Desapegar e dar “até mais” para um lead pode ser difícil para a sua instituição de ensino. Para facilitar esse processo, você pode contar com o e-mail de break up, saiba como fazer isso com eficiência!

Não é novidade para você que o Funil de Captação de Alunos ilustra todas as etapas percorridas pelo potencial aluno. Essa jornada resulta em sua matrícula (ou não) em sua instituição de ensino.

Por isso, através dele, é possível perceber a importância em planejar estratégias específicas para se comunicar bem com os seus potenciais alunos em cada etapa. Isso é importante, tendo em vista que, se você levar em consideração todas as particularidades de cada um desses momentos, sua abordagem será muito mais eficiente. Conseguindo, assim, converter cada vez mais leads em matriculados.

Durante o desenvolvimento da Jornada de Compra Educacional, os membros do seu setor de captação de alunos devem agir estrategicamente. É preciso que eles sejam capazes de identificar quais leads estão realmente interagindo e demonstrando interesse em sua instituição.

Muitas vezes, os que estão interessados e engajados realizam perguntas, respondem aos e-mails e ligações dos seus consultores. Além disso, apresentam seus cursos de interesse (ou pelo menos suas dúvidas sobre essa decisão).

Mas e aqueles que, mesmo após você utilizar as suas melhores práticas, não demonstram interesse? O que fazer com esse tipo de lead? Continuar tentando ou desapegar de vez?

Antes de tomar qualquer decisão relacionada a esse assunto, leia por completo este blog post. Primeiramente, é importante conhecer do que se trata e como funciona o e-mail de break up para as instituições de ensino.

O que é e-mail de break up?

O e-mail de break-up representa a finalização do contato com os potenciais alunos que encontram-se estagnados nas etapas do Funil de Captação. Seu principal objetivo é economizar esforços comerciais com leads que não estão propensos a se tornarem alunos da instituição de ensino neste momento.

Além disso, se for bem aplicado, é possível que o potencial aluno retorne ao engajamento e avance na jornada de compra. Assim, o e-mail de break up também pode funcionar como um incentivo para a tomada de decisão.

Nesse tipo de comunicação, é importante demonstrar que a sua instituição estará sempre disposta a ajudar aquele potencial aluno, caso seja necessário. Com isso, ela não “queima o filme” com essa oportunidade ao ficar insistindo constantemente em manter contato.

No entanto, é essencial considerar que ele deve ser utilizado basicamente como um processo (o que é bem diferente de uma interrupção). Ademais, ele deve ser entendido como o último recurso para chamar a atenção para o relacionamento da sua IE com o potencial aluno. Ou, ainda, para criar um senso de escassez ao deixar claro que esse será o último contato.

Uma das grandes vantagens em adotar o e-mail de break up para instituições de ensino é a melhoria dos índices de conversão. Isso acontece porque a utilização desse e-mail otimiza o desenvolvimento do trabalho dos membros do seu time de captação.

Dessa forma, é possível que seus consultores invistam o tempo economizado, em tratar as listas de leads não qualificados, para desenvolver ações estratégicas. Isso permitirá que a sua instituição priorize aqueles leads com maiores possibilidades de se matricularem.

Qual o momento ideal para enviar um e-mail de break up?

Talvez, você esteja perguntando-se sobre qual o momento ideal para investir no e-mail de break up. Mas tenha calma, antes do envio propriamente dito, é fundamental que a sua equipe desenvolva uma relação com os potenciais alunos. Posteriormente, é preciso também identificar aqueles que não estão no momento de compra. Para isso, nada melhor que o Follow-up.

Através dele, sua equipe poderá estruturar um Fluxo de Cadência para registrar todos os contatos já realizados com cada potencial aluno. Se após ter realizado várias tentativas de contato com o lead não houver retorno, esse é um dos momentos ideais para se enviar um e-mail de break up!

De acordo com as boas práticas para conversão de indecisos, sua equipe de captação deve realizar 3 tentativas de ligações. Caso todas elas não forem atendidas, esse número já é o suficiente para mudar o status desse potencial aluno para “não atende”.

Outra boa prática a ser incorporada pela sua instituição é não ter medo de marcar uma oportunidade como perdida após o envio do e-mail de break upAssim, ao marcá-las como perdidas, o setor de captação não investirá mais tempo para tentar convertê-las. Além disso, poderá estruturar um fluxo de relacionamento automatizado específico. Por meio dele, será possível tratar os casos identificados nas objeções dessas oportunidades perdidas. 

Quer conhecer mais sobre o Follow up na conversão de alunos? Confira nosso blog post:

Blog post Follow up na conversão de alunos - Rubeus

4 dicas para criar e-mails de break up eficientes

Sua instituição precisa compreender que é preciso realizar ações para engajar o seu potencial aluno. Uma boa dica é utilizar modelos de e-mails poderosos. É justamente neste contexto que surgem os e-mails de break up.

Como vimos, esse e-mail não passa apenas a mensagem principal de “despedir-se” do potencial aluno. Ele deve ser capaz também de despertar o seu interesse em interagir com a sua instituição.

Para te ajudar na criação de eficazes e-mails de break up, separamos algumas dicas:

1) Invista em assuntos atrativos

Nossa primeira dica é investir em assuntos atrativos para chamar a atenção dos potenciais alunos. Afinal, após tantas tentativas falharem, você realmente quer que eles visualizem sua mensagem e a respondam, não é mesmo?

Com isso, lembre-se: se o assunto deste e-mail for semelhante aos anteriores, provavelmente seu lead nem o abrirá. Assim, ele não surtirá o resultado esperado.

Para isso, aplicar o Copywriting no assunto do e-mail de break up pode contribuir (e muito) para torná-lo mais atrativo. O que irá despertar nos potenciais alunos a vontade de lê-lo. Essa técnica consiste em “persuadir” e tentar convencer o destinatário a interagir e, até mesmo, avançar nas etapas do Funil de Captação através das palavras.

Também é imprescindível que você seja objetivo e personalizado. Para isso, trabalhe com perguntas e procure estimular emoções e sentimentos. Lembre-se que, na maioria das vezes, simples detalhes ou, até mesmo, a mudança no tom da abordagem torna um texto entediante em um conteúdo relevante para o seu lead.

Exemplos de assuntos de Break up: “Encerramento de contato”, “Desculpe pelo incômodo, não vai se repetir”, “Obrigado pela (falta de) atenção, @NomeDoLead@”.

2) Deixe bem claro que é o fim

Deixar bem claro que “é o fim” é a nossa dica de número dois, quer saber por quê?

Tem a ver com aquela velha história que acontece em quase todos os relacionamentos: se você estiver insatisfeito, mas não tiver coragem de tomar alguma atitude para melhorar isso, a relação nunca irá a lugar nenhum.

Break up - Rubeus

Por isso, se você sente que precisa fazer algo para que o seu potencial aluno tome uma decisão, é importante que você entenda que já fez sua parte. Além disso, precisa esperar ele interagir de alguma forma.

Este também é um dos momentos ideais para enviar um e-mail de break up. Desse modo, será possível fazer com que ele siga em frente ao deixar que tome sua decisão: seguir com você ou “ficar para trás“.

Nesse e-mail, é preciso que você passe o sentimento de que é o fim. Deve-se levá-lo a entender que está perdendo uma oportunidade, que uma porta está se fechando. Isso pode fazer com que ele reflita se realmente não quer entender melhor sobre essa oportunidade agora.

3) Deixe clara sua decepção

É importante deixar claro na sua mensagem que você está decepcionado pela não continuidade do contato. Essa abordagem é sensível, pois não é o objetivo gerar um atrito com o lead. Contudo, é preciso deixar claro que uma expectativa foi quebrada.

Logo, essa mensagem serve como estímulo para que o lead reflita se realmente não era o momento de prosseguir com o contato. Caso não seja o momento, ele vai ignorar a mensagem, caso seja o momento, há uma boa chance dele te responder por reciprocidade.

Afinal, ao demonstrar uma emoção, você humaniza o contato e estimula que ele responda como uma demonstração de respeito e atenção. Você se importar com o lead dispara o gatilho necessário para que ele se importe com você.

4) Utilize gatilhos mentais

Falando em gatilhos mentais, essa é a nossa quarta dica: utilize gatilhos mentais.

Após investir tempo tentando alguma reação do potencial aluno, ele precisa tomar uma decisão, mesmo que seja um não.

Os gatilhos mentais são estímulos recebidos pelo cérebro que influenciam na tomada de decisão, tornando-a automática e, assim, mais rápida. Mas como isso é possível? É simples: nossas decisões são tomadas no inconsciente e só depois elas vêm à consciência. De acordo com o grau de dificuldade da decisão, nosso cérebro leva mais tempo para decidir-se.

Com os gatilhos mentais, o cérebro não realiza todo esse complexo trabalho de reflexão. Mas, para fazer isso na prática, o conteúdo do e-mail precisa conter alguns princípios poderosos capazes de dispará-los.

Esses princípios podem ser de Reciprocidade, Aprovação Social, Afeição/Afinidade, Autoridade e Escassez. Para os e-mails de break up, o gatilho mais comum é o de Reciprocidade (as pessoas se importam com quem se importa com elas). Além desse, é possível utilizar o gatilho de escassez (quando você demonstra que seu tempo tem valor e seu lead vai perder uma oportunidade escassa).

2 exemplos de e-mails de break up

Agora que você sabe o que é o e-mail de break up e conhece algumas dicas para quando for criar o seu, o próximo passo é colocar a mão na massa.

Mas se você ainda possui dúvidas, elaboramos dois modelos desse tipo de e-mail que podem te ajudar e inspirar a criar bons modelos. Veja:

Modelo 1

Assunto: Desculpe pelo incômodo, não vai se repetir!

Bom dia, @NomeDoLead@!

Há alguns dias que venho te enviando e-mails sobre a nossa consultoria de carreira individual.

Imagino que não seja um bom momento para essa conversa. Por isso, gostaria de pedir desculpas por ocupar sua caixa de mensagens e informar que não irei enviar novos e-mails sobre esse assunto.

Sucesso na sua carreira!

Modelo 2

Assunto: Obrigado pela (falta de) atenção, @NomeDoLead@!

Bom dia, @NomeDoLead@! Tudo bem?

Queria te agradecer pela falta de retorno no e-mail anterior.

Aqui, na @NomeDaInstituição@, estamos constantemente ouvindo nossos alunos e candidatos para melhorar a forma com que potencializamos suas carreiras. E, por incrível que pareça, a falta de retorno nos nossos contatos é um feedback importante.

Mostra para nós que essa não é uma prioridade para você. Além disso, nos ajuda a direcionar nossos esforços para aqueles estudantes que se encontram em um momento mais adequado para esse upgrade.

Encerramos, nesta semana, nossas consultorias gratuitas individuais. Em uma próxima oportunidade (em que abrirmos essa possibilidade novamente) fique à vontade para entrar em contato conosco.

Sucesso!

Conclusão

O e-mail de break up é uma eficiente forma de encerrar o contato com um potencial aluno que não está mais respondendo às tentativas de contato. Uma de suas grandes vantagens está na economia de esforços com leads que ainda não estão propensos para se tornarem matriculados.

Com isso, é possível investir o tempo para converter potenciais alunos que estão mais aquecidos. Dessa forma, será possível aumentar o índice de conversão de alunos da sua instituição de ensino.

Investir em assuntos atraentes, deixar bem claro que é o fim, não esquecer de gerar valor e fazer uso de gatilhos mentais são poderosas dicas. Por isso, não as deixe de fora quando for criar seus modelos de e-mails de break up!

Sua instituição já utiliza a prática de enviar e-mails de break up? Conte-nos sua experiência!

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