Trabalhar a Gestão da Permanência desde a Captação é o segredo para o sucesso da educação contínua. Para isso, é preciso conquistar o aluno desde o início de suas interações com a instituição de ensino. Ao utilizar a régua de onboarding para estabelecer contato inteligente com seus alunos, é possível trabalhar o acolhimento deles e o sentimento de pertencimento. Por isso, nesse blog post, vamos explorar algumas dicas de como criar uma régua de onboarding para estudantes imbatível! 💡

Leitura: 5 minutos

Introdução: o que é uma régua de onboarding e por que ela é crucial para instituições de ensino?

Resumidamente, régua de onboarding refere-se a um conjunto de etapas planejadas e estruturadas para acolher e integrar novos alunos em uma instituição de ensino. Esse processo abrange desde o primeiro contato do aluno com a instituição até a sua plena adaptação ao ambiente escolar ou universitário.

Onboarding significa Receber, Integrar e Promover Ambientação. Por isso, podemos dizer que a régua de onboarding é a etapa de “boas-vindas”, ou seja, é a primeira experiência que o estudante tem na instituição de ensino quando se torna oficialmente matriculado. Seu principal objetivo é garantir que os estudantes se sintam bem-vindos, informados e preparados para suas jornadas acadêmicas.

COMPONENTES DO PROCESSO DE ONBOARDING PARA ESTUDANTES:

Pré-matrícula e Boas-vindas:

• Comunicação inicial: Envio de e-mails de boas-vindas com informações básicas sobre a instituição.
  
• Material informativo: Distribuição de guias do estudante, mapas do campus e detalhes sobre eventos de integração.

Orientação e Integração:

• Sessões de orientação: Apresentações sobre a missão, valores e serviços oferecidos pela instituição.
  
• Programas de mentoria: Alunos veteranos orientam os novos alunos, ajudando na adaptação ao novo ambiente.

Apoio Acadêmico e Social:

• Workshops e treinamentos: Aulas sobre habilidades de estudo, gerenciamento de tempo e uso de recursos acadêmicos.
• Eventos sociais: Atividades extracurriculares e eventos sociais para facilitar a integração e fortalecer a comunidade escolar.

Acompanhamento Contínuo:

• Feedback regular: Pesquisas de satisfação e reuniões periódicas para avaliar a adaptação dos alunos.
• Suporte contínuo: Disponibilidade de serviços de apoio acadêmico e psicológico ao longo do ano letivo.

Ferramentas e tecnologias que facilitam uma experiência de onboarding memorável

As instituições de ensino buscam constantemente maneiras de aprimorar a experiência de onboarding de seus alunos. Ferramentas e tecnologias inovadoras podem desempenhar um papel fundamental nesse processo, tornando o onboarding mais eficiente, personalizado e memorável.

Ferramentas e tecnologias Inovadoras

I. Softwares de onboarding específicos para escolas

• Centralização de informações: Permitem que os novos alunos acessem todas as informações relevantes em um único lugar, facilitando a navegação e o engajamento desde o primeiro contato.
  
• Automatização: A automação auxilia em tarefas como a coleta de documentos, agendamento de reuniões e envio de comunicados, liberando os funcionários para se concentrarem em fornecer um atendimento mais personalizado. Um bom CRM educacional é vital para situações como essa.

II. Tecnologias interativas

• Vídeos explicativos: Tornam o processo de onboarding mais envolvente e intuitivo, ajudando os alunos a compreenderem melhor as informações.
  
• Chatbots: Oferecem respostas rápidas às dúvidas dos alunos, criando uma experiência mais fluida e satisfatória.

Benefícios do investimento em soluções tecnológicas de onboarding

• Eficiência: A automatização de processos reduz a carga de trabalho dos funcionários, permitindo um foco maior no atendimento personalizado.
  
• Personalização: Ferramentas tecnológicas permitem a adaptação das informações e o suporte às necessidades individuais de cada aluno.
  
• Engajamento: Tecnologias interativas tornam o processo mais atraente e ajudam a manter os alunos engajados na jornada acadêmica.
  
• Memorabilidade: Um processo de onboarding eficiente e inovador deixa uma impressão positiva e duradoura nos novos alunos.

5 dicas garantidas para fazer uma ótima régua de onboarding para estudantes

1. Mapeamento das tarefas

O planejamento inicial é essencial em qualquer atividade importante, e não poderia ser diferente com a régua de onboarding.

Uma boa forma de começar é estruturando um checklist em ordem cronológica de tudo que será feito. Assim, a cada passo concluído sua equipe poderá ir marcando como concluído. E, ao final, ver o checklist completo será muito satisfatório para todos os envolvidos! 😁

Veja um pequeno exemplo de checklist que pode ser trabalhado:

Estabelecer o que, como e quando será feito é de suma importância! Tendo o processo estruturado, fica mais fácil de replicar para as situações futuras.

2. Apresentar a cultura da instituição de ensino

Antes do início das aulas, trazer os novos alunos para uma dinâmica pode ser uma boa forma de trabalhar o onboarding. Imagine o seguinte cenário:

É uma ótima ideia que a instituição de ensino prepare uma semana integrativa, convidando os alunos para um encontro do curso ou da turma antes do início das aulas, para já se apresentarem e conhecerem a IE. Nesse encontro, pode ser realizada uma introdução mostrando a história da instituição, sua missão, seus valores.

Além disso, uma apresentação dos professores e colaboradores que os alunos mais terão contato, e explicações sobre boas práticas da instituição e os horários, irão fazer os alunos se sentirem mais acolhidos.

Após essa apresentação, uma dinâmica ou palestra pode ser ministrada por algum professor, e ao final, um passeio pela instituição de ensino para que os alunos conheçam todos os lugares, pode fechar essa introdução com chave de ouro!

3. Cronograma anual

Se portar como uma instituição preparada, organizada e planejada é muito bom, e não há jeito melhor de demonstrar isso do que com um cronograma bem estruturado.

No primeiro dia de aula (ou mesmo antes) a IE pode apresentar e enviar para cada estudante todo o cronograma do ano. Nele podem conter todas as datas de provas, trabalhos, eventos, feriados e recessos.

4. Personalize a experiência

Envie e-mails e materiais informativos personalizados para cada aluno, considerando suas necessidades e preferências.

No começo das aulas, quando tudo já estiver bem definido, uma boa dica é enviar um conteúdo especial no e-mail institucional dos estudantes.

Esse e-mail pode conter:

• Informações sobre os professores do curso, como especialidades e trajetória profissional;
  
• Detalhamento sobre todas as disciplinas que serão vistas ao longo do curso inteiro;
  
• Horário das aulas do semestre;
  
• Cronograma anual;
  
• Informações sobre como se envolver em projetos da instituição, como Iniciação Científica, Projetos de Extensão e Hackathons;
  
• Identificação de mentores que possam oferecer suporte personalizado, ajudando na adaptação dos novos alunos.

5. Forneça Informações claras e acessíveis

Distribua guias detalhados e documentos de perguntas frequentes (FAQs) que cubram todos os aspectos da vida acadêmica e administrativa.Além disso, crie um portal on-line onde os alunos possam encontrar todas as informações importantes, acessar documentos e entrar em contato com a equipe de suporte.

Benefícios da régua de onboarding de estudantes

Os benefícios de um processo de onboarding bem-estruturado são múltiplos, dentre eles podemos destacar:

Primeira impressão positiva:

• Um onboarding eficiente cria uma primeira impressão positiva, aumentando a satisfação inicial dos alunos e seus familiares.

Redução de ansiedade:

• Acolher os alunos de maneira acolhedora e informativa diminui a ansiedade e o estresse da transição para um novo ambiente de aprendizado.

Engajamento e participação:

• Alunos que se sentem bem-vindos e apoiados são mais propensos a se engajar em atividades acadêmicas e extracurriculares, promovendo um ambiente de aprendizado ativo e colaborativo.

Melhoria na retenção de alunos:

• Um onboarding eficaz aumenta a permanência dos alunos na instituição, reduzindo as taxas de evasão escolar e melhorando a retenção geral.

Padronização e organização de processos

• Estruturando o processo de onboarding, a IE cria um padrão que pode ser repetido com qualquer turma ou aluno novos. Pode ser no início do ano letivo, no segundo semestre, ou em ocasiões específicas. Sempre que os estudantes chegarem, a instituição saberá exatamente como recebê-los.

Os estudantes receberão tratamento igual

• Com um método claro e eficaz, que consiga acolher todos os novatos com excelência, a IE faz os estudantes se sentirem valorizados. Nenhum aluno sentirá que tem menos importância que outro. O propósito da régua de onboarding é ser uma ferramenta acolhedora.

Fortalecimento da comunidade

• Programas de integração e eventos sociais fomentam um senso de comunidade, aumentando o sentimento de pertencimento entre os alunos.
  
  Ademais, todos os estudantes passarão pela mesma régua de onboarding. Os alunos que fizerem o processo juntos podem se entrosar antes mesmo do início das aulas. Quando as turmas chegarem de fato para o período letivo, estarão mais unidas do que uma turma que se conhece apenas no primeiro dia do semestre. Isso se fortalece ainda mais se o processo de onboarding tiver alguma dinâmica prática, que seja um bom desafio para os alunos.

Melhoria na imagem da instituição de ensino

• Com o processo da régua de onboarding implementado, a cada semestre a novidade irá se espalhar ainda mais na comunidade. Isso atrairá novas oportunidades geradas pela curiosidade. Isso também impacta no Branding da instituição, a imagem dela diante do mercado, e também é uma ótima estratégia para ser usada no marketing digital. Conteúdos das dinâmicas podem viralizar nas redes sociais!

Etapas da régua de onboarding

Uma forma de enxergar a régua de onboarding é fazendo uma divisão em 5 partes.
Veja a imagem abaixo:

I. Pré-ingresso

• Comunicação: e-mails de boas-vindas, apresentação da instituição e dos diferenciais, canais de comunicação para os alunos tirarem dúvidas.
  
• Materiais informativos: Informações sobre a IE, o curso, as plataformas educacionais que os alunos têm acesso e os serviços oferecidos.
  
• Eventos on-line: Webinars, lives, minicursos, bate-papos com professores, veteranos e egressos.

II. Recepção

• Recepção calorosa: grande encontro com os novatos, com apresentações e dinâmicas.
  
• Orientação: Falar sobre as principais dúvidas que os estudantes costumam ter ao longo da jornada acadêmica, como rematrícula e horas complementares.
  
• Integração: Acolher os estudantes, fazer com que se sintam parte da instituição a partir desse momento.

III. Adaptação

• Acompanhamento individual: Monitorias oferecidas por professores e alunos veteranos para criar uma base que irá preparar os calouros para as disciplinas. Identificar dificuldades dos estudantes para sanar as dúvidas rapidamente.
  
• Oficinas de estudo: Ensinar sobre técnicas de organização, pesquisa, autogestão e gestão de tempo.

IV. Engajamento

• Atividades complementares: Apresentar a iniciação científica, projetos de extensão, passeios e viagens, workshops.
  
• Trabalhos em equipe: quanto mais colaboração entre os estudantes, melhor! Isso fortalece o senso de comunidade.

V. Pós-onboarding

• Pesquisas de satisfação: Saber os principais pontos positivos e negativos na opinião dos alunos, tanto sobre a IE, quanto sobre o próprio processo de onboarding.
  
• Aprimoramento constante: Corrigir os pontos negativos apontados pelos estudantes. Além de melhorar os processos da Instituição de ensino, mostra que os alunos são ouvidos e sua opinião tem valor.
  
• Monitoramento dos estudantes: Evitar a perda do engajamento e a evasão, sempre avaliando os alunos que estão mais propensos a perderem a motivação e o interesse.

Conclusão

A régua de onboarding para estudantes é uma ferramenta poderosa e necessária nas instituições de ensino. Existem muitas formas de trabalhá-la, e por mais que existam padrões, cada IE deve ter o seu processo de acordo com as suas necessidades.

Dessa forma, seus alunos se sentirão acolhidos e motivados desde o momento em que chegarem na instituição. O sentimento de fazer parte dela é muito importante, e muito efetivo para combater a falta de engajamento e a evasão. Além de tudo, a régua de onboarding traz inúmeros benefícios como organização e padronização, além de impactar na imagem e no marketing da IE.

Agora nos diga: Sua instituição de ensino já trabalha a régua de onboarding para alunos?

Considerações finais

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Para usar como referência acadêmica

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📌 Formato ABNT:

AMARAL, Matheus. Régua de onboarding para estudantes: Importância e Impactos. Rubeus, 2024. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/regua-de-onboarding-para-estudantes/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

📌 Formato APA:

Rubeus. 2024, 24 de maio. Régua de onboarding para estudantes: Importância e Impactos. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/regua-de-onboarding-para-estudantes/