Definir processos eficazes para mitigar a evasão de alunos é uma tarefa complexa que exige o comprometimento de todos os membros da comunidade escolar. Neste conteúdo avançado, compartilhamos dicas práticas para ajudar a sua instituição a trabalhar de forma inteligente a permanência de alunos. Confira! 📚🎓💻
Tempo aproximado de leitura: 5 – 6 minutos
Introdução: A importância da Gestão da Permanência de alunos frente às evasões
Em um cenário em que as instituições educacionais enfrentam desafios como mudanças no comportamento dos alunos, avanços tecnológicos constantes e um aumento significativo do ensino a distância, é crucial ir além de campanhas de captação.
Sabemos que, atualmente, a retenção de alunos é um dos principais desafios enfrentados pelas instituições de ensino em todo o mundo. Por essa razão, é preciso cada vez mais entender as causas da evasão e implementar estratégias eficazes focadas na Gestão da Permanência.
A implementação de uma Gestão de Permanência eficiente é indispensável não apenas para conquistar novos alunos, mas também mantê-los na instituição. No entanto, infelizmente, a importância da permanência de alunos ainda não recebe a devida atenção no cenário educacional e muitos gestores ainda estão lidando com conceitos difusos e pouco claros.
É crucial compreender que os processos de Captação e Permanência de alunos devem ser considerados em conjunto. O desempenho da instituição está diretamente ligado aos resultados obtidos nesses processos.
Neste conteúdo, abordaremos a importância da PERMANÊNCIA DE ALUNOS para as instituições de ensino e o desafio da evasão, além de algumas estratégias que podem ser implementadas para aumentar a sustentabilidade da Gestão da Permanência nas instituições de ensino.
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Identificação e ação: Elementos que impactam na permanência dos alunos
No combate à evasão de alunos e na definição de estratégias eficazes para o retorno dos alunos, é essencial analisar os fatores determinantes para a evasão. Separamos alguns deles a seguir:
Dificuldade financeira
Muitos alunos enfrentam dificuldades financeiras e não conseguem arcar com os custos da educação, como mensalidades, material didático e transporte. Essa situação pode levar ao abandono dos estudos em busca de trabalho remunerado.
Baixa empregabilidade na área cursada
Um dos principais motivos para a escolha de um curso é o aumento da empregabilidade, seja uma contratação ou uma promoção. Por isso, quando essa expectativa não se concretiza, os alunos tendem a mudar ou desistir do curso.
Falta de motivação
A falta de motivação é um dos fatores mais subjetivos e que afeta sutilmente os alunos. Seja por considerarem que a instituição não é dinâmica, que possui processos muito rígidos ou, ainda, por ser considerada pouco inovadora. Os alunos podem evadir por não estarem engajados ou não enxergarem mais sentido em continuar.
Além disso, quando os alunos não se sentem motivados ou envolvidos com o ambiente escolar, tendem a perder o interesse pelas atividades acadêmicas e buscar outras ocupações fora da sala de aula.
Qualidade do ensino
Muitas vezes, a falta de compreensão dos conteúdos ou a incapacidade de acompanhar o ritmo das aulas pode levar à desmotivação e ao abandono dos estudos. O aluno “compra uma transformação de vida” e o principal pilar dessa transformação é o ensino. Quando esse aluno não enxerga relevância no seu aprendizado, perde-se o valor agregado. Por isso, cada vez mais, as instituições que não adaptam a forma de ensinar e “o que ensinar” tendem a perder seus alunos.
Metodologia Rubeus: Analisando processos de Captação e de Permanência de alunos
Certamente, você já ouviu alguém falar que primeiro sua instituição deve trabalhar o processo de captação para só depois iniciar o de permanência de alunos, não é mesmo? Mas, hoje, queremos te apresentar uma nova prática: comece o trabalho de permanência de alunos desde a captação, ou até mesmo, antes da captação.
O trabalho de permanência de alunos deve ser iniciado desde os primeiros estágios antes da efetivação da matrícula. Assim, é fundamental que a sua instituição seja transparente do início até o final da jornada acadêmica. Deixe claro questões como quantidade de períodos, mensalidades, possíveis reajustes de valores, métodos de ensino e estrutura, por exemplo. Isso aumentará as chances do aluno concluir o curso, pois ele estará ciente de todas as informações necessárias antes mesmo de iniciar os estudos.
Nós, da Rubeus, entendemos a importância de se trabalhar a captação e a permanência de alunos desde os primeiros contatos. Por isso, desenvolvemos a nossa metodologia própria, na qual traçamos as melhores práticas de atuação, visando a execução de cada etapa da forma mais eficaz possível.
Nossa metodologia trabalha, de forma simples e sinérgica, processos de captação e permanência de alunos. Vamos conhecê-los mais a fundo a seguir!
Processos de captação de alunos da Rubeus
| Se relacione com seu candidato e aluno durante toda a jornada de matrícula. |
A captação de alunos é fundamental para a sobrevivência e o crescimento da instituição. Por isso, é sempre preciso prezar por boas práticas eficazes para atrair os potenciais alunos.
Durante esse processo, sua instituição pode utilizar várias formas de captar os alunos que variam de proporção, intensidade e método. O que precisa ficar claro é que o objetivo deve ser atrair leads e nutri-los o suficiente para encaminhá-los ao seu Fluxo de Inscrição e Matrícula.
Com a Plataforma Rubeus é possível ter controle total do estudante ao longo de toda a estadia com a instituição de ensino:
- Monitoramento de toda a jornada: Acompanhe cada etapa do percurso do aluno, desde o primeiro contato até a conversão, permitindo uma análise detalhada para otimização constante.
- Comunicação abrangente: Utilize diversos canais para se comunicar com os estudantes, seja por e-mail, WhatsApp, SMS ou TTS (Text-to-Speech), proporcionando uma interação eficaz e personalizada.
- Integração perfeita: Integre os esforços de Marketing e Comercial em uma plataforma sólida, possibilitando uma sinergia completa entre estratégias de atração e conversão para maximizar os resultados.
No processo de captação, propomos uma atuação voltada para pontos-chave como:
Qualificação de leads
A qualificação de leads se inicia com a segmentação daqueles leads que realmente apresentam a probabilidade de efetivação de compra. Mas por que fazer isso? Ao identificar os leads que representam as melhores oportunidades de negócio, suas equipes podem realizar um processo de prospecção cada vez mais eficiente. Isso porque é possível direcionar materiais mais específicos e consistentes.
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Fluxo de inscrição e matrícula
O fluxo de inscrição se inicia quando o seu potencial aluno começa o preenchimento da ficha de inscrição. Para os casos em que há o abandono de alguma etapa ou o não pagamento do boleto, por exemplo, a Plataforma Rubeus permite que a instituição estabeleça um contato imediato com o interessado. De forma que seja possível incentivá-lo a dar continuidade à inscrição.
Ainda durante esse fluxo, o Rubeus trabalha a personalização da comunicação com o candidato durante todas as próximas fases do processo seletivo. Essa personalização pode variar de acordo com a sua necessidade, veja:
- Forma de ingresso (ENEM, vestibular tradicional, vestibular agendado, transferência, obtenção de novo título etc);
- Por curso;
- Por unidade.
O mais importante é que a personalização da comunicação aumenta as micro-conversões. Por exemplo, no caso do vestibular agendado, a plataforma permite o envio de uma mensagem automática há duas horas do horário da prova, lembrando o candidato do compromisso. A sequência de ações de condução como essa, em conjunto, aumentam significativamente os indicadores de conversão de potenciais alunos em inscrições.
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INTEGRAÇÃO NATIVA COM O TOTVS
Com a integração nativa com o TOTVS educacional não só o processo de inscrição, mas o processo de matrícula é integrado, trazendo diversos benefícios para o processo:
- Dados da matrícula;
- Avaliação on-line;
- Correção por IA;
- Upload de documentação;
- Contrato on-line;
- Pagamento integrado.
VISÃO 360° DO CANDIDATO
Tenha uma visão unificada do candidato com todos os pontos de contato que ele teve durante a jornada do Fluxo de matrícula.
✅ Aumento da conversão em todas etapas do funil.
✅ Relatoria precisa de conversão em canais.
✅ Relacionamento em qualquer momento.
Processos de permanência de alunos da Rubeus
| Previna evasões atuando com indicadores inteligentes e pré-definidos, focados em identificar possíveis evasões mediante “sinais” emitidos pelo estudante. |
Infelizmente, as taxas de evasão escolar, em maior ou menor proporção, são uma realidade para todas as instituições. No ensino superior, por exemplo, é comum estudantes abandonarem seu curso nos primeiros períodos. Isso impacta negativamente o crescimento e a sustentabilidade das IEs, sem mencionar a forma como desenvolver estratégias.
Por isso, a Rubeus suporta e otimiza ações que visam melhorar o relacionamento com o aluno em todas as frentes de atuação. O foco aqui é: ATUAÇÃO PREVENTIVA. E, como cada instituição possui a sua realidade, desenvolvemos a nossa própria Metodologia de Gestão da Permanência Sustentável, que trabalha de acordo com pilares pré-definidos, sem perder de vista as necessidades específicas de cada IE.
Trabalhando em parceria com a instituição de ensino, a Plataforma Rubeus ajuda a identificar possíveis evasores. Ou seja, determinados alunos que estejam propensos a saírem da instituição de ensino. A longo prazo, o objetivo é deixar os estudantes tão satisfeitos que queiram continuar estudando com você, fazendo uma de suas pós ou um curso de extensão, por exemplo (educação continuada).
Para isso, como pontapé inicial, é preciso conhecer os principais pilares capazes de proporcionar um melhor acompanhamento do estudante, desenvolvidos pela Rubeus.
🔗 Acesse nosso conteúdo para entender cada um dos indicadores: Guia completo sobre a importância da Gestão da Permanência para instituições de ensino e como implementá-la com sucesso.
Agora, veja como separamos nossos processos de Permanência de alunos:
Renovação de matrícula
A renovação de matrícula é um momento crítico para a evasão escolar, uma vez que marca a transição entre dois ciclos de ensino. Nesse período, uma parcela dos seus alunos está mais sujeita à evasão. Dessa maneira, é especialmente importante que haja uma atuação proativa por parte da instituição nesse momento.
✅ A Plataforma Rubeus, por meio de uma estratégia proativa, identifica as pendências nos documentos, inaptidões financeiras ou acadêmicas que impeçam a rematrícula, considerando as regras e particularidades da faculdade ou escola. Desse modo, você pode acionar a equipe no tempo certo para que ela contorne a situação com máxima excelência.
Identifique prováveis objeções que possam vir a impedir a realização da rematrícula. Um fluxo de renovação é estruturado dentro da Plataforma Rubeus, com e-mails, SMS, WhatsApp ou, até mesmo, ligações. Assim, você passa a lembrá-los sobre a data da renovação bem como o que precisam.
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Controle de Inadimplência
Você sabia que a impossibilidade de arcar com os custos do curso está no topo da lista de justificativas para a evasão de alunos? Antes de mais nada, é indispensável entendermos que parte dessas justificativas são respostas meramente formais. Ou seja, tem por objetivo sanar o questionamento da instituição, mas que escondem o real motivo da evasão.
Muitas vezes, a abordagem tradicional e fria de “cobrança” acaba eliminando a oportunidade de identificarmos esse motivo. Dessa forma, o prognóstico natural é a desistência do aluno.
Um incidente de inadimplência pode ser o gatilho para identificarmos a origem de uma insatisfação ou ineficiência da instituição em algum aspecto. Além disso, tanto a equipe de relacionamento pode “passar o bastão” para o financeiro, de modo a garantir uma maior predisposição do aluno para um acordo, quanto o financeiro também pode identificar a causa da impossibilidade de pagamento, além de retroalimentar a equipe de relacionamento.
A utilização de canais de comunicação como e-mail e SMS, aproximam a instituição do aluno e facilita a interação. Ademais, a implementação de um processo automatizado, para fazer o controle de inadimplência, permite enviar mensagens para o aluno durante todo o processo. Veja alguns exemplos de mensagens da régua de relacionamento:
- Notificação de boletos disponíveis;
- Sua mensalidade vence em 2 dias;
- Sua mensalidade vence hoje;
- Pagamento realizado;
- Dicas para emitir a segunda via do boleto;
- Lembrete de pagamentos em atraso;
- Aviso de inclusão no cadastro de proteção ao crédito;
- Convite para realização de acordo.
Com a automatização do envio das notificações, a equipe pode focar no trabalho humanizado. Assim, será possível aumentar a permanência dos alunos e a satisfação com o atendimento.
✅ O processo de Controle de Inadimplência da Rubeus sistematiza o relacionamento de faturamento e cobrança da instituição de forma humanizada. As regras de cobrança e relacionamento são automatizadas desde a emissão do título a receber até a quitação da mensalidade pelo aluno.
Visando um acompanhamento efetivo, a Plataforma Rubeus permite que você classifique as cobranças de acordo com as suas divisões: Lançamentos faturados, Lançamentos vencidos, Estornados / cancelados, Em protesto / Judicial / Cobrança terceirizada e Lançamentos pagos.
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Controle de evasão
O controle de evasão é visto, muitas vezes, como um processo reativo. Ou seja, a instituição age somente após o aluno manifestar seu interesse em evadir. Quando realizado dessa forma, a possibilidade de reversão é mínima, uma vez que a decisão de sair já foi tomada pelo aluno.
A forma mais eficaz é otimizando os processos de relacionamento. Assim, você estará próximo o suficiente do estudante para identificar uma insatisfação ou outros problemas antecipadamente. Para esse tipo de identificação qualitativa é essencial que os demais processos de gestão de permanência sejam gatilhos para o processo de Controle de evasão.
✅ Com ferramentas avançadas de monitoramento e alertas, oferecemos soluções proativas para identificar padrões de evasão, permitindo intervenções oportunas. Juntos, vamos fortalecer o compromisso com o sucesso acadêmico e criar um ambiente educacional resiliente.
Integração TOTVS & Rubeus para uma Gestão da Permanência Sustentável
Com a Plataforma Rubeus, você garante uma atuação muito mais sólida e funcional. Afinal, você estará optando por um CRM extremamente focado no setor educacional, que conta com recursos como rastreamento de matrículas, automação de marketing, histórico de interações, sistemas de comunicação personalizada e outras funcionalidades vitais para a criação e manutenção do relacionamento com potenciais e atuais alunos.
Resumindo: o Rubeus coloca o aluno no centro de sua operação, garantindo que todos os requisitos sejam atendidos. Por isso, podemos garantir que escolher um CRM totalmente personalizado para instituições de ensino é apostar em uma performance de sucesso.
INSCRIÇÕES E MATRÍCULAS INTEGRADAS
O construtor de experiências de inscrições e matrículas permite a criação de portais de inscrição no code (sem codificação) integrados aos objetos de negócio TOTVS, permitindo a alteração da aparência, etapas, campos e regras dinamicamente de todos os níveis de ensino e formas de ingresso individualmente.
Conheça alguns recursos do construtor de matrículas:
- Prova On-line;
- Assinatura eletrônica de contrato;
- Emissão de plano de pagamento;
- Recebimento em cartão;
- Boleto e Pix;
- Upload de documentos integrado com a secretaria digital;
- Opt-in LGPD;
- Utilização de cupons para descontos;
- Bolsas dinâmicas e automáticas.
INTEGRAÇÃO DE SENTENÇAS SQL
O Integrador de sentenças SQL permite a conexão direta com o TOTVS Business Connect para criar eventos no Rubeus a partir de consultas SQL no TOTVS. Dessa forma, qualquer informação do banco de dados TOTVS pode ser utilizada para personalização do relacionamento com os alunos.
Serviços adicionais Rubeus
Além da Metodologia Rubeus de Gestão da Permanência desenvolvida por nossos especialistas, oferecemos soluções proativas para identificar padrões de evasão, permitindo intervenções oportunas.
Nossa atuação é pautada em uma implantação consultiva forte e consistente. Cada processo é desenhado especificamente para a Instituição.
Além disso, oferecemos serviços contínuos que permanecem mesmo após o período de implantação do projeto:
- Suporte técnico por chat;
- Suporte técnico por WhatsApp, e-mail e telefone;
- Suporte técnico por chamadas de vídeos;
- Suporte técnico para integrações;
- Consultor de sucesso do cliente;
- Treinamentos com especialistas.
Que tal conhecer todas as nossas soluções de perto? Marque um bate papo com um de nossos consultores e veja a Plataforma Rubeus de perto!
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Dicas valiosas para começar hoje mesmo a investir na permanência de alunos
Agora que reconhecemos a relevância de uma abordagem centrada na permanência de alunos, é crucial entender como colocar em prática essa retenção. Vamos explorar as estratégias?
1. Estruture um processo de atendimento que diminua as chances de uma possível evasão
Muitas instituições de ensino precisam lidar com um volume significativo de solicitações de isenção, renegociação e cancelamento que, algumas vezes, são superiores à sua capacidade de atendimento.
Com a sobrecarga, muitos alunos ficam sem retorno e as propostas de acordo acabam não sendo registradas de forma organizada. Como resultado, além das evasões inevitáveis, acaba-se tendo casos que seriam reversíveis sendo perdidos pela ausência de uma ferramenta que ajude na organização e na gestão desses atendimentos.
Levando em consideração esse desafio para as instituições de ensino, é preciso estruturar um processo de atendimento que atue de modo eficiente sobre o risco oferecido por essa grande demanda de renegociações.
Propomos que nesse processo, as solicitações de seus alunos sejam organizadas nas seguintes etapas:
- Solicitações recebidas;
- Completou formulário econômico;
- Em análise;
- Deferida;
- Contrato assinado;
- Indeferida;
- Processo finalizado.
Ao organizar cada etapa torna-se mais fácil visualizar cada situação, bem como a atenção que cada uma demanda.
✅ Viu como um sistema, que organiza e gerencia todos os atendimentos, têm o poder de otimizar o tempo de toda a sua equipe? Em apenas alguns instantes, a solicitação de renegociação do seu aluno é adicionada ao sistema, sem a chance de se perder e, consequentemente, garantindo a devolutiva da sua instituição junto ao aluno.
2. Conheça as etapas de atenção e saiba quando atuar
Os diferentes estágios nos quais o aluno percorre até uma eventual evasão precisam ser identificados e tratados, da melhor forma possível. Veja como a Rubeus classifica-os:
😕 Potencial evasor
O potencial aluno evasor é aquele que ainda não sabe que quer sair da sua instituição. Entretanto, a situação em que ele encontra-se o acabará levando a isso. Geralmente, os potenciais evasores são alunos que se enquadram em dois ou mais indicadores preventivos tratados anteriormente.
Saber exatamente qual a melhor abordagem para realizar o contato com o seu aluno é fundamental. Haja vista que a abordagem errada pode despertar nele aquilo que ele ainda não havia concluído: a vontade de evadir. Portanto, a sua equipe deve estar treinada e capacitada para abordá-lo estrategicamente.
😮 Declarado
O aluno declarado é aquele que já está abertamente decidido a evadir. Isto é, esse aluno já está de fato convicto a sair da sua instituição.
A dica é tentar conversar com esse evasor declarado, buscando identificar o motivo do seu desejo de desligar-se. E, então, nessa conversa ou em uma posterior, apresentar possíveis soluções para o problema apresentado. Com isso, você demonstrará a esse aluno que você se importa com ele e que quer que ele continue os estudos em sua instituição.
Assim, estabeleça um contato direto com o seu aluno. Aqui, seria interessante envolver o coordenador de curso ou os pais (no caso de escolas).
Lembre-se: embora o aluno esteja no estágio de declarado, ele ainda não está em processo de evasão. Isso significa que ainda há tempo para evitar a sua saída.
😰 Em processo
O aluno em processo é aquele que solicitou a documentação necessária e já está em processo de saída.
É essencial que, quando o aluno esteja nesse estágio, a instituição já tenha identificado o motivo e já esteja atuando para sanar o problema. Sendo assim, a dica é mostrar isso a ele para que seja possível ver que a IE está buscando formas de melhorar o que não está bom. Mesmo que isso não seja suficiente para a permanência do aluno, ele verá que a sua opinião foi ouvida e considerada.
Além disso, torne o processo fácil! Nada de impedir e forçar de alguma forma. Ou seja, o aluno tem que perceber, por conta própria, as vantagens de continuar estudando com você. Em resumo, não torne esse momento tão delicado ainda mais complicado: siga os prazos e permaneça com o bom atendimento.
🚫 Evadido
O aluno evadido é aquele que já saiu da sua instituição e a sua equipe não conseguiu impedir.
A melhor forma é esquecer? Não! O aluno que evadiu deve ser visto como uma fonte de informações para o estabelecimento de estratégias corretivas. Não o retire da sua base de dados (ao menos que ele queira). Pelo contrário, monitore-o e trabalhe, dia após dia, para que ele queira voltar para a sua instituição.
3. Centralize os contatos para o combate à evasão
Possuir fácil acesso às informações é uma das grandes vantagens de que sua instituição desfrutará ao centralizar dados importantes dos seus contatos. Imagine a praticidade de ter, em um único sistema, dados e informações relevantes sobre todos os seus leads e alunos. Isso significa, dentre outras coisas, a utilização de dados atualizados, o seu envio aos responsáveis e o acompanhamento de tarefas de forma muito mais simples e fácil.
O perfil centralizado e o histórico de relacionamento disponibilizado pela Plataforma Rubeus apresenta, de maneira instantânea e integrada, as principais informações necessárias para o processo de combate à evasão de alunos. Assim, o time de Gestão da Permanência ganha ferramentas para atender melhor cada potencial aluno identificado em uma possível evasão.
Algumas informações podem ser verdadeiros sinais de atenção ao aluno. Questões como o curso realizado, se ele está enfrentando algum tipo de dificuldade financeira, se emite sinais de insatisfação ou, até mesmo, se já solicitou o histórico escolar, por exemplo, podem ser informações vitais quando o assunto é evitar sua saída precoce da instituição.
Assim, com o Rubeus, é possível que sua equipe registre todas as interações realizadas com seus alunos, de modo que você não perca nada e que saiba exatamente o próximo passo a ser dado.
4. Registre as comunicações e interações com os potenciais e atuais alunos
É fundamental que a sua instituição conheça os seus alunos com a finalidade de recolher o máximo de informações possíveis sobre eles e ser capaz de utilizá-las para mitigar os riscos de evasão.
Pensando nisso, a dica é gravar suas ligações e ouvi-las posteriormente. Isso ajudará a sua equipe a recolher informações que, por acaso, possam ter passado despercebidas, além de proporcionar a melhoria contínua para um atendimento de qualidade.
Outro ponto importante é realizar reuniões periódicas para análise dos principais pontos identificados, destacando pontos positivos (isso ajudará a motivar a equipe e otimizar seu trabalho), bem como pontos negativos (para verificar a melhor forma de corrigi-los).
✅ A Plataforma Rubeus possui a Telefonia Integrada. Através dela, sua IE pode realizar e receber ligações internamente de modo inteligente. Essa funcionalidade pode maximizar os resultados das suas ações de combate à evasão, uma vez que apresenta diversos benefícios que tornam a atuação da sua instituição muito mais efetiva e direcionada.
Conclusão
Trabalhar a permanência de alunos é um fator muito importante para o crescimento das instituições de ensino. A eficácia da permanência de alunos está diretamente relacionada ao trabalho preventivamente a evasão deve ser uma das prioridades da sua IE. Além de práticas de melhoria contínua da gestão de processos educacionais.
Por fim, vimos também algumas dicas valiosas e efetivas para promover uma boa permanência de alunos em sua instituição. Inclusive, vale destacar que a Rubeus pode te ajudar a traçar práticas eficazes que permitirão à sua instituição atuar junto com esses alunos (possíveis desistentes).
Para as instituições que estão vivenciando esse momento de aperfeiçoamento de suas práticas de captação ou permanência de alunos é oferecida uma demonstração individual gratuita.
Agora, eu quero saber de você: sua IE já trabalha a permanência de alunos? Conte-nos!
Até a próxima! 👋
Considerações finais
Espero que tenha apreciado nosso guia sobre Gestão da Permanência! Que tal compartilhar este conteúdo com sua equipe? Isso fortalecerá o alinhamento e o crescimento conjunto.
Estamos empenhados no sucesso de sua instituição de ensino. Se surgir alguma dúvida, deixe seu comentário, responderemos em breve!
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Para usar como referência acadêmica
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🔗 Formato ABNT:
AMARAL, Matheus. Permanência de alunos: conteúdo avançado para mitigar a evasão escolar. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/permanencia-de-alunos/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
🔗 Formato APA:
Rubeus. 2020, 30 janeiro. Permanência de alunos: conteúdo avançado para mitigar a evasão escolar. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/permanencia-de-alunos/
