Entenda porque o CRM para educação básica é fundamental para uma Captação de alunos sustentável e como a sua utilização influencia também a permanência dos seus alunos! 🎒🏫

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Introdução

No cenário educacional atual, onde a captação e retenção de alunos se tornam cada vez mais desafiadoras, as instituições de ensino básico precisam buscar soluções inovadoras para otimizar seus processos e fortalecer o relacionamento com a comunidade escolar. É nesse contexto que o CRM para educação básica surge como uma ferramenta poderosa, capaz de transformar a forma como as escolas se relacionam com alunos, pais e responsáveis.

O que é CRM e por que deve ser usado na educação básica?

O CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente, utilizada em todas as organizações que se preocupam em conquistar e manter seus clientes.

Ele auxilia na organização e centralização de informações, permitindo uma visão completa e integrada de cada um. No contexto da educação básica, o CRM se adapta às necessidades específicas das escolas, oferecendo funcionalidades que otimizam a gestão do relacionamento com alunos, pais e responsáveis.

Benefícios do CRM para educação básica

As plataformas projetadas para a educação são robustas. Quando falamos de CRM para escolas, estamos nos referindo a uma ferramenta indispensável para aprimorar a sua gestão acadêmica e administrativa como um todo. Logo, o CRM projetado para escolas atua em pontos-chave, como:

• Captação e Gestão da Permanência de alunos: O CRM facilita a identificação de leads qualificados, personalização de campanhas de marketing e acompanhamento do processo de matrícula, aumentando as chances de captar novos alunos e reduzir a evasão escolar.

• Melhora na comunicação: A ferramenta centraliza os canais de comunicação com alunos e pais, permitindo o envio de mensagens personalizadas, avisos, boletins informativos e agendamento de reuniões, tudo de forma rápida e eficiente.

• Gestão de notas e frequência: O CRM integra informações sobre notas, frequência e desempenho dos alunos, facilitando o acompanhamento individualizado e a identificação de necessidades específicas.

• Maior organização e produtividade: A ferramenta automatiza tarefas repetitivas, como envio de e-mails e lembretes, liberando tempo para que a equipe da escola se concentre em atividades mais estratégicas.

• Visão 360° do aluno: O CRM reúne todas as informações relevantes sobre cada aluno em um único lugar, proporcionando uma visão completa do seu histórico escolar, desempenho e necessidades.

• Personalização do atendimento: Com base nas informações do CRM, é possível oferecer um atendimento personalizado aos alunos e pais, de acordo com suas necessidades e expectativas.

• Tomada de decisões mais assertivas: A análise dos dados coletados pelo CRM permite identificar tendências, padrões e oportunidades para aprimorar os serviços da escola e tomar decisões mais assertivas.

Funcionalidades essenciais de um CRM para educação básica

• Gestão de leads e oportunidades: Permite cadastrar, qualificar e acompanhar leads de novos alunos, desde o primeiro contato até a matrícula.

• Comunicação multicanal: Integra diferentes canais de comunicação, como email, SMS, WhatsApp e notificações push, para enviar mensagens personalizadas aos alunos e pais.

• Acompanhamento do desempenho escolar: Centraliza informações sobre notas, frequência, faltas e participações em atividades extracurriculares.

• Gestão de tarefas e eventos: Permite agendar reuniões, eventos escolares e atividades para alunos e pais.

• Relatórios e análises: Gera relatórios personalizados sobre matrículas, evasão, desempenho escolar e outros indicadores relevantes.

• Integração com outros sistemas: Pode ser integrado a outros sistemas da escola, como plataforma de ensino on-line, sistema de gestão escolar e financeiro.

No ensino superior ou básico, o foco principal é o mesmo: conseguir novos alunos. Como vimos, a captação de alunos é um processo crucial para o sucesso de qualquer instituição de ensino. Sendo assim, o CRM para educação básica é um grande aliado nesse processo, auxiliando na organização, personalização e otimização da captação de alunos.. É possível afirmar que na educação básica os esforços precisam ser direcionados principalmente para os pais e responsáveis. Pensando nisso, vamos às dicas:

I. Segmentação de leads

Com um bom CRM educacional é possível trabalhar o funil de captação de Alunos (as oportunidades que podem se tornar estudantes da sua instituição de ensino) de uma forma visual, intuitiva e customizável.

É possível também visualizar o processo de diferentes maneiras, como um “kanban”, uma metodologia ágil em que é possível arrastar cada lead através das etapas, e como tabela, deixando que os colaboradores da instituição utilizem da maneira que preferirem.

Um exemplo de como o processo de segmentação pode ser estruturado dentro do CRM educacional:

II. Automações

Através do CRM educacional muitos processos e tarefas podem ser automatizados, como o envio de e-mails, mensagens e agendamentos de atividades. Conforme os leads forem avançando pelo funil, muitas atividades podem ficar preparadas para eles previamente. Assim, a equipe ganha tempo para focar em atividades mais específicas e individualizadas, enquanto a plataforma cuida das partes generalistas.

III. Agendamento de visitas on-line

A Agenda On-line é uma ferramenta muito poderosa na captação de alunos para a educação básica. De forma prática e rápida, os responsáveis podem marcar para levar as crianças num passeio pela instituição de ensino, conhecendo sua estrutura, suas disciplinas, valores, metodologias de ensino, tirando pessoalmente quaisquer dúvidas que tiverem.

IV. Centralização dos dados

Essa centralização possui dois tópicos principais:

• Contatos: Utilizando um CRM para educação básica, a instituição consegue centralizar os dados de todos os estudantes e responsáveis numa única plataforma, podendo acessar qualquer informação sobre eles rapidamente, como suas informações de contato, seus dados cadastrais e seu histórico de atividades. E claro, isso também vale para os leads que ainda não foram convertidos em alunos.

• Atividades: Todas as atividades realizadas, em andamento e planejadas reunidas num único local, com a possibilidade de criação e configuração de novas. Sendo elas coletivas ou individuais, os usuários da plataforma conseguem ter uma visão macro e micro para uma gestão mais eficiente do relacionamento com cada estudante.

V. Criação de landing pages

Outra dica muito importante que o CRM educacional possibilita é a criação de landing pages (páginas que possuem o objetivo de avançar o lead em sua Jornada de Compra Educacional).

As landing pages podem ser completamente customizáveis de acordo com as necessidades e identidade visual da instituição de ensino. Não é exagero dizer que websites inteiros para instituições podem ser construídos de maneira intuitiva e simples dentro do CRM. A maior parte dessas páginas podem ser criadas por usuários comuns, que não possuem conhecimento de programação. Porém, para abordagens mais específicas, a plataforma também permite a criação com a utilização de códigos, e essa parte poderia ser feita pela equipe de TI da IE.

Dentro da Plataforma Rubeus, você encontra diversos modelos já prontos e customizáveis para criar a sua landing page ou “pop-up”.

🔗 Acesse o nosso conteúdo para saber mais detalhes: Templates de formulários Rubeus: saiba como criar landing pages estratégicas em minutos.

VI. Ficha de inscrição e matrícula

As fichas de inscrição são parte fundamental para a captação de novos alunos. Por meio delas é possível fazer qualquer tipo de cadastro que a escola precisa, como inscrições de eventos, palestras, reuniões,  etc. Justamente por isso, contar com uma ficha dividida em etapas inteligentes é capaz de otimizar e melhorar toda a experiência do responsável.

Além disso, a própria matrícula pode ser feita a distância, on-line, sem que um responsável tenha que ir pessoalmente assinar uma papelada. Acredite, isso faz uma diferença enorme na captação e divulgar isso em redes sociais como instagram é uma ótima estratégia de marketing.

VII. Monitoramento da satisfação

Gerencie a satisfação dos responsáveis através do método de pesquisa CSAT, crie indicadores e parâmetros e automatize todos os seus envios. Em resumo, isso significa que a sua instituição de ensino passa a ter controle total sobre as percepções e comentários dos estudantes sobre os serviços oferecidos. E então, chega de perder alunos por falta de investimento em melhorias!

Escolhendo o CRM ideal para sua escola

Ao escolher o CRM para educação básica, é importante considerar as necessidades específicas da sua instituição, como o tamanho da escola, o número de alunos, o orçamento disponível e as funcionalidades desejadas. É recomendável avaliar diferentes opções de mercado, comparar funcionalidades e preços, e solicitar demonstrações para ter uma visão completa do que cada ferramenta oferece.

Entretanto, uma coisa é certa: ao optar por um CRM, busque por um sistema que seja específico para a educação. As plataformas projetadas para a educação são robustas e projetadas com o objetivo de aprimorar a gestão acadêmica e administrativa da escola como um todo.

Veja algumas diferenças entre um sistema próprio para educação e um genérico:

Separamos algumas sugestões para você não deixar de observar quando for escolher o seu CRM:

I. Analise o perfil do CRM

Como primeiro passo, é preciso pensar se a sua escola deseja utilizar uma plataforma de CRM de uso geral ou uma plataforma projetada especificamente para o relacionamento com os alunos. E, como vimos anteriormente, o uso de uma plataforma focada na educação é muito mais indicado e sustentável.

II. Identifique as necessidades da escola

Posteriormente, é importante considerar a realidade da sua escola. Ou seja, verificar se a implantação do CRM será “suportada” por ela. Analise as equipes, as necessidades e a receptividade da ideia. Lembre-se de levar em consideração todos os setores da escola, uma vez que o CRM envolverá direta e indiretamente as equipes da IE como um todo.

III. Pesquise as opções disponíveis no mercado

Os próximos passos devem englobar a procura por recomendações e opções disponíveis no mercado. Depois, será a etapa de intensa análise e, então, o processo de negociação que deverá considerar diversos fatores, como funcionalidades, suporte, precificação e tempo de implantação.

🔗 Temos um checklist que pode te ajudar nesse desafio. Ele conta com os principais elementos e funcionalidades que você deve analisar na hora de buscar pela sua solução. Não deixe de garantir o seu:

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A Plataforma Rubeus é uma solução tecnológica desenvolvida para a área da educação, com foco na gestão do relacionamento com potenciais e atuais alunos. Ela oferece um conjunto de recursos e ferramentas para auxiliar instituições de ensino, como escolas, colégios e universidades, a gerenciar suas atividades de forma mais eficiente.

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Conclusão

O CRM para educação básica é uma ferramenta poderosa que pode transformar a forma como as escolas se relacionam com alunos e pais, otimizando processos, personalizando o atendimento e impulsionando o sucesso da instituição. Ao investir em um CRM adequado às suas necessidades, as escolas podem colher diversos benefícios, como aumento na captação e permanência de alunos, melhora na comunicação, maior organização e produtividade, e tomada de decisões mais assertivas.

A implantação de um CRM para educação básica pode ser um grande diferencial na sua instituição, como a maioria das instituições dessa categoria ainda não utilizam. Agora nos conte: sua escola já utiliza um CRM educacional?

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Para usar como referência acadêmica

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📌 Formato ABNT:

PAULA, Natália. D. CRM para educação básica: transformando o relacionamento com pais e responsáveis. Rubeus, 2024. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/crm-para-educacao-basica/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

📌 Formato APA:

Rubeus. 2024, 26 de junho. CRM para educação básica: transformando o relacionamento com pais e responsáveis. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/crm-para-educacao-basica/