Portal de Eventos Rubeus: Organize, personalize e otimize seus eventos com uma solução completa, integrada e orientada a resultados.
Leitura: 3 minutos
Introdução
Eventos bem organizados geram engajamento, fortalecem a marca institucional e ampliam o relacionamento com alunos e comunidade. Mas a realidade ainda é marcada por processos manuais, retrabalho e pouca visibilidade sobre resultados.
O Portal de Eventos Rubeus foi criado justamente para resolver isso. Com ele, sua instituição organiza encontros acadêmicos e institucionais com mais agilidade, integração e eficiência, além de contar com certificado. Neste conteúdo, você vai entender como essa solução funciona na prática e por que ela pode mudar a forma como sua equipe organiza eventos internos e externos.
O que é o Portal de Eventos Rubeus?
O Portal de Eventos é uma solução 100% integrada à Plataforma Rubeus, que centraliza todo o processo de organização de eventos em um único ambiente digital.
A proposta é simples: eliminar planilhas, retrabalho e processos manuais, substituindo tudo por uma operação fluida, automatizada e com identidade visual personalizada.
Principais diferenciais estratégicos:
- ✔️ Integração com o CRM educacional: os eventos se conectam diretamente com seus processos de relacionamento, captação ou permanência;
- ✔️ Automação de ponta a ponta: desde inscrições e confirmações até envio de certificados e relatórios;
- ✔️ Personalização visual completa: cores, logotipo, banners e elementos que refletem a marca da instituição;
- ✔️ Gestão centralizada: comunique-se por e-mail e SMS com os inscritos e acompanhe tudo com dashboards atualizados em tempo real.
Maximize os seus resultados com um CRM para eventos acadêmicos! Descubra como a Plataforma Rubeus pode otimizar a sua gestão, automatizar processos e personalizar a experiência dos participantes:
O que sua operação realmente ganha ao adotar o Portal de Eventos Rubeus?
Indo direto ao ponto: Sua equipe deixa de operar no improviso e passa a contar com uma estrutura profissional, confiável e eficiente!
Veja os principais ganhos práticos:
1. Organização profissional e sem retrabalho
Chega de planilhas, anotações dispersas e retrabalho causado por falhas de comunicação. Com o Portal de Eventos, todas as etapas, da criação à emissão de certificados, acontecem em um único ambiente, de forma centralizada.
Isso reduz erros, melhora a fluidez da operação e libera a equipe para focar no que realmente importa: a experiência dos participantes e os resultados institucionais.
2. Inscrições on-line com automações
Esqueça inscrições presenciais ou dependentes de e-mails manuais. O portal permite que os próprios participantes se inscrevam de forma on-line, rápida e segura, com formulários personalizáveis e confirmações automáticas.
Tudo isso garante mais autonomia ao público e reduz drasticamente a demanda operacional da equipe de relacionamento.
3. Certificados automatizados e personalizados
A emissão de certificados deixa de ser um gargalo. No Portal de Eventos, você pode configurar modelos com identidade visual própria e definir critérios automáticos de envio com base em regras de participação.
Além de economizar tempo da equipe, essa automação transmite mais profissionalismo e padronização para os participantes.
4. Comunicação centralizada com participantes
Durante a organização de um evento, manter os participantes informados é essencial, mas fazer isso manualmente toma tempo e aumenta as chances de erro.
Com o portal, sua equipe pode programar e disparar e-mails e SMS de forma automatizada, garantindo que ninguém perca informações importantes como datas, horários ou atualizações.
5. Pagamentos integrados com o Rubeus Pay
Para eventos pagos, o processo é simplificado de ponta a ponta. Ao ativar o Rubeus Pay, os inscritos podem pagar com Pix, boleto ou cartão de crédito, diretamente no momento da inscrição.
A instituição recebe os valores numa conta cadastrada na plataforma, sem precisar gerenciar cobranças externas ou fazer conciliações manuais.
6. Dashboards e relatórios em tempo real
Acompanhe dados críticos em tempo real: número de inscritos, status das inscrições, status dos pagamentos e mais através de dashboards e relatórios estratégicos.
Com esses indicadores sempre atualizados, sua equipe consegue ajustar ações em andamento, avaliar a efetividade do evento e melhorar os próximos com base em dados concretos.
O evento é só o começo
Imagine um evento que reuniu 300 pessoas. Sem estrutura, isso vira um rastro de contatos soltos.
Com o Portal de Eventos, cada inscrição vira um lead estruturado, com nome, canal de origem, interesse, atividade frequentada e comportamento registrado. Você sabe:
- Quem veio e quem não compareceu;
- Qual grupo teve mais engajamento;
- Qual ação teve maior retorno em inscrições;
- Quem está pronto para seguir para o comercial.
Ou seja: o evento se converte em inteligência de negócio.
Como usar o Portal de Eventos na prática?
Mesmo sendo uma solução completa, o uso do Portal de Eventos é simples e intuitivo. Veja esse panorama geral do funcionamento:
1. Acesso
- Acesse sua conta normalmente;
- Clique no ícone do seu usuário (canto superior direito da tela);
- Vá até a opção “Integrações”;
- Expanda o grupo “Gerenciamento de Agenda e Eventos”;
- Ative o Portal de Eventos (caso ainda esteja desativado);
- Clique na engrenagem para acessar o app.
A partir daí, o portal já estará disponível para configuração e uso imediato.
2. Configuração do evento
Dentro do app, o primeiro passo é criar um novo portal para sua instituição ou para um conjunto de eventos. Em seguida:
- Defina o nome e a sigla do seu portal (ex: “Eventos 2025”);
- Clique nos três pontinhos ao lado do nome e selecione “Acessar”;
- Para criar um evento dentro do portal, clique em “Novo Evento”.
Na tela de configuração do evento, você pode definir:
- Nome, data, horário, carga horária e local (presencial ou remoto);
- Unidade, categoria e vínculo com etapas da Plataforma Rubeus;
- Banner, descrição e contatos;
- Categorias de ingresso e tipos de inscrição (ex: gratuito, pago, institucional);
- Opção de reaproveitar código de inscrição ou gerar um novo a cada participação.
Todas essas configurações podem ser editadas sempre que for necessário.
3. Personalização da identidade visual, pagamentos e certificados
Na aba “Configurações”, localizada no canto superior direito da tela, é possível definir as preferências visuais e operacionais do seu portal.
Você pode:
- Adicionar o logotipo da instituição (versões completa e reduzida);
- Escolher a cor institucional que será aplicada no layout do evento;
- Cadastrar o endereço, nome e sigla oficial da instituição;
- Ativar os métodos de pagamento desejados:
- Com o Rubeus Pay, o inscrito paga online via Pix, boleto ou cartão, e a instituição recebe o valor direto na conta cadastrada;
- Com o modelo personalizado, é possível definir um meio de pagamento próprio (ex: pagamento no local, via transferência, etc.).
- Com o Rubeus Pay, o inscrito paga online via Pix, boleto ou cartão, e a instituição recebe o valor direto na conta cadastrada;
Na mesma seção, você também pode configurar:
- Permissões dos usuários que vão gerenciar o portal e os eventos;
- Modelos de certificado, com frente e verso, personalizáveis;
- As diretrizes de LGPD e política de privacidade do evento.
4. Acompanhamento de dados, inscrições e exportações
Como vimos, durante e após o evento, o Portal oferece dashboards com dados em tempo real, acessíveis diretamente no menu lateral.
Você pode:
- Acompanhar o total de inscrições aprovadas, pendentes ou canceladas;
- Criar categorias de inscrição com valores e vantagens específicas;
- Visualizar a lista de participantes com filtros por nome, status ou categoria;
- Exportar a lista de inscritos em planilha ou gerar uma versão para impressão;
- Acompanhar pagamentos confirmados ou em aberto, com controle integrado ao Rubeus Pay.
| Essas informações dão à sua equipe uma visão clara e imediata da performance do evento, e ajudam a ajustar estratégias com mais rapidez. |
Casos de uso recomendados
O Portal de Eventos Rubeus pode ser usado em qualquer tipo de encontro institucional, presencial ou remoto, pago ou gratuito, acadêmico ou promocional. Veja alguns exemplos práticos:
- Feiras de profissões;
- Aulas inaugurais e eventos de boas-vindas;
- Formaturas e colações simbólicas;
- Seminários, congressos e encontros acadêmicos;
- Eventos de Captação com inscrições on-line.
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Para usar como referência acadêmica
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– Formato ABNT:
AMARAL, Matheus. Portal de Eventos Rubeus: Como transformar seus eventos em uma experiência focada em relacionamento e captação. Rubeus, 2025. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/portal-de-eventos/.
Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2025, 6 de agosto. Portal de Eventos Rubeus: Como transformar seus eventos em uma experiência focada em relacionamento e captação. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/portal-de-eventos/
