Converter o máximo de alunos durante o período de processo seletivo é cada vez mais importante. Por isso, trouxemos dicas valiosas sobre como desenvolver a sua campanha de matrícula e alcançar melhores resultados na conversão de alunos. 🎯

Tempo aproximado de leitura: 7 minutos

Introdução 

Para surtir o efeito desejado, a campanha de matrícula deve ser iniciada a partir do momento em que o potencial aluno é convocado. Isso porque ele estará receptivo à várias ações que terão o objetivo de conduzi-lo à efetivação da matrícula por instituições concorrentes.

Além disso, a instituição deve realizar o acompanhamento efetivo desse potencial aluno, começando desde a etapa inicial da Jornada de Compra Educacional. Somente dessa forma será possível saber o momento perfeito para atuar de forma eficaz.

Sua instituição de ensino já trabalha campanhas de matrícula? Separamos algumas dicas que podem ser úteis na hora de estruturá-las! Confira!

O que é uma campanha de matrícula?

Em resumo, a campanha de matrícula é um conjunto de ações práticas que buscam alcançar resultados efetivos na conversão de leads geralmente durante o processo seletivo da sua IE. São uma série de ações e estratégias desenvolvidas por instituições de ensino para atrair e converter novos alunos. Essas campanhas são comuns em escolas, universidades e cursos de capacitação e visam garantir que a instituição atinja suas metas de matrícula para um determinado período letivo.

Quando bem estruturada e planejada, ela “dialoga” com canais promocionais escolhidos pela instituição. Isso porque ela pode ser realizada tanto em canais digitais quanto no off-line. Sendo assim, durante o planejamento da sua campanha de matrícula, diversas questões devem ser observadas. Dentre elas podemos destacar: 

• A campanha será realizada apenas através de canais digitais? Quais meios de comunicação serão utilizados?
• Quais modalidades e cursos devem ser trabalhados com maior ênfase? 
• A IE contará com alguma política de descontos para estimular a realização da matrícula? Haverá alguma promoção ou sorteio exclusivo?

Campanha de matrícula X Campanha de captação de alunos

Os conceitos de campanha de matrícula e campanha de captação de alunos muitas vezes são confundidos. Isso acaba refletindo diretamente na forma como a IE irá formular suas estratégias. 

Ambos os conceitos, embora sejam intimamente ligados, precisam ser compreendidos a fundo, uma vez que impactam diretamente a conversão de alunos da instituição.

Campanha de matrícula

1. Foco principal: A campanha de matrícula é mais voltada para a conversão final, ou seja, garantir que os alunos já interessados completem o processo de matrícula.
   
   
2. Objetivo: Aumentar o número de matrículas efetivas para um período letivo específico.
   
   
3. Estratégias utilizadas:
   • Facilitação do processo: Simplificação do processo de inscrição, como preenchimento de formulários e envio de documentos.
   • Ofertas e incentivos: Descontos nas mensalidades, isenção de taxas de inscrição, promoções, etc.
   • Atendimento personalizado: Orientação individualizada para resolver dúvidas específicas e ajudar no processo de matrícula.
   • Comunicação direta: Contato direto com candidatos que já demonstraram interesse ou iniciaram o processo de inscrição.
     
     
4. Timing: Geralmente ocorre próximo ao início do período letivo, quando os alunos estão prestes a tomar decisões finais sobre onde estudar.

Campanha de captação de alunos

1. Foco principal: A campanha de captação de alunos é mais abrangente e visa atrair novos potenciais alunos para a instituição, mesmo que eles ainda não estejam prontos para se matricular imediatamente.
   
   
2. Objetivo: Gerar interesse e aumentar o número de leads (potenciais alunos) interessados nos programas oferecidos pela instituição.
   
   
3. Estratégias utilizadas:
   • Branding educacional: Aumentar a visibilidade e a notoriedade da instituição.
   • Conteúdo informativo: Criação de conteúdo educativo, blogs, webinars e materiais informativos sobre os cursos e a instituição.
   • Publicidade e marketing: Campanhas publicitárias em diversas mídias, incluindo redes sociais, Google Ads, eventos e feiras de educação.
   • Engajamento inicial: Oferecer tours pela instituição, workshops, palestras e visitas guiadas para atrair novos alunos.
     
     
4. Timing: Pode ocorrer durante todo o ano, não se limitando apenas ao período próximo ao início do período letivo, visando criar um pipeline contínuo de potenciais alunos.

Exemplo prático de campanha de matrícula

Para tornar o entendimento mais claro, que tal vermos um exemplo prático desse conceito? 😃

A Joana acabou de ser aprovada no processo seletivo do curso de Ciências Contábeis na Uniexemplo.

4 dias após a aprovação, ela ainda não havia realizado a matrícula. Por isso, recebeu um e-mail personalizado com informações sobre os descontos oferecidos e o programa de bolsas disponibilizado pela instituição. 

💡 Percebeu? Temos uma ação gerada a partir de uma campanha de engajamento e nutrição de potenciais alunos, na qual o objetivo é levar a Joana à efetivação da matrícula.

Etapas indispensáveis para uma campanha de matrícula

Assim como toda ação planejada, é primordial definir atentamente as etapas da campanha de matrícula. Para ajudar, reunimos algumas:

• Definição do número de vagas disponibilizadas;
• Elaboração do perfil dos candidatos;
• Identificação dos documentos necessários;
• Criação do formulário a ser utilizado para a realização da matrícula;
• Estabelecimento de datas importantes como abertura e encerramento da campanha.

Boas práticas para estruturar uma campanha de matrícula de sucesso

Estruturar as ações que serão realizadas durante a sua campanha de matrícula não é uma tarefa fácil. Isso se acentua ainda mais quando o processo seletivo está aberto, pois há muitas coisas para se fazer em um curto período de tempo.

Por isso, separamos algumas dicas essenciais para você colocar em prática quando for estruturar a sua campanha de matrícula, confira:  

I. Conheça as suas personas

O primeiro passo é conhecer o perfil dos seus potenciais alunos. Afinal, ao ser mais direcionada, toda a abordagem da campanha se torna mais relevante e interessante para os seus candidatos

Para que você conheça as suas personas de forma efetiva, é indispensável conhecer os seus desejos e necessidades. Para saber mais sobre a importância de conhecer suas personas e como utilizar tais informações para potencializar os resultados da sua campanha, acesse o nosso blog post: 

II. Defina objetivos e metas

Lembre-se sempre que toda a campanha de matrícula deve possuir objetivos definidos, além das metas que deverão ser atingidas. Apenas assim é possível saber qual o intuito e o prazo de entrega de cada ação. Isso também é fundamental para o desenvolvimento do trabalho, uma vez que todos os envolvidos possuem uma visão de sua importância e contribuição para o alcance dos resultados finais. 

OBS: apesar da campanha de matrícula ser realizada geralmente quando o período de processo seletivo está aberto, é importante desenvolver outras campanhas fora do período de vestibular com a finalidade de permitir que a sua instituição consiga alunos o ANO TODO.  

III. Pense em uma abordagem eficiente

Ao estruturar e apresentar a sua campanha, adote uma abordagem simples (de fácil compreensão), além de estabelecer ações condizentes com as preferências e gostos das suas personas. Essas práticas evitam gastos desnecessários e facilitam o alcance dos resultados pretendidos. 

Seus resultados só serão efetivos se você acertar na definição da sua abordagem. Para isso, tente aliar as preferências das suas personas com o planejamento estratégico traçado pela sua IE.

IV. Pesquise e analise

Utilize dados históricos e pesquisas de mercado para entender tendências e comportamentos dos alunos. Além disso, estude campanhas anteriores e de outras instituições para identificar boas práticas e oportunidades de melhoria.

🔗 Temos um conteúdo que pode te ajudar nesse missão:

V. Prepare a sua equipe

Antes, durante e após a realização de qualquer campanha, muitas equipes são envolvidas, não é mesmo? Por isso, é sempre muito importante que todos estejam preparados. Mas, por que? Ao saberem suas responsabilidades e prazos, por exemplo, fica mais fácil que todas as etapas sejam cumpridas. E quanto mais as equipes estiverem engajadas e envolvidas, mais boas ideias e estratégias podem surgir. 

Atenção: no momento do planejamento da campanha, delegue responsabilidades de forma clara, alinhe expectativas e todos os pontos de atuação. Tais ações diminuirão consideravelmente os erros durante a execução da campanha. 

VI. Defina ações operacionais

Em suma, a definição de ações é uma das partes fundamentais para o desenvolvimento da campanha de matrícula. Realizar ligações para os potenciais alunos, por exemplo, está dentro das ações indispensáveis que compõem a campanha de matrícula. Assim, para atingir melhores resultados, é interessante procurar meios de torná-las cada vez mais eficientes. 

Possuir um bom sistema de telefonia, metas a serem cumpridas diariamente e uma equipe bem treinada são boas formas de alcançar tal eficiência. Além disso, ter um poderoso script para vendas é uma das melhores formas de otimizar esse processo de ligação.

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VII. Gerencie a execução

Embora o planejamento seja um ponto essencial para o sucesso da sua campanha de matrícula, é preciso entender que a prática é tão importante quanto. Por esse motivo, é imprescindível ter um cuidado com a execução. 

Vá monitorando os resultados e o desempenho de cada ação separadamente, bem como os seus resultados finais. Através dessa análise, a equipe poderá adequar as ações para alcançar melhores resultados durante o processo em si, não sendo necessário esperar o final da campanha para fazer essa análise.   

6 dicas indispensáveis para matricular mais através da campanha de matrícula

I. Marketing e comunicação

• Multicanais: Utilize uma abordagem multicanal para alcançar seu público, incluindo redes sociais, e-mail marketing, anúncios pagos, marketing de conteúdo, entre outros.
  
  
• Conteúdo relevante: Crie conteúdo atraente e informativo que ressoe com seu público-alvo, como vídeos institucionais, depoimentos de alunos, tours virtuais, webinars, etc.
  
  
• Landing pages otimizadas: Desenvolva páginas de destino específicas para a campanha, com informações claras e chamadas para ação (CTAs) bem definidas.

II. Descontos e facilidades financeiras

• Promoções e descontos: Ofereça incentivos financeiros, como descontos na matrícula, isenção de taxas de inscrição, ou bolsas de estudo.
  
  
• Concursos e sorteios: Realize concursos ou sorteios para engajar e atrair potenciais alunos.

III. Diferenciais da sua instituição

• Os diferenciais de uma instituição de ensino são primordiais, pois servem para elevar a sua competitividade, promover diferenciação frente ao mercado e fortalecer a confiança dos interessados e potenciais alunos. Nesse contexto, sua instituição pode agrupar seus diferencias em algumas categorias, veja:

Diferenciais tecnológicos

Possuir uma boa estrutura tecnológica não é apenas um fator que contribui para a diferenciação da sua IE, ela envolve demais questões, como qualidade de atendimento, segurança, produtividade e satisfação.

Quando aplicada em sua campanha de matrícula, essa estratégia permite que a sua instituição transmita aos potenciais alunos a ideia de que está atenta às melhores práticas de ensino. Além do fato de investir continuamente em tecnologias que facilitem a aprendizagem.

Diferenciais gerais 

Os diferenciais gerais são aqueles que englobam a sua instituição como um todo:

1. Corpo docente qualificado: a qualidade do ensino é primordial para que seu potencial aluno se sinta atraído pela sua IE. Por isso, ser reconhecida como uma instituição que possui, em seu quadro de funcionários, docentes realmente capacitados, com experiência e vivência no mercado profissional, é um fator ímpar para atrair e converter alunos. 

Pensando nisso, invista sempre em professores qualificados, com metodologias e didática de aula empáticas e que levam suas experiências para a sala de aula.

2. Localização: a localização da sua instituição pode atuar como um diferencial importante na hora do seu potencial aluno decidir pela sua IE. Dessa forma, se sua instituição está bem localizada e possui fácil acesso, não deixe de ressaltar essa questão em sua comunicação com os seus interessados.

IV. Monitoramento e ajustes

• KPIs e Métricas: Defina e acompanhe KPIs (indicadores chave de performance) para medir o desempenho da campanha, como taxa de conversão, custo por lead, e número de visitas às landing pages.
  
  
• Análise Contínua: Monitore continuamente os resultados da campanha e ajuste as estratégias conforme necessário para otimizar o desempenho.

V. Pós-campanha

• Avaliação: Após o término da campanha, realize uma avaliação detalhada dos resultados, identificando o que funcionou bem e o que pode ser melhorado.
  
  
• Feedback: Colete feedback dos novos alunos sobre o processo de matrícula e a campanha em geral para identificar áreas de melhoria para futuras campanhas.
  
  

VI. Ferramentas e tecnologias

• CRM: Utilize um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para gerenciar leads e acompanhar o progresso da campanha.
  
  
• Automação de marketing: Implante ferramentas de automação para enviar comunicações personalizadas e realizar follow-ups automaticamente.
  
  
• Análise de dados: Use ferramentas de análise de dados para obter insights sobre o desempenho da campanha e o comportamento do público.

Material complementar: monitoramento eficiente dos canais de aquisição

Nosso CEO, Bráulio Vieira, e o CPO, Matheus Amaral, conversam e dão dicas práticas sobre como mensurar seus resultados de campanha de captação, assim como estabelecer e mapear seus canais de aquisição. Dê o play no vídeo!

Conclusão

O mercado educacional está cada vez mais concorrido, isso é fato! Assim, para conseguir alcançar um desempenho satisfatório nesse cenário, é preciso traçar boas estratégias de conversão de alunos. Por isso, buscar formas de planejar e executar ações para que potenciais alunos sejam convertidos em matriculados é essencial. Em resumo, dentre essas ações, sua IE pode colocar em prática a estratégia conhecida como campanha de matrícula. 

Assim, para obter o máximo de aproveitamento dela, é necessário observar alguns pontos importantes. Estes, por sua vez, devem englobar a identificação das suas personas, definição de objetivos e metas, a preparação das equipes, entre outras práticas que, juntas, possuem a capacidade de potencializar sua conversão de alunos.

😃 Agora, queremos saber de você: sua IE tem estruturado campanhas de matrícula efetivas? Conte-nos! 

Até a próxima! 

Considerações finais

É nosso objetivo fornecer conteúdo que seja útil e inspirador para você. Se este material conseguiu cumprir esse propósito, que tal compartilhá-lo com alguém que também possa se beneficiar? 😁

A Rubeus está comprometida com o sucesso da sua IE. Afinal, somos o primeiro CRM educacional feito sob medida para as necessidades das instituições de ensino. 

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Para usar como referência acadêmica

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📌 Formato ABNT:

PAULA, Natália. D. Campanha de matrícula: como potencializar sua conversão de alunos. Rubeus, 2019. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/campanha-de-matricula/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

📌 Formato APA:

Rubeus. 2019, 13 dezembro. Campanha de matrícula: como potencializar sua conversão de alunos. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/campanha-de-matricula/