E-mail de break-up: saiba como sua instituição de ensino pode “despedir-se” de um lead

Desapegar e dar “até mais” para um lead pode ser um grande desafio para a sua instituição de ensino. Por isso, com o intuito de facilitar esse processo, você pode contar com o e-mail de break-up. Através dele, é possível despertar o sentimento de “medo da perda” e, assim, aumentar as chances de “aquecer” o lead. Saiba agora como elaborar o seu com eficiência! 📧🗯️

Tempo aproximado de leitura: 6 – 8 minutos

Introdução

Não deve ser novidade para você que o Funil de Captação de Alunos ilustra todas as etapas percorridas pelo potencial aluno. Através dele, é possível perceber a importância de planejar estratégias específicas para se comunicar bem com os seus potenciais alunos em cada etapa.

Isso é importante tendo em vista que, se você levar em consideração todas as especificidades de cada um desses momentos, sua abordagem será muito mais eficiente. E, assim, será possível converter cada vez mais leads em matrículas.

Durante o desenvolvimento da Jornada de Compra Educacional, os membros do seu setor de captação de alunos devem agir estrategicamente. Em resumo, é preciso que eles sejam capazes de identificar quais leads estão realmente interagindo e demonstrando interesse em sua instituição.

Muitas vezes, os que estão interessados e engajados realizam perguntas, respondem aos e-mails e ligações dos seus consultores. Além disso, demonstram os cursos de interesse (ou pelo menos suas dúvidas sobre essa decisão).

Mas e aqueles que, mesmo após você utilizar as suas melhores práticas, não demonstram interesse? O que fazer com esse tipo de lead? Continuar tentando ou desapegar de vez? 🤔

Antes de tomar qualquer decisão relacionada a esse assunto, sugerimos que você leia por completo este blog post. Nosso objetivo é te ajudar a identificar os chamados “leads frios” e verificar qual a melhor forma de atuar junto a eles. Mas, primeiramente, é importante conhecer do que se trata e como funciona o e-mail de break-up para as instituições de ensino.

O que é e-mail de break-up?

Em suma, o e-mail de break-up representa a finalização do contato com os potenciais alunos que encontram-se estagnados nas etapas do Funil de Captação. Seu principal objetivo é economizar esforços comerciais com leads que não estão propensos a se tornarem alunos da instituição de ensino neste momento.

Além disso, se for bem aplicado, é possível que o potencial aluno retorne ao engajamento e avance na jornada de compra. Portanto, o e-mail de break-up também pode funcionar como um incentivo para a tomada de decisão.

Nesse tipo de comunicação, é importante demonstrar que a sua instituição estará sempre disposta a ajudar aquele potencial aluno, se acaso for necessário. Dessa forma, você não “queima o filme” com essa oportunidade ao ficar insistindo constantemente em manter contato.

No entanto, é essencial considerar que o e-mail de break-up deve ser utilizado basicamente como um processo (o que é bem diferente de uma interrupção). Ademais, ele deve ser entendido como o último recurso para chamar a atenção para o relacionamento da sua IE com o potencial aluno. Ou, ainda, para criar um senso de escassez ao deixar claro que esse será o último contato.

Uma das grandes vantagens em adotar o e-mail de break-up para instituições de ensino é a melhoria dos índices de conversão. Isso acontece porque a utilização desse e-mail otimiza o desenvolvimento do trabalho dos membros do seu time de captação.

Dessa forma, é possível que seus consultores invistam o tempo economizado, em tratar as listas de leads não qualificados, para desenvolver ações estratégicas. Isso permitirá que a sua instituição priorize aqueles leads com maiores possibilidades de se matricularem.

Qual o momento ideal para enviar um e-mail de break-up?

Antes do envio propriamente dito, é fundamental que a sua equipe desenvolva uma relação com os potenciais alunos. Posteriormente, é preciso também identificar aqueles que não estão no momento de compra. Por isso, nada melhor do que o follow-up.

Através desse acompanhamento, sua equipe poderá estruturar um Fluxo de Cadência para registrar todos os contatos já realizados com cada potencial aluno. Se após ter realizado várias tentativas de contato com o lead não houver retorno, esse é um dos momentos ideais para se enviar um e-mail de break-up!

De acordo com as boas práticas para conversão de indecisos, sua equipe de captação deve realizar 3 tentativas de ligações. Se acaso todas elas não forem atendidas, esse número já é o suficiente para mudar o status desse potencial aluno para “não atende”.

Ademais, outra boa prática a ser incorporada pela sua instituição é não ter medo de marcar uma oportunidade como perdida após o envio do e-mail de break-up. Assim, ao marcá-las como perdidas, o setor de captação não investirá mais tempo tentando convertê-las. Além disso, poderá estruturar um fluxo de relacionamento automatizado específico. Ou seja, por meio dele, será possível tratar os casos identificados nas objeções dessas oportunidades perdidas. 

4 dicas para criar e-mails de break-up eficientes

Sua instituição precisa compreender que é preciso realizar ações para engajar os potenciais alunos. Uma boa dica é utilizar modelos de e-mails poderosos. É justamente nesse contexto que surgem os e-mails de break-up.

Como vimos, esse e-mail não passa apenas a mensagem principal de “despedir-se” do lead. Ele deve ser capaz também de despertar o seu interesse em interagir com a sua instituição.

Com o intuito de te ajudar na criação de eficazes e-mails de break-up, separamos algumas dicas, veja só:

💡 Invista em assuntos atrativos

Nossa primeira dica é investir em assuntos atrativos para chamar a atenção dos potenciais alunos. Afinal, após tantas tentativas falharem, você realmente quer que eles visualizem sua mensagem e a respondam, não é mesmo?

Com isso, lembre-se: se o assunto deste e-mail for semelhante aos anteriores, provavelmente seu lead nem o abrirá. Assim, ele não surtirá o resultado esperado.

Por isso, aplicar a técnica de Copywriting no assunto do e-mail de break-up pode contribuir (e muito) para torná-lo mais atrativo. O que irá despertar nos potenciais alunos a vontade de lê-lo. Em síntese, essa técnica consiste em “persuadir” e tentar convencer o destinatário a interagir e, até mesmo, avançar nas etapas do Funil de Captação através das palavras.

Também é imprescindível que você seja objetivo e atue de forma personalizada. Por isso, trabalhe com perguntas e procure estimular emoções e sentimentos. Lembre-se que, na maioria das vezes, simples detalhes ou, até mesmo, a mudança no tom da abordagem torna um texto entediante em um conteúdo relevante para o seu lead.

Exemplos de assuntos de break-up: “Encerramento de contato”, “Desculpe pelo incômodo, não vai se repetir”, “Obrigado pela (falta de) atenção, @NomeDoLead@”.

💡 Deixe bem claro que é o fim

Deixar bem claro que “é o fim” é a nossa dica número dois, quer saber por quê?

Tem a ver com aquela velha história que acontece em quase todos os relacionamentos! Se você estiver insatisfeito, mas não tiver coragem de tomar alguma atitude para melhorar isso, a relação nunca irá a lugar nenhum.

Por isso, se você sente que precisa fazer algo para que o seu potencial aluno tome uma decisão, é importante que você entenda que já fez sua parte. Além disso, precisa esperar ele interagir de alguma forma.

Este também é um dos momentos ideais para enviar um e-mail de break-up. Dessa maneira, será possível fazer com que ele siga em frente ao deixar que tome sua decisão: seguir com você ou “ficar para trás“.

Nesse e-mail, é preciso que você passe o sentimento de que é o fim. Deve-se levá-lo a entender que está perdendo uma oportunidade, que uma porta está se fechando. Isso pode fazer com que ele reflita se realmente não quer entender melhor sobre essa oportunidade agora.

💡 Deixe clara sua decepção

É importante deixar claro na sua mensagem que você está decepcionado pela não continuidade do contato. Essa abordagem é sensível, pois não é o objetivo gerar um atrito com o lead. Contudo, é preciso deixar claro que uma expectativa foi quebrada.

Assim, essa mensagem serve como estímulo para que o lead reflita se realmente não é o momento de prosseguir com o contato. Se acaso não seja o momento, ele vai ignorar a mensagem, caso seja o momento, há uma boa chance dele te responder por reciprocidade. Afinal, ao demonstrar uma emoção, você humaniza o contato e estimula que ele responda como uma demonstração de respeito e atenção. Ao se importar com o lead, o gatilho necessário para que ele se importe com você é despertado.

💡 Utilize gatilhos mentais

Aliás, falando em gatilhos mentais, essa é a nossa quarta dica! 

Após investir tempo tentando alguma reação do potencial aluno, ele precisa tomar uma decisão, mesmo que seja um não.

Os gatilhos mentais são estímulos recebidos pelo cérebro que influenciam na tomada de decisão, tornando-a automática e, assim, mais rápida. Mas como isso é possível? É simples: nossas decisões são tomadas no inconsciente e só depois elas vêm à consciência. De acordo com o grau de dificuldade da decisão, nosso cérebro leva mais tempo para decidir-se.

Com os gatilhos mentais, o cérebro não realiza todo esse complexo trabalho de reflexão. Mas, para fazer isso na prática, o conteúdo do e-mail precisa conter alguns princípios poderosos capazes de dispará-los.

Esses princípios podem ser de Reciprocidade, Urgência, Aprovação Social, Afeição/Afinidade, Autoridade e Escassez. Para os e-mails de break-up, os gatilhos mais comum são o de Reciprocidade (as pessoas se importam com quem se importa com elas) e Urgência (o sentimento de perda é muito poderoso!).

Saiba tudo sobre a utilização de gatilhos mentais na educação lendo o nosso conteúdo detalhado sobre o tema:

Mensagens de break-up

Até o momento, só falamos dos e-mails de break-up, porém há também outras formas de explorar a “abordagem de break-up”. Nós vamos vê-las agora!

Semelhante aos e-mails, as mensagens de break-up são o último contato que você realiza com um lead que esfriou. Em suma, eles possuem o mesmo objetivo dos e-mails de break-up, só diferem os canais nos quais eles serão veiculados.

🚀 Formas de utilizar as mensagens de break-up

Como vimos acima, a “abordagem break-up” pode ser utilizada em diferentes canais:

• WhatsApp: as mensagens de break-up podem ser utilizadas  no WhatsApp, em conversas e interações com os leads. 
• E-mails: copys inteligentes desenvolvidas para obter resposta do seu aluno em potencial.

Entendida essa diferença, você pode estar se perguntando: quando escolho o e-mail e quando escolho a mensagem? Não há regra definida. O ideal é que você considere a sua realidade. Ou seja, o que for mais estratégico em sua instituição.

Explore o poder de uma despedida

Agora que detalhamos esses 2 canais, chegou a hora de vermos os modelos prontos de e-mail e mensagens. Preparamos 2 modelos de e-mails + 2 modelos de mensagem – separados em Ensino Básico (se você trabalhar em uma escola ou colégio) e Ensino Superior (se você trabalhar em uma faculdade). 

Nos modelos disponibilizados abaixo, você encontrará dicas valiosas de como persuadir, por meio de diferentes canais, aquele potencial cliente que não tem interagido com a sua instituição de ensino, sem precisar forçar nada e nem insistir.

Estamos disponibilizando os modelos prontos de forma totalmente gratuita, pois sabemos que são ferramentas altamente estratégicas. 

Exemplos de e-mails de break-up

>>> Modelo 1 Assunto: Desculpe pelo incômodo, não vai se repetir! Bom dia, @NomeDoLead@! Há alguns dias que venho te enviando e-mails sobre a nossa consultoria de carreira individual. Imagino que não seja um bom momento para essa conversa. Por isso, gostaria de pedir desculpa por ocupar sua caixa de mensagens e informar que não irei enviar novos e-mails sobre esse assunto. Sucesso na sua carreira!

>>> Modelo 2 Assunto: Obrigado pela (falta de) atenção, @NomeDoLead@! Bom dia, @NomeDoLead@! Tudo bem? Queria agradecer você pela falta de retorno no e-mail anterior. Aqui, na @NomeDaInstituição@, estamos constantemente ouvindo nossos alunos e candidatos para melhorar a forma com que potencializamos suas carreiras. E, por incrível que pareça, a falta de retorno dos nossos contatos é um feedback importante. Mostra para nós que essa não é uma prioridade para você. Além disso, nos ajuda a direcionar nossos esforços para aqueles estudantes que se encontram em um momento mais adequado para esse upgrade. Encerramos, nesta semana, nossas consultorias gratuitas individuais. Em uma próxima oportunidade (em que abrirmos essa possibilidade novamente) fique à vontade para entrar em contato conosco. Sucesso!

Mensagem de break-up: 

• Ensino Básico (escolas e colégios): 

Bom dia/Boa tarde, @NomeDoResponsável@! Sou a @NomeDoConsultor da @NomeDaEscola. Tudo bem? Nos últimos dias, te enviamos alguns e-mails sobre tudo o que a nossa escola tem para oferecer à sua família. Como não tivemos retorno, acredito que não seja uma prioridade para você no momento  Então, como não queremos tomar o seu tempo (nem encher a sua caixa de entrada), vim comunicar que não iremos enviar novos e-mails. Se quiser voltar a recebê-los, pode falar comigo, a qualquer momento, por esse número. Abraço.

• Ensino Superior (faculdades): 

Bom dia/Boa tarde, @NomeDoLead@! Sou a @NomeDoConsultor da @NomeDaFaculdade. Tudo bem? Tentei falar com você algumas vezes para ajudá-lo com seu ingresso em nossa instituição, mas acredito que não seja uma prioridade para você no momento. Como estamos comprometidos em ajudar quem está nesse momento, vou encerrar nossa comunicação por aqui.  Quando este assunto se tornar uma prioridade, fique à vontade para me avisar por esse número. Certo? Abraço.

Conclusão

O e-mail de break-up é uma forma eficiente de encerrar o contato com um potencial aluno que não está mais respondendo às tentativas de contato. Além disso, através da sua utilização é possível despertar os “leads frios” e chamá-los para ação. Uma de suas grandes vantagens está na economia de esforços com leads que ainda não estão propensos a se tornarem matriculados.

Dessa forma, é possível investir o tempo para converter potenciais alunos que estão mais aquecidos. Assim, será possível aumentar o índice de conversão de alunos da sua instituição de ensino.

Investir em assuntos atraentes, deixar bem claro que é o fim, não esquecer de gerar valor e fazer uso de gatilhos mentais são poderosas dicas. Por isso, não as deixe de fora quando for criar seus modelos de e-mails de break-up!

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Para usar como referência acadêmica

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🔗 Formato ABNT:

AMARAL, Matheus. E-mail de break-up: saiba como sua instituição de ensino pode “despedir-se” de um lead. Rubeus, 2021. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/e-mail-de-break-up/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

🔗 Formato APA:

Rubeus. 2019, 15 outubro. E-mail de break-up: saiba como sua instituição de ensino pode “despedir-se” de um lead. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/e-mail-de-break-up/