Você sabia que a Gestão da Permanência vai muito além de simples estratégias de retenção? Descubra como uma abordagem bem estruturada pode ser a chave para o sucesso e o crescimento da sua instituição de ensino, sem os mistérios que costumam envolver esse processo. Por isso, nesse blog post estaremos desmistificando a Gestão da Permanência junto com você! 🧑🎓💯
Leitura: 6 minutos
Introdução: o que é Gestão da Permanência?
É fato que a evasão de alunos é o maior problema enfrentado pelas instituições de ensino. A saída de estudantes matriculados, em instituições públicas ou privadas, representa um rompimento com o futuro dos alunos. São diversos os fatores que podem causar a evasão. Os principais são:
- Problemas familiares;
- Dificuldades financeiras;
- Insatisfação;
- Aumento dos cursos oferecidos na modalidade EaD.
Com o propósito de atuar sobre essas lacunas, viu-se a necessidade de criar um processo robusto e sustentável focado em indicadores preventivos. A Gestão da Permanência é o processo responsável por reter os estudantes até o final da sua jornada de ensino, garantindo que eles completem seus cursos com sucesso.
Envolve entender as necessidades e desafios dos alunos, proporcionar um ambiente de aprendizagem que favoreça o sucesso e, claro, criar condições para que os estudantes se sintam apoiados, podendo permanecer na instituição de ensino mesmo após o término do seu curso, trabalhando, portanto, a Educação Continuada.
Quando trabalhada de forma inteligente e integrada, a Gestão da Permanência proporciona uma atuação preventiva e não reativa (quando o aluno está evadindo ou já evadiu). Isso porque, através dos indicadores estratégicos, ela permite identificar os sinais de possíveis evasões antes que elas ocorram de fato.
Entendendo a fundo a abordagem preventiva da Gestão da Permanência
A principal diferença que existe entre retenção e permanência de alunos diz respeito às “reações”. A metodologia baseada na Reatividade combate a evasão quando problema já se tornou visível.
Exemplos de processo reativo à evasão:
- Contato com o aluno após reclamação formal;
- Intervenção após número alto de faltas;
- Ausência ou realização tardia de busca ativa quando o aluno não participa de atividades complementares;
- Oferecimento de descontos e benefícios para alunos em risco de evasão;
- Pesquisa de satisfação somente depois do aluno optar pela evasão.
Por sua vez, a abordagem baseada na Prevenção consegue agir antes mesmo que o estudante viabilize na prática a intenção de sair da instituição de ensino, através de uma série de acompanhamentos.
Exemplos de processo preventivo à evasão:
- Monitoramento contínuo do engajamento e desempenho dos alunos;
- Apoio psicológico e orientação vocacional desde o início;
- Programas de mentoria;
- Programas de fidelização e reconhecimento;
- Ações de suporte financeiro;
- Acompanhamento pós-eventos críticos (como reprovações).
Assim, é possível oferecer intervenções direcionadas, promovendo a satisfação do estudante do início ao fim.
Custo da aquisição vs. Retenção
Analisando pela ótica financeira, conquistar novos alunos é mais caro do que manter os estudantes que já fazem parte da instituição de ensino. Por isso, ao trabalhar a Gestão da Permanência, comece pelo básico:
Tenha consciência que muitas vezes o aluno não está evadindo por questões econômicas, mas sim por causa da saúde mental, dificuldade de conciliar o trabalho e os estudos, problemas com o aprendizado e questões pessoais que pode nem se sentir à vontade para revelar.
Então, caso a evasão realmente aconteça ou esteja muito próxima, faça com que seja um “até logo” e não um “adeus”. Mostre que se importa, que entende a dor do aluno, e que vai fazer o que puder para que ele permaneça e conclua seus estudos.
Conheça algumas ações que podem apresentar resultados impressionantes na sua Gestão da Permanência:
I. Análise Preditiva
Os dados são recursos abundantes atualmente, e são muito valiosos (em diversos sentidos). Com a tecnologia disponível, já é possível usá-los em processos preditivos, conseguindo prever com uma precisão muito grande o resultado de diversos processos.
Por exemplo, podem ser usados na Captação de alunos, utilizando dados do passado e do presente, juntamente com tecnologias como IA (Inteligência Artificial) e Machine Learning (aprendizado de máquina). Consegue imaginar uma aplicação que consegue ver a probabilidade de um potencial aluno se matricular? Parece ficção científica, mas já existe, e a Rubeus possui integrada num CRM educacional!
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Porém, o assunto aqui é permanência de alunos, e sim, também é possível aplicar a análise preditiva nesse processo. Mas como? A ideia é simples: Ao invés de prever a probabilidade da captação, a aplicação faz a previsão da probabilidade de evasão. Esse é o poder da aplicação Gestão da Permanência da Plataforma Rubeus, capaz de colocar em prática a retenção preditiva de alunos!
II. Ações de Fidelização
1 – Programa de mentoria
Como diz o ditado, “é melhor prevenir do que remediar”. Através do programa de mentoria, a instituição consegue deixar o conhecimento mais sólido e fixo, sendo benéfico tanto para alunos que aprendem facilmente quanto para aqueles que possuem dificuldades no aprendizado.
O ideal é a que as monitorias sejam feitas por alunos de turmas mais avançadas ou por professores diferentes, pois às vezes a dificuldade do aluno existe por causa da didática de um professor específico, então receber a informação por outra pessoa, com um jeito diferente de ensinar, pode mudar completamente o desempenho do aluno, ajudando na sua fidelização.
2 – Eventos e atividades extracurriculares
Eventos organizados pela instituição, feitos apenas para os alunos ou abertos para o público geral, ajudam a criar um senso de comunidade. Esse vínculo é essencial para garantir a fidelidade do aluno. A partir do momento em que o aluno sente que faz parte da instituição de ensino, dificilmente ele abandonará o curso ou a trocará por outra IE.
Além dos eventos, as atividades extracurriculares são essenciais para fortalecer a conexão instituição x aluno, pois o estudante se torna um representante da IE em atividades fora dela, levando o nome da instituição de ensino consigo para a sociedade.
3 – Programa de reconhecimento para alunos
Uma ideia interessante a ser explorada e que ajuda não só com a fidelização, mas também com a satisfação e o engajamento, é a premiação de estudantes que se destacam.
Em instituições de ensino básico, uma forma de colocar isso em prática é fazendo, por exemplo, uma “paródia” da cerimônia do Oscar. Imagine diversas categorias de premiação como “Melhor Desempenho” e “Melhor Presença”. Pode acontecer todo semestre, ou sempre no final do ano, e é algo que pode engajar todos os alunos. No ensino fundamental essa dinâmica cai como uma luva, mas também funciona muito bem com as turmas do ensino médio. No superior, algo mais sério se encaixaria mais, mas dependendo do perfil da instituição, também pode funcionar!
4 – Oferecimento de workshops e cursos de desenvolvimento pessoal e profissional
Lembre-se: Sempre ofereça mais benefícios do que custos! Workshops e cursos de desenvolvimento profissional e pessoal mostram que a instituição de ensino não quer entregar apenas a formação tradicional, que seus alunos merecem mais e devem ir além!
5 – Sistema de recompensas e gamificação
Da mesma forma que acontece com o programa de reconhecimento do aluno, ter um sistema de recompensas é uma ação muito estratégica para a fidelização.
Uma forma de implementar isso dentro das salas de aula é através da Gamificação do ensino. Como isso funciona? Basicamente, você traz a proposta dos vídeo-games (como pontuação e diferentes níveis) para as aulas. O controle dessa pontuação pode ser feito com base na presença e nas notas dos alunos. Quanto mais pontos, maior o nível, maior a recompensa.
Dessa forma, trabalhando a competitividade de forma saudável com os alunos, a empolgação e o engajamento podem crescer exponencialmente, sendo muito benéfico para a Gestão da Permanência!
🔗 Para saber mais sobre o assunto, confira nosso blog post com 10 estratégias comprovadas para trabalhar a fidelização de alunos na sua instituição de ensino:
III. Integração e assistência educacional
A Metodologia Rubeus de Gestão da Permanência define 5 pilares essenciais para uma abordagem preventiva contra a evasão de alunos, sendo eles:
A utilização de um sistema integrado como a Plataforma Rubeus, que centraliza todas as informações dos alunos, facilita essa abordagem, trabalhando todos os pilares acima através de funcionalidades como:
- Comunicação (manual e automatizada);
- Integração com outras aplicações;
Com a Plataforma Rubeus, desde a captação de alunos até o final da jornada estudantil, os colaboradores conseguem oferecer todo o suporte necessário para os estudantes. Algumas funcionalidades apoiam o aluno de maneira direta, outras ajudam no mapeamento de dados relevantes para que os a equipe de Relacionamento consiga resolver a situação da melhor forma possível!
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Desmistificando a Gestão da Permanência: Implementação e adaptação
Se pararmos para pensar, a Gestão da Permanência faz parte da nossa vida mesmo que não saibamos que ela existe. Todos passamos por instituições de ensino ao longo do tempo, e mesmo as que não possuem ou possuíam um método de permanência estruturado, fazem o possível para que seus alunos permaneçam até o final da jornada de ensino.
Por isso, é importante ter uma ideia sempre em mente: Gestão da Permanência não é receita de bolo. Sempre execute, monitore, mude e adapte a estrutura de acordo com o perfil do estudante.
Existem sim diferentes formas de se trabalhar a permanência dos alunos, porém, elas não devem ser usadas de forma rígida e imutável, mas sim de um jeito adaptativo, ajustável e individualizado.
Se pretende trabalhar mais a fundo a Gestão da Permanência em sua instituição, comece pelo básico, pois se a base for bem feita, todo o resto tende a funcionar com mais facilidade. Por exemplo, começar com pesquisas de satisfação e acompanhamento de indicadores de engajamento são boas maneiras de dar os primeiros passos. Com o tempo, é possível integrar práticas mais avançadas, como análise de dados e automação de processos.
Mas lembre-se: Para manter o aluno na instituição, as necessidades dele precisam ser consideradas, então não hesite em adaptar sua estrutura quando necessário.
Resultados e benefícios da Gestão da Permanência
Quando a Gestão da Permanência é colocada em prática e ganha a mesma atenção que a Captação de alunos, seus resultados ficam claros para a instituição de ensino, pois os benefícios transformam a realidade da IE. Conheça alguns dos principais resultados:
I. Crescimento sustentável
A permanência dos alunos é o que garante o growth, ou crescimento sustentável da instituição de ensino. Afinal, não adianta captar um número imenso de alunos se eles acabam indo embora. Porém, uma captação eficaz aliada à permanência dos estudantes proporciona à instituição a possibilidade de um crescimento planejado e cuidadoso.
II. Desmistificando a Gestão da Permanência: Melhoria da autoridade de mercado
Da mesma forma que a falha no processo de retenção é capaz de prejudicar a imagem da instituição uma Gestão da Permanência bem feita é capaz de garantir um grande volume de alunos formados todos os anos, e isso tem um impacto direto na reputação da IE, atraindo mais alunos, e passando uma boa imagem para os pais, responsáveis e para a sociedade em geral.
III. Eficiência operacional
Quando feita de forma ideal, a Gestão da Permanência exige uma integração maior entre os setores, e isso proporciona uma eficiência operacional muito maior para todos os times, o que também ressoa nos estudantes.
IV. Desmistificando a Gestão da Permanência: Relacionamento duradouro
Além do estudante trilhar todo o caminho educacional na instituição, a Gestão da Permanência faz com que um vínculo permaneça até mesmo após a conclusão. E o relacionamento com egressos é extremamente importante e estratégico, podendo ser usado de diversas formas.
Por exemplo, egressos podem ministrar palestras, fazer workshops com os alunos, rodas de conversa, e também participarem do marketing educacional, através de depoimentos sobre sua trajetória na IE e o impacto que a instituição teve em sua vida.
V. Estabilidade financeira
Como já foi dito, a retenção custa menos se comparado à captação, pois despesas com marketing e campanhas diminuem. E os alunos que permanecem garantem receitas constantes.
A estabilidade financeira é reforçada quando a instituição pode contar com uma base de alunos sólida e de longo prazo, o que possibilita uma previsão de receitas mais precisa e menos suscetível a variações sazonais.
Com a estabilidade garantida, a instituição pode direcionar os recursos economizados para inovações em infraestrutura, metodologias de ensino e novas tecnologias, promovendo melhorias contínuas e aumentando o valor da experiência educacional.
O perfil eficaz para Gestão da Permanência
Os profissionais responsáveis por liderar a Gestão da Permanência nas instituições de ensino precisam de algumas habilidades que vão além das técnicas (hard skills), as famosas habilidades comportamentais (soft skills). Confira algumas habilidades que formam o perfil ideal para esses líderes:
I. Desmistificando a Gestão da Permanência: Empatia
Empatia é a capacidade de se colocar no lugar do outro. Essa é uma habilidade fundamental para qualquer um que trabalhe com educação, mas quando se trata da Gestão da Permanência, ganha ainda mais destaque.
Ter a sensibilidade necessária para entender a individualidade e dificuldades de cada aluno, e estar pronto para atender faz toda a diferença no momento de uma possível evasão.
O aluno deve sentir que é um protagonista, que ele realmente importa para a instituição, não é só mais um, deve sentir que faz parte dela.
II. Satisfação em resolver problemas
Na Gestão da Permanência, muitos problemas diferentes são encontrados no meio do caminho, então, além de saber pensar em boas soluções, o colaborador que possui o perfil ideal consegue encontrar satisfação durante suas resoluções.
Indiretamente, essa habilidade tem conexão com a empatia. Querer e gostar de resolver os problemas se torna muito mais satisfatório quando se coloca no lugar do aluno.
III. Desmistificando a Gestão da Permanência: Resiliência
A fluidez que a resiliência traz consigo faz uma completa diferença no momento de enfrentar as adversidades que o risco da evasão de alunos proporciona nas instituições de ensino.
Manter a paciência e a motivação para lidar com alunos insatisfeitos, famílias exigentes e diversas situações que acontecem dentro das instituições (muitas delas que não deveriam acontecer em nenhum lugar) pode ser desafiador, e por isso a resiliência se torna absolutamente necessária.
🔗 Confira nosso blog post com dicas de como evitar a insatisfação dos pais com sua escola:
IV. Inspiração
É preciso estar inspirado para conseguir inspirar, motivar e engajar as outras pessoas. O gestor da permanência precisa possuir uma imagem confiante e inspiradora na instituição.
Inspirando não apenas com palavras, mas também com ações, demonstrando comprometimento, ética e respeito, esse profissional deve ser uma base para alunos desmotivados com a IE. Com uma visão de futuro, esse gestor consegue transmitir para os estudantes a importância que a jornada educacional tem em suas vidas. A instituição é tão importante para o aluno quanto o aluno é para a instituição, e isso precisa ficar claro, para que assim cada estudante entenda que precisa permanecer até o final do caminho.
A integração de setores
Sabemos que a Gestão da Permanência é vital para a saúde financeira da instituição de ensino. Por isso, a integração dos setores precisa ser implementada, para que o processo se torne mais fluido, para os alunos e colaboradores.
Através da gestão institucional integrada, setores como Marketing, Comercial, TI, Financeiro e Secretaria ganham uma abertura muito grande para impulsionar a jornada do aluno.
Isso acontece pois todos os setores ficam bem mais alinhados, focados em objetivos comuns para a instituição, e mais importante, focados nos alunos.
Além de facilitar todo o processo de captação de alunos, a integração é capaz de aumentar a satisfação do aluno com a IE, pois fica perceptível como todos estão alinhados. Se ele possui alguma dúvida ou está com alguma dificuldade ou problema técnico, onde quer que ele procure ajuda, encontrará a solução que precisa. Na prática, o sentimento de desorganização, do setor não estar sabendo de algum problema que os alunos estão passando, desaparece.
🔗 Veja nosso blog post sobre a integração de Marketing, Comercial e TI na educação, e descubra como setores integrados podem mudar os resultados da sua instituição de ensino:
Desmistificando a Gestão da Permanência: Conclusão
Desmistificando a Gestão da Permanência, o mistério chega ao fim, e fica claro que a base de tudo é o relacionamento com o aluno. Entender e se importar com cada um dos seus problemas e dificuldades, e estar disposto a fazer tudo que for possível para ajudá-lo.
Tendo isso em mente, todo o resto do processo se torna mais simples de ser implementado, e a sua instituição poderá aproveitar todos os benefícios dessa metodologia.
Agora nos conte: sua instituição já trabalha alguma das nossas dicas?
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– Formato ABNT:
PAULA, Natália. D. Desmistificando a Gestão da Permanência: como manter alunos matriculados de forma inteligente e duradoura. Rubeus, 2024. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/desmistificando-a-gestão-da-permanência/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2024, 6 de dezembro. Desmistificando a Gestão da Permanência: como manter alunos matriculados de forma inteligente e duradoura. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/desmistificando-a-gestão-da-permanência/
