Garantir uma boa gestão financeira é imprescindível para o sucesso de toda instituição de ensino. Com o Rubeus Pay, sua instituição conta com uma solução completa e integrada que facilita pagamentos, automatiza processos e melhora a experiência dos alunos e responsáveis. Seja para inscrições, matrículas ou mensalidades, o Rubeus Pay oferece segurança, praticidade e flexibilidade, ajudando a otimizar a arrecadação e o controle de inadimplência. Vamos juntos explorar essa aplicação? 💰🤑
Leitura: 5 minutos
Introdução
A gestão de pagamentos é um dos maiores desafios para instituições de ensino, impactando diretamente a organização financeira e a experiência dos alunos e responsáveis. Processos burocráticos, falhas na cobrança e dificuldades na conciliação financeira podem gerar inadimplência e prejudicar o fluxo de caixa da instituição. Além disso, a falta de um controle eficiente sobre as receitas pode comprometer a previsibilidade financeira e dificultar a tomada de decisões estratégicas.
Para resolver esses desafios, o Rubeus Pay surge como uma solução integrada à Plataforma Rubeus, oferecendo um sistema completo para facilitar a gestão financeira. Com ele, sua instituição automatiza cobranças, melhora a experiência de pagamento e reduz erros operacionais, garantindo mais eficiência e segurança em todas as transações.
Além de otimizar os processos financeiros, a integração do Rubeus Pay com a plataforma possibilita um fluxo de cadência comercial mais estruturado. Isso significa que, ao alinhar os setores financeiro e comercial, a instituição pode atuar proativamente na recuperação de inadimplentes, oferecer condições especiais de pagamento e criar estratégias para fidelizar alunos. Dessa forma, a gestão se torna mais tática, permitindo um crescimento sustentável e previsível.
O que é o Rubeus Pay?
O Rubeus Pay é uma solução de pagamento totalmente integrada à Plataforma Rubeus, desenvolvida para otimizar a gestão financeira de instituições de ensino. Ele permite a realização de cobranças de forma automatizada, garantindo mais controle, eficiência e previsibilidade sobre as receitas.
Ao utilizar o Rubeus Pay, sua instituição pode centralizar todas as operações financeiras em um único ambiente, eliminando a necessidade de múltiplos sistemas e reduzindo falhas operacionais.
Essa integração possibilita uma visão completa e estratégica da jornada do aluno, permitindo que o setor financeiro atue de forma mais alinhada com o comercial e o relacionamento, aumentando as taxas de retenção e reduzindo a inadimplência.
Entre os principais benefícios do Rubeus Pay, estão:
✔️ Flexibilidade
Ofereça diferentes formas de pagamento, como boleto, cartão de crédito, PIX e até recorrência automática, permitindo que os leads e alunos escolham a opção que melhor se encaixa na sua realidade financeira.
✔️ Automação
Simplifique processos com a geração automática de cobranças e envio de lembretes de vencimento, reduzindo o tempo gasto com tarefas operacionais e minimizando erros humanos.
✔️ Segurança
Conte com um sistema robusto, que garante a proteção dos dados financeiros da instituição e dos alunos, assegurando transações seguras e conformidade com as regulamentações do setor.
Com o Rubeus Pay, sua instituição transforma a gestão de pagamentos em um processo estratégico, garantindo eficiência, previsibilidade e uma experiência aprimorada para alunos e responsáveis.
Principais funcionalidades
1 – Integração completa
O Rubeus Pay possui uma integração total com a Plataforma Rubeus, especialmente nas fichas de inscrição e matrícula, isso por si só traz uma série de benefícios.
Essa sinergia permite que, após o preenchimento do formulário pelo aluno ou responsável, ele seja automaticamente direcionado para a tela de pagamento correspondente. Essa funcionalidade agiliza o processo de adesão, garantindo uma experiência mais fluida e eficiente para o usuário.
Além do mais, o sistema automatiza a atualização dos status de pagamento, refletindo em tempo real na plataforma. Isso significa que, assim que um pagamento é confirmado, o status do aluno é atualizado automaticamente, eliminando a necessidade de intervenções manuais e reduzindo a possibilidade de erros.
Com essa integração completa, o Rubeus Pay não apenas simplifica as operações financeiras, mas também fortalece a gestão institucional, promovendo eficiência, transparência e uma experiência aprimorada para todos os envolvidos.
🔗 Como estamos falando de integração, recomendo que veja nosso conteúdo sobre a importância de sistemas integrados na gestão educacional:
2 – Parametrização de pagamentos
Cada instituição de ensino possui necessidades específicas em vários cenários, e quando se trata de cobrança e gestão financeira não é diferente. Com o Rubeus Pay, é possível personalizar todo o fluxo de pagamento para que ele se adeque ao modelo da instituição, garantindo mais flexibilidade e eficiência na administração das receitas.
A Plataforma permite definir diferentes regras de cobrança, ajustando prazos, formas de pagamento e gatilhos para ativação de pagamentos. Por exemplo, em cursos de alta concorrência, como Medicina, a instituição pode configurar o sistema para exigir o pagamento de uma taxa antes da inscrição no vestibular. Esse modelo assegura que apenas candidatos realmente interessados avancem no processo, além de contribuir para a sustentabilidade financeira da instituição.
Já em outros cenários, como matrículas de novos alunos, é possível estruturar pagamentos pós-contrato. Assim, o candidato pode primeiro passar por todo o processo seletivo e formalizar sua adesão ao curso antes de efetuar o pagamento da matrícula. Esse modelo pode ser vantajoso para cursos com entrada contínua, onde a conversão do aluno pode depender de um acompanhamento mais próximo por parte da equipe comercial.
Com essa parametrização, o Rubeus Pay garante que cada instituição tenha autonomia para estruturar seus processos financeiros.
3 – Rubeus Pay: Gestão de cupons de desconto
Oferecer descontos pode ser uma excelente maneira de atrair novos alunos e incentivar matrículas antecipadas. Com o Rubeus Pay, sua instituição pode criar e personalizar cupons de desconto diretamente na Plataforma, ajustando as regras de aplicação de acordo com suas necessidades.
A ferramenta permite configurar os cupons com base em diferentes critérios, como:
- Por data: Defina um período específico de validade para os descontos, criando campanhas promocionais sazonais, como “Desconto para matrículas antecipadas” ou “Oferta especial na Black Friday”.
- Por porcentagem de desconto: Ajuste valores personalizados para diferentes cursos e tipos de pagamento. Por exemplo, um desconto maior para pagamentos à vista e uma porcentagem menor para parcelamentos.
✔ ️ Os cupons de desconto são uma estratégia eficaz para incentivar decisões rápidas e reduzir barreiras financeiras que podem impedir a conversão de leads. Instituições podem usá-los para:
- Aumentar a urgência na matrícula, oferecendo descontos por tempo limitado.
- Recompensar alunos indicados, fortalecendo programas de indicação.
- Facilitar o acesso a cursos, tornando-os mais atrativos sem comprometer a receita.
4 – Formas de pagamento disponíveis
A flexibilidade nas formas de pagamento é essencial para oferecer conveniência aos alunos e responsáveis, garantindo que cada um escolha a opção mais adequada à sua realidade financeira. O Rubeus Pay suporta diferentes métodos de pagamento, permitindo transações rápidas, seguras e sem burocracia.
Opções de pagamento disponíveis no Rubeus Pay
- Pix: Pagamentos instantâneos, reduzindo atrasos e facilitando o setor financeiro da instituição. Além disso, o Pix elimina taxas de cartão de crédito e custos operacionais de boletos.
- Boleto bancário: Ideal para alunos que preferem pagar via banco ou lotérica. O boleto pode ser gerado diretamente na plataforma.
- Cartão de crédito: Possibilidade de pagamento parcelado, tornando a mensalidade mais acessível. A instituição pode definir regras específicas, como número máximo de parcelas e taxas aplicáveis.
Integração com o TOTVS Pagamento Instantâneo (TPI)
Além dessas opções, o Rubeus Pay conta com integração nativa com o TOTVS Pagamento Instantâneo (TPI), garantindo uma experiência de pagamento fluida dentro do ecossistema TOTVS.
Ao oferecer múltiplas formas de pagamento e uma experiência integrada, o Rubeus Pay não só melhora a taxa de conversão de alunos, mas também contribui para a redução da inadimplência e o fortalecimento da saúde financeira da instituição.
5 – Antecipação de recebíveis
A previsibilidade financeira é um fator determinante para a estabilidade de qualquer instituição de ensino. No entanto, muitas vezes, o fluxo de caixa pode ser impactado por pagamentos parcelados, prazos longos para compensação ou até mesmo pela inadimplência.
Para solucionar esse desafio, o Rubeus Pay oferece a funcionalidade de antecipação de recebíveis, permitindo que a instituição tenha acesso a valores futuros de forma ágil e segura.
Como funciona a antecipação de recebíveis no Rubeus Pay?
Através da própria plataforma, a instituição pode solicitar a antecipação de valores referentes a pagamentos, garantindo recursos imediatos para cobrir despesas operacionais, investimentos ou outras necessidades financeiras (de acordo com o saldo disponível para antecipação). O processo é simples e pode ser realizado sem burocracias, diretamente no ambiente de gestão do Rubeus Pay.
6 – Rubeus Pay: Gerenciamento de estornos e cancelamentos
O Rubeus Pay oferece funcionalidades avançadas para o gerenciamento de estornos e cancelamentos de assinaturas, proporcionando maior controle financeiro para as instituições de ensino. Através do menu financeiro, é possível acessar diretamente as opções de estorno e cancelamento ao lado de cada transação, facilitando a administração dessas operações.
Estorno de pagamentos
Ao selecionar a opção de estorno, o usuário pode realizar a devolução total do valor pago. Após a confirmação, o status da transação é atualizado para “Estornado”. Os prazos e regras para estorno variam conforme o método de pagamento:
- Cartão de Crédito: Estornos podem ser solicitados até 180 dias após o pagamento, com restituição entre 30 a 60 dias, dependendo da administradora do cartão.
- Pix: Estornos são permitidos até 90 dias após o pagamento, com restituição imediata.
- Boleto Bancário: Estornos não são suportados diretamente, a devolução deve ser realizada manualmente via transferência bancária.
Cancelamento de assinaturas
O Rubeus Pay permite o cancelamento definitivo de assinaturas vigentes, encerrando todas as cobranças futuras. Essa ação é irreversível e o sistema registra o status como “Cancelado”, garantindo transparência e rastreabilidade.
Benefícios do Rubeus Pay para instituições de ensino
1 – Simplificação da jornada do aluno
O app do Rubeus Pay automatiza diversas etapas do processo de pagamento, tornando a experiência mais fluida para candidatos e alunos matriculados. Uma das principais facilidades é o preenchimento automático de dados, que elimina a necessidade de inserir informações manualmente a cada transação.
O sistema recupera automaticamente dados como nome, curso, modalidade de ensino, valores e prazos, garantindo que todas as informações estejam corretas e atualizadas.
Essa automação reduz o risco de erros no preenchimento, acelera o processo de pagamento e minimiza possíveis dúvidas ou dificuldades para os estudantes.
Para a instituição, isso significa menos atendimentos relacionados a problemas de cobrança e um fluxo financeiro mais previsível.
2 – Redução de custos e aumento de eficiência
O sistema oferece flexibilidade na personalização das taxas, possibilitando que a instituição configure valores que se adequem à sua realidade financeira e ao perfil dos alunos. Essa personalização permite uma melhor estratégia de precificação e cobrança, garantindo equilíbrio entre acessibilidade para os estudantes e sustentabilidade financeira para a instituição.
Com a automação dos processos financeiros, a equipe administrativa também ganha em produtividade, reduzindo o tempo gasto com conciliação bancária, cobrança de inadimplentes e gerenciamento manual de pagamentos. Isso significa menos custos operacionais e mais eficiência na gestão, permitindo que os colaboradores foquem em atividades estratégicas para o crescimento da instituição.
3 – Flexibilidade na gestão financeira
A gestão financeira de uma instituição de ensino envolve diversas variáveis, desde o recebimento de mensalidades até taxas de inscrição e matrículas. Por isso, contar com uma solução flexível é essencial para garantir eficiência e organização.
Com o Rubeus Pay, a instituição tem a possibilidade de cadastrar múltiplas contas bancárias, permitindo segmentar os recebimentos conforme a necessidade — por exemplo, separando pagamentos de cursos de graduação, pós-graduação e extensões.
Essa liberdade na gestão financeira permite que a instituição estruture melhor seu fluxo de caixa, reduzindo riscos e otimizando o controle dos recursos financeiros. Assim, é possível garantir que os pagamentos ocorram de forma organizada e alinhada às demandas específicas da instituição e dos alunos.
Conheça mais sobre o Rubeus Pay
Quer conhecer o Rubeus Pay através de um olhar mais técnico? Então veja algumas publicações sobre essa aplicação na nossa Base de Conhecimento:
Rubeus Pay: Considerações finais
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Para usar como referência acadêmica
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– Formato ABNT:
PAULA, Natália D. Rubeus Pay: A solução completa de pagamentos para instituições de ensino. Rubeus, 2025. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/rubeus-pay/
Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2025, 13 de fevereiro. Rubeus Pay: A solução completa de pagamentos para instituições de ensino. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/rubeus-pay/
