Desenvolver uma comunicação personalizada para escolas e universidades é uma poderosa forma de fortalecer o relacionamento com potenciais alunos, nutrir o desejo de compra e maximizar as chances de sucesso na realização da matrícula. Não sabe por onde começar? Então leia este conteúdo até o final e inspire-se! 🏆🎯📊
Tempo aproximado de leitura: 6 minutos
Introdução
Como atuar de forma eficiente na prospecção de alunos, sem perder a eficiência nas campanhas de captação e sem deixar de lado o atendimento de qualidade?
Com tantas tarefas a serem executadas no dia a dia, esse desafio pode se tornar ainda maior. Por esse motivo, investir em uma comunicação personalizada pode ser a chave para potencializar a conversão de alunos. Isso porque, através dele, é possível fomentar o desejo de compra, conquistar a confiança dos potenciais alunos e, após a sua conversão, fidelizá-los.
Uma comunicação personalizada possibilita e estimula o potencial aluno a avançar mais facilmente pelo Funil de Captação de Alunos. Resultado? Aumento das chances de, ao final, ele se tornar um aluno de sua IE.
Por isso, a nossa conversa de hoje é exatamente sobre comunicação personalizada para escolas e universidades. Vamos juntos conferir as dicas que separei?
Boa leitura e ótimos insights! 😊
A importância da comunicação personalizada
Quando falamos em comunicação personalizada estamos nos referindo a comunicação estruturada e trabalhada de acordo com as especificidades de cada potencial e atual aluno. Ou seja, uma comunicação que considera questões como etapa da Jornada de Compra, tempo de nutrição, estágio do Funil de Captação, origem do lead etc.
É importante ressaltar que a comunicação personalizada pode e deve ser utilizada tanto para potenciais quanto para atuais alunos. Afinal, o foco não está apenas em conversão, mas também em um relacionamento de longo prazo.
Resumindo, podemos dizer que a comunicação personalizada auxilia tanto na conversão do lead (ao colocar em prática ações com o objetivo específico de fomentar o desejo de adquirir um produto ou serviço da IE e “educá-lo” para que se sinta seguro sobre a decisão de compra), quanto para alunos já matriculados (com a finalidade de cultivar o relacionamento no longo prazo, evitando evasões e incentivando o aumento do ticket médio do aluno).
Além disso, a comunicação personalizada pode ser entendida como uma das maiores estratégias de captação de alunos para faculdades e escolas. Isso acontece porque ela trabalha todos os pontos de interação, definindo detalhes estratégicos para atingir a excelência em cada uma das relações estabelecidas.
Outra questão que merece sua atenção é a sua extensa aplicabilidade. Isso porque as instituições de ensino podem utilizá-la tanto no seu processo de captação como no de permanência.
🗒️✏️ Criando uma comunicação personalizada para escolas e universidades através de 5 passos
A palavra-chave para a conversão de alunos é RELACIONAMENTO. 👥🤝 Por isso, ao criar a sua comunicação, considere questões como:
Passo 1: Planeje e alinhe ideias
Em resumo, o primeiro passo é entender detalhadamente o seu negócio, o seu ciclo de marketing e vendas atual e o comportamento dos seus leads e clientes.
Posteriormente, é o momento de definir quais serão as ações de interações que irão acontecer.
Essas são algumas das variáveis que devem ser consideradas ao estruturar a sua comunicação personalizada:
Em resumo, fazendo isso, você irá descobrir ações mais eficientes e que realmente farão sentido para quem estiver recebendo a sua comunicação.
Outro bom exercício que pode ser útil para te ajudar a pensar na melhor cadência de comunicação para sua instituição é aplicar o conceito de Golden Circle, ou Círculo Dourado, de Simon Sinek.
Veja como funcionaria mais ou menos:
| PERGUNTAS | COMO PENSAR |
| O quê? | Comunicação personalizada para potenciais atuais alunos |
| Como? | De que forma, ou seja, quais meios seriam mais eficientes para os consultores interagirem com o público? |
| Por que? | Porque queremos melhorar os nossos resultados comerciais e alcançar as metas e objetivos de conversão. OU Porque desejamos criar um relacionamento focado no longo prazo e promover a fidelização de clientes. |
Passo 2: Defina os canais de comunicação a serem utilizados
Neste item, baseado nas características da persona da sua instituição de ensino, você deve definir quais meios de comunicação serão utilizados durante este período.
Quais canais sua instituição utiliza atualmente? Os mais comuns são:
- Telefonia (analógica ou digital), para ligações manuais ou automatizadas;
- Celular, para mensagens de WhatsApp, por exemplo ou envio manual de SMS;
- SMS marketing;
- Chatbot ou chat on-line em site e/ou blog;
- E-mail, através de plataformas automatizadas de disparo; e
- Redes sociais.
O importante é entender e planejar qual a melhor abordagem em cada canal e adequar o marketing one to one de acordo com as necessidades de cada uma.
Passo 3: Segmente a sua base de contatos
Sabe aquela lista de contatos que você tem em sua base? Chegou a hora de trabalhá-la de forma inteligente!
Obter o contato do seu potencial aluno é o início de tudo. É por meio das informações disponibilizadas por cada lead que será possível formar a sua base de contatos. Essas informações podem vir através de formulários para download de um determinado material, inscrição em seu processo seletivo ou em assinaturas de newsletter, por exemplo.
Depois de conseguir reunir as informações advindas de todos os canais, o próximo passo é construir suas próprias listas de contatos. Isso facilitará que os e-mails sejam melhor segmentados e personalizados.
O próximo passo é segmentar bem cada lista de acordo com o objetivo pretendido e as características específicas de cada grupo de lead. Uma boa segmentação tornará a sua comunicação mais personalizada e certeira. 🎯
Mas como segmentar a minha lista de contatos? 🔍
Por meio de um critério estabelecido previamente e ações desenvolvidas para cada potencial aluno em uma determinada etapa do Funil de Captação de Alunos. Através da identificação do tipo de conteúdo baixado, por exemplo, sua IE poderá agrupar todos os contatos que realizarem determinada ação e que, de um certo modo, os tornam semelhantes.
Os tipos de segmentação mais comuns de acontecer referem-se às etapas da Jornada de Compra Educacional e a trilha de interesse dos potenciais alunos identificada através dos conteúdos consumidos por ele.
📚 Temos um conteúdo detalhado que pode te ajudar nesse desafio:
Passo 4: Defina o fluxo de comunicação
Esse é o momento de definir o fluxo de comunicação que será trabalhado e, posteriormente, estruturar as mensagens necessárias para cada objetivo. Fazendo isso, você tem muitas possibilidades, veja um exemplo:
✏️🗒️ Vamos imaginar que sua instituição precisa atualizar ou montar do zero uma comunicação personalizada para o processo de engajamento de inscrição, que tem como objetivo conduzir os leads desde à inscrição até à matrícula.
Nesse momento, você pode dividi-la em etapas como:
- Concluiu a 1ª e a 2ª etapa da inscrição (caso sua ficha seja dividida);
- Concluiu a inscrição;
- Confirmado;
- Data de prova ou compromisso;
- Não compareceu a atividade (ausente);
- Convocado;
- Pré-matriculado;
- Matriculado.
Além disso, é preciso considerar questões como:
- Definir a periodicidade em que as mensagens serão enviadas (imediatamente, 2 dias após, 5 dias etc);
- Determinar quais serão os tipos de comunicação (e-mail, SMS ou WhatsApp);
- Estabelecer todos os demais detalhes importantes (como tema, CTA e assunto).
📍 Frequência da comunicação
Após definir a quantidade de comunicação dentro do período de captação (por exemplo, 12 contatos no intervalo de 3 meses), você precisa definir como isso será distribuído nas ações do time para sua estratégia não ficar maçante e cansativa.
Usando o exemplo de 12 tentativas de contato num intervalo de 3 meses, poderíamos realizar pelo menos 1 contato por semana. Sendo assim, a cadência de intervalo de tentativas de contato seria de 7 em 7 dias.
Dica: realizar pelo menos 1 contato por semana com o potencial aluno faz toda a diferença na conversão da captação. Este é um bom ponto de partida para começar.
Passo 5: Metrifique
Esse é o momento de realizar um acompanhamento das suas ações. Mas, como fazer acontecer tudo o que foi planejado nas fases anteriores? Por meio de ações como:
- Envolva os principais responsáveis em todas as etapas do processo: dessa forma, será possível acompanhar a realização de ações em tempo real;
- Monitore constantemente os resultados: não deixe para olhar as métricas somente no final, monitore-as no dia a dia e realize ações de correção no decorrer do percurso (taxas de cliques, tráfego no blog, site e redes sociais, solicitações de newsletters, solicitação de contato com o consultor etc).
- Invista em produção de conteúdo: você só conseguirá construir um bom fluxo de comunicação se tiver autoridade (conquistada pela entrega de valor genuíno) ao seu público. Por isso, se sua IE não usa a estratégia de Inbound Marketing é essencial começar o quanto antes.
Exemplo prático de comunicação personalizada para escolas e universidades
Está achando esse assunto muito abstrato? Vou ajudar te apresentando, de forma exclusiva, um exemplo prático que usamos com os nossos clientes durante a implantação de um projeto. Dá uma espiada no que eles têm acesso!
- Comunicação personalizada para escolas:
- Comunicação personalizada para instituições de ensino superior:
E aí, deu para se inspirar? 🥰
Personalizando, na prática, o relacionamento com potenciais e atuais alunos através da Plataforma Rubeus
A Plataforma Rubeus é o PRIMEIRO CRM 100% FOCADO NA EDUCAÇÃO.
Ajudar a sua instituição a criar e manter um relacionamento próximo com potenciais e atuais alunos é um dos nossos objetivos. Por isso, desenvolvemos a Automação de Marketing e Relacionamento.
Empodere a sua equipe 💪
Quando um lead realiza uma inscrição, por exemplo, nós informamos automaticamente à sua ferramenta de automação. O mesmo acontece quando uma mensalidade é gerada no ERP ou, ainda, quando o aluno atinge um determinado número de faltas.
Dessa forma, você pode automatizar ações tanto para captar leads quanto para relacionar-se com a sua base atual de alunos.
Conte com uma equipe de especialistas preparados para te atender 👊
🚨 Atenção: a Rubeus não é uma agência de Marketing, portanto, não realiza macro captação de alunos.
Considerações finais
Espero que o nosso conteúdo tenha te inspirado! Aproveite para compartilhá-lo com alguém. Agora com essas dicas, mão na massa e muitos leads! 👊
Até a próxima! 👋
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Para usar como referência acadêmica
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🔗 Formato ABNT:
ESTEVAM, Paloma. Comunicação personalizada para escolas e universidades: saiba como criar a sua! Rubeus, 2023. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/comunicacao-personalizada-para-escolas-e-universidades/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
🔗 Formato APA:
Rubeus. 2023, 18 de janeiro. Comunicação personalizada para escolas e universidades: saiba como criar a sua! [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/comunicacao-personalizada-para-escolas-e-universidades/
