Soluções · Gestão da permanência
Da base renovável à matrícula confirmada
Converta mais alunos aptos em matrículas renovadas, reduzindo perdas entre a liberação da rematrícula, o contrato, o pagamento e a confirmação no sistema acadêmico.
Renovação de Matrícula TOTVS
O que muda com a solução
A rematrícula não termina quando o processo é disponibilizado. Entre o aluno estar apto e a matrícula ser renovada existem vários pontos de perda: o aluno não acessa o portal, não confirma dados, não assina o contrato, não paga a taxa, esbarra em pendência acadêmica ou financeira, ou o responsável financeiro não recebe a orientação.
A solução identifica onde cada aluno interrompeu a jornada, reconhece as pendências que impedem o avanço e aciona comunicações e atividades para conduzi-lo até a conclusão. Mais rematrículas confirmadas, menos receita perdida e mais previsibilidade para o próximo período letivo.
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Problema: Alunos aptos que não concluem a rematrícula.
Com a solução: A comunicação por estágio leva cada aluno ao próximo passo da rematrícula.
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Problema: Perdas entre assinatura, pagamento e confirmação.
Com a solução: A solução acompanha contrato, pagamento e confirmação, e conduz do contrato assinado ao pagamento da taxa.
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Problema: Baixa conversão da base renovável.
Com a solução: Separa a evasão consolidada dos casos recuperáveis e atua sobre quem ainda pode renovar.
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Problema: Campanhas genéricas para alunos em situações diferentes.
Com a solução: As mensagens são direcionadas por situação: inapto, apto sem avanço, contrato assinado ou prazo próximo do fim.
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Problema: Pendências solucionáveis identificadas tarde demais.
Com a solução: As pendências são registradas e as equipes responsáveis são acionadas antes do fim do prazo.
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Problema: Responsáveis financeiros que não recebem a comunicação correta.
Com a solução: A abordagem é direcionada ao responsável financeiro, que participa da decisão e do pagamento.
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Problema: Dependência de planilhas e listas manuais.
Com a solução: Os eventos do TOTVS movimentam os alunos no CRM, e as tarefas para a equipe são criadas automaticamente.
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Problema: Baixa previsibilidade da base do próximo período.
Com a solução: O acompanhamento por estágio mostra quantos alunos estão em cada etapa da renovação.
Renovação de Matrícula TOTVS
O que a solução faz
Cada interrupção vira uma oportunidade de atuação.
Quem ainda pode renovar
Separa evasão consolidada de casos recuperáveis.
Ponto de abandono
Acompanhamento entre aptidão, contrato, pagamento e matrícula.
Comunicação por estágio
Mensagens direcionadas ao próximo passo necessário.
Atuação sobre pendências
Aciona as equipes responsáveis antes do fim do prazo.
Responsável financeiro
Abordagem direcionada a quem participa da decisão e do pagamento.
Integração com o TOTVS
Usa os status acadêmicos e financeiros para orientar a jornada no CRM.
Renovação de Matrícula TOTVS
Comunicação orientada à conversão
Quem está inapto precisa de uma abordagem diferente de quem já assinou o contrato e aguarda apenas o pagamento.
Próximo da abertura
Prepara o aluno ou responsável para o início da renovação.
Aluno inapto
Informa a pendência e orienta a regularização.
Apto sem avanço
Reforça o acesso e reduz a postergação.
Contrato assinado
Conduz para o pagamento da taxa.
Prazo próximo do fim
Cria urgência entre quem ainda pode avançar.
Rematrícula concluída
Confirma a renovação e encerra as comunicações de cobrança.
Aluno evadido
Entende o motivo e prepara uma possível jornada de reingresso.
Renovação de Matrícula TOTVS
O ERP informa, o CRM aciona
O TOTVS informa o que aconteceu com a matrícula. A Plataforma Rubeus usa essa informação para definir o que deve acontecer na jornada de relacionamento.
Estágio atualizado
O aluno é movimentado no processo conforme o evento recebido.
Pendência registrada
Registra o que impede a renovação.
Comunicação e atividade
Dispara a mensagem correspondente e cria tarefas para a equipe.
Nova tentativa de contato
Define a próxima tentativa e direciona o caso ao setor responsável.
Sem cobrança indevida
Interrompe comunicações incompatíveis com o status.
Histórico
Mantém o registro das ações realizadas.
Como funciona
Menos perdas entre aptidão, contrato e pagamento
Inapto
Uma pendência impede o início: identificar o impedimento e direcionar a regularização.
Apto
Pode renovar, mas não avançou: comunicar, reforçar o prazo e facilitar o acesso.
Contrato assinado
Existe intenção: conduzir para o pagamento.
Pagamento confirmado
Confirmar o avanço e evitar inconsistências na atualização final.
Rematrícula finalizada
Conversão concluída: encerrar a jornada de renovação.
Evadido
Registrar o motivo e avaliar uma estratégia de reingresso.
Impacto na instituição
O que muda para cada área
Uma solução que conversa com quem decide e com quem executa.
Marketing
Jornadas segmentadas transformam intenção de permanência em matrícula confirmada. Substitui campanhas genéricas por comunicação do próximo passo de cada aluno.
TI
O CRM complementa o ERP sem substituir sua função acadêmica e financeira. O ERP registra a condição; o CRM orquestra a atuação.
Direção Executiva
Reduz perdas evitáveis e dá mais previsibilidade sobre a base do próximo período.
Permanência
Atua antes da consolidação da evasão e diferencia alunos recuperáveis de saídas confirmadas.
Financeiro
Casos com pendência ou pagamento não confirmado são identificados e direcionados ao acompanhamento.
Para quem é
Quando faz sentido para a sua instituição
- Alto volume de alunos e rematrícula com várias etapas (acesso, contrato, pagamento).
- Alunos aptos que não concluem a renovação.
- Falta de clareza sobre em qual etapa as matrículas são perdidas.
- Campanhas genéricas para alunos em situações diferentes.
- Atuação concentrada no fim do período.
- Uso do TOTVS como ERP acadêmico e financeiro.
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Se você se reconheceu, vamos conversar sobre a sua jornada.
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Gestão da permanência
Soluções que se completam
Cada solução funciona sozinha, mas entrega mais quando conectada às demais na Plataforma Rubeus.
Acompanhamento do Estudante SGA
Dados integrados, regras adaptadas à realidade da instituição e uma visão completa da situação de cada estudante.
Ver soluçãoAssistente de Acordos Financeiros Rubeus
Apoie acordos pelo WhatsApp com IA, acompanhe propostas e prazos e mantenha a negociação conectada ao contexto financeiro e ao TOTVS.
Ver soluçãoControle de Inadimplência
Integrado ao módulo financeiro do TOTVS Educacional, automatiza a comunicação de cobrança e renegociação com as regras da sua instituição.
Ver soluçãoDúvidas comuns
Perguntas frequentes
O que é Renovação de Matrícula TOTVS?
Converta mais alunos aptos em matrículas renovadas, reduzindo perdas entre a liberação da rematrícula, o contrato, o pagamento e a confirmação no sistema acadêmico.
Que problemas Renovação de Matrícula TOTVS resolve?
Alunos aptos que não concluem a rematrícula. Perdas entre assinatura, pagamento e confirmação. Baixa conversão da base renovável. Campanhas genéricas para alunos em situações diferentes. Pendências solucionáveis identificadas tarde demais. Responsáveis financeiros que não recebem a comunicação correta. Dependência de planilhas e listas manuais. Baixa previsibilidade da base do próximo período.
Como funciona?
O fluxo passa pelas etapas: Inapto, Apto, Contrato assinado, Pagamento confirmado, Rematrícula finalizada, Evadido.
Para quem é indicada?
Alto volume de alunos e rematrícula com várias etapas (acesso, contrato, pagamento). Alunos aptos que não concluem a renovação. Falta de clareza sobre em qual etapa as matrículas são perdidas. Campanhas genéricas para alunos em situações diferentes. Atuação concentrada no fim do período. Uso do TOTVS como ERP acadêmico e financeiro.
Quais são os benefícios?
Possibilidade de reverter, de forma proativa, uma evasão. Maior autonomia e liberdade de ação para as diversas equipes da instituição, ao saberem o entrave que está impedindo os alunos a realizarem a renovação. Padronização das comunicações enviadas para os alunos. Entendimento pelo aluno que a instituição se preocupa com ele e, principalmente, com a continuidade dos seus estudos.
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