Porque não usar um CRM em Excel: Entenda as limitações desta ferramenta e os benefícios de uma solução especializada

Se a sua instituição de ensino usa planilhas para fazer o gerenciamento de dados, saiba que essa prática pode estar comprometendo (e muito) os seus resultados. Neste conteúdo, elencamos os principais sinais que te mostrarão porque não usar um CRM em Excel e os benefícios de investir em uma plataforma especializada no relacionamento com potenciais e atuais alunos. Confira! 📊🔐💡

Tempo aproximado de leitura: 5-6 minutos

Introdução

Perante tantas incertezas presentes no cenário educacional, uma coisa é certa: estabelecer uma sólida Gestão de Relacionamento com o Cliente é fundamental para o crescimento de toda instituição de ensino. Isso acontece porque somente através de um bom relacionamento é possível criar vínculos que direcionam à venda. 

Nesse sentido, é primordial que a instituição de ensino saiba como gerenciar, de forma eficaz, todas as informações, tanto dos leads quanto dos alunos que já compõem o seu quadro de discentes. Para realizar essa gestão e monitoramento, muitas instituições recorrem a planilhas em Excel e relatórios manuais. 

Apesar de auxiliar na gestão, o controle através de planilhas e relatórios manuais, a depender do tamanho da instituição, pode se tornar uma problemática quando o assunto é captar e reter mais alunos de forma sustentável. Ou seja, com bons resultados a longo prazo. Dessa forma, é imprescindível que você, como gestor, passe a ponderar sobre a utilização de um CRM.

Sua instituição de ensino faz a gestão das oportunidades através de planilhas no Excel? Você tem dúvidas sobre a viabilidade do investimento em um CRM educacional? Não sabe o momento certo para investir? Então esse conteúdo pode te ajudar! 😉

O que é um CRM em Excel e quais as suas principais limitações?

O CRM, ou Customer Relationship Management, é uma ferramenta muito útil para gerenciar relacionamentos com clientes. E acredite ou não, é possível criar um CRM utilizando o bom e velho Excel.

O CRM em Excel possui algumas características principais que o tornam uma opção viável para pequenas empresas ou empreendedores individuais. No entanto, vale ressaltar que o CRM em Excel tem suas limitações. Ele não oferece recursos avançados de automação ou integração com outros sistemas. Portanto, se você possui um negócio maior ou precisa de funcionalidades mais complexas, pode ser necessário investir em um software de CRM dedicado.

Além disso, o Excel tem restrições quanto ao volume de dados que você pode manipular com eficiência. Conforme a quantidade de dados aumenta, o desempenho do Excel pode diminuir significativamente.

Porque não usar CRM em Excel: 9 sinais de que é hora de mudar

Antes de tudo, quero te fazer um pedido: seja o mais sincero possível ao avaliar todos os sinais abaixo. Afinal, somente depois de visualizar, de forma clara, qual a situação da sua instituição, será possível traçar ações realmente eficazes. 

Agora, vamos aos sinais! 👊

1. Você está constantemente perdendo dados importantes de potenciais alunos em seu CRM em Excel

As planilhas funcionam quando você tem apenas algumas pessoas trabalhando nelas e menos de 50 leads ou contatos para acompanhar. Entretanto, a depender do porte da instituição de ensino, realizar uma boa gestão dos leads através de um CRM em Excel pode ser um grande desastre. Por isso, esse é o primeiro motivo do porque não usar CRM em Excel.

Pense: na melhor das hipóteses, o que pode acontecer é você confundir o nome de algum lead e na pior é você compartilhar dados pessoais de um potencial aluno com um total desconhecido, por exemplo.

Por isso, a partir do momento que você não consegue contar nos dedos os seus leads, se torna quase impossível gerir todos esses dados em uma planilha. Resultado? As equipes de Marketing e Vendas constantemente esquecem detalhes importantes sobre um potencial ou atual aluno, perdendo vendas e confiança.

2. Você não tem ideia de quais campanhas funcionam melhor

Quais ações estão apresentando maiores resultados para a sua equipe de Vendas? Será um eficiente fluxo de nutrição, estratégias de atração, ações realizadas através das redes sociais ou produção de conteúdos? 

Como os follow-ups são realizados e com que frequência acontecem? 

Quantos leads são convertidos após uma conversa com o consultor ou após a realização de uma visita presencial? 

Em suma, essas são apenas algumas perguntas que devem ser respondidas e constantemente analisadas por você, gestor. Através delas, será possível identificar quais os pontos que estão apresentando resultados favoráveis e quais estão demandando algum tipo de melhoria.

Com um CRM em Excel, você não pode acompanhar e comparar, de forma realmente confiável, todos os dados. E, uma vez sem os dados, será impossível definir ações para melhorar alguns possíveis pontos. 

3. O compartilhamento de documentos é realizado de forma defasada entre as equipes

“Não chegou nada no meu e-mail!”

“Acho que você se esqueceu de compartilhar comigo a planilha de captação do processo seletivo atual.”

“Este documento estava aqui na minha mesa, em algum lugar.”

Ouvir frases semelhantes a essas é algo comum ao longo da sua semana? Então esse é um grande sinal de que é hora de mudar da planilha para um software de CRM.

Quando a troca de informações entre suas equipes ocorre de forma defasada, a tendência é que haja lacunas. Assim, as chances de ocorrerem erros são muito maiores. Consequência? Todos os resultados do seu processo de captação de alunos são comprometidos. 

Ao utilizar planilhas, sua instituição não possuirá um lugar eficiente que seja capaz de centralizar todas as informações. Isso faz com que sejam necessárias ações como o envio de diversos e-mails por dia e a criação de documentos que só contribuem para que os processos fiquem ainda mais arcaicos. 

Além disso, sem um lugar capaz de centralizar todas as informações, sua instituição de ensino poderá transmitir uma imagem de desorganização.

4. Seu CRM em Excel não permite que você tenha uma definição clara do responsável por cada tarefa

Com que frequência você liga, manda mensagem ou corre para a sala de um dos membros da sua equipe, a fim de delegar tarefas como a realização de uma ligação para um lead ou a verificação do estágio em que um potencial aluno está no Funil de Captação, por exemplo?

Qual a frequência com que você realiza uma determinada tarefa por que leva mais tempo para delegá-la “em cima da hora”?

Qual a periodicidade em que sua equipe perde o timing de uma oportunidade por não haver a definição prévia de um responsável?

Esse é mais um dos problemas em torno da utilização do CRM em Excel. E, mesmo que você crie uma aba ou uma coluna de “responsável pela ação”, as chances de ocorrerem falhas na comunicação são muito grandes. Além disso, mesmo que você atribua tarefas específicas em seu CRM em Excel, na maioria das vezes, será necessário que elas sejam verificadas constantemente. 

Lembre-se: quando não há uma definição clara do responsável por uma ação, é muito provável que ela não seja realizada. Afinal, ações que não “possuem donos” não são de ninguém e, portanto, não podem ser cobradas.

5. Utilizando um CRM em Excel, você não tem uma visão individual de cada lead

Quer saber em qual estágio da Jornada de Compra Educacional o seu lead está? Quais conteúdos ele mais consome?

Em que fluxo de nutrição o potencial aluno está inserido? Ele já entrou em contato via telefone ou chat com a sua instituição de ensino? Já realizou a inscrição no vestibular?

Essas são perguntas indispensáveis que devem ser respondidas quando o assunto é o acompanhamento do lead. 

Levando em consideração que o comportamento de cada potencial aluno pode (e vai) variar de forma individual, é fundamental possuir detalhadamente quais foram as interações, contatos e ações realizadas. Ou seja, é preciso ter uma visão clara de toda a trajetória do seu lead e, advinha, esse é um dos principais motivos que explicam porque não usar CRM em Excel.

Através de um CRM em Excel, sua instituição de ensino não tem acesso a esses tipos de dados com precisão. Resultado? Falta de personalização e sérios problemas e deficiências em seu processo de captação.

6. A sua equipe está sobrecarregada

Quando o seu time de Marketing estrutura ações que sejam capazes de fazer com que o lead avance pelo Funil de Captação, as chances de efetivação da matrícula são muito maiores. 

Ao possuir uma plataforma inteligente, que centralize as informações do lead, todo o processo de nutrição é facilitado. Isso porque todos os e-mails, SMS e ligações, por exemplo, podem ser agendados de forma automática. Além disso, são criados lembretes que dão cadência na comunicação com os seus leads. Resultado? Aumenta-se a conversão e otimiza-se o tempo da equipe comercial.

Ademais, quando utiliza-se planilhas, as atividades são manuais, demandando, assim, muito tempo da sua equipe, além de aumentar as chances de erros e de ser mais oneroso financeiramente para a instituição.

7. Você quer analisar mais de perto suas métricas, mas não consegue

Em suma, o monitoramento é essencial para a verificação da efetividade das ações realizadas. Quando não realizado, sua instituição fica como que “tateando” no escuro. Ou seja, sem saber ao certo quais estratégias devem ser potencializadas e quais devem ser adequadas.

Se você deseja comparar dados ano após ano, por exemplo, pode ser muito difícil com uma planilha (até porque você provavelmente não terá somente uma, mas várias). 

Então, podemos concluir que, quando sua instituição realiza a gestão de dados através de um CRM em Excel, as chances de não conseguir executar um acompanhamento efetivo, bem como o comparativo dos períodos, são muito maiores. 

Isso ocorre não somente pelo risco de inconsistência de dados, mas também por eles ficarem confusos e sujeitos a alterações a todo o tempo. Excluir ou deixar de salvar alguma informação é comum de acontecer. Dessa forma, mesmo que você consiga extrair os dados, eles nem sempre serão 100% confiáveis. 

8. Pelo menos uma vez, você perdeu uma informação importante sobre o seu lead

Não preciso dizer que prezar pela experiência do aluno é uma parte fundamental para ajudá-lo a escolher sua IE. Porém, você só consegue realizar uma personalização efetiva e nortear o seu atendimento a partir das informações sobre o seu lead.

Quando sua IE não realiza um acompanhamento efetivo da Jornada de Compra Educacional, é muito mais difícil identificar qual a melhor forma de abordá-lo. Isso porque você não saberá qual a maturidade e o quão preparado para a compra ele está.

Com um CRM em Excel, as chances de não registro de alguma informação são enormes. Por isso, aqui vai mais um motivo do porque não usar CRM em Excel: Diferentemente do software de CRM, que mapeia automaticamente todas as interações realizadas com o potencial aluno, as planilhas de Excel dependem da inserção manual de todas as informações, o que pode gerar diversas falhas.

Resultado? As chances de você perder tempo fazendo ofertas indesejadas são significativas. Sua equipe perde o timing da oportunidade e seus resultados são prejudicados a curto e longo prazo.

9. Seu CRM em Excel não é seguro e pode ser facilmente copiado e compartilhado

Planilhas não possuem políticas de segurança segmentadas. Ou seja, não há possibilidade do consultor ter acesso somente às informações dos seus leads e não ter permissão para exportar dados.

Em um mercado tão competitivo quanto o educacional, você não vai dar espaço para que isso aconteça, não é mesmo? Se a segurança é um fator que te preocupa, provavelmente é hora de mudar para um Software de CRM.

A importância de um CRM especializado para a gestão eficiente dos clientes

O CRM (Customer Relationship Management) com foco em educação é uma ferramenta poderosa para escolas e universidades gerenciarem seus relacionamentos com potenciais e atuais alunos, pais, ex-alunos e outras partes interessadas.

O software de CRM reduz custos operacionais, economizando tempo e esforço, permitindo uma tomada de decisão mais inteligente.

Um sistema de CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta essencial para qualquer empresa manter o relacionamento com os clientes. No entanto, quando se trata de instituições de ensino, existem certas características e funcionalidades que precisam ser levadas em consideração. 

Os CRMs especializados possuem recursos como rastreamento de matrículas, automação de marketing, histórico de interações, sistemas de comunicação personalizada e outras funcionalidades vitais para a criação e manutenção do relacionamento com potenciais e atuais alunos. 

Resumindo: o CRM focado na educação coloca o aluno no centro de sua operação, garantindo que todos os requisitos sejam atendidos. Por isso, podemos garantir que escolher um CRM totalmente personalizado para instituições de ensino é apostar em uma performance de sucesso. 

Como fazer a transição do CRM em Excel para uma solução especializada sem complicações

Se você está cansado de lidar com as limitações do CRM em Excel e deseja fazer a transição para uma solução especializada, não se preocupe! Separamos algumas dicas de como fazer isso sem complicações.

1. Analise suas necessidades

Primeiro, é importante entender as vantagens de utilizar uma solução especializada em vez do Excel. Como vimos, um CRM dedicado oferece recursos avançados, como automação de tarefas, integração com outras ferramentas e análise de dados mais detalhada. Isso facilita o gerenciamento eficiente das suas vendas e relacionamentos com os clientes.

🔗 É sobre isso que falamos no blog post abaixo! Clique na imagem e confira nosso conteúdo! Nele, tratamos especificamente e em detalhes sobre a importância de um CRM para as IEs:

2. Compile e trate os dados que estão no CRM em Excel

O próximo passo é fazer um levantamento completo dos dados que estão no seu CRM em Excel. Certifique-se de ter todas as informações necessárias para migrar para a nova solução.

3. Busque a melhor solução do mercado

Em seguida, pesquise diferentes opções de CRMs especializados disponíveis no mercado. Avalie suas funcionalidades e escolha aquele que melhor atende às suas necessidades e orçamento.

Depois disso, entre em contato com o fornecedor do novo CRM escolhido e solicite orientações sobre o processo de migração. Eles geralmente têm ferramentas ou serviços específicos para auxiliar nessa transição.

4. Faça um backup de segurança

Antes de migrar os dados, faça um backup completo do seu CRM em Excel. Isso garantirá que você tenha uma cópia dos seus dados caso algo dê errado durante o processo de migração.

Em seguida, é hora de importar os dados para o novo CRM. Siga as instruções fornecidas pelo fornecedor e verifique se todas as informações foram transferidas corretamente.

5. Ajuste, se necessário

Após a conclusão da migração, teste todas as funcionalidades do novo CRM para garantir que tudo esteja funcionando como esperado. Faça os ajustes necessários e treine sua equipe para aproveitar ao máximo a nova solução.

⚠️ Lembre-se de que essa transição pode levar algum tempo e esforço, mas os benefícios a longo prazo valem a pena. Com uma solução especializada, você terá um controle mais eficiente das suas vendas e poderá oferecer um melhor atendimento aos seus clientes.

Conclusão: Invista em um CRM especializado para potencializar seus resultados comerciais

A essa altura, você já entendeu porque não usar CRM em Excel e como uma ferramenta especializada tem diversas vantagens se comparado com uma planilha. Por isso, é primordial considerar o fato de que sua instituição precisa de uma Plataforma Educacional. E essa, por sua vez, deve dar todo o suporte necessário para os processos de captação e permanência de alunos.

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Para usar como referência acadêmica

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🔗 Formato ABNT:

BRAGA, Paloma. CRM em Excel: porque você não deve usar planilhas para gerir a sua IE. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/porque-nao-usar-crm-em-excel/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

🔗 Formato APA:

Rubeus. 2020, 19 março. CRM em Excel: porque você não deve usar planilhas para gerir a sua IE. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/porque-nao-usar-crm-em-excel/