O processo de matrícula da sua instituição de ensino ainda é presencial e/ou manual? Neste conteúdo vamos analisar o quanto isso pode estar afetando os seus resultados de conversão. Veja também quais as vantagens da matrícula on-line para a rentabilidade da sua instituição.
⏰ Tempo aproximado de leitura: 4 minutos
Introdução⠀⠀
O período de matrícula da sua IE é sinônimo de filas com pais e alunos frustrados tentando preencher longos formulários e a equipe sobrecarregada tentando dar conta de tudo? 🤯
Você gostaria que o processo de matrícula fosse mais simples e intuitivo para sua instituição, pais e alunos? Então está na hora de implantar a matrícula on-line (se você ainda não tem)!
🔍 O processo de realização de matrícula
Em síntese, a matrícula consiste num processo realizado pelo estudante e/ou responsável em que ele efetiva o seu comprometimento para com o serviço educacional. Ou seja, é um procedimento que visa confirmar o interesse do aluno em determinado curso oferecido pela instituição.
Esse processo pode ser presencial – no qual o estudante precisa estar presencialmente na instituição de ensino para a realização – ou digital – realizado através de um sistema acessado via internet.
A INFLUÊNCIA DO DIGITAL NO PROCESSO DE MATRÍCULA:
Que o mercado educacional está cada vez mais concorrido, isso é fato!👌
📈Para conseguir alcançar um desempenho satisfatório nesse cenário, é preciso traçar boas estratégias de conversão de alunos. Por isso, é essencial buscar formas de planejar e executar ações que incentivem os potenciais alunos a evoluírem sua decisão de compra até a matrícula.
Dentre essas ações, tornar o processo de matrícula digital pode elevar a captação de alunos a um novo nível, uma vez que a IE e os estudantes podem desfrutar de facilidade, rapidez e integração proporcionados pelo ambiente on-line.
👩💻 A matrícula on-line
O digital está aí e veio para ficar. Facilidade e rapidez são regras indispensáveis. Sendo assim, quando aplicada à gestão educacional, questões como matrícula e prova on-line tornam-se premissas básicas para a captação e a conversão de alunos.
Por isso, podemos dizer que aquelas IEs que resistirem a essa evolução tendem a ter um impacto direto na diminuição da captação e no aumento dos abandonos de matrícula.
Especificamente na matrícula on-line, ao investir em processos integrados e virtuais, a instituição de ensino garante diversos benefícios que englobam tanto os alunos quanto o desempenho dos times em si.
AUTOMATIZAÇÃO DA MATRÍCULA:
Em suma, a automatização do processo de matrícula permite a centralização de informações e, consequentemente, melhores insumos para modelar e aperfeiçoar o processo de conversão.
Assim, ao apostar na automatização deste processo, você não fica exposto apenas às ações manuais dos consultores, nem corre o risco de perder o timing da conversão.
Além disso, quando a instituição de ensino investe em ferramentas estratégicas como é o caso do CRM educacional, é possível, através de poucos cliques, monitorar, em tempo real, as inscrições e matrículas de cada canal. Criar campanhas com links personalizados para calcular o ROI de cada ação, como e-mail, divulgação em redes sociais ou links do website.
✅ Além disso, aqui estão alguns benefícios adicionais:
- Personalização da comunicação;
- Ficha de inscrição 100% focada em conversão;
- Análise rápida da documentação para a matrícula;
- Possibilidade do candidato se matricular sem complicações e sem sair de casa.
CRM, VESTIBULAR ON-LINE E MATRÍCULA ON-LINE PARA CAPTAÇÃO DE ALUNOS
Entenda como melhorar seus resultados de conversão de inscrições e matrículas, a partir de uma experiência de ingresso 100% on-line, com a automação da sua régua de relacionamento e uma atuação comercial eficiente.
🤔 Por que migrar da matrícula presencial para a digital?
Você já parou para analisar o seu processo de matrícula, caso ele seja presencial? 🤔
🚨 Quando você impõe a condição do lead ir presencialmente até a sua instituição para efetivar a matrícula, está criando uma barreira enorme para a conversão.
Dessa forma, facilitar o ingresso do estudante, através de processos otimizados e “resistentes” à questões como distância e localização, não é mais uma simples vantagem, e sim uma prioridade.
Sendo assim, ignorar a importância de processos automatizados é ignorar receitas. Em síntese: para se destacar no mercado educacional e conquistar alunos, é necessário adequar processos e adotar ações rápidas e que acompanhem tudo o que está ocorrendo no mundo.
💥 Portanto, a regra é clara: quanto menos empecilhos para o lead realizar a matrícula, melhor!
Aliás, já que estamos falando em facilidade, é importante ressaltar algumas questões adicionais que também devem ser trabalhadas, veja só:
FICHA DE INSCRIÇÃO DIVIDIDA EM ETAPAS INTELIGENTES:
Agora é hora de pensar na melhor ficha de inscrição para ser utilizada no seu processo seletivo. Essa fase, se bem estruturada, pode contribuir de forma significativa para o aumento na captação de alunos da sua instituição.
🚨 Já é comprovado que uma boa ficha de inscrição deve ser preenchida em até sete minutos.
Em resumo, utilize a primeira etapa para pedir apenas informações básicas. Dessa maneira, você facilitará o processo de preenchimento da ficha de inscrição.
Essas são as etapas de uma ficha estratégica:
- Captação do lead – informações básicas;
- Identificação do curso;
- Informações adicionais para a conclusão da inscrição;
- Mensagem de conclusão da inscrição.
Saiba mais sobre a ficha ideal para captação de alunos:
AGENDAMENTO DE VISITAS:
A prática de visitas nas IEs sempre foi fundamental na tomada de decisão. Isso porque essas visitas ajudam os leads a entenderem as estratégias de aprendizagem da sua equipe pedagógica. Além disso, elas proporcionam a chance de visualizar o aparato e estrutura física e tecnológica oferecida pelo colégio.
Além das visitas presenciais, ofereça também o tour virtual no qual a pessoa pode visitar a sua IE sem precisar sair de casa.
📝 Quais as vantagens da matrícula on-line?
Em uma era tão imediatista, com leads de perfis digitais, é inconcebível que a instituição obrigue o estudante a ir presencialmente realizar algo que poderia ser feito em casa, através de poucos cliques.
A matrícula on-line permite otimizar o tempo das equipes e dos alunos, melhorando a organização e os processos de matrícula da instituição.
Mas não são só essas as vantagens, temos vários outros benefícios, analise-os:
👊 Diminui as chances de erros ao longo do processo
Se tem uma coisa que desanima na hora de comprar é a experiência negativa. Longas filas, formulários gigantes, falta de suporte… sua equipe está exposta a questões como essas quando insiste em processos presenciais.
Ao adotar o digital, as chances de erro diminuem significativamente e, caso ocorram, é mais fácil resolvê-los.
👊 Vantagens da matrícula on-line: Otimiza o tempo das equipes e dos candidatos
Através de poucos cliques o estudante pode efetuar a sua matrícula, gerar o boleto, pagar e pronto. Ou seja, ele não precisa faltar ao trabalho, nem pegar ônibus… e o melhor: não precisa esperar para se decidir.
👊 Atua como uma barreira para perda de leads em momentos de crise
Em meio às incertezas que a pandemia causou, nós aprendemos que a comunicação e o relacionamento com potenciais e atuais alunos no meio digital tiveram que se adaptar e serem otimizados. Sendo assim, criar barreiras para a perda de potenciais alunos é imprescindível, ou seja, os processos utilizados pelas instituições de ensino devem atuar como impulsionadores, quando frente à mudanças.
👊 Vantagens da matrícula on-line: Permite a integração de formulários estratégicos e métodos de pagamentos facilitados
O processo de matrícula on-line permite a criação e incorporação de formulários personalizados, otimizados e intuitivos. Além disso, através da ferramenta certa, é possível integrar recursos de pagamento e facilitar o processo de quitação da taxa de matrícula.
👊 Proporciona maior satisfação junto aos candidatos ao prevenir incidentes ao longo do processo
Esse é um dos pontos mais importantes: a experiência do estudante. Em síntese, ela acontecerá independente da sua IE criar ou não ações específicas para melhorá-la. Isso porque o estudante desenvolverá suas percepções de acordo com os contatos que terá com sua IE.
Portanto, quando se investe em estratégias para torná-la positiva, como a matrícula on-line, por exemplo, as chances dele se tornar um “embaixador” da sua IE aumentam significativamente.
EXPERIÊNCIA DO ESTUDANTE:
De maneira simples, a experiência do estudante ou SX (do termo, em inglês, Student Experience) consiste na percepção geral que o atual ou potencial aluno tem sobre o seu serviço educacional como um todo, não se limitando apenas ao ensino.
🎁 Saiba mais sobre esse tema lendo o nosso conteúdo “Experiência do estudante: como criar experiências memoráveis”.
👊 Vantagens a matrícula on-line: Mais facilidade para os pais
No caso específico das escolas, a matrícula on-line faz com que os pais não precisem preencher formulários e esperar na fila, tendo que levar seus filhos ou alocar alguém para tomar conta deles.
Além disso, a atualização das informações é mais fácil, assim como os pagamentos.
📖 A matrícula on-line é lei
No mês de maio, o Ministério da Educação decretou que, a partir do dia 1° de agosto de 2022:
§ 2º As IES deverão produzir os documentos integrantes do acervo acadêmico inteiramente no meio digital a partir da data de que trata o caput.
§ 3º Os documentos em suporte físico recebidos pelas IES a partir de 1º de agosto de 2022, para fins de matrícula e demais atividades ligadas à vida acadêmica dos alunos, deverão ser convertidos para o meio digital.
✅ Além disso, a Portaria do Ministério da Educação dispõe sobre prazos para a digitalização do acervo acadêmico físico das instituições.
📥 Baixe a portaria referente às mudanças e faça o que for necessário para se adequar seus processos dentro do prazo estabelecido: PORTARIA Nº 360, DE 18 DE MAIO DE 2022.
🎁 Saiba mais acessando o nosso conteúdo: Obrigatoriedade da matrícula on-line: entenda como se adaptar à nova lei.
✅ Boas práticas para a matrícula on-line
IDENTIFICAÇÃO DE OBJEÇÕES DE MATRÍCULAS:
No cenário da captação de alunos sabemos que, por algum motivo, as oportunidades podem estagnar em alguma etapa específica da Jornada de Compra Educacional. Logo, a estagnação pode ocorrer no processo de inscrição, bem como no de matrícula.
Ademais, é muito importante que sua instituição identifique os motivos da estagnação e registre-os em suas respectivas oportunidades. Assim, será possível priorizar as ligações do time comercial e, consequentemente, aumentar os indicadores de conversão institucional.
🎁 Confira o nosso blog post “A importância de identificar objeções de matrículas: venda mais ao analisar as oportunidades que perdeu” e saiba mais!
DIVULGAÇÃO DO PERÍODO DE MATRÍCULA:
Em resumo, a campanha de matrícula é um conjunto de ações práticas que buscam alcançar resultados efetivos na conversão de leads, geralmente, durante o processo seletivo da sua IE.
Sendo assim, para estruturá-la, é preciso pensar em questões como:
- Quais são as facilidades financeiras que sua IE oferece?
- Quais são seus diferenciais mais marcantes?
- Você sabe utilizar feedbacks e depoimentos de seus atuais e ex-alunos como vantagem?
🥰 Aliás, temos um conteúdo recheado de dicas no qual detalhamos mais sobre como divulgar a sua campanha de matrícula. Confira:
⚡ Como começar a usar a matrícula on-line?
Se você está se perguntando por onde começar a implantar o processo em sua instituição de ensino, nós podemos te ajudar! A nossa solução de Inscrições e Matrículas 100% on-line te auxilia neste desafio!
Personalize a comunicação com o candidato durante todas as próximas fases do processo seletivo. Essa personalização pode variar de acordo com a sua necessidade:
- Forma de ingresso (ENEM, vestibular tradicional, vestibular agendado, transferência, obtenção de novo título etc.);
- Por curso;
- Por unidade.
COM A SOLUÇÃO DA RUBEUS, VOCÊ GARANTE:
- Desenvolvimento de contato imediato com o interessado.
- Criação de rotas integradas e simples para que o candidato dê continuidade à inscrição.
- Permite que o candidato convocado realize a matrícula no processo seletivo de forma rápida, sem complicações e sem sair de casa.
- Toda a experiência de matrícula do candidato é realizada on-line e integrada ao TOTVS Educacional ou com outros ERPs.
- Para o TOTVS Educacional, o candidato é integrado automaticamente com o módulo Educacional, gerando: aluno, matrícula no curso, matrícula no período letivo, enturmação, contrato, parcelas do plano de pagamento, bolsas e primeira parcela com vencimento personalizado, podendo escolher a forma de pagamento entre boleto ou cartão.
⏳ Não há tempo a perder: comece hoje mesmo a planejar este novo processo (se você ainda não o tem) ou otimize seus processos (caso você já tenha)! 💬
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Considerações finais
👊👊 Pronto! Finalizamos esse conteúdo. Espero que sua cabeça esteja “fervilhando” de novas ideias!
Agora, que tal salvar esse link em sua barra de favoritos e também compartilhá-lo com alguém da sua equipe que vai te ajudar a colocar a mão na massa? 😃
Ótimos resultados! 👋
Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Com o intuito de te ajudar, já preparamos a forma como você deve referenciá-lo!
– Formato ABNT:
VIEIRA, Bráulio. Vantagens da matrícula on-line: porque investir pode ser tão rentável. Rubeus, 2022. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/vantagens-da-matricula-on-line/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2022, 24 de agosto. Vantagens da matrícula on-line: porque investir pode ser tão rentável. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/vantagens-da-matricula-on-line/
