Entenda como a automação de marketing para instituições de ensino pode apoiar captação, relacionamento, conversão e permanência de alunos.
Tempo aproximado de leitura: 5 – 7 minutos
Introdução
Sem dúvidas, o Marketing Educacional é, atualmente, peça fundamental para a captação de novos alunos. É por meio dele que a instituição de ensino consegue se conectar com novos leads e elevar a sua marca a novos patamares de reconhecimento perante o mercado.
Detalhamos mais sobre isso em nosso conteúdo Marketing Digital para educação: aumente seu alcance e matricule mais. Aqui, vale ressaltar alguns dos vários benefícios desfrutados pela instituição de ensino que enxerga no Marketing Educacional uma fonte renovável para retroalimentação do seu Funil de Captação de Alunos.
Partindo desse pressuposto, devemos considerar a forma de praticar o Marketing Educacional, sem nunca deixar de lado a personalização e o timing certo do contato. Na prática, isso significa fazer o lead se sentir único, explorando uma comunicação personalizada, e não deixá-lo “esperando”, identificando o tempo exato para criar uma conexão.
Mas como fazer isso? Como trabalhar o Marketing Educacional no timing certo mesmo com tantos leads em diferentes estágios da Jornada de Compra? A resposta é: através da AUTOMAÇÃO DE MARKETING.
O que é automação de marketing?
A automação de marketing pode ser definida como um processo de marketing no qual utiliza-se um software (ferramenta) para otimizar ações e atividades de marketing de forma que sejam “automáticas” e que atendam toda a jornada de compra.
Isso significa que uma automação de marketing bem desenvolvida engloba todas as interações com o lead, desde contatos iniciais até o suporte e a pós-venda.
De acordo com um estudo do Annuitas Group, empresas que implementam a automação de marketing experimentam um aumento médio de 451 % em leads qualificados.
A automação de marketing permite configurar ações que acontecem automaticamente quando determinadas condições são atendidas. Isso significa que a instituição deixa de depender apenas de campanhas isoladas ou da execução manual da equipe para cada interação. Por exemplo, a comunicação pode variar conforme:
- O curso de interesse;
- A etapa do processo de captação;
- Uma inscrição realizada;
- Uma interação anterior;
- O avanço ou a ausência de avanço na jornada;
- Determinados prazos ou eventos definidos pela instituição.
A lógica é simples: o comportamento e o contexto do potencial aluno ajudam a determinar qual deve ser a próxima ação. Por isso, automação não deve ser confundida com enviar a mesma mensagem para toda a base.
Uma estratégia bem estruturada faz justamente o contrário. Ela utiliza tecnologia para tornar o relacionamento mais organizado, segmentado e coerente com cada momento. Vamos a um exemplo prático de automação de marketing em uma instituição e ensino:
- 👨💻 Um potencial aluno entra no blog da sua instituição de ensino e preenche o formulário para baixar um de seus e-books.
- 📩 Com a automação de marketing, é possível enviar automaticamente o link do e-book por e-mail para ele.
- 📨 Depois de dois dias, a automação pode enviá-lo um novo e-mail com conteúdos complementares ou ainda um convite para que ele volte a visitar o blog da sua instituição de ensino.
Percebeu? As interações e a nutrição do lead tornam-se processos mais SIMPLES, FÁCEIS E PERSONALIZADOS.
Digamos que o lead não baixou um e-book, mas clicou no botão de “Tenho interesse” em determinado curso. Nesse caso, você pode (e deve) configurar novas interações como, por exemplo, enviá-lo imediatamente um e-mail oferecendo-lhe algum desconto, perguntando se ele tem alguma dúvida sobre o curso ou até mesmo convidando-o para uma feira de profissões que será realizada no próximo fim de semana
Com essa “simples” ação, você estará aumentando significativamente as chances do lead manter-se aquecido e se inscrever em seu processo seletivo, concorda?
Por que a automação de marketing é estratégica para instituições de ensino?
A decisão por uma instituição ou curso normalmente não acontece em um único contato. Entre descobrir uma instituição e efetivamente realizar a matrícula, o potencial aluno pode acessar páginas, solicitar informações, conversar com a equipe, iniciar uma inscrição e até interromper o processo antes de concluí-lo.
Gerenciar esses diferentes comportamentos manualmente se torna mais complexo à medida que o volume de oportunidades aumenta.
1. Mais consistência no relacionamento
Quando cada contato depende exclusivamente da lembrança ou disponibilidade da equipe, o relacionamento pode variar bastante. Alguns leads recebem acompanhamento rapidamente. Outros podem ficar sem retorno ou receber informações fora do momento mais adequado.
Com fluxos estruturados, a instituição consegue estabelecer critérios claros para determinadas interações, reduzindo a dependência de ações manuais e deixando o processo mais consistente.
2. Comunicação mais alinhada à jornada
Um candidato que acabou de demonstrar interesse em um curso não deveria necessariamente receber a mesma abordagem de alguém que já iniciou sua inscrição. Da mesma forma, uma pessoa que está próxima da matrícula possui necessidades diferentes de quem ainda está conhecendo a instituição.
A automação permite estruturar comunicações considerando essas diferenças. Assim, em vez de apenas perguntar repetidamente se o candidato ainda tem interesse, a instituição pode desenvolver um relacionamento que ajude o potencial aluno a avançar em sua decisão.
3. Mais espaço para atuação estratégica da equipe
Automatizar tarefas repetitivas não significa eliminar o contato humano. O objetivo é permitir que a tecnologia cuide de etapas que podem seguir regras previamente definidas, enquanto a equipe concentra esforços nos momentos em que orientação, negociação, escuta e atendimento personalizado realmente fazem diferença.
Esse equilíbrio é especialmente importante na educação, onde a decisão de matrícula pode envolver dúvidas acadêmicas, financeiras e profissionais.
Onde aplicar a automação na jornada educacional?
A automação pode apoiar diferentes momentos do relacionamento entre instituição, candidatos e alunos. Veja alguns exemplos:
Captação de alunos
Na captação, a instituição pode estruturar fluxos de acordo com a origem ou o comportamento dos leads. Após uma conversão, por exemplo, podem ser definidos próximos passos de relacionamento com conteúdos e orientações coerentes com o interesse demonstrado.
O ponto central é evitar que todos os contatos sejam tratados como se estivessem no mesmo estágio de decisão.
Inscrição e matrícula
A inscrição não significa que a matrícula acontecerá automaticamente. Entre essas duas etapas podem existir documentos, pagamento, escolha de modalidade e outras decisões.
Por isso, acompanhar os candidatos que começaram o processo, identificar mudanças de etapa e manter uma comunicação adequada pode ajudar a instituição a reduzir fricções ao longo da jornada.
Relacionamento e permanência
A lógica da automação também pode continuar depois da matrícula. Afinal, o relacionamento com o estudante não termina quando ele se torna aluno. Processos relacionados à renovação de matrícula, acompanhamento e relacionamento com a base atual também podem utilizar automações.
A Plataforma Rubeus apresenta aplicações de automação tanto nos processos de captação quanto no relacionamento com alunos, incluindo mensagens automatizadas em períodos de rematrícula e ações relacionadas ao acompanhamento do estudante.
Isso amplia a discussão: automação não deve ser pensada apenas como ferramenta para gerar novas matrículas, mas como parte de uma estratégia de relacionamento ao longo da jornada educacional.
O que considerar antes de contratar uma ferramenta para automação de marketing?
Bem, existem diversas soluções no mercado, mas a dica mais importante é: escolha a ferramenta que mais condiz com a realidade da sua instituição de ensino.
Em outras palavras: é muito importante conhecer a IE como um todo, considerar as necessidades e, a partir daí, encontrar a solução. Veja bem, antes de fechar qualquer negócio, considere pontos importantes como:
Conheça o processo de vendas
- Os times de Marketing e Vendas conseguem gerar e atrair leads?
- Trabalham em conjunto (Smarketing educacional)?
- Qual o tempo médio para um lead se tornar aluno?
- Como é realizado o processo de nutrição?
- Quais as principais objeções de venda?
Conheça os potenciais alunos
A automação gira em torno de adaptar as suas ações de marketing de acordo com o Funil de Captação de Alunos. A qual abordagem eles são mais receptíveis? De quais vantagens competitivas estão em busca?
Alinhe a sua estratégia
Lembre-se: a automação de marketing não faz milagre! É preciso identificar e definir as etapas dos leads pelo Funil de Captação e segmentar o processo de qualificação a partir disso.
![[Checklist] Como avaliar uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos - Rubeus](/wp-content/uploads/2022/08/CTA-Checklist-Como-avaliar-uma-Plataforma-de-Captacao-e-Permanencia-de-alunos-1024x394.jpg)
Automação não significa comunicação em massa
Esse é um dos principais cuidados ao estruturar uma estratégia. Automatizar uma comunicação inadequada apenas faz com que a instituição envie a mensagem errada com mais eficiência. Por isso, antes da tecnologia, é necessário definir:
- Quem deve receber determinada comunicação;
- Em qual momento;
- Por qual motivo;
- Qual informação aquela pessoa precisa;
- Qual próximo passo a instituição espera estimular.
Sem essa lógica, a instituição corre o risco de transformar automação em excesso de mensagens. Lembre-se: A qualidade da estratégia continua dependendo da qualidade do processo.
Como escolher a solução de automação de marketing certa para a minha instituição de ensino?
Agora que você já sabe o que fazer antes de contratar uma solução de automação de marketing, é o momento de entender o que analisar na hora de adquirir a sua:
Integração
O primeiro ponto a ser observado é como ocorre a integração entre a ferramenta de automação de marketing, seu sistema de gestão e o CRM da sua instituição de ensino. O ideal é que essa integração seja realizada de forma efetiva. E, além disso, leve em consideração os seus sistemas, equipes e processos.
Além da integração interna, a solução deve se integrar com outras ferramentas como e-mail, ligações e redes sociais. Esse tipo de integração é responsável por facilitar a rotina dos colaboradores. Isso porque ele contribui para o aumento da eficiência da prática de captar e reter alunos.
Características
É importante que a plataforma de automação de marketing conte com recursos que auxiliem no dia a dia da sua equipe. Ou seja, certifique-se de que a solução escolhida atue como um suporte para maximizar a sua captação de alunos.
Personalização
A personalização e o cuidado com as questões inerentes ao segmento educacional são pontos fundamentais. Por isso, ao escolher uma ferramenta de automação de marketing é essencial optar por uma que possua um painel de controle personalizável.
Porte da ferramenta
Se você planeja expandir sua instituição de ensino, escolha uma solução de automação de marketing que possa acompanhar o seu crescimento. A maioria das ferramentas permitirá que você mude para um plano diferente à medida que conquista mais alunos.
Relatórios
É essencial que a ferramenta conte com um avançado monitoramento dos resultados das ações de marketing, permitindo também o acompanhamento em tempo real de todas as interações de cada canal utilizado por sua instituição.
Além disso, é fundamental que essa ferramenta disponibilize relatórios personalizados e customizados. Tais relatórios podem ser entendidos como ferramentas poderosas para auxiliar. Aliás, o gestor de marketing deve usá-las em suas tomadas de decisões estratégicas.
Treinamento e suporte ao cliente
Treinamento e suporte ao cliente são essenciais para que a sua instituição de ensino consiga explorar ao máximo a ferramenta de automação de marketing.
Como estruturar uma estratégia de automação de marketing educacional?
1. Mapeie a jornada do potencial aluno
Antes de criar fluxos, identifique os principais momentos entre a descoberta da instituição e a matrícula. Pergunte: Quais decisões o candidato precisa tomar para avançar?
Também vale identificar onde surgem dúvidas, atrasos ou desistências. Esse mapeamento ajuda a perceber em quais pontos a automação realmente pode contribuir.
2. Defina os gatilhos
Depois, determine quais acontecimentos devem iniciar uma ação. Um gatilho pode estar associado a uma etapa do processo, uma ação realizada pelo lead ou um prazo previamente estabelecido.
Na Plataforma Rubeus, por exemplo, os fluxos podem utilizar ações e condições relacionadas ao comportamento do registro, permitindo criar atividades, enviar comunicações ou alterar etapas conforme determinadas regras.
3. Segmente antes de comunicar
Curso, modalidade, unidade, etapa da jornada e perfil de interesse podem mudar completamente o contexto de uma mensagem. Por isso, quanto mais relevante for a segmentação, maior tende a ser a coerência da comunicação.
O objetivo não é criar dezenas de fluxos sem necessidade, mas evitar comunicações genéricas quando existem informações suficientes para contextualizar o relacionamento.
4. Determine quando a automação deve terminar
Nem toda interação deve continuar automatizada. Em determinados momentos, o potencial aluno pode precisar conversar com um consultor, esclarecer uma situação específica ou negociar alguma condição.
Uma estratégia madura também define quando a tecnologia deve encaminhar a oportunidade para uma atuação humana.
5. Acompanhe os resultados
Uma automação não deve permanecer ativa indefinidamente apenas porque foi configurada. Ela precisa ser analisada e ajustada.
Alguns indicadores que podem ajudar nessa análise são:
- Avanço entre etapas do processo;
- Conversão em inscrição;
- Conversão em matrícula;
- Tempo de acompanhamento das oportunidades;
- Engajamento com as comunicações;
- Volume de oportunidades que permanecem paradas em determinada etapa;
- Recuperação de contatos que haviam interrompido a jornada.
Mais importante do que acompanhar uma métrica isolada é entender como cada fluxo contribui para o avanço do potencial aluno.
CRM e automação de marketing para instituições de ensino: por que integrar as duas estratégias?
Automação se torna mais relevante quando não funciona isolada dos dados de relacionamento. O CRM centraliza informações e histórico dos contatos, enquanto a automação utiliza dados e regras para executar determinadas ações ao longo da jornada. As duas tecnologias, portanto, possuem funções diferentes, mas complementares.
No ambiente educacional, essa integração é especialmente importante porque marketing, comercial e relacionamento precisam compreender o mesmo candidato a partir de uma jornada contínua.
É justamente nessa conexão que entra o CRM Rubeus. Entre seus recursos estão automações de marketing e relacionamento que permitem estabelecer regras de acordo com ações e etapas da jornada, além de criar atividades e estruturar réguas de comunicação automatizadas.
Dessa forma, a automação passa a fazer parte de uma estratégia mais ampla de gestão do relacionamento com potenciais e atuais alunos, em vez de funcionar apenas como uma ferramenta de disparos.
📍 A Plataforma Rubeus
Somos o PRIMEIRO CRM DESENVOLVIDO 100% PARA O SETOR EDUCACIONAL e a nossa missão é ajudar a sua instituição no relacionamento com potenciais e atuais alunos. Por isso, desenvolvemos a Automação de Marketing e Relacionamento.
Quando um lead realiza uma inscrição, por exemplo, nós informamos automaticamente à sua ferramenta de automação, o mesmo acontece quando uma mensalidade é gerada no ERP ou, ainda, quando o aluno atinge um determinado número de faltas.
Dessa forma, você pode automatizar ações tanto para captar leads quanto para relacionar-se com a sua base atual de alunos.
Buscando formas de melhorar os resultados de faculdades e escolas, a solução de Automação de Marketing e Relacionamento da Rubeus foi desenvolvida para maximizar todo o processo de relacionamento com o cliente.
📊 Mais performance. Mais previsibilidade. Mais resultado. Vamos conversar?
Você também pode gostar
- Estratégias off-line para captar alunos para escolas e faculdades
- Calendário de conteúdos para blog educacional: dicas para uma gestão de publicações inteligente
- Descritivo de cargos: Analista de CRM, Consultor e Líder de Captação
Para usar como referência acadêmica
Além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Para te ajudar, preparei a forma correta que você deve referenciá-lo, confira:
📌 Formato ABNT:
VIEIRA, Bráulio. Automação de marketing para instituições de ensino: como escalar o relacionamento sem perder personalização. Rubeus, 2022. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/automacao-de-marketing-para-instituicoes-de-ensino/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
📌 Formato APA:
Rubeus. 2022, 17 de novembro. Automação de marketing para instituições de ensino: como escalar o relacionamento sem perder personalização. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/automacao-de-marketing-para-instituicoes-de-ensino/
