Como implementar um CRM de sucesso na área educacional: melhorando a experiência do aluno

Neste blog post, exploraremos a importância e os benefícios do uso de um CRM (Customer Relationship Management) na área educacional. Descubra como essa ferramenta pode otimizar a experiência do aluno, melhorar a gestão escolar e fortalecer o relacionamento com os estudantes. ✉️🎓📈

Tempo aproximado para leitura: 5- 6 minutos

Introdução: O papel indispensável do CRM em uma instituição de ensino frente às demandas do mercado educacional

No cenário educacional contemporâneo, as instituições de ensino enfrentam desafios cada vez mais complexos e dinâmicos, à medida que buscam atender às demandas do mercado consumidor e proporcionar experiências educacionais de qualidade. 

Nesse contexto, a implementação de um sistema de Customer Relationship Management (CRM) surge como uma necessidade para as instituições, a fim de estabelecer e manter relações eficazes com potenciais e atuais alunos.

O mercado consumidor, cada vez mais exigente e informado, demanda instituições de ensino que não apenas ofereçam programas acadêmicos de excelência, mas que também proporcionem um ambiente educacional personalizado e REALMENTE FOCADO NO ALUNO. Nesse sentido, um sistema de CRM educacional se apresenta como uma ferramenta estratégica para compreender as necessidades individuais dos alunos, antecipar demandas e otimizar a gestão de relacionamentos.

Por isso, neste conteúdo vamos explorar a relevância e a necessidade de um sistema de CRM educacional nas instituições de ensino, examinando como essa tecnologia pode contribuir para APRIMORAR a comunicação, PERSONALIZAR experiências educacionais, GERENCIAR eficientemente informações acadêmicas e administrativas, e, consequentemente, FORTALECER a competitividade das instituições no mercado educacional. 

Ao compreender o papel do CRM na educação, as instituições podem alinhar suas estratégias para melhor atender às expectativas do mercado consumidor e garantir um ambiente de gestão que esteja sintonizado às demandas contemporâneas.

O que é CRM na educação?

CRM na educação refere-se a um sistema de Customer Relationship Management adaptado para atender às necessidades específicas do setor educacional. O CRM, tradicionalmente associado a práticas de gestão de relacionamento com clientes em contextos empresariais, é adaptado no ambiente educacional para fortalecer as interações entre a instituição de ensino, alunos, pais, professores e outros stakeholders.

Em termos simples, o CRM na educação é uma abordagem estratégica e uma ferramenta tecnológica que visa a COLETA, ANÁLISE e UTILIZAÇÃO de dados para melhorar a experiência educacional e atender às expectativas do público.

A importância de um CRM focado no mercado educacional

Os CRMs especializados possuem recursos como rastreamento de matrículas, automação de marketing, histórico de interações, sistemas de comunicação personalizada e outras funcionalidades vitais para a criação e manutenção do relacionamento com potenciais e atuais alunos. 

Resumindo: o CRM focado na educação coloca o aluno no centro de sua operação, garantindo que todos os requisitos sejam atendidos. Por isso, podemos garantir que escolher um CRM TOTALMENTE PERSONALIZADO para instituições de ensino é apostar em uma performance de sucesso. 

Um CRM genérico é um software de gestão de relacionamento com o cliente que atende a múltiplos ou a “qualquer” segmento. Contudo, por tratar-se de ferramentas desenvolvidas para atender vários setores e segmentos de negócios diferentes, se torna inviável. Isso porque elas não possuem as especificidades do cenário de cada vertical de negócio.  

Nas instituições de ensino não é diferente! Quando optamos por ferramentas genéricas acabamos não utilizando ou fazendo mau uso de grande parte das suas funcionalidades. Isso porque muitas opções são incluídas para atender a outros segmentos. Assim, sentimos falta de coisas básicas da educação, que não foram inseridas por serem “específicas demais”.

Dessa maneira, provavelmente haverá uma perda de eficiência e de alocação dos recursos financeiros. Tendo em vista que os resultados obtidos, geralmente estarão bem aquém dos que estariam se fosse utilizado um CRM para área educacional.

O software de CRM reduz custos operacionais, economizando tempo e esforço, permitindo uma tomada de decisão mais inteligente. Veja abaixo um resumo do quão estratégico um CRM educacional, como o Rubeus, pode ser em uma instituição de ensino:

Vantagens do uso de CRM na área educacional

O uso de CRM na área educacional oferece uma série de vantagens que contribuem para uma gestão mais eficiente, uma experiência acadêmica aprimorada e uma melhor compreensão das necessidades dos alunos. Algumas das principais vantagens incluem:

Personalização da experiência do aluno

• O CRM permite a coleta e análise de dados para entender as preferências individuais dos alunos.
• Personalização de comunicações, materiais educacionais e suporte com base nas necessidades específicas de cada aluno.

Gestão eficiente do relacionamento com o aluno

• Acompanhamento do ciclo de vida do aluno, desde a fase de prospecção até a formatura.
• Facilita a comunicação entre professores, alunos e demais stakeholders.

Melhoria na tomada de decisões:

• Análise de dados para identificar tendências e padrões.
• Suporte à tomada de decisões estratégicas com base em informações concretas.

Automação de processos administrativos

• Simplificação de tarefas administrativas, como inscrições, matrículas e gestão de documentos.
• Redução de carga de trabalho manual, liberando recursos para atividades mais estratégicas.

Gestão eficaz do marketing educacional

• Utilização de automação para campanhas de marketing educacional direcionadas.
• Atração de alunos por meio de estratégias personalizadas e eficientes.

Aprimoramento da retenção de alunos

• Identificação precoce de sinais de desengajamento ou descontentamento.
• Implementação de medidas proativas para melhorar a retenção de alunos.

O que considerar antes de contratar um CRM educacional?

A aquisição de um CRM para área educacional é, sem dúvidas, um grande passo rumo à melhoria do desempenho de toda a instituição de ensino. Ao considerar a contratação de um CRM educacional, é fundamental avaliar diversos aspectos para garantir que a solução atenda às necessidades específicas da instituição de ensino, tais como:

• Porte da instituição;
• Integração com sistemas existentes;
• Quantidade de alunos matriculados;
• Maturidade e organização estratégica dos setores de Marketing e Vendas (Smarketing Educacional);
• Facilidade de uso e treinamento;
• Vantagens esperadas;
• Pontos de melhoria desejados;
• Impacto do CRM na experiência do aluno.

Ao analisar essas questões, será possível verificar se realmente uma plataforma de Captação e Permanência de alunos fará sentido em sua instituição nesse momento.

Por que não utilizar um CRM em planilhas?

É fundamental que a instituição de ensino saiba como gerenciar, de forma eficaz, todas as informações. Sejam elas de leads ou de alunos que já compõem o seu quadro de discentes. Mas para realizar essa gestão e monitoramento, muitas instituições recorrem a planilhas e à geração de relatórios manuais. 

Apesar de auxiliar na gestão, o controle através de planilhas, a depender do tamanho da instituição, pode se tornar uma problemática quando o assunto é captar e reter mais alunos de forma sustentável. Ou seja, com bons resultados a longo prazo.

Embora as planilhas sejam uma ferramenta versátil e amplamente utilizada para muitas finalidades, existem algumas limitações significativas quando se trata de gerir uma instituição de ensino de maneira eficaz através delas, tais como:

Complexidade e escala

• À medida que a instituição cresce, a quantidade de dados a serem gerenciados aumenta proporcionalmente. O Excel pode tornar-se rapidamente complexo e difícil de manusear com grandes volumes de informações, levando a erros e dificuldades na análise.

Dificuldade na integração de dados

• Integrar dados de diferentes fontes, como registros acadêmicos, informações financeiras e dados de marketing, pode ser desafiador no Excel. Isso pode resultar em uma falta de visão abrangente sobre o desempenho da instituição.

Falta de automatização

• O Excel é manual e requer entrada constante de dados. Processos como Automação de marketing, Acompanhamento de leads, Gestão de inscrições e outras tarefas repetitivas podem ser difíceis de implementar eficientemente no Excel.

➡️ Como vimos, em uma instituição de ensino, um CRM é capaz de auxiliar, de forma inteligente, os processos de Captação e na Permanência de alunos, bem como em todo o processo de prospecção. Mas como saber a hora de mudar de planilhas para um software específico? Como identificar os sinais de que a sua instituição de ensino precisa de uma Plataforma para Captação e Permanência de alunos? 

Quando você notar situações como:

• A sua equipe está sobrecarregada;
• Você não tem uma visão individual (e clara) de cada lead;
• Você não consegue realizar uma análise eficiente e estratégica das suas métricas;
• Pelo menos uma vez, você já perdeu uma informação importante sobre o seu lead;
• Você sente que a sua planilha não é segura e pode ser facilmente copiada e compartilhada.

Qual o impacto do CRM na experiência do aluno?

A implementação bem-sucedida de um sistema de Customer Relationship Management (CRM) na área educacional pode ter um impacto significativo na experiência do aluno, influenciando positivamente diversos aspectos ao longo do ciclo acadêmico, tais como:

Personalização da experiência educacional

O CRM permite o rastreamento de dados acadêmicos, preferências individuais e interações passadas. Com essas informações, as instituições podem personalizar a experiência educacional, adaptando materiais, suporte e comunicações conforme as necessidades específicas de cada aluno.

Comunicação mais eficiente

Melhorias na comunicação entre alunos, professores, equipes administrativas e outros stakeholders. As instituições podem utilizar o CRM para enviar comunicações relevantes e oportunas, melhorando a transparência e o engajamento.

Acompanhamento do desempenho acadêmico

O CRM permite o acompanhamento detalhado do desempenho acadêmico dos alunos. Isso possibilita intervenções proativas para oferecer suporte adicional a estudantes que estejam enfrentando desafios acadêmicos, melhorando as taxas de retenção.

Processos de inscrição e admissão mais eficientes

Automatização de processos de inscrição, admissão e matrícula, simplificando o processo para os alunos e melhorando a eficiência administrativa.

Qual o melhor momento para adquirir um CRM educacional?

A decisão de adquirir um CRM educacional deve ser cuidadosamente considerada e alinhada com as necessidades específicas da instituição de ensino. Alguns momentos estratégicos para considerar a aquisição de um CRM educacional incluem:

• Crescimento Institucional;
• Desafios na Gestão da Permanência de alunos;
• Mudanças nos processos de admissão e matrícula;
• Necessidade de personalização da experiência do aluno;
• Melhoria na comunicação Interna e colaboração;
• Foco em estratégias de marketing educacional;
• Adoção de Tecnologia para melhorar a eficiência operacional;
• Antes de períodos críticos, como o início do semestre.

O ideal é planejar! Planejar de forma consistente, junto a empresa que fornecerá o CRM, prazos, datas e responsáveis. Ao fazer isso, leve em consideração o tempo de implantação que será necessário e, não tente diminuí-lo, assumindo riscos excessivos nessa tentativa.

Aliás, falando em prazos, preparamos um pequeno cronograma. Ele mostra como o processo de aquisição de uma plataforma de CRM para área educacional acontece normalmente:

No exemplo acima, uma aquisição que foi iniciada em agosto teve sua implantação concluída em março do outro ano. Isso significa que, caso você queira usufruir da plataforma de CRM em uma campanha que inicie em março, por exemplo, você precisa contratá-la até dezembro, no limite.

Você pode estar se perguntando: “Mas eu só posso assinar o contrato quando estiver faltando exatamente 3 meses para o período de processo seletivo?”. Não, você pode fazer isso antes! 

📌 Aqui na Rubeus sabemos o quão importante e poderoso é o planejamento. Por isso, sempre aconselhamos a efetivar o contrato (para os casos em que não há mais dúvidas sobre a necessidade real dessa solução para a IE) mesmo que o “tempo ainda não tenha chegado”. Isso porque essa ação te permitirá se resguardar de qualquer eventual imprevisto.

Como avaliar o CRM educacional ideal para a minha instituição de ensino?

Já deu para perceber que escolher uma solução que seja realmente eficiente para a CAPTAÇÃO E PERMANÊNCIA DE ALUNOS é um grande desafio, não é mesmo? Isso porque há diversas variáveis envolvidas nesse processo. 

Aliado a esse desafio, a falta de informação é um dos fatores negativos envolvidos. Resultado? Os gestores optam por sistemas que não se adequam perfeitamente à realidade e necessidade da instituição.

Graças à popularização dos CRMs, alguns termos recebem muito destaque, termos esses que podem, numa primeira impressão, serem bastante convidativos, mas que, na verdade, contribuem para a confusão e desalinhamento da expectativa dos clientes.

É cada vez mais comum vermos a utilização de termos como “preditivo”, “inteligência artificial” e “machine learning“, por exemplo. 

Para esses casos, a dica é solicitar demonstrações reais de cases com validação de acurácia. O que isso significa? Peça à empresa que comprove na prática (com precisão de dados) tais informações. Somente assim será possível verificar a veracidade e confiabilidade em tais empresas e suas respectivas soluções.

Avaliação da escalabilidade

Considere a capacidade do CRM de escalar conforme o crescimento da instituição. Certifique-se de que a solução escolhida seja capaz de lidar com o aumento de dados e demandas à medida que a instituição se expande.

Integração com sistemas existentes

Verifique a capacidade do CRM de se integrar aos sistemas existentes na instituição, como sistemas de gestão acadêmica, plataformas de aprendizado on-line, e outros. A integração eficaz é crucial para uma operação coesa.

Customização e flexibilidade

Avalie a capacidade de customização da plataforma para atender às necessidades específicas da sua instituição. A flexibilidade é crucial para a adaptação a requisitos únicos.

Segurança e conformidade

Certifique-se de que o CRM atenda aos padrões de segurança de dados necessários. Verifique também se está em conformidade com regulamentações de privacidade relevantes.

Funções que todo CRM para área educacional obrigatoriamente deve possuir

Integração

O primeiro ponto a ser observado é como ocorre a integração entre este CRM, seu sistema de gestão e o processo seletivo da sua instituição de ensino. O ideal é que essa integração seja realizada de forma efetiva. E, além disso, leve em consideração os seus SISTEMAS, EQUIPES e PROCESSOS.

Além da integração interna, um bom CRM deve se integrar com ferramentas complementares como o envio e agendamento de e-mails, SMS e WhatsApp,  ligações e redes sociais. Esse tipo de integração é responsável por facilitar a rotina dos colaboradores das equipes de Marketing e Comercial. Ou seja, contribuem para o aumento da eficiência da prática de captar e reter alunos.

Personalização

A personalização e o cuidado com as questões inerentes ao segmento educacional são as principais justificativas para você optar por um CRM para educação dentre tantos outros (generalistas) disponíveis no mercado.

Além de ser específico para a educação, é importante saber a importância de analisar se o CRM pode ser personalizado às suas necessidades. Por isso, ao escolher um CRM é essencial optar por um que possua um painel de controle personalizável.

Armazenamento de dados

Além de ajudar diretamente nas decisões e na criação de estratégicas do negócio, armazenar dados permite a verificação do desempenho individual ou coletivo da sua equipe de captação, podendo ser útil no momento de dar feedbacks ou até mesmo realizar mudanças na equipe.

Mapeamento de todas as interações

Métodos de pagamentos facilitados

Templates de formulários

Automação de Marketing

Relatórios personalizados

Conclusão: Invista em um CRM especializado para potencializar seus resultados comerciais

A essa altura, você já entendeu o quão importante é o CRM para uma instituição de ensino, como uma ferramenta especializada que tem diversas vantagens se comparado com uma planilha ou CRM genérico. Por isso, é primordial considerar o fato de que sua instituição precisa de uma Plataforma Educacional. E essa, por sua vez, deve dar todo o suporte necessário para os processos de captação e permanência de alunos.

A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM 100% focado na educação.

Atuando sob as frentes de Captação, Gestão da Permanência e Marketing Educacional, já transformamos os resultados de centenas de instituições em todo o país.

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Para usar como referência acadêmica

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🔗  Formato ABNT:

VIEIRA, Bráulio. CRM para área educacional: conceito, benefícios e estratégias. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/crm-para-area-educacional/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

🔗 Formato APA:

Rubeus. 2020, 9 abril. CRM para área educacional: conceito, benefícios e estratégias. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/crm-para-area-educacional/