Como implantar CRM educacional? Por onde começar? O que preciso levar em consideração? Neste conteúdo, vamos te explicar!
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Introdução
A transformação digital no setor educacional ampliou o volume de dados disponíveis, mas também elevou a complexidade da gestão do relacionamento com alunos, candidatos e ex-alunos. Nesse cenário, o CRM para IEs deixa de ser apenas uma ferramenta operacional e passa a ocupar um papel estratégico na sustentação do crescimento, da previsibilidade de receita e da experiência ao longo de toda a jornada acadêmica.
Mais do que apoiar processos de captação e permanência, um CRM estruturado permite organizar dados, integrar áreas e orientar decisões em contextos cada vez mais competitivos.
O que é um CRM para IEs?
Um CRM para instituições de ensino é um sistema desenvolvido ou adaptado para gerenciar relacionamentos educacionais complexos, que envolvem múltiplas jornadas simultâneas: candidatos, alunos ativos, inadimplentes, formandos, ex-alunos e responsáveis financeiros.
Diferentemente de CRMs genéricos, o CRM educacional precisa lidar com:
- Ciclos longos de decisão, especialmente na captação.
- Múltiplos decisores (aluno, responsável, área financeira).
- Eventos acadêmicos e financeiros interligados.
- Relacionamento contínuo, que não se encerra na matrícula.
Esse nível de complexidade exige uma visão unificada do relacionamento, algo que planilhas, ferramentas isoladas ou CRMs não especializados dificilmente conseguem sustentar.
CRM para IEs como pilar estratégico da captação de alunos
No contexto da captação, o CRM atua como orquestrador da jornada do lead, conectando marketing, atendimento e vendas educacionais.
Entre as principais contribuições estão:
- Centralização de dados de leads vindos de diferentes canais.
- Histórico completo de interações, evitando abordagens genéricas.
- Automação de fluxos de comunicação, respeitando o momento do candidato.
- Priorização de oportunidades, com base em perfil e engajamento.
Estudos sobre gestão de relacionamento (Fonte: McKinsey & Company – Customer Experience & Personalization) indicam que abordagens personalizadas tendem a gerar maior taxa de conversão do que comunicações padronizadas, especialmente em jornadas de alto envolvimento emocional, como a educacional.
Relacionamento contínuo: do aluno matriculado à permanência
Um dos maiores desafios das IEs está na redução da evasão. Nesse ponto, o CRM para IEs assume um papel ainda mais relevante, ao permitir que a instituição deixe de atuar apenas de forma reativa, trabalhando efetivamente a Gestão da Permanência.
Com dados organizados, torna-se possível:
- Identificar sinais de risco de evasão (inadimplência, baixa interação, ausência em atendimentos).
- Criar ações preventivas e personalizadas, integrando áreas acadêmica e financeira.
- Manter um histórico relacional, que dá contexto a cada atendimento.
Essa lógica de relacionamento orientado por dados é amplamente utilizada também em cooperativas de crédito e organizações de saúde, onde a continuidade do vínculo impacta diretamente sustentabilidade e confiança.
CRM para IEs e a integração entre áreas
Outro diferencial estratégico do CRM está na integração entre setores. Marketing, secretaria, financeiro, comercial e atendimento passam a operar a partir da mesma base de dados.
Os principais ganhos incluem:
- Redução de retrabalho e inconsistências de informação.
- Comunicação mais alinhada entre áreas.
- Decisões baseadas em dados consolidados, não em percepções isoladas.
Segundo o Gartner, organizações que integram dados de relacionamento entre áreas tendem a apresentar maior maturidade em experiência do cliente e eficiência operacional.
Principais funcionalidades do CRM para IEs
1. Integração
O primeiro ponto a ser observado é como ocorre a integração entre este CRM, seu sistema de gestão e o processo seletivo da sua instituição de ensino. O ideal é que essa integração seja realizada de forma efetiva. E, além disso, leve em consideração os seus sistemas, equipes e processos.
Além da integração interna, um bom CRM deve se integrar com outras ferramentas como e-mail, automação de marketing, ligações e redes sociais. Esse tipo de integração é responsável por facilitar a rotina dos colaboradores. Isso porque ele contribui para o aumento da eficiência da prática de captar e reter alunos.
2. CRM para IEs: Personalização
A personalização e o cuidado com as questões inerentes ao segmento educacional são as principais justificativas para você optar por um CRM para educação dentre tantos outros (generalistas) disponíveis no mercado.
Além de ser específico para a educação, é importante saber a importância de analisar se o CRM pode ser personalizado às suas necessidades. Por isso, ao escolher um CRM é essencial optar por um que possua um painel de controle personalizável.
A IMPORTÂNCIA DE OPTAR POR UM CRM DESENVOLVIDO SOB MEDIDA PARA IES:
Um CRM focado na educação possibilita a gestão dos contatos da sua instituição, através da criação de uma lista de contatos inteligente.
Essa, por sua vez, registra as informações dos leads e atuais alunos, detalhando o histórico de todas as interações realizadas. E, aliás, o processo não se limita apenas às ligações e e-mails, ele também engloba o serviço de atendimento.
3. CRM para IEs: Armazenamento de dados
Armazenar e reunir dados em um só lugar é uma característica básica de toda ferramenta de CRM. E, não seria diferente para a solução de CRM para educação.
Com base nesses dados, você poderá tomar decisões mais conscientes e direcionadas. Além de ajudar diretamente nas decisões e na criação de estratégicas do negócio, armazenar dados permite a verificação do desempenho individual ou coletivo da sua equipe de captação, podendo ser útil no momento de dar feedbacks ou até mesmo realizar mudanças na equipe.
4. CRM para IEs: Relatórios
É essencial que todo CRM educacional realize um avançado monitoramento dos resultados dos seus processos, permitindo também o acompanhamento em tempo real de todas as inscrições (parciais e completas) de cada canal utilizado por sua instituição.
Além disso, é fundamental que essa plataforma disponibilize relatórios personalizados e customizados. Tais relatórios podem ser entendidos como ferramentas poderosas para auxiliar. Aliás, o gestor da instituição de ensino deve usá-las em suas tomadas de decisões estratégicas.
CRM para IEs: minha instituição deve adotar essa estratégia?
A adoção de um CRM para IEs deixou de ser uma iniciativa restrita a grandes grupos educacionais. Em um cenário marcado por alta concorrência, múltiplos canais de captação e jornadas acadêmicas cada vez mais fragmentadas, a gestão estruturada do relacionamento passou a ser um fator decisivo para a sustentabilidade e crescimento.
A questão central não está apenas na tecnologia em si, mas na maturidade da instituição em lidar com dados, processos e experiência ao longo de todo o ciclo de vida do aluno.
Quando a estratégia de CRM passa a ser necessária?
Alguns contextos tornam evidente a necessidade de um CRM para IEs como base estratégica. Entre eles estão:
- Crescimento no volume de leads e canais de entrada.
- Dificuldade em manter histórico de interações com candidatos e alunos.
- Processos de captação, matrícula e atendimento pouco integrados.
- Baixa previsibilidade de conversão e evasão.
- Dependência de planilhas e sistemas isolados.
Esses fatores indicam que a instituição já opera em um nível de complexidade que exige centralização de dados e padronização de processos, pilares fundamentais de uma estratégia de CRM.
Avaliando a maturidade da instituição
Antes de adotar um CRM para IEs, é essencial avaliar o nível de maturidade da instituição em três dimensões principais:
- Processos: existem fluxos definidos de captação, matrícula, atendimento e relacionamento?
- Dados: as informações estão organizadas, atualizadas e acessíveis entre áreas?
- Cultura: a tomada de decisão considera dados e histórico de relacionamento?
Instituições que avançam nesses três pilares tendem a extrair mais valor da estratégia de CRM, independentemente do porte.
A pergunta estratégica: Qual o momento ideal para comprar um CRM para IEs?
Os benefícios de um CRM para IEs são evidentes, especialmente quando o objetivo é organizar a captação, qualificar o relacionamento e aumentar a conversão de alunos. No entanto, a adoção dessa estratégia exige mais do que a escolha de uma plataforma: exige preparo institucional e planejamento.
CRM não é apenas tecnologia. É estrutura.
A implantação de um CRM impacta diretamente a forma como a instituição opera. Antes da contratação, é fundamental avaliar se a IE está preparada em aspectos como:
- Processos definidos de captação, matrícula e relacionamento.
- Organização e qualidade dos dados disponíveis.
- Integração entre áreas (marketing, comercial, secretaria e financeiro).
- Objetivos claros para o uso da plataforma.
Sem esse alinhamento, o risco não está na ferramenta, mas na forma como ela será utilizada.
O momento da implantação influencia diretamente os resultados
O sucesso de um CRM para IEs está diretamente ligado ao timing da decisão. Projetos de CRM envolvem etapas como:
- Diagnóstico de processos e dados.
- Parametrização da plataforma.
- Integrações com sistemas existentes.
- Treinamento das equipes.
- Início da operação assistida.
Cada uma dessas fases exige tempo e acompanhamento. Acelerar artificialmente esse processo pode comprometer a adoção e os resultados esperados.
Planejamento é o verdadeiro diferencial
Após a decisão pela adoção do CRM, o planejamento passa a ser o principal fator crítico de sucesso. Isso inclui:
- Cronograma realista, construído em conjunto com o fornecedor.
- Definição clara de responsáveis por etapa.
- Datas de validação e testes.
- Consideração do tempo necessário para adaptação das equipes.
Em projetos de CRM educacional, é comum que implantações iniciadas no segundo semestre sejam concluídas apenas no primeiro trimestre do ano seguinte.
![[Checklist] Como avaliar uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos - Rubeus](/wp-content/uploads/2022/08/CTA-Checklist-Como-avaliar-uma-Plataforma-de-Captacao-e-Permanencia-de-alunos-1024x394.jpg)
Atenção ao calendário institucional
Exemplo prático: Se o objetivo é utilizar o CRM em uma campanha de captação que começa em março, a decisão de contratação precisa ocorrer meses antes — geralmente até o final do ano anterior.
Esse intervalo garante que a plataforma esteja operacional, testada e absorvida pelas equipes no momento mais estratégico do calendário acadêmico.
No exemplo acima, uma aquisição que foi iniciada em agosto teve sua implantação concluída em março do outro ano. Isso significa que, caso você queira usufruir da plataforma de CRM em uma campanha que inicie em março, por exemplo, você precisa contratá-la até dezembro, no limite.
Você pode estar se perguntando: “Mas eu só posso assinar o contrato quando faltar exatamente 3 meses para o período de processo seletivo?”. Não, você pode fazer isso antes!
Aqui na Rubeus, acreditamos no poder do planejamento. Por isso, sempre aconselhamos a efetivar o contrato (para os casos em que não há mais dúvidas sobre a necessidade real dessa solução para a IE) mesmo que o “tempo ainda não tenha chegado”. Isso porque essa ação te permitirá se resguardar de qualquer eventual imprevisto.
Antecipar a decisão também reduz riscos
Formalizar a contratação antes do uso intensivo da plataforma não significa antecipar custos sem propósito, mas sim:
- Prevenir imprevistos técnicos ou operacionais.
- Ganhar tempo para amadurecer processos internos.
- Garantir uma implantação mais segura e eficiente.
Essa abordagem posiciona o CRM como uma infraestrutura estratégica de relacionamento, e não como uma solução emergencial para períodos críticos.
Para não restarem dúvidas!
Sabemos que pode haver muitas dúvidas sobre a aquisição de um CRM para IEs. Por esse motivo, nós separamos 2 perguntas muito frequentes para tornar o entendimento claro e efetivo, veja:
1. Em quanto tempo minha instituição de ensino obterá resultados?
É fundamental que você, enquanto gestor, entenda que o CRM não irá captar e nem reter alunos sozinho. Ele atua em conjunto com as suas equipes, ou seja, é um “trabalho a quatro mãos”.
Pensando nisso, deve-se levar em consideração as especificidades de cada instituição. Porém, sem deixar de lado seus respectivos processos. Por isso, o tempo para obter resultados é particular a cada instituição, ou seja, varia.
Mas uma coisa é certa: nos casos em que a implantação é realizada efetivamente e as equipes são treinadas de forma eficaz, as IEs possuem maiores chances de obterem resultado. Além disso, será possível obtê-lo mais rapidamente se comparadas àquelas que não realizaram uma implantação planejada, concorda?
2. Como a implantação do CRM para IEs vai afetar o meu dia a dia?
Caso a sua IE já possua um softwaree só esteja realizando a migração de um sistema genérico para um específico, o dia a dia das equipes será impactado. Contudo, não de forma tão intensa, uma vez que a prática de utilizar um sistema já é realidade.
Por outro lado, se sua instituição está saindo de um controle totalmente manual para um automatizado, envolverá mudanças que demandarão muito mais tempo e planejamento. Por essa razão, entenda que a realidade da sua IE irá sofrer alterações. E é importante analisar a intensidade e a amplitude dessas modificações.
A forma mais eficaz de lidar com isso é agir com antecedência, ou seja, preparar o ambiente institucional, bem como suas equipes.
Tem mais dúvidas? Vou deixar aqui dois conteúdos que poderão te ajudar!
- Perguntas frequentes sobre CRM para educação: a gente responde!
- Perguntas frequentes sobre a Plataforma Rubeus e suas funcionalidades
Como a Plataforma Rubeus apoia a estratégia de CRM para IEs
A Plataforma Rubeus foi desenvolvida para atender contextos de alta complexidade relacional, como o das instituições de ensino, em que captação, atendimento, financeiro e permanência precisam operar de forma integrada.
Com uma plataforma flexível e personalizável, o Rubeus permite que cada instituição estruture sua operação de CRM de acordo com seus processos, sem engessar a estratégia.
Quer entender como a Plataforma Rubeus se adapta à realidade da sua instituição?
👉 Solicite uma demonstração e conheça, na prática, como uma plataforma estratégica pode apoiar a captação, relacionamento e permanência de alunos de forma integrada.
Conclusão
Adotar um CRM para IEs é uma decisão estratégica que depende menos do tamanho da instituição e mais do nível de complexidade da operação. Quando o relacionamento deixa de ser simples e passa a impactar diretamente a conversão, permanência e sustentabilidade financeira, a estratégia de CRM deixa de ser opcional e passa a ser essencial.
Mais do que responder se a instituição deve adotar um CRM, a pergunta que se impõe é: a estrutura atual sustenta o crescimento e a qualidade do relacionamento no longo prazo?
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Para usar como referência acadêmica
Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Para te ajudar, já preparamos a forma como você deve referenciá-lo! 😉
📌 Formato ABNT:
VIEIRA, Bráulio. Entenda porque não comprar um CRM para IEs agora. Rubeus, 2019. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/crm-para-ies/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
📌 Formato APA:
Rubeus. 2019, 12 dezembro. Entenda porque não comprar um CRM para IEs agora. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/crm-para-ies/
