Como trabalhar o processo de Permanência de alunos no EaD que seja altamente eficaz para manter seus alunos engajados

Descubra estratégias essenciais para assegurar a Permanência de alunos no EaD! Neste conteúdo, exploramos metodologias práticas como o controle de evasão, a renovação de matrícula e o controle de inadimplência. Entenda como essas abordagens podem ser altamente eficazes para manter seus alunos engajados e garantir o sucesso contínuo da sua instituição.  🧑‍🎓🧑‍💻

Leitura: 5 minutos

Introdução: A Permanência de alunos no ensino a distância

O ensino superior está cada vez mais acessível, resultando, assim, em uma maior concorrência.

Quando se trata do ensino a distância, oportunidades e desafios surgem em relação à educação presencial. O alcance da instituição de ensino é muito maior, pois ela não possui limites geográficos, o que é uma ótima vantagem. Por outro lado, a IE tem que lidar com inúmeras concorrentes que também não possuem esses limites.

A solução para trabalhar de forma inteligente esse desafio é desenvolver processos de Gestão da Permanência focados em uma atuação preventiva. Frente a isso, é fundamental desenvolver estratégias que promovam a segurança e a satisfação dos alunos em relação à escolha de sua instituição de ensino. E essa é uma das propostas da permanência de alunos no EaD!

Entendendo os desafios da Permanência de alunos no EaD

A Permanência no ensino a distância (EaD) apresenta desafios únicos. Entre eles, a evasão, com vários fatores impactando o sucesso dos estudantes. Além disso, as dificuldades inerentes ao EaD, como a falta de interação presencial e o autogerenciamento do tempo, podem aumentar as taxas de desistência.

Ao compreender esses desafios, fica mais fácil traçar estratégias para superá-los, garantindo que os alunos permaneçam engajados e comprometidos com seus estudos. Veremos mais sobre isso a seguir!

Confira 8 dicas comprovadas de como trabalhar a Permanência de alunos no EaD

A Permanência de alunos no EaD pode ser trabalhada e aprimorada de diferentes maneiras, com diversas possibilidades. Prepare seu bloco de notas, e vamos às dicas:

I. Estruture um processo de atendimento que diminua as chances de uma possível evasão

Muitas instituições de ensino precisam lidar com um volume significativo de solicitações de isenção, renegociação e cancelamento que, algumas vezes, são superiores à sua capacidade de atendimento.

Com a sobrecarga, muitos alunos ficam sem retorno e as propostas de acordo acabam não sendo registradas de forma organizada. Como resultado, além das evasões inevitáveis, acaba-se tendo casos que seriam reversíveis sendo perdidos pela ausência de uma ferramenta que ajude na organização e na gestão desses atendimentos.

Levando em consideração esse desafio para as instituições de ensino, é preciso estruturar um processo de atendimento que atue de modo eficiente sobre o risco oferecido por essa grande demanda de renegociações.

Propomos que nesse processo, as solicitações de seus alunos sejam organizadas nas seguintes etapas:

• Solicitações recebidas;
• Completou formulário econômico;
• Em análise;
• Deferida;
• Contrato assinado;
• Indeferida;
• Processo finalizado.

Ao organizar cada etapa torna-se mais fácil visualizar cada situação, bem como a atenção que cada uma demanda.

✅ Viu como um sistema, que organiza e gerencia todos os atendimentos, têm o poder de otimizar o tempo de toda a sua equipe? Em apenas alguns instantes, a solicitação de renegociação do seu aluno é adicionada ao sistema, sem a chance de se perder e, consequentemente, garantindo a devolutiva da sua instituição junto ao aluno.

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II. Utilize diferentes formatos de mídias e conteúdos instrumentais

Por ser um ensino completamente on-line, o modelo padrão de ensino não precisa ser utilizado sempre. Os professores não precisam fazer gravações escrevendo num quadro como se os alunos estivessem sentados em carteiras.

O conteúdo pode ser estruturado de diferentes maneiras, o que facilita o aprendizado, uma vez que cada aluno tem seu jeito próprio de absorver o conteúdo. Alguns estudantes são mais visuais, outros mais auditivos e outros se dão melhor com a leitura, por exemplo.

Por essa razão, explorar diferentes formatos de conteúdo não apenas tornarão os cursos mais interessantes e dinâmicos, como também pode potencializar o desempenho das turmas.

Alguns desses formatos e tipos de conteúdos que podem ser explorados:

• Vídeos;
• Podcasts;
• PDFs e livros;
• Conteúdos produzidos por design instrucional.

🔗 Aproveite para conferir nosso blog post sobre design instrucional na educação:

III. Registre as comunicações e interações com os potenciais e atuais alunos

É fundamental que a sua instituição conheça os seus alunos com a finalidade de recolher o máximo de informações possíveis sobre eles e ser capaz de utilizá-las para mitigar os riscos de evasão.

Pensando nisso, a dica é gravar suas ligações e ouvi-las posteriormente. Isso ajudará a sua equipe a recolher informações que, por acaso, possam ter passado despercebidas, além de proporcionar a melhoria contínua para um atendimento de qualidade.

Outro ponto importante é realizar reuniões periódicas para análise dos principais pontos identificados, destacando pontos positivos (isso ajudará a motivar a equipe e otimizar seu trabalho), bem como pontos negativos (para verificar a melhor forma de corrigi-los).

IV. Estabeleça uma comunicação eficiente

Pode parecer um pouco irônico, mas mesmo no ensino a distância o aluno não deve se sentir distante da instituição de ensino. Logo, ter uma comunicação próxima é essencial para que o estudante se sinta acolhido.

Essa comunicação deve ter três frentes principais:

• Instituição x Aluno
• Professores x Aluno
• Aluno x Aluno

Agora na era digital, plataformas para a realização de uma comunicação eficiente não faltam. Garanta que seus alunos tenham um e-mail institucional, pois assim muitas possibilidades são abertas. Dessa maneira eles podem criar contas em diferentes sites e aplicativos de comunicação sem a necessidade de utilizar um e-mail pessoal.

Veja alguns exemplos de sites e plataformas que podem facilitar a comunicação e organização dos alunos:

1 – E-mail

A plataforma mais tradicional e usada pelas instituições de ensino na comunicação não pode deixar de ser citada, não é mesmo? O e-mail possui até valor jurídico, sendo importante para o aluno e para a instituição caso algo de errado aconteça.

2 – WhatsApp

Um aplicativo que faz parte do dia a dia de grande parte do povo brasileiro, acaba passando uma certa “informalidade” — ao contrário do e-mail — que pode ser muito bem-vinda no relacionamento com os estudantes.

🔗 Confira o nosso conteúdo sobre como utilizar o WhatsApp para otimizar o processo de ensino-aprendizado: Como usar o WhatsApp na educação: veja dicas práticas de aplicações pedagógicas.

3 – CRM específico para educação

Uma plataforma de Gestão de Relacionamento com o Cliente — CRM, Customer Relationship Management — contextualizada para a educação pode mudar significativamente a comunicação da IE com os atuais e potenciais alunos.

Através de um CRM educacional, sua comunicação pode criar e disparar comunicações de forma automatizada por meio de e-mail e WhatsApp. Além do mais, essa comunicação pode ser feita em massa ou de forma direcionada e específica com o uso de segmentações.

Com um CRM educacional, as instituições podem criar uma base de dados unificada, onde todas as informações relevantes sobre os estudantes ficam armazenadas e acessíveis. Isso facilita o planejamento de ações de marketing, a comunicação personalizada e o monitoramento do progresso de cada aluno.

Além disso, o CRM educacional auxilia no gerenciamento de matrículas, mensalidades, eventos, campanhas e muito mais. Portanto, investir em um sistema de CRM educacional é fundamental para as instituições de ensino que desejam se destacar, fidelizar seus alunos e conquistar novos públicos de forma estratégica e assertiva.

🔗 Em nosso conteúdo detalhado sobre CRM para educação você encontrará mais informações sobre a importância dessa ferramenta. Confira:

V. Tenha atenção aos sinais

Existem indicadores que revelam se um aluno pode estar querendo abandonar o curso. A evasão é sempre um risco, então a Gestão da Permanência precisa estar monitorando constantemente. Alguns sinais que apontam para uma possível evasão são:

• Progresso abaixo do normal;
• Baixo desempenho em trabalhos e provas;
• Falta de interação nas aulas;
• Desmotivação.

Os diferentes estágios nos quais o aluno percorre até uma eventual evasão precisam ser identificados e tratados, da melhor forma possível. Veja como a Rubeus classifica-os:

😕 Potencial evasor

O potencial aluno evasor é aquele que ainda não sabe que quer sair da sua instituição. Entretanto, a situação em que ele encontra-se o acabará levando a isso. Geralmente, os potenciais evasores são alunos que se enquadram em dois ou mais indicadores preventivos tratados anteriormente.

Saber exatamente qual a melhor abordagem para realizar o contato com o seu aluno é fundamental. Haja vista que a abordagem errada pode despertar nele aquilo que ele ainda não havia concluído: a vontade de evadir. Portanto, a sua equipe deve estar treinada e capacitada para abordá-lo estrategicamente.

😮 Declarado

O aluno declarado é aquele que já está abertamente decidido a evadir. Isto é, esse aluno já está de fato convicto a sair da sua instituição.

A dica é tentar conversar com esse evasor declarado, buscando identificar o motivo do seu desejo de desligar-se. E, então, nessa conversa ou em uma posterior, apresentar possíveis soluções para o problema apresentado. Com isso, você demonstrará a esse aluno que você se importa com ele e que quer que ele continue os estudos em sua instituição.

Assim, estabeleça um contato direto com o seu aluno. Aqui, seria interessante envolver o coordenador de curso ou os pais (no caso de escolas).

Lembre-se: embora o aluno esteja no estágio de declarado, ele ainda não está em processo de evasão. Isso significa que ainda há tempo para evitar a sua saída.

😰 Em processo

O aluno em processo é aquele que solicitou a documentação necessária e já está em processo de saída.

É essencial que, quando o aluno esteja nesse estágio, a instituição já tenha identificado o motivo e já esteja atuando para sanar o problema. Sendo assim, a dica é mostrar isso a ele para que seja possível ver que a IE está buscando formas de melhorar o que não está bom. Mesmo que isso não seja suficiente para a permanência do aluno, ele verá que a sua opinião foi ouvida e considerada.

Além disso, torne o processo fácil! Nada de impedir e forçar de alguma forma. Ou seja, o aluno tem que perceber, por conta própria, as vantagens de continuar estudando com você. Em resumo, não torne esse momento tão delicado ainda mais complicado: siga os prazos e permaneça com o bom atendimento.

🚫 Evadido

O aluno evadido é aquele que já saiu da sua instituição e a sua equipe não conseguiu impedir.

A melhor forma é esquecer? Não! O aluno que evadiu deve ser visto como uma fonte de informações para o estabelecimento de estratégias corretivas. Não o retire da sua base de dados (ao menos que ele queira). Pelo contrário, monitore-o e trabalhe, dia após dia, para que ele queira voltar para a sua instituição.

VI. Sala de aula invertida

Talvez a primeira coisa que apareça na sua mente quando pensa em sala de aula invertida seja uma sala em que todos os alunos estão com as carteiras viradas de costas para o professor. Não é nada disso, e na verdade é uma metodologia muito interessante.

Através do método, ao invés dos alunos estudarem durante as aulas, eles estudam antes e usam o tempo das aulas apenas para fazer atividades e tirar dúvidas.

Usar esse método de vez em quando pode ser uma ótima experiência de aprendizado para a Permanência de alunos no EaD.

VII. Colha feedbacks

A criação de um sistema eficiente de feedback para os alunos pode ser muito benéfico para a Gestão da Permanência no EaD. Mas, como ele seria implementado vai depender muito da estratégia e da realidade de cada instituição. Poderia ser semanal, quinzenal ou mensal, podendo haver um revezamento entre os professores para a realização dos feedbacks.

Essa atenção individualizada é importante para os alunos, principalmente na educação à distância em que eles não possuem um contato direto com seus professores. Saber no que estão indo bem e no que podem melhorar, e perceber essa evolução a cada feedback pode transformar a experiência da jornada acadêmica de cada um.

VIII. Invista em capacitação dos professores

Além das habilidades pedagógicas tradicionais que todos os professores precisam ter, os profissionais do EaD necessitam de capacitações extras para a preparação de suas aulas.

Alguns já podem ter uma facilidade prévia com relação à tecnologia, mas infelizmente, essa não é a regra. Se a instituição oferecer capacitações de design, em plataformas como o Canva, e também audiovisual, uso de Inteligência Artificial e outras, a produção do conteúdo das aulas será muito mais original e dinâmica.

Essa capacitação contribui indiretamente para a Permanência dos alunos, bem como para o desenvolvimento profissional dos professores e para os resultados da instituição de ensino!

5 causas mais comuns da evasão de alunos no EaD

I. Falta de organização do tempo

A educação à distância proporciona ao aluno uma grande autonomia e liberdade, para alguns essa autonomia é muito positiva, para outros não. Junto com a liberdade de poder estudar quando e onde quiser, o aluno precisa ter disciplina e responsabilidade para acompanhar as aulas, não deixar o conteúdo acumular e fazer todas as atividades.

Nem todos conseguem lidar bem com essa liberdade, e isso é um problema comum para a permanência de alunos no EaD.

II. Dificuldade na utilização das plataformas

O site e as plataformas disponibilizadas pela IE para os alunos precisam ser fáceis e intuitivos, estar sempre disponíveis e raramente apresentarem problemas, principalmente a plataforma principal de entrega de atividades e avaliações.

Se o aluno se prejudicar por não ter facilidade no uso das ferramentas ou por não enviar suas avaliações dentro do prazo por problemas, isso certamente será desmotivador e poderá aumentar suas chances de evadir.

III. Baixa qualidade do conteúdo

Existem instituições que trabalham a educação à distância com excelência, e outras que não alcançam um padrão de qualidade desejado. Isso prejudica o aprendizado do aluno e seu interesse em permanecer no curso.

Professores não capacitados, vídeo-aulas de baixa qualidade, falta de diversificação são alguns exemplos de um conteúdo ruim e desmotivador oferecido aos alunos.

IV. Não atendimento das expectativas

Como pontuado anteriormente, a expectativa deve ser superada, ou no mínimo ser atendida, mas um erro comum que prejudica a retenção de alunos no EaD é o não atendimento das expectativas geradas.

Várias razões influenciam as expectativas dos estudantes, como professores, disciplinas específicas e até a própria instituição se for conhecida e elogiada.

E também por inúmeros fatores, os alunos podem sentir que a realidade está abaixo de suas expectativas. É possível que o aluno espere mais do que deveria, mas também pode acontecer da IE não entregar o que foi prometido. De qualquer forma, isso atrapalha a permanência de alunos no EaD.

Por isso, é importante que fique bem claro toda a estrutura do curso, as metodologias utilizadas, os modos de avaliação, e é interessante que no momento da matrícula o estudante já receba um material sobre o curso, para ter uma visão geral da experiência que terá.

V. Falta de interação e apoio

Desde a educação básica, os alunos brasileiros se acostumam com a presença de um professor. Por essa razão, a educação à distância gera um certo rompimento com a tradição que todos crescem acostumados.

Por isso a comunicação e o apoio se tornam necessários, momentos de aula ao vivo são muito bem-vindos, e também reuniões individuais de aluno e professor aumentam o nível do relacionamento do estudante com a instituição.

4 características que as instituições devem trabalhar nos alunos de EaD

I. Organização

Seja presencial ou à distância, a organização é uma característica fundamental para qualquer estudante que deseja se destacar e se desenvolver. A instituição de ensino e os professores devem dar dicas e passar algumas metodologias para auxiliar nessa organização. Uma metodologia simples que pode fazer uma grande diferença é o Kanban.

II. Facilidade com tecnologia

Independentemente do curso escolhido, a tecnologia se faz necessária no EaD. Nem todos os que chegam ao ensino superior possuem facilidade com computadores, os celulares acabaram tirando o espaço que o PCs tinham antes, e apenas os celulares não são o suficiente para a realização com excelência de um curso on-line.

III. Atenção e foco

É muito fácil perder o foco quando se está estudando sozinho, através de um computador. A mesma internet que proporciona o acesso às aulas também disponibiliza uma série de distrações, como redes sociais, jogos e serviços de streamings.

Isso precisa ser avisado e trabalhado com os alunos. Incentive que eles desativem as notificações por um período determinado para facilitar a concentração na aula.

IV. Curiosidade e autonomia

Um bom estudante foca no conteúdo da instituição e se esforça para conseguir boas notas e avançar pelo curso com tranquilidade, sem se preocupar com o risco da recuperação.

Porém, um excelente estudante, além de fazer isso, busca sempre mais, quer pesquisar e aprender por fora, através de outras fontes. Como disse Albert Einstein: “O importante é não parar de questionar; a curiosidade tem sua própria razão de existir”.

KPIs e a sua importância para monitorar a Permanência de alunos no EaD

Key Performance Indicators, em português Indicadores-chave de desempenho. São formas de medir os resultados de uma  organização, nesse caso, as instituições de ensino. Confira alguns exemplos importantes:

I. RFE – Taxa de retenção de alunos

A taxa de retenção de alunos é um indicador crucial do sucesso de instituições de ensino, especialmente no contexto do EaD.

Essa métrica reflete a capacidade da instituição de manter seus alunos matriculados e engajados ao longo do tempo, desde o início do curso até a conclusão.

II. NPS – Net Promoter Score

Não é comum ser chamada pelo nome em português, mas significa “Pontuação Líquida do Promotor”. Indica o nível de satisfação dos seus alunos, além da chance dos seus estudantes indicarem a instituição de ensino para outras pessoas.

Como o NPS pode ser aplicado em uma instituição de ensino?

É simples, através de uma pesquisa de satisfação com alunos e ex-alunos.

Cálculo do NPS:
O NPS é calculado subtraindo a porcentagem de detratores da porcentagem de promotores. O resultado pode variar de -100 (todos são detratores) a +100 (todos são promotores).

🔗 Temos um conteúdo no qual damos mais detalhes sobre a importância da pesquisa de satisfação no formato NPS, confira:

III. Taxa de Frequência

Esse indicador mostra a frequência dos alunos nas aulas, assim é possível descobrir quais alunos estão com um número maior de faltas, em quais disciplinas isso acontece com mais frequência, o que facilita a identificação de possíveis evasões, e permite que a instituição de ensino seja estratégica e tente evitar.

Considerações finais

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Para usar como referência acadêmica

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📌 Formato ABNT:

ESTEVAM, Paloma. Como garantir a Permanência de alunos no EaD. Rubeus, 2024. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/permanencia-de-alunos-no-ead/.
Acesso em: XXXX. de XXXX.

📌 Formato APA:

Rubeus. 2024, 26 de julho. Como garantir a Permanência de alunos no EaD. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/permanencia-de-alunos-no-ead/