Uma campanha de rematrícula bem planejada pode fazer toda a diferença na hora de reter os alunos da sua instituição de ensino. Realizar um bom acompanhamento durante o ano letivo, ajustar sua comunicação e trabalhar os diferenciais da sua IE são algumas das ações indicadas para alcançar ótimos resultados no período de renovação de matrícula. Confira todas as nossas dicas na íntegra!

Neste conteúdo reunimos definições e estatísticas, além de 7 dicas práticas para que sua instituição de ensino estruture uma campanha de rematrícula eficiente. Boa leitura e bons insights!

Introdução

Sem dúvidas, trabalhar um robusto processo de captação de alunos permite que a instituição de ensino cresça de forma saudável e contínua. Além disso, é possível nortear seus processos à uma gestão orientada a resultados. Contudo, também é necessário atentar-se a um processo capaz de impactar significativamente a saúde financeira da instituição ao longo do ano: a renovação de matrícula

Em suma, a instituição de ensino precisa identificar, antecipadamente, os alunos que estão aptos a renovar a matrícula e os alunos que não estão. Essa prática permite criar uma régua de relacionamento eficiente com cada aluno, de forma a desempenhar um papel estratégico em cada um dos casos. 

Além disso, é fundamental estruturar processos definidos e trabalhá-los de forma otimizada. Soma-se a isso, a realização de uma campanha de rematrícula bem estruturada e alinhada aos processos de Gestão da Permanência.  Está na dúvida sobre como fazer isso na prática? Leia até o final e descubra. 

O que é renovação de matrícula? 

A renovação de matrícula consiste em um procedimento que objetiva confirmar o interesse do aluno já matriculado em permanecer na instituição de ensino em questão no próximo semestre ou ano letivo. Para isso, a IE separa um momento específico em seu calendário para que os alunos realizem a renovação da matrícula. 

Em síntese, o processo de confirmação pode ser realizado de forma presencial ou virtual. Isso significa que a IE pode optar pela presença física do aluno para a realização da rematrícula ou disponibilizar a opção de confirmação on-line. 

Em serviço - Rubeus

Qual a importância do período de renovação de matrícula? ⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Sabemos que os índices de desistências são cada vez mais preocupantes. Eles demonstram uma situação alarmante para a saúde financeira a longo prazo das instituições de ensino.

De acordo com levantamentos do CenSup 2019, a Evolução da Média dos Indicadores de Trajetória dos Ingressantes em Cursos de Graduação no Brasil saltaram de 11 em 2010 para 59 em 2019. Isso demonstra o quão urgente é a necessidade de investir em ações capazes de combater a evasão escolar

Frente a esse cenário alarmante, trabalhar uma eficiente campanha de rematrícula pode ser o segredo para alcançar melhores resultados na retenção de seus alunos e fechar, de vez por todas, a “porta dos fundos”. 

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O que é uma campanha de rematrícula?

Como vimos, o processo de renovação de matrícula consiste na validação da continuidade do estudante na instituição de ensino. Portanto, a campanha de rematrícula atua na criação de ações específicas, desenvolvidas sob a perspectiva de incentivar a maior adesão possível dos alunos em permanecerem na IE.

Uma campanha eficiente deve contar com a definição de pontos importantes, tais como:

Campanha de rematrícula - Rubeus

  • Qual o objetivo pretendido?

Saber exatamente os resultados que pretende-se alcançar, desde o início, ajuda a moldar a campanha a cada passo. 

  • Com quanto tempo de antecedência a campanha será trabalhada?

Uma dica importante é começar a trabalhar a ideia da renovação de matrícula antes do período oficial iniciar. Ou seja, se por exemplo o período de renovação ter seu início no dia 15, o ideal é começar a trabalhar a sua abordagem logo nos primeiros dias do mês. Ao fazer isso se torna possível posicionar a ideia de renovação na mente dos estudantes, além de proporcionar um tempo para que eles se programem.

  • Quais recursos serão envolvidos? 

Aqui, é crucial alinhar quais recursos serão necessários. Isso facilitará a definição de questões importantes em sua estratégia, dentre elas o orçamento.

  • Qual o formato?

Defina se será feita uma campanha física e/ou se utilizarão canais digitais. Ou seja, nesse momento, é necessário ter bem definido qual será a direção da estratégia. 

  • Qual será o tamanho da sua campanha? 

Defina quais canais serão usados, quantas pessoas serão envolvidas e quanto tempo será investido. 

  • Que tipo de conteúdo será trabalhado? 

Neste ponto, é fundamental já ter definido o formato da estratégia. Isso porque o conteúdo trabalhado deverá estar bem alinhado com o que ela irá transmitir. Diante disso, determine se será um conteúdo escrito, se serão vídeos ou se serão postagens nas redes sociais. Independente da opção escolhida, ofereça aos seus leads algo de valor.

  • Como será o monitoramento das ações? 

É importante acompanhar todas as suas ações da campanha. O objetivo é analisar o seu desempenho e determinar que tipo de ação tem exercido mais impacto e, assim, ajustar para o próximo período. Também é essencial saber em que parte do processo a ação falhou para, dessa maneira, alterá-la. 

Qualquer pequena alteração pode levar a uma grande melhoria. Portanto, acompanhe de perto e com cuidado todas as suas estratégias.

7 dicas para criar uma campanha de rematrícula eficiente

1. Crie e cultive um relacionamento sólido ao longo de todo o ano letivo

Você já pensou que investir em um relacionamento humanizado e empático ao longo do ano letivo pode gerar maior valor para sua IE? Isso porque a empatia é um dos pilares indispensáveis para o êxito dos processos de permanência de alunos da sua instituição de ensino. Ela deve ser uma característica marcante presente em toda sua equipe.

A fim de criar esse relacionamento, sua instituição de ensino pode investir na:

  • Utilização das redes sociais para criar proximidade;
  • Criação de estratégias de Marketing de Conteúdo;
  • Envio de newsletters periodicamente;
  • Realização de ações/eventos.

Saiba mais sobre o Marketing de Relacionamento na educação:

Marketing de Relacionamento na educação - Rubeus

2. Invista em estratégias de Marketing Educacional 

Não é segredo para ninguém que o marketing faz toda a diferença na hora de persuadir os alunos. Portanto, utilizá-lo para alavancar os resultados da sua instituição de ensino, ao longo da campanha de rematrícula, também é muito importante! 

Neste momento, é fundamental que você trabalhe a marca. Além disso, de forma “natural”, exponha os diferenciais da sua IE. Aproveite este momento para “lembrar” realizações importantes, congressos, ações e vantagens competitivas da sua instituição de ensino. Infelizmente, as pessoas esquecem muito rápido de coisas boas!

3. Tenha uma equipe bem estruturada

Sem dúvidas, contar com uma equipe bem preparada faz toda a diferença para o sucesso da campanha. Por isso, é importantíssimo que os setores de Marketing e Gestão da Permanência estejam alinhados e trabalhem juntos. Isso porque elas irão fornecer um “termômetro” de quais alunos estão com um “comportamento” mais propício a não renovação da matrícula. 

Equipe - Rubeus

Em resumo, você pode trabalhar essa sinergia através de ações como:

  • Garantir que os dois times falem a mesma língua (mesmas definições de conceitos, processos e métricas);
  • Ter canais de comunicação permanentes (reuniões) para alinhamento;
  • Focar no acompanhamento constante das métricas da campanha.

4. Construa uma régua de relacionamento para cada etapa percorrida pelo aluno

Quando o assunto é campanha de rematrícula, um ponto importante é ter uma visão bem definida de qual etapa está sendo percorrida por cada aluno. Mas como fazer isso? Através da automatização de seus processos. Um CRM Educacional é capaz de proporcionar essa visão clara. Dessa forma, é possível que a IE trabalhe “individualmente” cada aluno, sem precisar olhar um por um. 

Uma vez de posse das informações de cada aluno, é possível ajustar a comunicação e abordagem da campanha, de forma a criar roteiros, imagens e gatilhos mentais mais eficazes.

5. Crie condições favoráveis 

Se possível, sua instituição de ensino pode oferecer descontos para os alunos que renovarem até determinado dia. Ou ainda conceber um desconto a mais nas mensalidades do curso. Afinal, todo mundo gosta de um incentivo financeiro!

6. Deixe claro todas as informações

Infelizmente, muitas estudantes deixam para reunir todos os documentos solicitados bem no finalzinho do período de renovação. Portanto, deixe todas as informações bem claras e de fácil acesso. Crie lembretes que abordem o período de início da renovação de matrícula, bem como qual será o último dia.

Você pode enviar e-mails marketing de acordo com que os dias vão avançando, além de optar também pelo envio de SMS.

| Fique por dentro! 

E-mail marketing ou SMS?

E-mail marketing x SMS - Rubeus

Ambos as ferramentas são valiosas para estabelecer uma comunicação eficiente com potenciais e atuais alunos. Contudo, há momentos estratégicos para utilizar cada um deles!

Devido a sua flexibilidade e eficiência, os e-mails marketing podem ser utilizados ao longo de todas as etapas da Jornada de Compra Educacional. Assim, eles são capazes de atender tanto a captação quanto a permanência de alunos.

Mas, para uma abordagem mais rápida e objetiva, o SMS é mais indicado. Ele permite que os seus potenciais alunos sejam lembrados, por exemplo, algumas horas antes, do prazo para renovação da matrícula. Esse tipo de serviço é muito utilizado para enviar pequenas mensagens (até 160 caracteres), através de telefones celulares. 

7. Facilite a rematrícula

Ainda é muito comum que instituições de ensino trabalhem a renovação de matrícula física. Contudo, esse formato de campanha pode estar com os dias contados! Por isso, se possível disponibilize a renovação de matrícula on-line. Isso facilita e muito a adesão dos estudantes, por sua flexibilidade e praticidade. 

Processos de renovação de matrícula

Como vimos acima, possuir uma visão estratégica de cada aluno é fundamental. Assim, um CRM Educacional faz toda a diferença. A Plataforma Rubeus permite que a instituição tenha uma visão ampla e ao mesmo tempo específica de cada aluno ao longo de toda a campanha de rematrícula. 

Em resumo, os alunos são divididos em etapas, sendo elas:

Processos de renovação de matrícula - Rubeus

Conheça detalhadamente cada um desses processos:

  • Não aptos (financeiro)

Nesta etapa são identificados automaticamente (via integração) todos os alunos matriculados com o próximo período letivo aberto para renovação e com pendências financeiras que impossibilitam sua adesão.

São automatizadas mensagens por e-mail e SMS que incentivam o aluno a sanar sua pendência a fim de viabilizar sua renovação. De acordo com a estratégia da instituição também podem ser geradas campanhas de ligação. 

A abordagem da equipe financeira, ao ser realizada de forma humanizada, pode ajudar a apresentar as possibilidades de acordo e/ou negociação possíveis para cada caso e diminuir a evasão de inadimplentes.

  • Não aptos (acadêmico)

Nesta etapa, todos os alunos matriculados com o próximo período letivo aberto para renovação e com pendências acadêmicas são identificados automaticamente (via integração). 

Dessa forma, alunos que apresentem mais disciplinas pendentes do que o limite permitido pela instituição são detectados antecipadamente e uma abordagem proativa é realizada, seja através de mensagens automatizadas por e-mail, SMS e WhatsApp quanto por contatos pessoais dos coordenadores de curso. 

As atividades de contato são geradas automaticamente e registradas no histórico centralizado do aluno, o que aumenta a adesão às dependências (aumentando o ticket médio) e diminui a evasão por desistências.

  • Aptos para renovação

Após não apresentar nenhuma pendência junto ao Sistema de Gestão Acadêmica, todos os alunos aptos para renovação avançam automaticamente para a etapa “Aptos para renovação” (via integração).

Essa atualização permite que eles recebam mensagens automatizadas com a finalidade de orientá-los para a renovação de matrícula, apresentando tanto uma abordagem instrutiva, através do esclarecimento de dúvidas do processo bem como informações importantes como datas, quanto incentivadora, por meio da antecipação de matrícula.

  • Pré-renovados

Posteriormente concluir seu processo de renovação e assinar seu contrato, os alunos avançam automaticamente (via integração) para a etapa “Pré-renovados”. 

Dessa maneira, eles recebem o boleto bancário para pagamento e são lembrados periodicamente dessa pendência até a sua quitação. Essa automação contribui para a redução da inadimplência e diminuição da evasão.

  • Renovados

Assim que o Sistema de Gestão Acadêmica é atualizado com a confirmação de pagamento da renovação de matrícula, a etapa “Renovados” recebe automaticamente (via integração) os alunos que concluíram o processo. 

Posteriormente, uma comunicação de boas-vindas ao novo período letivo é disparada, sistematizando, assim, o acolhimento, diminuindo os ruídos na comunicação sobre o novo período letivo e evitando contatos errôneos de incentivo à renovação juntos aos alunos cuja matrícula já está renovada.

A Plataforma Rubeus

Com a Plataforma Rubeus é factível automatizar seu processo de renovação de matrícula e agir proativamente em situações como esta, o que pode impactar diretamente na redução da sua taxa de evasão.

Plataforma Rubeus

Mas, como essa automatização funciona? A partir da régua de relacionamento, desde a abertura do período de renovação de matrícula até a sua confirmação junto a cada responsável ou aluno.

Já pensou quanto tempo da sua equipe seria possível otimizar com este processo? Para saber mais, agende uma demonstração gratuita!

CRM para área educacional - Rubeus

Agora queremos saber de você! Como sua instituição trabalha a campanha de rematrícula? Conte-nos a sua experiência!

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