Entenda como a análise de dados no CRM educacional pode transformar o relacionamento com seus leads, otimizar o trabalho da sua equipe e garantir mais matrículas e resultados consistentes para a sua instituição de ensino.
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A importância de um CRM educacional para as instituições de ensino
Um sistema de CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta essencial para qualquer empresa manter o relacionamento com os clientes. No entanto, quando se trata de instituições de ensino, existem certas características e funcionalidades que precisam ser levadas em consideração.
Os CRMs especializados possuem recursos como rastreamento de matrículas, automação de marketing, histórico de interações, sistemas de comunicação personalizada e outras funcionalidades vitais para a criação e manutenção do relacionamento com potenciais e atuais alunos.
Resumindo: o CRM focado na educação coloca o aluno no centro de sua operação, garantindo que todos os requisitos sejam atendidos visando a melhor experiência possível. Por isso, podemos garantir que escolher um CRM totalmente personalizado para instituições de ensino é apostar em uma performance de sucesso.
O CRM (Customer Relationship Management) com foco em educação é uma ferramenta poderosa para ESCOLAS E UNIVERSIDADES gerenciarem seus relacionamentos com potenciais e atuais alunos, pais, ex-alunos e outras partes interessadas.
O software de CRM reduz custos operacionais, economizando tempo e esforço, permitindo uma tomada de decisão mais inteligente.
O que é a análise de dados gerados pelo CRM?
Resumidamente, a análise de dados de CRM é o processo de análise de dados coletados de interações com potenciais e atuais alunos, assim como todas as atividades armazenadas em seu sistema. Esses dados podem incluir informações como interações com o lead ao longo da Jornada de Compra, histórico de compras, dados comportamentais e dados demográficos, por exemplo.
Os dados fornecidos pelo CRM podem embasar as campanhas de marketing, melhorar os processos de vendas, auxiliar na identificação de padrões e tendências e, por fim, impulsionar o crescimento da receita.
Exemplos de dados que podem ser analisados no CRM educacional
Dentro de um CRM educacional, é possível acompanhar informações estratégicas que ajudam tanto na captação quanto na retenção de alunos. Veja alguns exemplos práticos:
Captação e jornada do aluno
Número de leads gerados por cada canal, tempo médio de conversão entre inscrição e matrícula, e perfil dos candidatos (idade, localização, curso de interesse etc.).
Risco de evasão e permanência
Taxas de desistência por curso ou período, indicadores de engajamento (frequência em aulas, participação em atividades), além do acompanhamento do desempenho acadêmico ao longo do tempo.
Marketing e comunicação
Resultados de campanhas — como taxa de abertura de e-mails, cliques em mensagens, comparecimento a eventos — e retorno sobre investimento por canal de divulgação.
Eficiência operacional
Tempo médio de resposta da equipe, volume de solicitações atendidas em primeiro contato, gargalos no processo de matrícula ou atendimento.
A partir desses dados, a instituição consegue enxergar padrões, identificar pontos de melhoria e agir de forma mais assertiva para aumentar matrículas, reduzir evasão e melhorar a experiência do aluno.
Os benefícios práticos da análise de dados do CRM educacional para a tomada de decisões estratégicas
A análise de dados do CRM focado em educação pode fornecer uma série de benefícios na tomada de decisões estratégicas na instituição de ensino. Alguns dos principais incluem:
1. Identificação de tendências e padrões
Como vimos, ao analisar os dados do CRM, é possível identificar tendências e padrões de comportamento e interação com os alunos, como taxas de admissão e desistência, desempenho acadêmico e preferências de cursos. Essas informações auxiliam na tomada de decisões estratégicas mais informadas e focadas na Captação e Permanência dos alunos.
2. Melhoria na Gestão da Permanência de alunos
Com a análise de dados do CRM educacional, é possível identificar os principais fatores que levam à desistência dos alunos. Isso permite que a instituição adote medidas preventivas para melhorar a Gestão da Permanência, como, por exemplo, oferecer suporte acadêmico adicional, desenvolver programas de orientação e envolvimento estudantil, e personalizar a comunicação com os alunos.
3. Personalização da experiência do aluno
Outra possibilidade é entender melhor as preferências e necessidades individuais dos alunos. Isso permite que a instituição personalize a experiência do aluno, oferecendo programas e serviços adaptados às suas necessidades específicas. Essa personalização melhora o engajamento dos alunos e a satisfação geral.
4. Aprimoramento do marketing e da captação de alunos
A análise de dados fornecida pelo CRM ajuda a identificar os canais e estratégias de aquisição mais eficazes para alcançar as personas da instituição. Isso permite que a instituição otimize seus esforços de captação de alunos, direcionando recursos para as áreas mais produtivas e ajustando as estratégias com base nos resultados obtidos.
5. Melhoria da eficiência operacional
Os dados fornecidos pelo CRM também permitem identificar áreas onde os processos internos podem ser otimizados. Por exemplo, pode-se identificar gargalos nos processos de matrícula, atendimento ao aluno ou suporte técnico. Essas melhorias na eficiência operacional podem resultar em diminuição de custos e maior agilidade na prestação de serviços.
Melhores práticas para análise de dados do CRM educacional
1. Defina objetivos claros
O primeiro passo para usar a análise de dados de CRM educacional de forma eficaz é estabelecer metas claras e definir métricas para medir o sucesso das estratégias. Antes de iniciar a análise de dados, é fundamental identificar quais são os objetivos e as perguntas específicas que você deseja responder. Isso ajuda a direcionar a coleta e a análise dos dados.
2. Utilize a automação de processos
Outra prática importante é aproveitar a automação para agilizar processos e liberar o tempo de suas equipes de vendas. Isso é importante, pois os representantes de vendas gastam cerca de dois terços de seu tempo em tarefas além da venda, como escrever e-mails.
3. Limpe e organize os dados
Antes de iniciar a análise, certifique-se de que os dados estejam limpos e organizados. Remova entradas duplicadas, corrija erros e padronize os formatos dos dados. Isso garantirá a qualidade e a consistência dos resultados obtidos.
4. Faça análises exploratórias
Inicie sua análise com uma abordagem exploratória, examinando os dados de diferentes perspectivas. Utilize gráficos, tabelas e estatísticas descritivas para identificar padrões, tendências e insights iniciais. Isso ajuda a ter uma compreensão geral dos dados e direcionar análises mais aprofundadas.
5. Realize análises segmentadas
Ao analisar os dados do CRM educacional, segmente os dados por diferentes variáveis relevantes, como idade, curso, período letivo, entre outros. Isso permitirá identificar diferenças e padrões específicos em subgrupos de alunos, auxiliando na tomada de decisões direcionadas.
6. Crie painéis de controle e relatório
Desenvolva painéis de controle e relatórios interativos para visualizar e compartilhar os resultados da análise. Isso permitirá que as partes interessadas acessem facilmente as informações relevantes e tomem decisões embasadas em tempo real.
Além disso, o próprio CRM fornece relatórios personalizados, o que torna toda a análise mais inteligente e estratégica.
7. Monitore regularmente os indicadores-chave de desempenho (KPIs)
Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para a sua instituição educacional e acompanhe-os regularmente, lembre-se de utilizar as metas iniciais para comparar os resultados. Isso permitirá avaliar o progresso ao longo do tempo e identificar áreas que precisam de atenção ou melhorias.
A Plataforma Rubeus
Somos o PRIMEIRO CRM DESENVOLVIDO 100% PARA O SETOR EDUCACIONAL e a nossa missão é ajudar a sua instituição no relacionamento com potenciais e atuais alunos.
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Para usar como referência acadêmica
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- Formato ABNT:
ESTEVAM, Paloma. Dados do CRM educacional: saiba como aumentar as vendas da sua IE. Rubeus, 2023. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/dados-do-crm-educacional/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
- Formato APA:
Rubeus. 2023, 12 de julho. Dados do CRM educacional: saiba como aumentar as vendas da sua IE. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/dados-do-crm-educacional/
