Descubra como a visão 360° do aluno e a segmentação avançada transformam dados em decisões mais inteligentes para ampliar matrículas e fortalecer a Gestão da Permanência.
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Introdução
Sabemos que a gestão estratégica de uma instituição de ensino contemporânea exige mais do que a administração de dados. O verdadeiro diferencial reside na capacidade de transformar informações brutas em inteligência acionável. Para os profissionais da educação, a integração de sistemas e a segmentação avançada representam o caminho para a otimização de processos e o crescimento do faturamento.
A integração entre TOTVS RM e a Plataforma Rubeus cria um ecossistema em que informações acadêmicas, financeiras, comerciais e comportamentais se conectam, permitindo análises profundas e ações automatizadas. Esse alinhamento operacional potencializa a estratégia de segmentação e viabiliza uma visão 360° do aluno, que se torna o alicerce para decisões ágeis, campanhas personalizadas e intervenções estratégicas ao longo de toda a jornada educacional.
A convergência de dados: ERP e CRM como cérebro da operação
O sistema de gestão (ERP), como o TOTVS, atua como o cérebro da operação, armazenando todos os dados acadêmicos e operacionais do aluno. No entanto, a força total desses dados é liberada quando eles são integrados a uma plataforma de relacionamento e gestão de leads, o CRM educacional.
A conexão entre o TOTVS RM e a plataforma de CRM permite a consolidação de informações de diversas naturezas:
- Dados acadêmicos e financeiros (do ERP).
- Dados de vendas e marketing (do CRM).
- Dados operacionais e de atendimento.
Essa união resulta na aquisição de uma visão 360º do aluno. Este conhecimento profundo engloba o comportamento e as preferências do aluno, sendo fundamental para a tomada de decisões mais inteligentes e estratégicas.
A relevância da visão 360° do aluno na segmentação
Reunir dados acadêmicos, financeiros, comerciais e de relacionamento em um único ambiente permite análises mais completas e ações mais acertadas. A Plataforma Rubeus consolida essas informações e revela padrões que não aparecem quando cada departamento trabalha isolado.
Com essa visão integrada, é possível criar segmentações baseadas em:
- Comportamento em campanhas;
- Origem e interesse dos leads;
- Interações registradas ao longo do funil;
- Dados acadêmicos vindos do TOTVS RM;
- Histórico financeiro e atendimentos anteriores.
A segmentação deixa de ser genérica e passa a refletir a realidade de cada estudante ou contato.
Como a integração TOTVS + Rubeus impulsiona a segmentação
A integração é a peça chave que transforma dados em movimento. A Plataforma Rubeus utiliza o App Integração TOTVS para conectar informações do RM ao CRM, garantindo que tudo chegue atualizado e no formato correto.
Essa comunicação ocorre por meio de:
- Requisições HTTP (POST) enviadas às APIs do Rubeus;
- Token de autenticação e canal de origem, que garantem segurança e rastreabilidade;
- Dados em JSON, estruturados e prontos para alimentar o CRM;
- Mapeamento de campos, incluindo campos personalizados;
- Processamento de dados em conformidade com a LGPD.
O resultado é um fluxo ágil, seguro e contínuo de informações, que deixa a segmentação muito mais precisa e atualizada.
Segmentação avançada na captação de alunos
Com dados organizados e sincronizados, o CRM permite criar segmentações altamente eficazes, como:
- Leads engajados com campanhas específicas;
- Contatos que avançaram ou travaram no funil;
- Interessados em cursos específicos;
- Leads com maior potencial de conversão pelo scoring.
Além disso, a integração TOTVS – Rubeus envia gatilhos automáticos, que podem acionar:
- Envio de mensagens personalizadas;
- Mudança de etapa no funil;
- Criação de atividades para equipes;
- Fluxos de nutrição baseados no comportamento.
Essas ações aumentam as chances de conversão e criam uma jornada mais consistente.
Segmentação avançada para permanência
Os dados do TOTVS também fortalecem a Gestão da Permanência ao ajudar a identificar sinais de alerta com antecedência.
Entre os indicadores monitorados estão:
- Frequência;
- Pendências financeiras;
- Mudanças no desempenho acadêmico;
- Queda de engajamento.
Com essas informações, o CRM pode acionar:
- Alertas para setores pedagógicos e de atendimento;
- Comunicações específicas para perfis de risco;
- Fluxos de apoio personalizados;
- Acompanhamento contínuo do estudante.
Esse trabalho preventivo reduz a evasão e torna a experiência do aluno mais acompanhada e acolhedora.
Por que a Rubeus potencializa esse processo
A Plataforma Rubeus se destaca por:
- Centralizar dados de todas as frentes da instituição;
- Automatizar ações com base em gatilhos vindos do TOTVS;
- Oferecer uma verdadeira visão 360° do aluno;
- Registrar todo o histórico de relacionamento;
- Garantir transparência via Logs;
- Permitir segmentações flexíveis e personalizadas.
Essa combinação transforma dados em decisões e ações realmente estratégicas.
Como funciona o motor técnico dessa integração
De forma resumida, 3 pilares técnicos são essenciais:
1. Sentenças SQL
Extraem dados específicos do TOTVS e enviam automaticamente ao CRM. São fundamentais para manter a segmentação sempre atualizada.
2. TOTVS Business Connect (TBC)
Conecta entidades internas do TOTVS com sistemas externos. Garante consistência e alinhamento entre cadastros.
3. Logs detalhados
Mostram tudo o que foi processado: sentenças, dados enviados, respostas da API. Aumentam a confiabilidade e facilitam a resolução de inconsistências.
Impacto direto no dia a dia das equipes
A segmentação avançada, apoiada pela integração entre TOTVS RM e Plataforma Rubeus, não transforma apenas processos — transforma rotinas. Ao conectar dados acadêmicos, financeiros, comerciais e comportamentais, cada área da instituição passa a operar com mais clareza e previsibilidade.
Marketing
- Criação de públicos mais precisos e segmentações que refletem o comportamento real dos leads.
- Redução de desperdício em campanhas, já que o CRM mostra quem realmente está engajado.
- Acompanhamento mais refinado da jornada, com gatilhos acionados automaticamente.
Comercial e Atendimento
- Funil sempre atualizado, permitindo que as equipes atuem com prioridade e foco.
- Menos perda de leads, já que mudanças vindas do TOTVS RM acionam alertas e automações.
- Histórico completo de interação, ajudando equipes a entenderem o contexto de cada pessoa atendida.
Financeiro e Retenção
- Identificação mais rápida de pendências financeiras e comportamentos que indicam risco de evasão.
- Ações preventivas, ativadas automaticamente por dados vindos do ERP.
- Segmentação mais eficiente para campanhas de regularização ou negociação.
Esses impactos operacionais reforçam o valor da visão 360° do aluno como parte central da estratégia educacional.
Boas práticas para aproveitar ao máximo a segmentação
- Revisar periodicamente os critérios de segmentação.
- Manter sentenças SQL atualizadas para garantir dados confiáveis.
- Checar o mapeamento de campos sempre que novas integrações forem criadas.
- Monitorar o Log para identificar e corrigir falhas rapidamente.
- Criar automações baseadas em comportamento real, e não apenas em datas fixas.
- Analisar resultados e ajustar segmentações continuamente.
Erros comuns na segmentação que a integração ajuda a evitar
Mesmo com dados disponíveis, muitas instituições enfrentam desafios que comprometem a qualidade da segmentação. A integração TOTVS RM + Rubeus corrige grande parte desses problemas.
1. Dados desatualizados
Sem atualização automática, leads e alunos ficam com informações defasadas. As sentenças SQL agendadas garantem que o CRM receba os dados mais recentes.
2. Falta de padronização na base
Diferenças entre campos e estruturas dificultam a sincronização. O módulo Campos do App Integração resolve inconsistências e padroniza cadastros.
3. Falhas de rastreamento da origem
Quando a origem do lead não é mapeada, a instituição perde visibilidade sobre o funil. O uso do canal de origem garante rastreabilidade e melhor análise das campanhas.
4. Dificuldade em identificar erros ou interrupções
Sem monitoramento, erros podem comprometer a segmentação por dias. O Log exibe cada requisição, resposta e volume processado, facilitando a auditoria.
5. Uso inadequado de dados de contato
A ausência de base legal pode bloquear comunicações essenciais. A vinculação adequada da LGPD assegura uso responsável e autorizado dos dados.
Com esses ajustes, a segmentação se torna mais eficiente, confiável e estratégica.
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Conclusão
A união entre segmentação avançada, automação e visão 360° do aluno cria uma base sólida para elevar matrículas e fortalecer a permanência.
A integração TOTVS RM + Plataforma Rubeus transforma dados dispersos em informações organizadas, práticas e acionáveis, permitindo que instituições atuem de forma mais estratégica, ágil e conectada.
Até a próxima oportunidade! 👋
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Para usar como referência acadêmica
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– Formato ABNT:
AMARAL, Matheus. Visão 360° do aluno: Como usar a segmentação avançada para aumentar matrículas e permanência em instituições de ensino. Rubeus, 2025. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/visao-360-do-aluno/.
Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2025, 08 de dezembro. Visão 360° do aluno: Como usar a segmentação avançada para aumentar matrículas e permanência em instituições de ensino. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/visao-360-do-aluno/
