em sua caixa de entrada com muito conteúdo relevante.

📧 Assinar newsletter ->

3) Blog

Se você quer acessar dicas com mais profundidade, seu lugar é o nosso blog!
Por aqui, há centenas de artigos para você!

👩🏻‍💻 Acessar blog da Rubeus ->

4) Playlists no You Tube

Nosso Youtube é recheado de vídeos interessantes para faculdades e escolas, mas separei duas playlists que são destaques por lá. Acredito que você e a sua equipe vão amar!

[Dicas essenciais] Rubeus Hacks
[Mão na massa com o Rubeus] Dicas práticas para o dia a dia da sua operação

💚 Dicas bônus

Se você achou que tinha acabado, se enganou!
Preparamos dois materiais incríveis que com certeza contribuirão para agilizar a sua rotina e da sua equipe.

[Bônus 1] Boas práticas na gestão de atividades na Plataforma Rubeus: um guia para sua equipe comercial

Preparamos dois materiais incríveis que com certeza contribuirão para agilizar a sua rotina e da sua equipe.

Acesse aqui o seu material e compartilhe o link com sua equipe ->

[Bônus 2] Descritivo de cargos: Analista de CRM, Consultor e Líder de Captação

Vai montar ou fortalecer sua equipe Comercial/Relacionamento? Então, acesse esse material! Nele, você encontrará todas as descrições necessárias para esses três cargos. Além disso, você encontrará um texto com as especificações essenciais que não podem faltar em sua divulgação de abertura de cada uma dessas vagas. Basta copiar e colar em suas redes sociais!

Acesse aqui esse material ->

Considerações finais

Agora sim, finalizamos esse conteúdo. Espero que tenha conseguido te ajudar. Não se esqueça de salvar esse link em sua barra de favoritos e também de compartilhá-lo com alguém estratégico da sua equipe que vai te ajudar a colocar a mão na massa.

Vamos juntos na busca de aproveitar todas as oportunidades e, assim, gerar resultados consistentes para sua instituição.

Conte com a gente para o que precisar. 💚
Até a próxima!

Natália de Paula - Rubeus

Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Para te ajudar, já preparamos a forma como você deve referenciá-lo! 😉

– Formato ABNT:
PAULA, Natália. D. Contratei a Plataforma Rubeus, e agora? O guia completo para clientes Rubeus. Rubeus, 2021. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/contratei-a-plataforma-rubeus/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

Formato APA:
Rubeus. (2021, 27 set.). Contratei a Plataforma Rubeus, e agora? O guia completo para clientes Rubeus. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/contratei-a-plataforma-rubeus/