Desde agosto de 2022, uma nova regulamentação transformou a maneira como as instituições de ensino superior lidam com a matrícula e a gestão acadêmica. Agora, os documentos em papel utilizados para matrícula e demais atividades acadêmicas devem ser convertidos para o meio digital. Ou seja, a obrigatoriedade da matrícula on-line chegou para ficar. Sua instituição de ensino já está preparada para essa realidade? Sua instituição de ensino já está preparada para essa nova realidade?
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A matrícula on-line deixou de ser tendência: agora é lei
Nas últimas décadas, a tecnologia vem transformando a educação, e com ela, a forma como as instituições lidam com processos internos. Matrícula on-line, atendimento digital e ambientes virtuais de aprendizagem se tornaram essenciais para instituições que desejam oferecer uma experiência moderna e eficiente aos seus alunos.
Mas o que antes era uma vantagem competitiva, hoje é uma exigência legal.
Com a publicação da Portaria nº 360, de 18 de maio de 2022, o Ministério da Educação determinou a digitalização completa do acervo acadêmico e a conversão dos documentos físicos (incluindo os de matrícula) para o meio digital.
Veja o que diz a legislação:
§ 2º As IES deverão produzir os documentos integrantes do acervo acadêmico inteiramente no meio digital a partir da data de que trata o caput.
§ 3º Os documentos em suporte físico recebidos pelas IES a partir de 1º de agosto de 2022, para fins de matrícula e demais atividades ligadas à vida acadêmica dos alunos, deverão ser convertidos para o meio digital.
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Como se adaptar à obrigatoriedade da matrícula on-line?
A transição para a matrícula digital pode parecer desafiadora, mas com planejamento e as ferramentas certas, sua instituição pode aproveitar essa mudança como uma oportunidade de modernização e ganho de eficiência.
Veja os principais passos:
1. Entenda a legislação
Antes de iniciar qualquer adaptação, é fundamental que a equipe gestora conheça em detalhes o conteúdo da Portaria nº 360/2022. Isso garante que a instituição cumpra os requisitos legais e evite retrabalhos.
Pontos-chave a serem observados:
| Aspecto | O que observar |
| Formatos aceitos | Certificação digital, acervos digitais estruturados |
| Abrangência | Toda a documentação da vida acadêmica do aluno |
| Armazenamento | Acervos digitais devem ser acessíveis, organizados e seguros |
| Validade jurídica | Os documentos digitais devem ter a mesma validade dos físicos |
2. Implemente uma plataforma de matrícula on-line confiável
A aplicação certa será a base de todo o processo digital. Mais do que apenas permitir a matrícula, ela deve integrar diferentes áreas da instituição.
O que a plataforma precisa oferecer:
- Upload e validação de documentos;
- Assinatura eletrônica (quando aplicável);
- Confirmação automática da matrícula;
- Integração com:
- Sistema de gestão acadêmica;
- Sistema financeiro;
- CRM educacional.
3. Treine a equipe administrativa
A tecnologia só traz resultados quando bem utilizada. Por isso, é indispensável investir na formação dos colaboradores que vão operacionalizar os novos sistemas.
Estratégias de capacitação:
- Treinamentos práticos e recorrentes;
- Manuais internos e tutoriais passo a passo;
- Simulações de processos de matrícula;
- Canais internos de suporte técnico.
🎯 Objetivo: Garantir que todos se sintam confiantes no uso da plataforma e aptos a auxiliar os alunos.
4. Ofereça suporte efetivo aos alunos e responsáveis
Nem todos os estudantes ou familiares têm familiaridade com plataformas digitais. O suporte deve ser pensado para todos os níveis de conhecimento tecnológico.
Canais e recursos recomendados:
- Vídeos explicativos curtos;
- Artigos na central de ajuda;
- Sessões presenciais ou on-line de orientação (quando necessário).
| Inclusão digital importa: certifique-se de que a plataforma seja responsiva, acessível e intuitiva. |
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5. Comunique a mudança com clareza
A comunicação é essencial para o sucesso da implementação. Quanto mais cedo e melhor a comunidade acadêmica for informada, menor a resistência e maior o engajamento.
Boas práticas de comunicação:
- Crie uma campanha de lançamento da matrícula on-line;
- Envie e-mails explicativos com passo a passo;
- Use banners no site, posts nas redes sociais e comunicados internos;
- Organize plantões tira-dúvidas on-line ou presenciais;
- Utilize a linguagem adequada ao seu público (pais, alunos, colaboradores).
6. Monitore, avalie e otimize
Implantar é apenas o começo. A melhoria contínua deve fazer parte da cultura da instituição.
Checklist de monitoramento pós-implantação:
- Coleta de feedback de alunos e funcionários;
- Análise de métricas como taxa de conclusão da matrícula;
- Identificação de gargalos ou dúvidas frequentes;
- Ajustes nos fluxos e comunicações.
7. Garanta a segurança dos dados
A digitalização da matrícula e de outros documentos exige uma atenção redobrada à segurança da informação. A conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é obrigatória e deve ser priorizada.
Práticas indispensáveis:
- Plataformas com criptografia de ponta a ponta;
- Controle de acesso por perfil de usuário;
- Backup automático e seguro;
- Termos de uso e política de privacidade clara;
- Consentimento explícito do aluno para tratamento de dados.
| Segurança não é opcional. É uma exigência legal e um fator de confiança institucional. |
Quais são os benefícios da matrícula on-line?
Adotar a matrícula on-line não é apenas uma exigência legal, é também uma decisão estratégica que traz resultados concretos para a gestão da sua instituição. Veja a seguir os principais benefícios para diferentes áreas da instituição:
1. Redução de custos operacionais
A matrícula digital elimina gastos associados ao modelo tradicional, como:
- Impressão de documentos e formulários;
- Armazenamento físico de papéis;
- Transporte e envio de arquivos entre setores ou unidades;
- Deslocamento de funcionários para conferência manual de dados.
Comparativo prático:
| Item | Matrícula presencial | Matrícula on-line |
| Impressão de papéis | Alta | Zero ou mínima |
| Espaço para arquivamento | Necessário | Não necessário (uso de nuvem) |
| Mão de obra manual | Mais intensa | Automatizada |
| Tempo médio de matrícula | Longo | Reduzido |
2. Mais agilidade e menos burocracia
A instituição acelera todo o fluxo de matrícula:
- Preenchimento automático de dados;
- Validação digital de documentos;
- Confirmação imediata da vaga;
- Redução de filas, agendamentos e idas ao campus.
3. Melhor experiência para o aluno (e responsáveis)
A matrícula digital é um facilitador da jornada do aluno, especialmente em momentos críticos.
Benefícios diretos para o aluno:
- Conforto: matrícula feita de casa, via celular ou computador;
- Acessibilidade: interface intuitiva;
- Agilidade: processo rápido, sem necessidade de deslocamento;
- Transparência: notificações automáticas e acompanhamento em tempo real.
4. Aumento da taxa de conversão
Muitas instituições perdem potenciais alunos no momento da matrícula por excesso de etapas, burocracia ou dificuldade de acesso. Ao digitalizar esse processo, esses obstáculos são eliminados.
Impactos diretos na conversão:
- Menor abandono de candidatos por frustração operacional;
- Resposta mais rápida aos interessados;
- Menos erros na documentação;
- Maior taxa de finalização do processo de matrícula.
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A comunicação com os candidatos é automatizada e pode ser personalizada conforme a forma de ingresso, curso ou unidade. Isso garante um relacionamento mais eficiente durante todo o processo seletivo (e após a matrícula).
Todo o processo de matrícula é feito de forma on-line, com simplicidade e segurança. O candidato envia os documentos, assina o contrato e confirma a vaga sem precisar sair de casa.
O fluxo completo é integrado automaticamente ao TOTVS Educacional ou a outros ERPs. A plataforma gera o aluno no sistema, efetiva a matrícula no curso e no período letivo, organiza a enturmação, cria o contrato, define parcelas, aplica bolsas e configura a primeira mensalidade com vencimento e forma de pagamento ajustados, seja por boleto ou cartão.
Com a Plataforma Rubeus, sua instituição se adapta à legislação, otimiza processos e oferece uma jornada digital moderna e sem atritos para os candidatos.
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Obrigatoriedade da matrícula on-line: Considerações finais
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Até a próxima! 👋
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Para usar como referência acadêmica
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– Formato ABNT:
AMARAL, Matheus. Obrigatoriedade da matrícula on-line: o que diz a lei e como sua instituição pode se adequar. Rubeus, 2022. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/obrigatoriedade-da-matricula-on-line-entenda-como-se-adaptar-a-nova-lei/.
Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2022, 17 de junho. Obrigatoriedade da matrícula on-line: o que diz a lei e como sua instituição pode se adequar. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/obrigatoriedade-da-matricula-on-line-entenda-como-se-adaptar-a-nova-lei/
