A integração de sistemas dentro das instituições de ensino traz uma série de benefícios para o dia a dia dos gestores e colaboradores, impactando também os estudantes e os resultados das IEs. Nesse blog post, iremos analisar a importância do uso de sistemas integrados na educação e como essa estratégia contribui para os seus resultados. Confira! 👩💻📈
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Introdução: o que são sistemas integrados na educação?
No cotidiano das instituições de ensino, é comum que os profissionais utilizem diversas aplicações para gerenciar diferentes áreas e tarefas.
Pode sim ser uma maneira eficiente de se trabalhar, mas quanto maior o número de dados, mais dispersas ficam as informações e a comunicação entre as equipes.
Para isso, surgem os sistemas integrados na educação, aplicações que centralizam dados e processos de diferentes áreas da instituição de ensino, passando pela secretaria, marketing, comercial, TI, coordenação e gestores.
Na prática, isso significa uma visão macro, tanto dos alunos quanto da instituição como um todo, que se torna acessível para todos que trabalham no ambiente educacional.
A integração de sistemas é um modo muito eficaz e estratégico para a continuidade do trabalho e o crescimento sustentável das instituições de ensino.
Alguns tipos de sistemas integrados
- CRM: Customer Relationship Management, ou Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente, tem como objetivo acompanhar os estudantes desde que são apenas visitantes no site e nas redes sociais, até depois que se formam no curso, criando uma verdadeira régua de relacionamento com os alunos, otimizando diversos processos que passam por diferentes áreas como Marketing, Financeiro e Vendas.
- CDP: Customer Data Platform, ou Plataforma de Dados de Clientes, responsável por unificar e organizar os dados dos alunos, oferecendo análise de informações e segmentação de perfis para criação de estratégias e ações.
- ERP: Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, ao invés de ser focado nos alunos, é direcionado para a própria instituição de ensino, a gestão dos seus recursos (humanos, financeiros e técnicos).
- LMS: Learning Management System, ou Sistema de Gestão de Aprendizagem, aqui o aluno volta a ser o foco principal, pois essas plataformas têm como objetivo o aprendizado em si, focando em conteúdo educacional, materiais didáticos e a comunicação entre aluno e professor.
🔗 Confira nosso blog post: “O futuro dos dados educacionais: do CRM ao CDP”:
A importância de sistemas integrados na educação
Tendo em vista que sistemas integrados educacionais concentram praticamente a equipe inteira em um mesmo ambiente digital, é possível afirmar que trazem mais agilidade, segurança e facilidade.
Além disso, o uso de um sistema integrado robusto pode reduzir despesas, pois a instituição deixa de pagar por diferentes ferramentas, para utilizar apenas uma ou um número bem menor do que é utilizado sem integração. Porém, a sua importância vai além, já que a integração de sistemas traz diversos benefícios para a instituição, como você verá no próximo tópico!
🔗 Aliás, temos um ótimo blog post sobre o impacto que a integração pode ter nas equipes de uma IE, confira:
8 benefícios do uso de sistemas integrados na educação
Que a integração de sistemas educacionais traz benefícios para as instituições de ensino você já sabe, agora é o momento de conhecer os principais:
I. Inteligência estratégica
Uma plataforma educacional integrada permite insights avançados, uma visão abrangente e detalhada das operações da instituição, possibilitando, assim, uma tomada de decisão mais informada e estratégica, um planejamento mais eficaz, otimização de recursos e melhor alinhamento com os objetivos institucionais.
II. Acesso unificado
Com um sistema centralizado e integrado, toda a instituição consegue ter acesso a ele, de forma praticamente igualitária, com algumas exceções básicas que se baseiam em cargos e hierarquias.
Porém, no geral, todos possuem acesso às mesmas informações relevantes e dados em tempo real em um único lugar. Isso facilita o trabalho dos colaboradores e torna mais ágil as operações diárias da IE.
III. Sistemas integrados na educação: Melhoria na comunicação
Justamente pelo acesso unificado e as informações centralizadas, a comunicação é potencializada através de sistemas integrados. Por exemplo, o risco de acontecer alguma redundância ou repetição de tarefas é muito reduzido, pois todos conseguem ver o que está sendo criado e alterado em tempo real dentro da plataforma.
Além disso, a comunicação com os estudantes e potenciais alunos também é transformada através de aplicações e automatizações disponibilizadas pelas integrações, facilitando processos indispensáveis como a captação e a retenção de alunos.
Assim, no meio de tantas demandas e processos diários que existem em instituições de ensino, a comunicação facilitada é uma grande vantagem adicionada pelos sistemas integrados.
🔗 Conheça os principais canais de comunicação para instituições de ensino lendo o nosso conteúdo:
IV. Análise de dados
Coletar, segmentar e analisar dados se torna mais prático e fácil com uma plataforma integrada na educação. Isso faz com que a instituição de ensino tenha um controle e um vislumbre geral muito maiores.
Dessa forma, acompanhar o desempenho dos alunos, a trajetória dos leads pelo funil de matrículas, os dados e resultados de marketing e tantas outras informações se torna um processo otimizado.
V. Integração de recursos
Muitos recursos e ferramentas diversas são usados por equipes diferentes da instituição. O comercial, por exemplo, pode acompanhar o avanço dos leads em uma plataforma, enquanto o time de marketing faz o envio de e-mails e conteúdos utilizando outra aplicação. Esses processos deveriam mesmo estar em plataformas diferentes? Claro que não! Pois, se os leads são os mesmos, todas as atividades que dizem respeito a eles deveriam estar centralizadas num mesmo lugar. Além do mais, uma integração permite que ambos os processos (do marketing e comercial) andem juntos.
Por exemplo, se um lead está parado numa etapa do funil de vendas durante um tempo determinado, através de automações a equipe de marketing pode fazer envios estratégicos que garantam o avanço do lead pelo funil, para que chegue até a matrícula.
VI. Aumento da transparência
Todos possuem acessos às mesmas informações, sejam elas sobre os alunos ou criações e alterações feitas por colaboradores. Isso facilita a análise da movimentação dos leads pelas páginas, o acompanhamento dos estudantes, e a responsabilização caso algum erro aconteça. Dificilmente algo será “varrido para debaixo do tapete”.
VII. Redução de erros
Sistemas integrados para a educação possuem uma série de automações focadas em diferentes processos. Assim, a ocorrência de erros se torna mais difícil, pois trabalhos manuais que exigem muita atenção e possuem uma tendência maior a erros são feitos pelo próprio sistema.
Com isso, a integridade das informações é preservada de forma mais segura e eficaz.
VIII. Segurança da informação
Falando em integridade e segurança das informações, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que entrou em vigor em 2020, traça um panorama sobre a segurança da informação para todas as organizações em território nacional. Obviamente, as instituições de ensino não ficam de fora.
E deixar dados de alunos e colaboradores espalhados em diferentes sistemas aumenta as chances de algum vazamento ocorrer.
Sabendo disso, utilizar sistemas integrados se torna uma ótima maneira de garantir a segurança da informação dentro da sua instituição. É muito mais fácil assegurar a segurança dos dados numa plataforma centralizada (e de confiança).
🔗 Descubra como a cibersegurança pode proteger a sua instituição de ensino:
Desafios na adoção de sistemas integrados na educação
Mesmo com muitos benefícios, sempre existem desafios quando se trata de mudanças e inovação. Ainda mais quando se trata de impactar toda a rotina e a organização da instituição de ensino.
Para não ser pego de surpresa na implantação, confira alguns dos principais desafios da adoção de sistemas integrados na educação:
I. Resistência à mudança
Quando o assunto é mudança, é comum que muitas pessoas apresentem uma certa resistência. E isso é perfeitamente normal, afinal, o ser humano tem medo do desconhecido.
Os colaboradores podem querer manter as coisas como são, da maneira que estão acostumados a fazer o trabalho bem feito.
Porém, você precisa trabalhar e incentivar essa “abertura” em todas as áreas da instituição de ensino, afinal, nenhuma inovação e nenhum progresso nascem do medo da mudança.
Pode ser difícil no início para alguns, mas quando se olha adiante, inovar é o melhor ato que uma instituição de ensino pode fazer, isso evita a estagnação. Ninguém deve ficar preso ao passado.
II. Capacitação de profissionais
Um novo sistema, uma nova rotina. Isso vai exigir novas habilidades dos colaboradores. Por isso, ao conseguir uma plataforma integrada, a instituição de ensino deve garantir que a empresa responsável entregue não apenas uma aplicação que traga todos os benefícios citados até o momento, mas também forneça:
- Um suporte que atenda as necessidades da IE sempre que for necessário.
- Uma capacitação eficiente para que todos os colaboradores consigam dominar as funcionalidades do novo sistema no menor tempo possível.
Além do mais, um fator que deve ser considerado é a falta de tempo para a implantação e para a adaptação. O dia a dia da instituição pode ser muito corrido, e a adaptação para um novo sistema pode levar bastante tempo. Alguns se adaptam mais rápido do que outros, por terem maior facilidade com tecnologia ou por outros motivos.
Então, a capacitação deve ser feita de forma dinâmica, para que os colaboradores consigam fazê-la no seu tempo, alcançando os melhores resultados e ficando prontos para utilizar o sistema integrado diariamente.
III. Infraestrutura tecnológica
Um desafio que, com certeza, não pode ser ignorado é garantir que a infraestrutura tecnológica da instituição de ensino, como computadores, notebooks e internet, seja capaz de suportar sistemas integrados.
Então, antes de adquirir uma plataforma, tenha certeza de que a instituição estará preparada para sua utilização, e se não estiver, é melhor prepará-la o quanto antes!
IV. Integração de dados
Considerando que a instituição de ensino utiliza múltiplas ferramentas, todas elas contendo dados, a migração para um sistema educacional integrado pode ser trabalhosa ou levar uma considerável quantidade de tempo.
Também é preciso garantir que o sistema integrado seja compatível com outros que são realmente necessários e não poderão ser completamente substituídos.
Além disso, antes da integração dos dados, é necessário estar certo quanto à qualidade dos dados, para que não sejam alterados, corrompidos ou excluídos na preparação para a transferência.
V. Custos
É importante considerar o custo do software, pois ele é um detalhe muito relevante. A instituição de ensino precisa avaliar se o investimento dará o retorno esperado. E, se for necessário, fazer mudanças em sua infraestrutura, considerando também esse custo.
Além disso, você precisa saber se a empresa que oferece o sistema educacional integrado cobrará pelo treinamento dos profissionais da sua instituição ou se ele estará incluso no plano.
Em suma, sistemas integrados na educação são capazes de trazer diversos benefícios e alterar os resultados da instituição, porém também podem trazer certos desafios. Portanto, a dica é investir no planejamento e preparo!
Plataforma Rubeus: Um robusto ecossistema integrado para educação
Nesse cenário de sistemas integrados na educação, surge a Plataforma Rubeus, um sistema de CRM feito especialmente para o mercado educacional.Capaz de centralizar todas as informações mais importantes para o funcionamento de diversas áreas da instituição de ensino, o Rubeus atua de forma eficaz em processos como:
Na imagem abaixo você pode ver um panorama geral das funcionalidades e integrações que a Plataforma Rubeus oferece:
Indo muito além de um simples CRM educacional, a Plataforma Rubeus é um ecossistema integrado para a educação, contando com todos os benefícios citados acima, tendo mais de 10 anos de experiência transformando a educação através de inovações.
Algumas integrações que estão em nossa plataforma são o ERP da TOTVS, aplicação de mensagens da Infobip, WhatsApp, chamadas com Zenvia, Google Leads, RD Station, inteligências artificiais preditivas (para captação e evasão) e muito mais!
Nós queremos revolucionar a forma como servimos as pessoas. Assim, através do nosso Ecossistema Rubeus, a sua instituição será capaz de mudar totalmente a forma de se relacionar com seus estudantes! Clique na imagem abaixo e saiba mais:
Sistemas integrados na educação: Conclusão
Como vimos, a utilização de sistemas integrados na educação pode agregar muitos benefícios para a realização de um trabalho transformador nas instituições de ensino, mas para que essa transformação aconteça, lideranças inovadoras precisam estar dispostas a mudarem a realidade de suas IEs.
Além disso, é preciso estar atento aos desafios que podem aparecer pelo caminho. Estar preparado e ter um bom planejamento ajudará a contorná-los com facilidade. A gestão educacional integrada pode mudar de verdade os seus resultados!
Mas agora nos conte: a sua instituição de ensino já utiliza um sistema educacional integrado?
Considerações finais
É nosso objetivo fornecer conteúdo que seja útil e inspirador para você. Se este material conseguiu cumprir esse propósito, que tal compartilhá-lo com alguém que também possa se beneficiar? 😁
A Rubeus está comprometida com o sucesso da sua IE. Afinal, somos o primeiro CRM educacional feito sob medida para as necessidades das instituições de ensino.
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Para usar como referência acadêmica
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📌 Formato ABNT:
ESTEVAM, Paloma. Sistemas integrados na educação: evolução da gestão educacional. Rubeus, 2024. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/sistemas-integrados-na-educacao/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
📌 Formato APA:
Rubeus. 2024, 8 de novembro. Sistemas integrados na educação: evolução da gestão educacional. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/sistemas-integrados-na-educacao/
