Transforme sua campanha de rematrícula em uma estratégia poderosa para garantir mais ativos e aumentar a permanência na sua instituição de ensino!
Leitura: 6 minutos
Introdução
Mais do que uma etapa do calendário acadêmico, a campanha de rematrícula é uma ferramenta de sustentação da saúde financeira da instituição. Cada aluno retido representa não apenas receita, mas previsibilidade, estabilidade e continuidade de projetos pedagógicos e estratégicos.
O desafio é que, sem processos bem definidos, essa etapa vira um retrabalho: comunicação falha, dados dispersos, atrasos e evasões silenciosas. A boa notícia? Com planejamento, tecnologia e foco em permanência, é possível reverter esse cenário, e é isso que você vai aprender neste conteúdo.
Entendendo a fundo o que é uma campanha de rematrícula
A campanha de rematrícula é a força-tarefa da sua instituição para manter os alunos por mais tempo. Trata-se de um conjunto de ações estratégicas voltadas à renovação da matrícula pelos estudantes que já fazem parte da IE, combinando comunicação ativa, personalização no atendimento, uso inteligente de dados e incentivos bem calibrados.
Mais do que um processo operacional, uma campanha bem estruturada funciona como uma barreira à evasão. Antecipada, clara e relevante, ela reforça ao aluno que sua permanência é desejada, e que a instituição está preparada para seguir ao lado dele no próximo ciclo.
Rematrícula como processo estratégico — e não só operacional
Vamos alinhar um ponto essencial: rematrícula não é apenas uma etapa do ciclo acadêmico. É uma ferramenta poderosa. Quando você antecipa esse movimento, você:
- Transforma a comunicação em uma jornada de reconexão com o aluno.
- Atua antes que o aluno comece a considerar outras possibilidades;
- Reduz o impacto da inadimplência com ações preventivas;
- Ganha tempo para aplicar campanhas segmentadas e personalizadas;
O erro comum: esperar o semestre acabar para começar a agir
Você já deve ter vivido isso: o semestre mal termina, a equipe está exausta, o atendimento sobrecarregado, e a campanha de rematrícula ainda nem começou. Resultado? Pressão, urgência e pouco espaço para correções de rota.
Antecipar muda tudo.
Imagine trabalhar com dados atualizados do CRM educacional, entender com antecedência quais alunos estão engajados, quais estão em risco de evasão e quais precisam de contato mais próximo. A partir disso, sua equipe pode:
- Definir ações específicas por perfil de aluno;
- Implementar incentivos com mais efetividade (descontos, brindes, prioridade em horários);
- Garantir uma jornada de renovação fluida, sem fricções.
O que considerar ao montar uma campanha de rematrícula?
1. Comece pelo planejamento (com tempo de verdade)
Agora, partindo para a campanha em si, mantenha em mente que a estrutura de uma boa campanha começa muito antes da abertura do sistema. Trabalhar com antecedência é essencial para que sua equipe tenha tempo de:
- Organizar bases de dados atualizadas;
- Definir metas por curso, turno, unidade e modalidade;
- Planejar ações segmentadas por perfil de aluno (ativos, inadimplentes, em risco de evasão etc.);
- Criar incentivos com coerência;
- Planejar a jornada de comunicação.
👉 Dica: o ideal é iniciar esse planejamento entre 45 e 60 dias antes da data oficial de abertura da rematrícula.
2. Defina objetivos e indicadores de sucesso
Evite campanhas genéricas que só “avisam” que a rematrícula começou. A campanha precisa ter metas claras — e isso vai muito além da taxa de renovação.
Alguns indicadores relevantes para acompanhar:
- Taxa de rematrícula por segmento (curso, unidade, perfil socioeconômico);
- Percentual de alunos que renovam antes do prazo final;
- Receita antecipada;
- Engajamento com comunicações da campanha;
- Tempo médio de resposta da equipe de atendimento.
👉 Use seu CRM educacional para monitorar esses dados em tempo real. Decisão sem métrica é chute. E chute não tem lugar em campanhas estratégicas.
3. Construa a identidade da campanha
Campanha precisa ter nome, conceito visual e linguagem própria. Isso gera reconhecimento e engajamento — tanto para os alunos quanto para a comunidade acadêmica.
Pense em:
- Um slogan ou chamada principal;
- Cores e elementos gráficos aplicáveis em múltiplos canais;
- Materiais digitais e físicos para circulação interna e externa;
- Templates de e-mails, mensagens e peças promocionais.
👉 Instituições que investem em branding de campanha têm melhores resultados de adesão, porque transformam a rematrícula em algo vivo, presente e atrativo.
4. Mobilize sua equipe
Time interno despreparado é um dos maiores gargalos em campanhas de rematrícula. Por isso, treine cada área envolvida no processo, com foco em:
- Fluxos da campanha;
- Acesso ao CRM e uso de automações;
- Padronização da comunicação com os alunos;
- Estratégias para contornar objeções.
Transforme a campanha em uma causa coletiva. Quando todos sabem onde querem chegar, a execução fica mais fluida — e os resultados, mais consistentes.
5. Torne a jornada digital — e sem fricção
Nada afasta mais um aluno da renovação do que um processo burocrático e confuso. A adesão está diretamente ligada à experiência. Se o aluno encontrar barreiras no caminho (seja uma senha perdida, uma dúvida sem resposta ou um sistema difícil) a chance de evasão aumenta.
Garanta:
- Portal intuitivo e responsivo para renovar em poucos cliques;
- Tutoriais simples (vídeo ou passo a passo visual);
- Canal direto de suporte via WhatsApp ou central de atendimento;
- Comunicação clara sobre prazos, documentos e ações esperadas.
Processo bem desenhado não só melhora a taxa de renovação, como reduz a carga sobre as equipes.
6. Automatize e personalize sua régua de relacionamento
Seu CRM deve ser seu braço direito. Por isso, mantenha em mente: a automação é sua aliada. Invista em uma régua de relacionamento que traga resultados:
- Apto à renovação → Recebe e-mail com orientações + WhatsApp com link direto;
- Não apto por inadimplência → Recebe SMS com proposta de negociação + ligação do setor financeiro;
- Pré-renovado → Recebe lembrete do boleto e mensagem de suporte;
- Renovado → Ganha mensagem de boas-vindas e incentivo de engajamento. Saiba mais:
Tudo isso pode (e deve) rodar em segundo plano com o suporte de uma plataforma inteligente.
Ações adicionais que não podem passar despercebidas na sua campanha de rematrícula
1. Lembre-se: Relacionamento se constrói o ano inteiro
A renovação não começa com o aviso de abertura do sistema. Ela começa quando a instituição mostra, desde o primeiro dia de aula, que se importa com o aluno. Nutrir esse vínculo ao longo do ano, com escuta ativa, ações de valorização e comunicação segmentada, faz toda a diferença.
Redes sociais, e-mails, eventos e até pequenos reconhecimentos institucionais ajudam a construir confiança. Quando o relacionamento é forte, a renovação deixa de ser uma decisão racional e passa a ser emocional, uma continuidade natural de uma jornada valorizada.
2. Divulgue sua campanha de rematrícula nas redes sociais
As redes sociais são aliadas estratégicas para engajar seus alunos e reforçar a importância da rematrícula. Use esse espaço para divulgar prazos, benefícios e novidades, mostrando que continuar na sua instituição é a melhor escolha.
Publique conquistas, diferenciais e melhorias na estrutura ou nos cursos, criando expectativa positiva para o próximo período letivo.
Uma presença digital ativa e bem planejada transforma sua campanha de rematrícula em uma vitrine de valor e confiança para os alunos. Saiba mais:
3. Se possível, crie condições que estimulem a decisão
Antecipar a renovação exige incentivos. Benefícios financeiros e prazos exclusivos são gatilhos importantes para destravar a decisão do aluno, especialmente quando ele está indeciso ou sobrecarregado.
Veja exemplos práticos:
- 10% de desconto para quem renovar até 15/05;
- Parcelamento em até 3x sem juros para renovação antecipada;
- Bônus para quem indicar um colega que também renovar.
Essas ações melhoram a experiência do aluno e ajudam a instituição a prever receita, estruturar turmas e otimizar o uso da infraestrutura.
🔗 Além da renovação de matrícula, o incentivo para indicação pode trazer diversos outros benefícios. Confira nosso conteúdo para saber as melhores formas de trabalhar essa estratégia:
4. Alinhe pessoas, processos e tecnologia
A campanha de rematrícula não pode ser responsabilidade de um único setor. Para funcionar de forma eficiente, integre os setores com processos claros, sistemas conectados e metas compartilhadas.
Evite desalinhamentos com ações como:
- Reuniões regulares entre os times envolvidos;
- Definições claras de status e gatilhos por etapa;
- Uso de um CRM educacional com visão 360º do aluno;
- Painéis de controle com indicadores atualizados em tempo real.
Etapas do processo de renovação de matrícula
Para ter controle real sobre a campanha de rematrícula, é fundamental acompanhar os alunos por etapa. A Plataforma Rubeus estrutura esse processo com inteligência, permitindo ações específicas e automáticas conforme o status do estudante:
🟠 Não aptos (financeiro)
Alunos com pendências financeiras. A instituição pode automatizar envios de SMS e e-mails com propostas de negociação, além de acionar a equipe de relacionamento para contato direto.
🔴 Não aptos (acadêmico)
Aqui entram alunos com reprovações, dependências ou situação acadêmica irregular. A comunicação precisa ser orientada por coordenadores ou professores, com foco na orientação e acolhimento.
🟡 Aptos para renovação
Sem pendências. Essa é a etapa ideal para estimular a renovação antecipada com mensagens claras, incentivos financeiros e chamadas à ação bem distribuídas ao longo da campanha.
🔵 Pré-renovados
Alunos que iniciaram o processo, mas ainda não efetuaram o pagamento. A ação é focada em cobrança amigável, envio de boletos e lembretes de vencimento, tudo com linguagem empática e objetiva.
🟢 Renovados
Aqui, o aluno finalizou o processo. O papel da instituição é agradecer, confirmar os próximos passos e garantir que ele se sinta valorizado. Nada de continuar enviando mensagens de “renove sua matrícula”.
Como a Plataforma Rubeus transforma sua campanha de rematrícula?
A Rubeus vai além da automação. Ela oferece inteligência para transformar a campanha de rematrícula em uma operação estratégica de permanência.
Com ela, sua instituição consegue:
- Mapear automaticamente o status de cada aluno no processo de renovação;
- Enviar comunicações personalizadas com base em comportamento e pendências;
- Reduzir a evasão com ações preventivas, não apenas corretivas;
- Acompanhar resultados em tempo real com dashboards e relatórios.
👉 Sua equipe atua com foco, assertividade e agilidade. E sua instituição passa a renovar mais do que matrículas: renova a confiança e o futuro dos alunos.
Se a sua instituição está em busca de um CRM completo e integrado, podemos te ajudar. Somos uma plataforma robusta de CRM educacional multifacetada com recursos de Captação e Gestão da Permanência de alunos, com foco em inteligência, dados e automação.
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Para usar como referência acadêmica
- Formato ABNT:
VIEIRA, Bráulio. Campanha de rematrícula: Entenda por que antecipar a campanha é a melhor decisão do semestre. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/campanha-de-rematricula/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
- Formato APA:
Rubeus. 2020, 12 novembro. Campanha de rematrícula: Entenda por que antecipar a campanha é a melhor decisão do semestre. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/campanha-de-rematricula/
