Anteriormente considerado um meio de comunicação invasivo, o e-mail marketing para instituições de ensino é, hoje, uma eficiente estratégia para a captação e a nutrição de leads. Neste conteúdo, reunimos dicas valiosas de como criar e-mails persuasivos e focados na conversão. Confira! 📧

Leitura: 5 minutos

Introdução

De acordo com a pesquisa Email Marketing Trends, cerca de 76,7% das empresas adotam a estratégia de e-mail marketing.

Considerado uma das ferramentas mais eficientes por profissionais de Marketing Digital e Inbound Marketing, o e-mail tornou- se uma estratégia muito utilizada dentro das empresas. De acordo com a Pew Research, 92% dos adultos presentes no ambiente digital utilizam e-mail, desses, 61% fazem isso diariamente.

No caso das IEs, a utilização dessa ferramenta evidencia-se como uma boa oportunidade de criar conexão e relacionamento, tanto com os atuais quanto potenciais alunos. Sua instituição de ensino já utiliza esse meio de comunicação para captar e converter leads?

O que é um e-mail marketing para instituições de ensino?

O e-mail marketing para instituições de ensino é um tipo de comunicação estabelecida entre a IE e os seus alunos ou potenciais alunos, através do envio de e-mails.

Devido a sua flexibilidade e eficiência, ele pode ser utilizado ao longo de todas as etapas da Jornada de Compra Educacional. Com isso, ele pode ser empregado tanto a permanência quanto a captação de alunos. Contudo, para que isso ocorra da melhor forma possível, é essencial que haja um bom planejamento dos modelos de e-mails adotados.

Formatos de e-mail marketing

Existe uma grande variedade de tipos de e-mails marketing para instituições de ensino que podem ser utilizados, a depender do objetivo pretendido. Abaixo, listamos alguns exemplos mais comuns, veja:

• Newsletter;
• Promocional;
• E-mail sazonal;
• E-mail transacional;
• Boas-vindas.

Veremos a seguir, mais informações sobre cada um deles:

Newsletter

A newsletter é um tipo de e-mail marketing para instituições de ensino produzido de forma constante e enviado com uma periodicidade fixa para a base de contatos.

Na newsletter, geralmente, se aborda novidades, notícias e assuntos relevantes para a persona da sua instituição de ensino, por exemplo.

Sendo assim, ele deve ser adotado em casos em que se quer gerar uma conexão direta e simples com os potenciais alunos. Isso porque a newsletter tem como um dos seus objetivos posicionar bem sua IE na mente do seu público.

Temos um conteúdo detalhado sobre e newsletter. Basta clicar na imagem abaixo e conferir todas as nossas dicas!

Montamos um exemplo de newsletter para você! Esse é um exemplo direcionado à Instituições de Ensino Superior, mas nada impede a sua adaptação e reformulação para atender o cenário de uma escola ou colégio:

E-mail transacional

O e-mail transacional atua como uma espécie de autorresposta gerada a partir de uma transação realizada entre a sua instituição de ensino e os leads. Assim, ele pode ser utilizado também para auxiliar no processo de follow-up na conversão de alunos.

Separamos, abaixo, alguns exemplos de ações que podem gerar o envio de bons e-mails transacionais:

• Preenchimento de formulário para ter acesso aos seus conteúdos;
• Realização de matrícula;
• Conclusão da inscrição no processo seletivo;
• Confirmação de pagamento da inscrição.

Também montamos um exemplo de e-mail transacional para você. Este, por sua vez, é um exemplo direcionado às escolas e/ou colégios. Mas, assim como o anterior, pode ser adaptado e reformulado para atender o cenário de uma instituição de ensino superior:

E-mail promocional

Esse tipo de e-mail marketing para instituições de ensino visa promover uma determinada oferta, independentemente se há desconto ou não.

A IE pode utilizar um e-mail promocional estratégico para promover um serviço totalmente gratuito. Por exemplo: a isenção do valor de matrícula. 

Assim, o e-mail promocional, ao realizar uma promoção específica inerente ao seu negócio, tem como foco converter mais alunos. Por isso, sua estrutura, geralmente, contempla Call to Actions (CTAs) que estimulam uma ação desejada.

No entanto, é importante considerar que para uma atuação eficaz, é necessário que o conteúdo esteja de acordo com o perfil e o estágio de cada lead.

E-mail sazional

O e-mail sazonal permite que a sua IE coloque em prática campanhas estratégicas. Ou seja, explorar datas comemorativas e especiais para as suas personas. Um bom exemplo é a associação do Natal com o período de inscrições em seu processo seletivo ou o agendamento de visitas em sua escola. 

Assim, esse e-mail é, geralmente, planejado para ser enviado em datas especiais. Tendo como objetivo fazer com que o seu lead se sinta lembrado e importante para a sua instituição de ensino.

Aqui está um exemplo de e-mail:

E-mail de boas-vindas

O e-mail de boas-vindas é destinado às pessoas que chegaram ao fim da Jornada de Compra Educacional. Por exemplo, aquelas que concluíram a matrícula em sua instituição de ensino.

Modelos de e-mail marketing prontos e 100% gratuitos para enviar aos seus leads

Para ajudar a alavancar a captação de alunos, preparamos um e-book totalmente gratuito. Ele possui 5 modelos de e-mail marketing para Instituições de Ensino Superior. Nele, você encontrará também 5 modelos para Escolas e/ou Colégios para você começar a transformar e-mails em matrículas!

O nosso objetivo é te ajudar a personalizar a sua comunicação com o conteúdo, a frequência e a abordagem certa. Para baixá-lo, clique aqui ou na imagem abaixo:

Números importantes sobre o e-mail marketing

Conforme dados obtidos pela pesquisa “E-mail Marketing Trends” realizada pela Intelligencia Rock Content, podemos analisar que:

• Entre as empresas que adotam o e-mail marketing, 96,1% acreditam na eficácia dessa estratégia.
• Cerca de 74,9% contam com profissionais voltados a essa atividade.

Embora esses números sejam genéricos e, assim, não considerem as peculiaridades inerentes ao segmento educacional, é importante que sua IE tenha em mente que a estratégia de e-mail marketing pode ser bastante vantajosa por diversas razões.

Por que utilizar o e-mail marketing para instituições de ensino?

Entender qual o objetivo de qualquer ferramenta é um dos pontos principais para se obter um alto desempenho através do seu uso. Por isso, listamos algumas razões para investir em e-mail marketing para instituições de ensino:

Maior alcance e visibilidade

Segundo a pesquisa realizada pela Radicati, o e-mail apresenta 5 vezes mais chances de ser visto, se comparado às redes sociais.

Além disso, ao contrário do que acontece com publicações em redes sociais, que variam o alcance de acordo com o interesse de cada usuário, o e-mail marketing tem um alcance previsível. Com isso, sua IE consegue controlar quantas e quais pessoas o receberão.

Atuação estratégica

Saber o que cada potencial aluno quer e oferecer este conteúdo é uma das melhores formas de fazer com que eles enxerguem valor na sua IE. 

O e-mail marketing possui essa característica e, se bem escrito e estruturado, além de ser capaz de nutrir os seus potenciais alunos, pode contribuir para que eles tomem a decisão de avançar para a próxima etapa do seu Funil de Captação.

Meio de criar relacionamento

O e-mail marketing para instituições de ensino atua como um canal onde você vai estabelecer relacionamentos com potenciais e atuais alunos. Ele possibilita a interação e pode ser abordado e direcionado de forma personalizada para cada remetente. 

Um bom e-mail marketing pode levar o seu lead a sentir-se seguro e engajado a tomar uma decisão. Por exemplo, ter certeza sobre qual curso escolher.

Não permitir que o lead se perca

O e-mail pode oferecer uma poderosa vantagem: conduzir e influenciar o avanço do potencial aluno em sua Jornada de Compra Educacional. Com isso, fica mais fácil orientá-lo para que ele não se perca ou pare no meio desse caminho. 

Casos onde potenciais alunos iniciam a matrícula e não a completam são comuns de acontecer. Dessa forma, sua instituição precisa planejar de forma estratégica o seu e-mail marketing para que sirva como um incentivo para o lead. Por exemplo, levar um interessado que não concluiu sua inscrição a completá-la.

Dicas para estruturar um e-mail marketing que converte

Separamos algumas dicas que irão te ajudar a transformar mais interessados em matrículas, veja:

I. Segmente bem

Um fator importante que deve ser pensado quando tratamos de e-mails marketing para instituições de ensino são as listas de contatos. Isso porque a partir do momento em que a IE estrutura uma segmentada lista de contatos, é mais fácil trabalhá-la de forma personalizada e otimizada. Assim, suas chances de gerar bons resultados são maiores. Por isso, nunca compre listas prontas, monte suas próprias e com cuidado!

Ao desenvolver o e-mail marketing é primordial que sua IE considere quem é a sua persona. Dessa forma, você poderá personalizar seu desenvolvimento e produção. Ou seja, deixará de lado os e-mails genéricos que, na maioria das vezes, não surtem tantos resultados. 

Além disso, é crucial que você identifique o estágio do Funil de Captação de Alunos em que cada lead está. Por exemplo, dentro da sua lista de contatos há aquelas pessoas que apenas estabeleceram o primeiro contato com sua IE e há também aquelas que já se inscreveram em seu processo seletivo. Isso significa que nem todos estão na mesma etapa do funil. Por isso, personalizar o envio dos e-mails marketing é indispensável para disponibilizar o conteúdo mais adequado para cada momento.

II. Colete informações estratégicas

Ter informações sobre o lead permite a tomada de decisões mais assertivas. Com isso, é mais fácil fazer com que ele se sinta conectado a você. Colete informações como, por exemplo, opção de curso, a modalidade e a forma de ingresso.

Um bom exemplo para formar essa base é coletar informações estratégicas. Isso pode ser feito através de landing pages ou formulários curtos para acesso aos materiais. Essas são grandes oportunidades da sua IE conseguir dados relevantes, garantindo informações sem ser invasiva.

III. Personalize

Uma boa forma de incentivar o engajamento por meio do e-mail marketing para instituições de ensino é personalizar as mensagens de maneira segmentada. Assim, passará a ideia de assuntos e mensagens que buscam criar um relacionamento de aproximação entre a sua IE e o lead.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Campaign Monitor, a personalização aumenta as taxas de abertura em 26%. Por isso, personalizar o e-mail com o nome do destinatário é considerado por muitos a melhor forma de dar maior atenção ao que a mensagem tem a dizer. 

IV. Trabalhe, estrategicamente, pontos importantes

• Assunto

De acordo com a Convince&Converter, 69% das pessoas que recebem um e-mail marcam como SPAM, considerando apenas o assunto. 

O assunto do e-mail é a primeira forma de contato com o seu lead. Por isso, muitas pessoas, se não a maioria, abrem os e-mails levando em consideração seus assuntos. Esse “detalhe” deve receber bastante atenção e cuidado pela equipe responsável da sua instituição.

• Consistência

Para garantir a qualidade do seu e-mail marketing, invista em sua padronização estrutural, de forma clara e perceptível. O que isso significa? Que é imprescindível estar atento a pontos importantes ao longo do seu e-mail marketing. Preocupe-se com questões como: utilizar a mesma fonte, tamanho e tipo de linguagem adotada para aquela persona (ou grupo de personas) em específico.

Essa situação nos leva a concluir a importância de testar. Por isso, utilize Testes A/B, objetivando bons modelos de e-mails até chegar em um modelo realmente eficiente.

• Frequência 

Definir uma boa frequência de envio dos e-mails também é fundamental. Para isso, leve em consideração que o equilíbrio é a chave para nutrir um lead de forma eficiente.

Envios frequentes, em vários horários do dia podem ser invasivos. Na maioria das vezes, eles geram op-t­out (quando o cliente pede a exclusão do e-­mail dele da sua lista de disparo), o que pode ocasionar a sua perda. Portanto, durante a qualificação do seu lead procure manter um intervalo saudável entre os envios de conteúdo.

Contudo, outro ponto importante é manter uma comunicação constante, dessa forma, seu lead não perderá o timing. Por isso, é importante manter o fluxo de cadência associado aos eventos da régua de relacionamento durante o fluxo de inscrição e matrícula. Assim, sua missão é tentar equilibrar a frequência de envio da forma mais estratégica possível. 😉

V. Estabeleça métricas eficientes

Quando se trabalha com envio de e-mail marketing é primordial estabelecer algumas métricas que irão proporcionar um controle e monitoramento da sua estratégia. Por isso, selecionamos as formas mais comuns de mensurar estes resultados:

• Taxa de abertura

Essa taxa considera o percentual de pessoas que abriram o e-mail enviado pela sua IE. Atua como uma ótima ferramenta para escolha do melhor assunto em um teste A/B. Sendo útil também para definir qual o melhor horário para enviar o e-mail. 

Como melhorar essa taxa?

Quando for construir um assunto, a dica é optar por frases curtas. Além disso, deve possuir o potencial de despertar o famoso gatilho mental no seu lead. Outro fator importante é não escrevê-lo em letras maiúsculas. Isso porque pode passar a ideia de “palavras gritadas”, fazendo com que o seu lead se sinta pressionado.

• Taxa de cliques

A partir dessa taxa é possível perceber a quantidade de pessoas que clicaram nos links presentes no seu e-mail. Assim, essa métrica avalia a eficácia dos seus conteúdos e links, assim como o comportamento do seu lead. 

Como melhorar essa taxa?

Uma boa dica para melhorar o desempenho dessa taxa é adicionar, aos seus links, CTAs chamativos e destacados. Além de também realizar testes A/B que ajudarão a sua IE a encontrar quais modelos ou tipos de links serão mais clicados.

• Taxa de descadastro – Unsubscribe

Representa a quantidade de descadastramento de pessoas através do seu e-mail, ou seja, o número de pessoas que optaram por sair da sua lista de contatos.

Muitas vezes, se essa taxa for elevada, quer dizer que você está enfrentando problemas. Seja nos conteúdos enviados, na frequência de envio ou até mesmo estar enviando para uma base não qualificada ou que está segmentada incorretamente. 

Como melhorar essa taxa?

Por trás dessa taxa podem estar inúmeros fatores que devem ser identificados e avaliados pela sua IE.

Em casos de conteúdos ineficientes, a dica é revisar seus conteúdos, considerando os desejos e as necessidades das suas personas. Também será necessária uma revisão completa da sua base de contatos e uma higienização de suas listas, excluindo os contatos não qualificados.

Conteúdos que sua IE pode enviar através do e-mail marketing

Identificar bons conteúdos para serem enviados através de e-mails marketing pode viabilizar um bom relacionamento com o seu lead. Com o intuito de te ajudar, separamos alguns exemplos de conteúdos que a sua IE pode adotar:

Convite para eventos

Ao enviar este tipo de conteúdo, sua IE estará não somente promovendo o evento, mas também fazendo com que o seu lead se sinta lembrado e especial. Aproveite para ressaltar os temas que serão abordados e os profissionais que estarão presentes. Lembre-se sempre de enviar eventos alinhados com o perfil (segmentação) do lead.

Orientações / conteúdos relevantes

Em resumo, trabalhar questões como quais as aptidões que a pessoa desenvolverá ao fazer determinado curso, transmitir uma visão geral do mercado de trabalho e possíveis novidades que podem acontecer no futuro de determinada profissão são informações que ajudam no engajamento do potencial aluno.

Informações sobre sua IE

Participação em eventos importantes, aquisição de novos equipamentos e abertura de novos cursos também podem ser conteúdos abordados pela sua IE em um e-mail marketing bem estruturado. Ademais, uma dica extra é fazer o compartilhamento desse conteúdo também nas redes sociais.

🔗 Por fim, vou deixar aqui um conteúdo complementar para você te inspirar. Vale a pena conferir!

Considerações finais

Chegamos ao final deste conteúdo! Espero que tenha sido útil para você. Fique à vontade para compartilhar esse conteúdo com a sua equipe para que, assim, vocês cresçam juntos e na mesma direção. 

Caso tenha alguma dúvida, deixe um comentário no final desta página! Irei te responder o mais rápido possível, combinado? 💚

Para usar como referência acadêmica

Além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Para te ajudar, preparei a forma correta que você deve referenciá-lo, confira: 

📌 Formato ABNT:

PAULA, Natália. D. E-mail marketing para instituições de ensino: transformando e-mails em matrículas. Rubeus, 2021. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/e-mail-marketing-para-instituicoes-de-ensino/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

📌 Formato APA:

Rubeus. 2019, 13 agosto. E-mail marketing para instituições de ensino: transformando e-mails em matrículas. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/e-mail-marketing-para-instituicoes-de-ensino/