Aumento do ticket médio da instituição como um todo, da receita a longo prazo e controle da taxa de evasão de alunos. Tudo isso e muito mais, você garante com o processo de Gestão de Permanência na Plataforma Rubeus! 📊🎯🏆
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A importância do CRM educacional para uma boa Gestão da Permanência de alunos
O CRM (Customer Relationship Management), ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é uma ferramenta fundamental para a permanência de alunos. Ele ajuda as instituições a desenvolverem relacionamentos mais próximos e personalizados com os potenciais e atuais alunos, melhorando sua experiência e aumentando as chances de permanecerem na instituição por mais tempo.
Um CRM educacional permite que as instituições se comuniquem de forma personalizada e, ao mesmo tempo, sem muito esforço com os alunos, fornecendo informações relevantes sobre eventos, atividades, prazos importantes e oportunidades acadêmicas. Essa comunicação direcionada mantém os estudantes engajados, contribuindo para uma experiência muito positiva no longo prazo.
Além disso, com um CRM educacional, é possível acompanhar o desempenho acadêmico dos alunos, identificando áreas de dificuldade e sinais de atenção. Tudo isso permite que as instituições identifiquem preventivamente os alunos que estão enfrentando desafios acadêmicos podendo, assim, fornecer tutoria, recursos extras ou programas de apoio, trabalhando de forma aplicada e preventiva contra a evasão de alunos.
O CRM educacional permite também o registro e acompanhamento de todas interações com os alunos, como e-mails, telefonemas e atendimentos presenciais. Isso ajuda a criar um histórico detalhado de cada aluno, permitindo que a equipe de atendimento da instituição responda rapidamente às dúvidas, preocupações ou problemas que possam surgir. Um bom atendimento aumenta a satisfação dos alunos e fortalece o vínculo com a instituição.
Por fim, um sistema de CRM pode ajudar a identificar sinais de alerta precoce que indicam que um aluno pode estar enfrentando dificuldades ou considerando a evasão. Esses sinais podem incluir baixo desempenho acadêmico, ausência frequente ou falta de engajamento em atividades extracurriculares. Ao identificar esses sinais precocemente, a instituição pode intervir e fornecer o suporte necessário para ajudar o aluno a superar as dificuldades.
Como a Plataforma Rubeus atua no processo de Gestão de Permanência das instituições de ensino
A Plataforma Rubeus
A Plataforma Rubeus é o PRIMEIRO CRM 100% DESENVOLVIDO PARA O SETOR EDUCACIONAL. Com foco total em suprir as necessidades das instituições de ensino básico e superior, desenvolvemos soluções que otimizam os processos de Captação e Gestão da Permanência e revolucionam as experiências de seus alunos através de tecnologia própria e consultoria específica para atender as necessidades do setor educacional.
Sabemos que cada instituição é única e, por isso, nenhuma instituição é igual a outra. Portanto, os seus processos precisam, necessariamente, ser pensados considerando tais particularidades.
A Plataforma Rubeus é uma plataforma específica para atender o segmento educacional. Ela otimiza os resultados dos time de Marketing, Vendas, Financeiro, Secretária e TI, de forma simples, rápida e integrada.
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Explorando os recursos do CRM Rubeus que o tornam ideal para gerenciar seu processo de Gestão da Permanência de alunos
Aderir a uma visão centralizada no relacionamento com os alunos nunca foi tão necessário. Todas as interações acontecendo em um só lugar permite um atendimento de excelência no decorrer dos processos de Renovação de Matrícula, Controle de Inadimplência e também em processos como o de Monitoria e Acompanhamento Psicopedagógico.
Além disso, ao identificarmos o baixo desempenho acadêmico e o não comparecimento às aulas, sua instituição consegue trabalhar de forma proativa e personalizada, a relação com os estudantes.
Centralize a comunicação e garanta a qualidade do relacionamento com os alunos por meio das soluções desenvolvidas pela Plataforma Rubeus. Nosso processo de Gestão da Permanência pode ser desmembrado nas seguintes soluções:
✅ Educação Continuada
Planeje e desenvolva um processo importante para a proteção da rentabilidade da instituição. Através da nossa solução de Educação Continuada, sua instituição de ensino elabora ações para a continuidade do estudo pelos estudantes. Isso significa que, ao implantá-lo, estimula-se que seus alunos continuem aprimorando os estudos em sua instituição. O que tem a capacidade de gerar o aumento do seu ticket médio, dentre muitas outras vantagens.
Segmente os alunos que estão no último semestre/ano e alunos promotores (que tenham respondido bem às pesquisas de satisfação com 4 ou mais estrelas). Feito isso, é o momento de estruturar o fluxo de comunicação automatizado que incentive os estudantes a continuarem estudando em sua instituição de ensino.
Evidencie também as vantagens que a educação continuada oferece, tipos de curso, descontos que a instituição porventura ofereça a esses alunos. Por fim, monitore os resultados e otimize as ações para o próximo processo.
- ESTUDANTES NO ÚLTIMO PERÍODO DE UM CURSO
Uma sequência de e-mails e mensagens é disparada para os estudantes que estão terminando o curso em sua instituição. Neles, você oferece a possibilidade de novos cursos, num nível acima.
- ESTUDANTES QUE DEMONSTRARAM INTERESSE EM CONTINUAR ESTUDOS EM PESQUISA PROFISSIONAL
Após a aplicação de uma pesquisa profissional, os alunos que pretendem continuar estudando recebem um e-mail com as possibilidades de cursos oferecidos por sua instituição e desconto para ex-alunos (caso haja).
- ESTUDANTES PROMOTORES DA SUA IE
Após identificar os seus alunos promotores, mostre a eles as vantagens que terão ao continuar estudando em sua instituição.
- ENTROU NA ETAPA INTERESSADOS
Envio de comunicação pensada para alunos que, por iniciativa própria, demonstraram interesse em continuar os estudos com você.
✅ Renovação de Matrícula
Minimizar as evasões que acontecem no momento de Renovação de Matrícula agora é possível! A Plataforma Rubeus, por meio de uma estratégia proativa, identifica as pendências nos documentos, inaptidões financeiras ou acadêmicas que impeçam a rematrícula, considerando as regras e particularidades da faculdade ou escola. Desse modo, você pode acionar a equipe no tempo certo para que ela contorne a situação com máxima excelência.
Identifique prováveis objeções que possam vir a impedir a realização da rematrícula. Um fluxo de renovação é estruturado dentro da Plataforma Rubeus, com e-mails, SMS, WhatsApp ou, até mesmo, ligações. Assim, você passa a lembrá-los sobre a data da renovação bem como o que precisam para realizá-la.
- TODOS ALUNOS DA IES
Não perca o timing! Envie um lembrete geral a todos os estudantes sobre o período de renovação de matrícula da sua instituição.
- NÃO APTOS À REMATRÍCULA ON-LINE
Identifique situações que impedem o aluno de realizar a renovação. E não deixe de comunicar a ele para que possa resolver o mais breve possível.
- NÃO APTOS (REPROVADOS)
A renovação de matrícula não é possível, tendo em vista reprovação anterior do estudante ou alguma pendência financeira.
- APTO À REMATRÍCULA ON-LINE
Avise ao estudante que ele está apto a realizar a rematrícula. Além disso, oriente-o sobre como fazer isso, sanando possíveis dúvidas e evitando atrasos no processo.
- REALIZOU A MATRÍCULA ON-LINE, MAS NÃO EFETUOU O PAGAMENTO
Comunique ao aluno que a matrícula foi realizada, mas que não houve a identificação do pagamento, orientando-o para realizá-lo.
- MATRICULADO
Processo de renovação de matrícula efetuado com sucesso.
✅ Controle de inadimplência
Com o Processo de Controle de Inadimplência da Rubeus, sua instituição de ensino tem uma comunicação financeira 100% automatizada. Sabe aquela dor de cabeça ocasionada pelas altas taxas de inadimplências, que tiram seu sono e atrapalham o seu fluxo de caixa? Nós te ajudamos a eliminá-la.
Garanta, através de uma única plataforma, um método inteligente e personalizado de acordo com as regras de negócio da sua instituição de ensino. As possibilidades são inúmeras, conheça algumas delas:
- Gestão de atividades do time financeiro
Construa fluxos para o agendamento de atividades dos consultores da sua equipe financeira. Assim, você consegue realizar a gestão de todas as ações de cobrança, de forma automática e eficiente, dentro da própria plataforma.
- Automação da sua régua de cobrança
Configure um fluxo de comunicação referente a Gestão de Inadimplência e envie-o automaticamente por múltiplos canais (e-mail, ligações, SMS, WhatsApp e notificações push). Na prática, sua IE pode customizar desde o lembrete de vencimento do boleto até as tratativas de renegociação da dívida.
- Integração com o seu sistema financeiro
Integre as ações do processo de Inadimplência ao seu sistema financeiro. Caso sua instituição utilize o módulo financeiro do TOTVS Educacional, por exemplo, a integração é nativa. Os demais sistemas também podem ser facilmente integrados por sua equipe técnica responsável.
- Antecipação de recebíveis
Explore possibilidades que vão além da cobrança, como campanhas de antecipação de recebíveis. Essa estratégia permite que sua instituição receba valores antes do prazo previsto. Com isso, além de garantir uma boa saúde financeira a curto prazo, você evita problemas futuros com inadimplências.
- Redução da inadimplência
Faça uso de todos os benefícios deste processo e o seus resultados serão os melhores: fortalecimento da estrutura financeira, melhores resultados de fluxo de caixa e menores índices de inadimplência.
✅ Atendimento ao aluno
Responda e resolva prontamente as solicitações dos seus alunos! Todos os contatos e possíveis pontos de conflito dos estudantes para com a sua instituição são resolvidos. Através do processo de Atendimento ao Aluno, um estudante que necessita entrar em contato com a equipe acadêmica e financeira, por exemplo, terá à sua disposição um formulário específico para que ele possa registrar a dúvida bem como ser informado constantemente sobre os próximos passos.
Ao receber uma dúvida ou questionamento de um aluno, independente do tema abordado, será acionado uma régua de relacionamento pensada previamente de forma estratégica. Por ela, todas as tratativas e avanços sobre a questão do estudante serão expostas a ele. Assim, estará ciente de que a sua dúvida está “caminhando” e muito em breve receberá uma resposta. O que gera um ambiente mais eficiente e acolhedor para os estudantes.
- ENTROU NA ETAPA: ATENDIMENTO ABERTO
Um atendimento foi iniciado por um estudante e encontra-se pendente neste primeiro momento.
- ENTROU NA ETAPA: EM ANÁLISE
A análise do atendimento solicitado pelo aluno foi iniciada.
- ENTROU NA ETAPA: ENVIADO PARA ÁREA
Após a análise, a situação é enviada para a respectiva área responsável. Tal como o Administrativo, Psicopedagógico, Financeiro e Ouvidoria.
- ENTROU NA ETAPA: CONCLUÍDA
O atendimento foi concluído com sucesso e houve retorno final ao estudante.
- ENTROU NA ETAPA: CANCELADA
Por alguma razão, o atendimento foi cancelado.
✅ Acompanhamento do estudante
Monitore todos os pontos de contato dos estudantes com a sua instituição! Através do processo de Acompanhamento do Estudante da Plataforma Rubeus fica mais simples identificar o risco do aluno X ou Y evadir. Com as informações fornecidas pela plataforma, sua instituição tem tempo hábil para desenvolver ações que visam reverter a possível evasão e, assim, mantê-lo matriculado.
Por meio de uma análise de dados preditiva e confiável, baseada em vários conjuntos de indicadores, o Rubeus prevê a probabilidade de evasão por estudante. Tais indicadores englobam desde a inadimplência até o desempenho acadêmico, entre outros. Com isso, os esforços da sua equipe são direcionados de maneira mais assertiva. O que permite reverter a maioria dos alunos dispostos a evadir. Esse processo atua diretamente para evitar a perda de alunos e, consequentemente, garantir receita a longo prazo.
- ACOMPANHAMENTO DE FREQUÊNCIA
Monitore o índice de frequência às aulas de cada um dos seus estudantes. E, em caso de número elevado de faltas, atue estrategicamente contra as chances de evasão.
- ACOMPANHAMENTO DE NOTA
De forma simples e rápida, acompanhe como está o desempenho acadêmico dos seus alunos. A partir disso, identifique aqueles que estão apresentando baixo rendimento. Investigue a causa e evite uma futura evasão.
- NOVO POTENCIAL EVASOR IDENTIFICADO PELO FORMULÁRIO
Registre, em um formulário específico, o aluno que demonstra interesse em evadir. Com essas informações, sua equipe terá maior clareza de como atuar a fim de evitar a evasão.
- PESQUISA DE SATISFAÇÃO
Descubra, através de pesquisas de satisfação, o motivo pelo qual o seu aluno está insatisfeito. Caso o problema seja recorrente, sua IE deve atuar para saná-lo. Com o Rubeus, suas ações são sólidas, pois são embasadas com insumos fornecidos pelos próprios alunos.
- SOLICITOU TRANCAMENTO / DESISTÊNCIA
Registre, em um formulário específico para a situação, quando o aluno solicitar trancamento ou desistência. Mediante os dados fornecidos, sua instituição de ensino poderá continuar atuando junto ao evasor a fim de recuperá-lo.
- SOLICITOU TRANSFERÊNCIA
Registre, em um formulário específico, o aluno que solicitar transferência da sua instituição. Recolha informações estratégicas e identifique pontos de melhoria para evitar outras transferências.
- ABANDONOU O CURSO
Registre e acompanhe, em um formulário específico para isso, o aluno que não vem assistindo às aulas e, provavelmente, abandonou o curso. Investigue todos os motivos que o levaram a essa decisão e estruture ações para reverter a situação.
- ENTROU NA ETAPA “EVASOR DECLARADO”
Registre, em um formulário, o aluno que demonstrou desejo evidente que quer se desligar da sua instituição. Com a solução de Acompanhamento do Estudante da Plataforma Rubeus, sua IE atua de forma inteligente junto ao evasor. Ou seja, sem desconsiderar a possibilidade de reconquistá-lo a longo prazo.
VAMOS JUNTOS REVOLUCIONAR O PROCESSO DE GESTÃO DA PERMANÊNCIA DE ALUNOS DA SUA INSTITUIÇÃO DE ENSINO? 💪👊
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Considerações finais
Espero que tenha gostado do nosso conteúdo sobre o processo de Gestão de Permanência na Plataforma Rubeus! 😃 Antes de ir, me conte nos comentários deste conteúdo: quais das nossas sugestões você vai colocar em prática?
Até a próxima! 👋
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Para usar como referência acadêmica
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- Formato ABNT:
ESTEVAM, Paloma. Seu processo de Gestão de Permanência na Plataforma Rubeus. Rubeus, 2023. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/processo-de-gestao-de-permanencia-na-plataforma-rubeus/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
- Formato APA:
Rubeus. 2023, 28 de junho. Seu processo de Gestão de Permanência na Plataforma Rubeus. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/processo-de-gestao-de-permanencia-na-plataforma-rubeus/
