14 perguntas frequentes sobre CRM para educação que a gente vai responder

Está ponderando sobre a aquisição de um CRM educacional, mas ainda tem muitas dúvidas sobre a sua viabilidade? Ou já conta com um CRM em sua IE, porém sente que ainda tem algumas incertezas? Reunimos neste conteúdo, perguntas frequentes sobre CRM para educação. Isso mesmo, organizamos esse conteúdo no formato de “perguntas e respostas” para facilitar a sua análise e, assim, ajudar você a escolher certo! ✅

Tempo aproximado de leitura: 8 a 10 minutos

Introdução

O número de instituições de ensino que enxergam nas ferramentas de CRM uma oportunidade de impulsionar os seus processos por meio da gestão do relacionamento com os seus alunos, tem apresentado um aumento considerável. 

Assim, por consequência, o investimento na implantação desse tipo de ferramenta tem crescido cada vez mais, de forma expressiva. No entanto, muitas instituições de ensino ainda não possuem a consciência de que o conceito de CRM excede a ideia de um software. E que, na verdade, um CRM envolve cultura, mudança de comportamento e processos.

Sem dúvida, a implantação de um CRM educacional requer mudanças e adequações. Por isso, é fundamental estar totalmente ciente das vantagens e das necessidades de mudança requeridas por ele. 

😃 Procurando algumas respostas para perguntas frequentes sobre CRM para educação? Esse blog post poderá auxiliar você! Reunimos conceitos, estatísticas e dicas de leitura ao longo de todo o conteúdo, incluindo 4 materiais que possuem informações essenciais sobre a utilização do CRM em instituições de ensino.

Boa leitura e bons insights!

14 perguntas frequentes sobre CRM para educação

1. O que é um CRM?

Nossa primeira dúvida dentre as perguntas frequentes sobre CRM para educação pode parecer bastante óbvia, contudo ainda é motivo de muitos questionamentos nas IEs.

Em resumo, CRM – do inglês Customer Relationship Management – consiste em um termo que pode ser traduzido para o português como Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Em síntese, ele pode ser definido de duas formas, veja:

A primeira é como um conjunto de estratégias que visam um relacionamento mais próximo entre empresas e clientes, com vistas à fidelização.

Já a segunda refere-se a uma plataforma no qual os dados de potenciais e atuais clientes são armazenados, viabilizando, assim, a administração e elaboração de estratégias para a conquista e fidelização do cliente. 

Ambas as definições sugerem ações para a gestão de relacionamento com clientes e potenciais clientes.

2. O que é um SRM? 

Em resumo, um CRM educacional ou SRM (Student Relationship Management) consiste em um CRM específico para o cenário da educação. Ele tem como finalidade auxiliar, facilitar e otimizar o relacionamento das instituições de ensino com os potenciais e atuais alunos. Assim, como consequência a curto prazo, o uso de um CRM educacional tem efeito direto nos resultados de captação e permanência de alunos.

⚡Saiba mais sobre o que é um CRM clicando na imagem abaixo:

3. Qual a diferença entre um CRM genérico e um CRM educacional? 

Em suma, um CRM genérico é um software de gestão de relacionamento com o cliente que atende a múltiplos ou a “qualquer” segmento.

Entretanto, por tratar-se de ferramentas desenvolvidas para atender vários setores e segmentos de negócios diferentes, se torna inviável. Isso porque elas não possuem as especificidades do cenário de cada vertical de negócio.  

Nas instituições de ensino não é diferente. Quando a IE opta por ferramentas genéricas acaba não utilizando grande parte das suas funcionalidades. Isso porque muitas opções são incluídas para atender a outros segmentos. Assim, sente-se falta de coisas básicas da educação, que não foram inseridas por serem “específicas demais”.

Dessa maneira, provavelmente, haverá uma perda de eficiência e de alocação dos recursos financeiros. Tendo em vista que os resultados obtidos, geralmente, estarão bem aquém dos que estariam se fosse utilizado um CRM para área educacional.

⚡ Aliás, temos um conteúdo no qual detalhamos mais sobre essa diferença:

4. Como funciona um CRM educacional?

Em resumo, um CRM funciona por meio de:

• Automação de marketing;
• Acompanhamento das etapas do Funil de Captação de Alunos (e demais questões importantes como pré-vendas, pré-vendas técnico, customer success…);
• Integração com outras ferramentas;
• Modelos de e-mail, propostas, contratos;
• Gatilhos mentais;
• Centralização de informações;
• Histórico de interações com potenciais e atuais alunos;
• Relatórios e muita análise.
  

5. Quais as soluções proporcionadas por um CRM educacional?

Como vimos, um CRM educacional consiste em uma plataforma com soluções que objetivam atuar em diferentes esferas dentro das instituições de ensino, dentre elas estão os processo de Geração de leads, Captação e Gestão da Permanência de alunos, além da régua de relacionamento e do desenvolvimento de uma gestão educacional mais efetiva e focada no aluno.  

6. Quais são as vantagens de um CRM educacional?

Em resumo, um CRM para área educacional permite a otimização dos esforços empregados por sua equipe de relacionamento. Com isso, fica mais simples realizar a nutrição do lead ao incorporá-lo em um fluxo de nutrição, por exemplo. 

Além disso, ao possuir uma atuação sólida e preventiva, torna-se possível:

• Melhorar o relacionamento com potenciais alunos;
• Aumentar, significativamente, o ticket médio por aluno;
• Melhorar a comunicação da equipe comercial;
• Integrar, eficientemente, os times de marketing e vendas (Smarketing Educacional).

7. O que não pode faltar em um CRM educacional?

Apesar de haver peculiaridades de um CRM para o outro, algumas funcionalidades são indispensáveis para o sucesso dos resultados. Essas funcionalidades, por sua vez, são extremamente necessárias e, por isso, devem existir em toda e qualquer ferramenta de CRM para educação, são elas:

• Integração;
• Experiência de uso simples e intuitiva;
• Personalização;
• Armazenamento de dados;
• Relatórios.

💡 Lembre-se: essas funcionalidades são BÁSICAS! 

8. O que ponderar antes de adquirir um CRM?

Em resumo, alguns dos pontos que devem ser observados na hora da sua IE investir neste tipo de solução:  

• Porte da IE;
• Quantidade de alunos matriculados;
• Maturidade e organização estratégica dos setores de Marketing e Vendas;
• % de conversão por campanha;
• % de perda de leads por campanha;
• Vantagens esperadas;
• Pontos de melhoria desejados.

Assim, ao analisar essas questões, será possível verificar se realmente uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos fará sentido em sua instituição neste momento.

O CRM específico para educação deve ser capaz de potencializar os resultados de Captação e Permanência de alunos da sua instituição de ensino. Mas, para que isso seja factível, é essencial saber fazer a escolha certa.

Ademais, com este checklist, você poderá realizar uma análise apurada sobre variáveis que envolvem esferas como:

• Fluxo de inscrição e matrícula integrado;
• Gestão comercial;
• Automação do relacionamento;
• Suporte;
• Gestão da permanência.

⚡ Temos um checklist com 40 itens básicos que você deve analisar antes de escolher:

9. Atualmente, o quão importante é a utilização de um CRM para as IEs?

Este questionamento também compõe a lista de perguntas frequentes sobre CRM para educação. Em resumo, podemos respondê-la da seguinte forma:

Em uma era de grande competitividade e saturação do mercado educacional, as instituições de ensino não podem se dar ao luxo de perderem alunos. Além disso, justamente devido a esse leque de opções disponíveis no mercado, os potenciais alunos tornaram-se ainda mais criteriosos. 

Quando uma instituição de ensino não conta com um software educacional, todo o processo de captação e permanência de alunos se torna ainda mais burocrático e exposto a possíveis falhas. Resultado? Impactos consideráveis nos resultados finais. 

10. Qual o melhor momento para investir em um CRM Educacional? 

No exemplo acima, uma aquisição que foi iniciada em agosto teve sua implantação concluída em março do outro ano. Isso significa que, caso você queira usufruir da plataforma de CRM em uma campanha que inicie em março, por exemplo, você precisa contratá-la até dezembro, no limite. Ou seja, com um intervalo de 3 meses para uma implantação eficaz. 

Aqui na Rubeus, acreditamos no poder do planejamento. Por isso, sempre aconselhamos a efetivar o contrato (para os casos em que não há mais dúvidas sobre a necessidade real dessa solução para a IE) mesmo que o “tempo ainda não tenha chegado”. Isso porque essa ação permitirá você se resguardar a qualquer eventual imprevisto.

⚡ Temos um conteúdo no qual explicamos mais sobre esse planejamento, você pode conferi-lo clicando na imagem abaixo:

No mundo em que mudanças acontecem com muita frequência, otimizar e melhorar constantemente sua comunicação para com os seus alunos é cada vez mais imprescindível. 

Por isso, nossa dica é: invista na gravação das ligações realizadas por sua equipe de consultores. Desse modo, é factível avaliar a abordagem adotada, propor possíveis melhorias e, posteriormente, adotá-las a fim de alcançar melhores resultados.

💡 Aliás, a Plataforma Rubeus possui a funcionalidade de Telefonia Integrada que pode ajudar você a aplicar essa dica na prática.

11. Em quanto tempo a IE obterá resultados?

É fundamental entender que o CRM não irá captar e nem reter alunos sozinho. Ele atua em conjunto com as suas equipes, ou seja, é um “trabalho a quatro mãos”.

Assim, deve-se levar em consideração as especificidades de cada instituição. Porém, sem deixar de lado seus respectivos processos. Logo, o tempo para obter resultados é particular a cada instituição, ou seja, varia. 

Mas uma coisa é certa: nos casos em que a implantação é realizada efetivamente e as equipes são treinadas de forma eficaz, as IEs possuem maiores chances de obterem resultado. Além disso, será possível obtê-lo mais rapidamente se comparadas àquelas que não realizaram uma implantação planejada, concorda?

12. Como a implantação do CRM vai afetar o dia a dia da minha IE?

Caso a sua IE já possua um software e só esteja realizando a migração de um sistema genérico para um específico, o dia a dia das equipes será impactado. Contudo, não de forma tão intensa, uma vez que a prática de utilizar um sistema já é realidade.

Por outro lado, se sua instituição está saindo de um controle totalmente manual para um automatizado, envolverá mudanças que demandarão muito mais tempo e planejamento. Por isso, entenda que a realidade da sua IE irá sofrer alterações. E é importante analisar a intensidade e a amplitude dessas modificações.

A forma mais eficaz de lidar com isso é agir com antecedência, ou seja, prepare o ambiente institucional, bem como suas equipes. 

13. A monetização do CRM é um fator importante? 

Esta é uma das perguntas frequentes sobre CRM para educação. E, inclusive, uma das mais importantes. Vamos à resposta:

Sim. O dólar é um ativo de proteção contra crises, contudo, devido a diversos fatores, ele é instável, volátil e inconstante.  

No caso das instituições de ensino que utilizam plataformas de CRM com monetização em dólar, por exemplo, a situação torna-se crítica. Isso porque “nunca se sabe ao certo” qual será o valor cobrado no final do mês.

⚡ Você sabia que o preço do dólar pode estar afetando a sua instituição de ensino? Clique na imagem abaixo e saiba mais!

14. Além da plataforma de CRM educacional, o que mais eu preciso para garantir o sucesso dela?

Bem, sem dúvida, esta é uma das perguntas frequentes sobre CRM para educação. Para respondê-la, é preciso considerar que um CRM envolve cultura, mudança de comportamento e processos. Por isso, ele sozinho irá demorar muito mais tempo para obter os resultados esperados, se comparado a uma atuação em conjunto com diversos fatores da instituição de ensino. 

Em resumo, os treinamentos mesmo são exemplos práticos. Nos casos em que a implantação é realizada efetivamente e as equipes são treinadas de forma eficaz, as IEs possuem maiores chances de obterem resultado. Além disso, será possível obtê-lo mais rapidamente se comparadas àquelas que não realizaram uma implantação planejada, concorda?

💡 Percebeu? Um CRM envolve a instituição como um todo! 

Considerações finais

Espero que tenha gostado das nossas dicas! 😃 Antes de ir, me conte: quais das nossas sugestões você vai colocar em prática?

Até a próxima! 👋

📚 Mini biblioteca Rubeus

Gostou deste conteúdo, mas está em busca de algo a mais? Então confira nossas 4 dicas de conteúdo que reúnem informações essenciais sobre a utilização do CRM em instituições de ensino:

• Entenda porque não comprar um CRM para IEs agora
• CRM para educação: como escolher a melhor solução para sua instituição
• 3 sinais de que sua instituição de ensino precisa do CRM Rubeus
• CRM Educacional Rubeus: conheça o primeiro CRM feito para educação

Para usar como referência acadêmica

Quer usar este conteúdo em seus trabalhos acadêmicos? Confira a forma correta de referenciá-lo:

🔗  Formato ABNT:

AMARAL, Matheus. Perguntas frequentes sobre CRM para educação: a gente responde! Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/perguntas-frequentes-sobre-crm-para-educacao/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

🔗Formato APA:

Rubeus. 2020, 22 setembro. Perguntas frequentes sobre CRM para educação: a gente responde! [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/perguntas-frequentes-sobre-crm-para-educacao/