Se você está em busca de um CRM Educacional provavelmente já se questionou sobre quais passos seguir para que seu projeto seja bem sucedido. Neste conteúdo, vamos compartilhar as oito etapas para implantar um CRM Educacional com sucesso na sua instituição, desde o diagnóstico até a operação. Confira! 🔍
⏰ Tempo aproximado de leitura: 5 minutos
📚 Sugestão de conteúdo inicial
Antes de seguirmos para o objetivo desse conteúdo, quero recomendar um outro material no qual apresentamos os macro passos para implantar um CRM Educacional na sua IE.
Estou falando do blog post: Como implantar CRM educacional: 3 etapas que as IEs devem conhecer. Não deixe de conferir! 😃
Muito bem, agora podemos avançar para os micro (e essenciais) passos de uma implantação bem sucedida. Vamos lá?
Introdução
Em suma, o principal objetivo de um CRM Educacional é fortalecer o relacionamento com candidatos e alunos. Por isso, ao buscar um CRM você deve planejar a sua implantação desde a concepção do projeto, visando o sucesso da sua IE e dos objetivos dos candidatos e alunos.
Neste post, vamos ajudar você a iniciar a implantação do seu CRM antes mesmo da escolha da tecnologia ideal. O nosso objetivo é te deixar preparado para que a implantação do sistema em sua IE seja um sucesso. 💪
Boa leitura e ótimos insights!
✅ Vantagens de uma implantação planejada
Em síntese, muitas vezes, os problemas enfrentados em relação ao software escolhido não estão necessariamente nele. Mas como assim? Ele pode estar no processo da sua implantação na instituição. Assim, aproveite o seu planejamento anterior à contratação para estudar o suporte da empresa fornecedora do CRM.
A empresa contratada deve oferecer um programa eficiente de implantação do software. Esse, por sua vez, deve englobar todo o seu processo de instalação e, também, um plano completo de treinamento da sua equipe.
Além disso, o sistema deve “conversar” com as demais ferramentas utilizadas no dia a dia pela sua instituição. Lembre-se: quanto mais integrados estiverem os dados, maior a produtividade e desempenho da sua equipe.
📝 Aliás, que tal conhecer agora as vantagens de uma implantação planejada? Confira três delas abaixo:
- Redução de custos;
- Aumento da satisfação e aceitabilidade do sistema pelas equipes;
- Manter o ritmo operacional.
8 etapas imprescindíveis para implantar um CRM Educacional e começar a desfrutar rapidamente dos seus benefícios
1) Encontrando a solução ideal
Nesta etapa sua IE deve iniciar a busca pelo CRM ideal, ou seja, aquele que atende plenamente às suas necessidades.
Em síntese, existem diversas ferramentas de CRM no mercado e, por isso, é essencial que você entenda as diferenças entre elas. Somente assim, será possível identificar a que realmente vai atender às suas necessidades.
Você pode estar se perguntando qual o benefício de implantar um CRM focado para a educação, certo?
Em resumo, uma solução de CRM para educação é capaz de impulsionar os resultados de captação e permanência das instituições de ensino, pois é desenvolvido sob medida para instituições de ensino.
📚 Aliás, vou deixar aqui um dos nossos conteúdos mais acessados sobre como escolher o CRM educacional certo, não deixe de conferir!
2) Etapas para implantar um CRM Educacional: Preparação para a implantação
Posteriormente encontrar a solução ideal, um fator importante desta etapa é entender como sua IE está em relação às tecnologias e processos internos, e também como as pessoas percebem a gestão do relacionamento com os alunos.
Em resumo, toda a IE deve estar alinhada com a importância do projeto, desde a alta gestão, lideranças e equipes. Ou seja, todos devem apoiar e se envolver com o projeto.
A alta gestão deve demonstrar o seu apoio comunicando e fortalecendo junto às equipes os objetivos de implantação e quais os benefícios serão alcançados por todos, mesmos aqueles que não operarão a tecnologia.
Já as lideranças táticas devem garantir que as informações necessárias para o projeto sejam compartilhadas desde o início, estimulando as equipes a estudarem sobre boas práticas de relacionamento. Além disso, devem garantir que sejam treinadas para a boa operação do CRM.
Por fim, as equipes que operam devem se comprometer a garantir o registro das informações de forma adequada e a evoluir no relacionamento com os leads e alunos.
3) Diagnóstico do estado atual de relacionamento
Independentemente se sua IE já possui ou não um CRM você se relaciona de alguma forma com os seus candidatos e alunos. Afinal, entender em qual estágio de relacionamento a sua IE se encontra é o primeiro passo para iniciar o seu projeto de implantação de um CRM.
É importante reconhecer como os principais setores de atendimento ao candidato e aluno entendem o relacionamento. Reflita:
- Será que alguns deles percebem o contato com o público como algo estritamente operacional e transacional? 🤔
- Será que de fato buscam entender as dores e necessidades do candidato quando atende um lead em busca de uma informação?
- Como as informações são registradas? Existe algum tratamento estratégico das informações?
Esses são alguns questionamentos relevantes para que você realize o diagnóstico do relacionamento com candidatos e alunos da sua IE.
Assim, a partir das informações obtidas será possível entender o que precisa evoluir em processos, tecnologia ou até mesmo em treinamento e desenvolvimento da sua equipe.
4) Etapas para implantar um CRM Educacional: Definição das metas
Nesta etapa é necessário definir claramente quais são as metas de captação e retenção de alunos.
🔍 Você poderá ainda definir macro e micro metas. Por exemplo, macro metas de captação e retenção de alunos, e micro metas de captação e retenção para cursos distintos, para processos seletivos específicos e para equipes.
Se você possui relacionamento com empresas e outras escolas, você pode definir metas para seu time comercial para estas key account, isso se elas representam um relacionamento importante na sua captação de alunos, é claro.
Em síntese, para gerenciar as suas metas é importante definir quais serão as principais métricas que você vai acompanhar, e aqui temos algumas dicas:
- Leads gerados de forma orgânica;
- Leads gerados em campanhas digitais;
- Conversão de leads em matrículas;
- Inscrições ou visitas agendadas;
- Matrículas;
- Conversão de inscrições/visitas em matrículas;
- Resultado das atividades da equipe de relacionamento;
- Evolução dos leads de campanhas digitais no funil de captação;
- Potencial para renovação de matrícula;
- Matrículas renovadas;
- Cancelamentos;
- Reversão de evasão;
✅ Em resumo: busque levantar as principais métricas educacionais que fazem sentido para sua IE.
5) Seleção dos relacionamentos a desenvolver
A sua IE deve ter a percepção de quais relacionamentos possui atualmente e quais podem evoluir.
Por exemplo, sua IE pode ser forte na captação para cursos específicos, e pode querer adentrar em outros segmentos, como o EAD ou cursos livres. Pode ser forte na educação infantil e está em busca de fortalecer a educação a nível médio.
Por isso, conhecer a persona da sua IE nos segmentos que atua e que busca crescer será primordial para estabelecer relacionamentos eficazes com seu público, com uma régua de relacionamento específica para cada persona da sua IE.
Listei alguns conteúdos complementares que podem te ajudar nessa tarefa:
💥 11 exemplos de personas para IEs: saiba como construir as suas
💥 Régua de relacionamento educacional: dicas práticas para montar a da sua IE
6) Etapas para implantar um CRM Educacional: Elaboração das réguas de relacionamento
A sexta etapa é o coração de um programa de relacionamento de sucesso. Em suma, a régua de relacionamento conduzirá o conjunto de ações que fazem parte da estratégia de marketing da IE, que vão desde a qualificação de leads até a finalização do curso garantida pela retenção assertiva dos seus alunos e pelo bom relacionamento com o seu público.
Uma régua de relacionamento educacional pode ser entendida como a definição de um plano de comunicação recheado de ações que possuem um objetivo específico para determinado segmento de leads ou estudantes.
Em suma, a régua de relacionamento deverá sustentar as ações para todos os seus canais de captura de leads, ações de Inbound e Outbound marketing e canais integrados. Para isso, é necessário que você mapeie com precisão todos os seus pontos de contato, físicos e digitais, mapeando também a jornada do lead, candidato e aluno.
O risco de não definir a régua de relacionamento de forma eficaz é estabelecer contatos sem estratégia, relações pontuais, não sistemáticas e desvinculadas das dores e anseios da sua persona, prejudicando toda a performance da sua IE.
Confira o nosso conteúdo detalhado sobre como estruturar réguas de relacionamento inteligentes:
7) Implantação e operação do CRM
Na fase de implantação você deve garantir que as ações previamente planejadas sejam configuradas na solução.
O acompanhamento do cronograma de implantação com a definição das responsabilidades e papéis de operação na plataforma também não deve ser negligenciado pela sua IE.
Durante a implantação os profissionais serão treinados, e este é um ponto de atenção. Garanta que todos estejam comprometidos nesta etapa. Você pode ainda testar os conhecimentos de todos, com exemplos de casos reais da sua IE antes da entrada em produção da solução, ou seja, antes do início das operações conhecido como go live.
Homologue o projeto antes de iniciar o primeiro processo seletivo na solução. Realize um teste de ponta a ponta da operação com todos os envolvidos no projeto para que tenham conhecimento dos pontos de captura e contato com o lead, demonstrando o comportamento no funil e da gestão das informações na solução. Isso garantirá o sentimento de pertencimento de toda a equipe no projeto favorecendo maiores chances de sucesso com seu CRM.
8) Etapas para implantar um CRM Educacional: Avaliação, controle e evolução do CRM
Esta etapa não pode ser negligenciada pela sua IE mesmo que a operação esteja ocorrendo com sucesso e suas metas estejam sendo alcançadas, deve ser realizada com uma agenda definida enquanto seu CRM estiver em operação.
O estágio de avaliação e controle é um momento de retroalimentação das informações e você deve definir quando você realizará essa avaliação.
Além do acompanhamento das métricas e metas definidas anteriormente, é necessário manter um acompanhamento e controle das operações. As informações do candidato e aluno devem estar sendo registradas de forma adequada no CRM para que você possa gerenciá-las e ter insights para evoluir no relacionamento com seu público.
Além disso, é importante averiguar rotineiramente se as boas práticas de operação e de marketing educacional estão sendo cumpridas conforme os objetivos da sua IE.
Nesta etapa você também avalia as estratégias educacionais de captura de leads, de ações de relacionamento e se as metas estão adequadas para o momento da sua IE. Por exemplo, você pode constatar que pode ser mais assertivo nas campanhas de e-mail marketing realizando testes A/B. 📩
Pode perceber que o discurso com o seu lead não está adequado e por isso alguns não evoluem no seu funil de captação. Pode encontrar novas formas de alcançar seus leads, entre outros.
Por fim, você pode perceber que há outras formas de evoluir na sua estratégia de relacionamento, tais como integrando novas soluções de relacionamento omnichannel, por exemplo.
🚀 Conteúdo bônus para se aprofundar no assunto!
O primeiro passo para alcançar o sucesso na implantação de um CRM Educacional é a escolha de uma plataforma (software) específica para o segmento educacional. Também é importante atentar-se à qualificação técnica e prática da equipe que conduzirá o projeto.
Em resumo, o CRM específico para educação deve ser capaz de potencializar os resultados de captação e permanência de alunos da sua instituição de ensino. Mas, para que isso seja possível é essencial saber fazer a escolha certa.
Por isso, preparamos um checklist com 40 itens para você analisar quando for escolher a solução de CRM da sua IE. Com ele, você poderá realizar uma análise apurada sobre variáveis que envolvem esferas como:
- Fluxo de inscrição e matrícula integrado;
- Gestão comercial;
- Automação do relacionamento;
- Suporte;
- Gestão da Permanência.
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👩💻 A Plataforma Rubeus
A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM desenvolvido, exclusivamente, para instituições de ensino. Por isso, ela conhece detalhadamente todas as dificuldades presentes no cenário atual de captação de alunos das IEs.
Além disso, ela leva em consideração as diferenças de cada aluno e a complexidade presente em qualquer relação. Assim, ao implantar a cultura da Plataforma Rubeus em sua instituição, você consegue aproximar e conquistar cada vez mais os seus potenciais e atuais alunos.
Aliás, depois deste guia completíssimo, você já está preparado para dar o pontapé inicial e se aprofundar mais no assunto. Por isso, que tal sair da teoria e ir para a prática? 😃
🚀🚀 Assista ao vídeo e entenda como um CRM educacional como a Plataforma Rubeus pode te ajudar a revolucionar os processos e os resultados da sua faculdade ou escola.
Ademais, te convidamos a agendar uma demonstração gratuita da nossa plataforma. Através dela é possível conferir na prática todas as funcionalidades da Plataforma Rubeus.
São 30 minutos capazes de mudar a forma como você enxerga a Captação e a Permanência de alunos da sua instituição de ensino. Clique na imagem abaixo e venha conferir!
Considerações finais
Espero que você tenha gostado das nossas dicas de como implantar um CRM Educacional! Agora, você pode compartilhar esse conteúdo com a sua equipe para que, assim, vocês cresçam juntos e na mesma direção.
Além disso, saiba que estamos comprometidos com o sucesso da sua IE. Então, caso tenha alguma dúvida, deixe nos comentários que, em breve, nós responderemos!
Ótimos resultados para você! 😃
Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Com o intuito de te ajudar, já preparamos a forma como você deve referenciá-lo!
– Formato ABNT:
MAXIMO, Aryane. 8 etapas para implantar um CRM Educacional com sucesso. Rubeus, 2022. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/etapas-para-implantar-um-crm-educacional/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2022, 13 de junho. 8 etapas para implantar um CRM Educacional com sucesso. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/etapas-para-implantar-um-crm-educacional/
