O follow-up na conversão de alunos é uma das práticas mais importantes a serem realizadas pelas instituições de ensino. Uma vez que, ao deixar agendado o próximo contato com os candidatos que entraram, pelo menos, na etapa de inscrição parcial, as chances de conversão aumentam significativamente. Por isso, veja as dicas que separamos para você colocá-lo em prática!
Tempo aproximado de leitura: 5 – 6 minutos
Introdução
Sabemos que antes de um potencial aluno se matricular, ele percorre diversas etapas ao longo do Funil de Captação de Alunos. Além disso, cada uma dessas etapas necessita de estratégias específicas, que devem ser capazes de atender as necessidades desses potenciais alunos.
Portanto, chegamos a uma conclusão: o desafio da equipe de captação para obter bons e sustentáveis índices de conversão é diário.
Devido a essa grande demanda, algumas vezes a equipe de captação não consegue acompanhar cada lead de forma individualizada. Assim, torna-se difícil identificar e segmentar os que estão mais propensos a iniciarem a inscrição daqueles que não estão tão decididos (os chamados leads frios). Nesses casos, a prática do follow-up é uma excelente estratégia.
Já parou para pensar em como o follow-up na conversão de alunos pode impactar positivamente o alcance dos objetivos da sua instituição de ensino? É sobre isso que vamos abordar agora, confira!
Boa leitura e ótimos insights! 🌟
Follow-up na conversão de alunos
O chamado follow-up consiste no acompanhamento dos contatos realizados com o lead durante toda sua Jornada de Compra Educacional. Ele tem como principal objetivo a otimização das estratégias de qualificação e nutrição.
Além disso, essa prática é responsável por avaliar os resultados após uma determinada campanha de captação de alunos. Ou seja, ela permite saber tudo em relação a produtividade e a geração de leads qualificados em tempo hábil para a prospecção.
Por isso, o follow-up na conversão de alunos é um dos principais processos desenvolvidos para que a metodologia de Outbound seja realizada com sucesso. Essa metodologia, por sua vez, visa atingir resultados no curto prazo através do Cold Calling 2.0 (realização de ligações telefônicas) e do Cold Mailing (envio de e-mails).
Assim, o follow-up é extremamente importante para que o gestor analise os resultados em relação à sua estratégia de conversão de alunos. Ao mesmo tempo que efetua boas práticas na operação do dia a dia a fim de matricular mais alunos.
Exemplo prático
Para você entender como o follow-up na conversão de alunos funciona na prática preparamos um exemplo, veja:
💭 Imagine que um profissional da sua equipe de captação tenha realizado uma ligação telefônica para um potencial aluno. Apesar de já ter realizado a inscrição em seu processo seletivo, ele ainda não efetuou o pagamento da taxa.
Nessa ligação, o principal objetivo era lembrá-lo de realizar a quitação o quanto antes. Além de oferecê-lo o envio da segunda via do boleto, caso fosse necessário. E, assim, levá-lo à efetivar sua inscrição.
Apesar de ser uma ação aparentemente simples, essa ligação pode sim aumentar significativamente as chances de conversão do lead. Isso porque após entrar em contato, provavelmente esse potencial aluno irá avançar no Funil de Captação, uma vez que se estará investindo em ações eficientes de nutrição.
💭 Agora imagine essa situação acontecendo com todos os seus potenciais alunos da sua instituição. Provavelmente, os números de matrículas aumentariam consideravelmente.
Ainda não está convencido da importância de follow-up na conversão de alunos? Então vamos imaginar uma situação comum de ocorrer no dia a dia de qualquer pessoa.
Certamente você já instalou algum desses aplicativos de vendas, eles possuem diversos itens e produtos interessantes. Devido a essa grande variedade, ficamos perdidos e indecisos. Por isso, chegamos ao ponto de adicionar vários itens ao carrinho de compras.
Apesar de adicioná-los, ao final, muitas vezes, optamos por não efetivar a compra. Mas, o que geralmente acontece? No outro dia ou até mesmo algumas horas depois, o app provavelmente enviará uma notificação te lembrando dos itens pendentes e oferecendo algum desconto para que você volte e finalize a compra.
Concorda que essa ação simples, é capaz de despertar o engajamento e até mesmo nos levar a tomar a decisão de compra? A mesma coisa acontece com o seu potencial aluno com relação à sua instituição de ensino.
💡 Às vezes, a matrícula está a apenas um e-mail ou a uma ligação de distância. Já pensou nisso?
Quer saber como desenvolver um follow-up eficiente? Confira as nossas dicas.
Como estruturar um processo de follow-up eficiente?
Realizar o follow-up de forma eficiente requer um bom planejamento, somado a uma boa execução de ações que visam a satisfação dos potenciais alunos. Mas, isso não significa que existe uma receita única ou fórmula mágica aplicável a todos os casos.
O que podemos dizer é que o primeiro passo é garantir que está entregando algo que será realmente útil e relevante para o seu potencial aluno durante o follow-up. É inegável que isso ajuda a criar um forte vínculo de confiança.
Selecionamos algumas dicas valiosas para a realização de um follow-up eficiente, veja:
1. Defina objetivos e segmente a sua base de dados
Qual o objetivo principal do seu follow-up? Determine o objetivo específico: conversão, feedback, suporte, etc.
Além disso, segmente potenciais e atuais alunos com base em critérios relevantes, como estágio no funil de vendas, comportamento ou preferências.
2. Utilize ferramentas de automação
Implemente ferramentas de automação de CRM para agendar e acompanhar follow-ups automaticamente. Isso irá te ajudar a personalizar as mensagens de follow-up para torná-las relevantes ao contexto da interação com o potencial e atual aluno.
3. Escolha o canal adequado
Selecione o canal de comunicação mais apropriado para o público-alvo, como e-mail, chamada telefônica, mensagem de texto, etc.
4. Ofereça valor adicional
Forneça informações úteis, conteúdo relevante ou ofertas especiais para agregar valor à interação.
Você pode investir na produção de conteúdos relevantes capazes de solucionar as dúvidas e agregar valor às suas personas, por meio do Marketing de Conteúdo educacional.
5. Estruture um fluxo de cadência
Para um acompanhamento eficaz, não podemos esquecer de registrar os contatos já realizados com cada potencial aluno e agendar novos contatos. Dessa forma, nossa segunda dica é a elaboração de um Fluxo de Cadência.
É interessante saber que ele pode ser dividido em 2 principais tipos:
🔍 Fluxo de Cadência no Processo de Vendas: responsável por definir o período de tempo entre os contatos realizados com os potenciais alunos;
🔍 Fluxo de Cadência na Gestão de Vendas: utilizado para acompanhar e planejar os contatos realizados do time de vendas com os potenciais alunos, avaliando se houveram resultados positivos ou não.
Com o Fluxo de Cadência, o processo de captação de alunos torna-se mais bem planejado e otimizado, o que permite o aumento da conversão de potenciais alunos em matriculados e a diminuição do ciclo de vendas.
Aliás, vou deixar aqui alguns conteúdos complementares que podem te ajudar nessa tarefa:
6. Estabeleça métricas de desempenho
Defina métricas de desempenho para avaliar a eficácia do processo de follow-up, como taxas de conversão, tempo médio de resposta, etc.
Além disso, analise regularmente os resultados do processo de follow-up e faça ajustes conforme necessário para melhorar a eficiência e a eficácia.
Benefícios do follow-up na conversão de alunos
1. Monitoramento
Com o monitoramento, é possível:
- Saber como está a jornada de matrícula do estudante;
- Identificar quais campanhas digitais estão entregando mais resultados no número total de inscritos e matrículas.
- Verificar uma possível campanha digital mal parametrizada e se ela está aumentando a sua taxa de rejeição;
- Visualizar se uma campanha realizada em uma mídia nova está entregando resultados acima do esperado;
- Saber se a maioria dos usuários que clicam nos seus anúncios posteriormente se transformam em conversões ou não;
- Identificar também os perfis dos alunos que mais converteram;
- Validar se suas estratégias para vender cursos pela internet estão realmente funcionando.
Assim, é visível a importância da realização do follow-up para desenvolver as melhores estratégias em cada etapa da Jornada de Compra. Resultado? Aumento da taxa de conversão da instituição de ensino.
2. Relacionamento
“Não construa links. Construa relacionamentos.”
Rand Fishkin
Desenvolver um bom relacionamento entre sua instituição e os potenciais alunos deixou de ser um diferencial. Agora, esse tipo de relação é primordial quando o assunto é a conquista de novos alunos.
Assim, é importante acompanhar cada potencial aluno de forma individualizada, considerando suas dores e necessidades. Dessa forma, você consegue atingir um dos primeiros quesitos para um atendimento de excelência: a comunicação personalizada!
Lembre-se que cada caso é um caso, já que as pessoas são diferentes entre si. Então, o seu atendimento deve se adaptar às necessidades de cada potencial aluno, sendo único e especial.
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3. Alcance
Com o mercado altamente competitivo, a dificuldade em conseguir alcançar potenciais alunos é cada vez maior. Normalmente, eles se inscrevem em mais de um processo seletivo. Ou seja, eles comparam as instituições para decidir em qual ingressar.
Por isso, é essencial se destacar perante à concorrência. Isto é, oferecer uma experiência incrível para os potenciais alunos. Ao utilizar o follow-up, você consegue demonstrar que realmente se preocupa em ajudá-los. Ao perceber que sua instituição dedica tempo para estabelecer contatos e sanar suas dúvidas, as chances de sua IE ser a escolhida são maiores.
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Entenda como acontece o one-to-one na Plataforma Rubeus
A Plataforma Rubeus é o mais completo CRM educacional do mercado, são múltiplas soluções e funcionalidades desenvolvidas sob medida para suprir as demandas das instituições de ensino. Nossa metodologia abrange diversos fatores e nossos processos visam atuar em diferentes esferas dentro de uma instituição de ensino:
O fluxo de relacionamento individualizado é baseado nos gatilhos acionados na própria Plataforma Rubeus ou dos seus canais de macro captação. Citando alguns exemplos de gatilhos, temos:
- Registro de interessados;
- Conclusão da etapa de inscrição;
- Efetivação do pagamento da inscrição ou da matrícula.
Para cada um desses gatilhos, é possível atribuir ações que são realizadas automaticamente quando o evento for ativado. Isso possibilita mapear o relacionamento com o aluno por meio do envio de e-mails e SMS.
Assim, torna-se possível criar uma oportunidade para a equipe comercial trabalhar o one-to-one e consequentemente, aumentar as chances do potencial aluno avançar para a próxima etapa do Funil de Captação de Alunos.
Essas são apenas algumas das integrações do Rubeus. Para conhecer todas ou saber mais sobre uma em específico, fale com a gente!
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Conclusão
Em resumo, o follow-up consiste no acompanhamento dos contatos. Ele deve ser realizado com os potenciais alunos durante as etapas da Jornada de Compra Educacional. Seu objetivo é melhorar as estratégias de captação de alunos, avaliando os seus resultados.
Investir em Marketing de Conteúdo Educacional para atrair e nutrir os potenciais alunos, estruturar um fluxo de cadência para registrar todos os contatos realizados com os potenciais alunos e realizar a prospecção de alunos são estratégias que tornam o follow-up eficiente.
Dessa forma, com o follow-up na conversão de alunos é possível monitorar os dados. Sabendo se as estratégias estão gerando resultados satisfatórios ou não e, assim, aumentar o número de matrículas é um processo mais factível.
Sua IE pratica o follow-up como forma de potencializar a conversão de alunos? Conte-nos sua experiência.
Considerações finais
Espero que o nosso conteúdo tenha sido esclarecedor! 😃 Antes de ir, que tal compartilhar essas dicas com alguém da sua equipe?
Até a próxima! 👋
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Para usar como referência acadêmica
Quer usar este conteúdo em seus trabalhos acadêmicos? Confira a forma correta de referenciá-lo:
🔗 Formato ABNT:
AMARAL, Matheus. Follow-up na conversão de alunos: saiba como otimizar esse processo. Rubeus, 2016. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/importancia-followup-conversao-de-alunos/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
🔗 Formato APA:
Rubeus. 2016, 30 agosto. Follow-up na conversão de alunos: saiba como otimizar esse processo. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/importancia-followup-conversao-de-alunos/
