Descubra como aprimorar sua abordagem de vendas de prospecção de alunos por telefone, estabelecendo conexões pessoais, destacando benefícios exclusivos, fazendo perguntas direcionadas e encerrando com chamadas à ação persuasivas. 🎓👥
Leitura: 4 minutos
Introdução
A prospecção de alunos por telefone é uma estratégia fundamental para instituições educacionais que desejam aumentar sua base de alunos e manter uma taxa saudável de matrículas. Embora muitas escolas invistam em marketing digital e outras formas de publicidade, o contato direto por telefone continua sendo uma das maneiras mais eficazes de conectar-se com potenciais alunos e influenciar sua decisão de ingressar em um programa educacional. Neste conteúdo, exploraremos algumas dicas importantes para aperfeiçoar sua abordagem de prospecção por telefone e alcançar resultados significativos.
Como iniciar a prospecção de alunos por telefone?
I. Preparar-se é fundamental
Antes de iniciar qualquer chamada de prospecção, é essencial estar bem preparado. Isso inclui conhecer detalhadamente os programas educacionais oferecidos pela instituição, entender as necessidades e interesses dos potenciais alunos e ter respostas prontas para perguntas comuns que possam surgir durante a conversa.
II. Estabeleça uma conexão pessoal
Ao entrar em contato com um potencial aluno, é importante estabelecer uma conexão pessoal desde o início da conversa. Isso pode incluir referenciar informações relevantes que você aprendeu sobre o aluno durante sua pesquisa prévia ou simplesmente demonstrar interesse genuíno em suas metas educacionais e aspirações de carreira.
III. Utilize uma abordagem consultiva
Em vez de simplesmente apresentar informações sobre os programas educacionais, adote uma abordagem consultiva, fazendo perguntas abertas para entender as necessidades específicas do aluno e oferecendo orientação personalizada com base em suas respostas. Isso ajuda a construir confiança e demonstra que você está genuinamente interessado em ajudar o aluno a alcançar seus objetivos.
IV. Destaque os benefícios únicos da Instituição
Durante a chamada de prospecção, certifique-se de destacar os benefícios únicos que sua instituição oferece, como programas acadêmicos de alta qualidade, oportunidades de estágio e emprego, suporte ao aluno e recursos adicionais. Isso ajuda a diferenciar sua instituição de outras opções disponíveis para o aluno.
V. Acompanhe e mantenha o contato
Após a chamada inicial de prospecção, é crucial acompanhar o progresso do aluno e manter o contato regular por meio de telefonemas, e-mails ou mensagens. Isso demonstra seu compromisso contínuo em ajudar o aluno e pode influenciar positivamente sua decisão de matricular-se na instituição.
Lembre-se que prospectar alunos tem a ver com o desenvolvimento de um relacionamento de excelência que deve ser realizado de forma inteligente com o potencial aluno. Por isso, uma dica é a adoção de scripts para vendas.
Resumidamente, a principal função desses scripts para vendas é facilitar o desenvolvimento de todo o processo de prospecção de alunos por telefone. Por isso, se você deseja aumentar e melhorar seus índices de captação de alunos, você precisa construir bons modelos de scripts. Te contamos como fazer isso o a seguir!
Como construir poderosos scripts para vendas?
Podemos dividir esta missão em 4 etapas:
PLANEJAMENTO
I. Conheça seu público-alvo
Antes de começar a escrever um script de vendas, é essencial entender quem é o seu público-alvo. Em resumo, você deve realizar perguntas como: Quem são meus potenciais alunos? Quais são os seus perfis? O que eles querem? Do que precisam? O que gostam de fazer? O que eles realmente fazem? Quais são as redes sociais que eles mais utilizam?
Pesquise suas necessidades, desafios e interesses para adaptar sua abordagem de vendas de acordo com as características específicas do seu mercado.
II. Pense na jornada de compra das seus alunos
Aqui é interessante pensar em que momento ele está e se é estratégico o suficiente para receber uma ligação da sua equipe de captação. Uma dica, é pensar nessa etapa quando o fluxo de relacionamento da sua instituição de ensino estiver sendo desenhado.
III. Defina o objetivo do script
Isso facilita muito, tanto a elaboração do script de vendas em si quanto a análise de desempenho de cada um dos membros do seu time de captação. Isso porque eles saberão exatamente qual o objetivo e o que esperar deles para aquela ligação em específico.
IV. Estruture o script de forma lógica
Organize o script de vendas de forma lógica, com uma introdução clara, seguida de benefícios e características do produto ou serviço, e conclua com uma chamada à ação convincente. Uma estrutura bem definida facilita a compreensão do cliente e ajuda a manter a conversa fluindo naturalmente.
V. Pense no conteúdo
O que você quer falar nesse modelo de script? Para facilitar essa etapa, tente montar um esquema com os tópicos que você sabe que não devem ser esquecidos. Isso significa dizer que você deve fazer um levantamento de todos os pontos que precisam ser abordados durante aquela ligação.
VI. Destaque os benefícios, não apenas as características
Ao descrever um produto ou serviço oferecido por sua instituição, concentre-se nos benefícios que ele oferece ao estudante em vez de apenas listar suas características. Os leads estão mais interessados em saber como o produto ou serviço pode resolver seus problemas ou atender às suas necessidades.
VII. Defina o formato do script
Recomenda-se que você saiba qual é o melhor formato para os perfis dos membros da sua equipe de captação. Isso porque, cada um deles possui uma forma mais eficiente de absorver e assimilar o conteúdo do script. Os mais utilizados são os escritos, mas também é possível produzir scripts visuais ou auditivos, por exemplo.
DESENVOLVIMENTO
I. Considere possíveis pontos de ajuste
Após planejar todos os tópicos anteriores você terá muita informação que te ajudará a desenvolver os seus scripts para vendas. Por isso, nessa segunda etapa propomos a você que se reúna com os membros da sua equipe de captação e apresente-os os modelos elaborados. Uma dica importante é ouvir com atenção e cuidado todos os questionamentos e sugestões realizadas por eles.
II. Realize testes A/B
Posteriormente, busque considerar cada um desses apontamentos e adaptá-los, encaixá-los ou descartá-los dos seus scripts. Além disso, outra questão que você pode realizar após a consideração anterior é a validação dos seus modelos de scripts para vendas junto aos seus potenciais alunos por meio do uso de testes A/B. Com ele, pode-se aplicar diferentes versões do script para diferentes grupos de candidatos e comparando os resultados.
No fim de todo esse processo, seu script estará pronto para uso.
EXECUÇÃO
A terceira etapa diz respeito à execução em si. Chegou a hora de colocar os scripts em prática e começar a prospecção de alunos por telefone!
I. Defina atividades e atribua responsabilidades
Nessa etapa, é interessante distribuir atividades e funções relacionadas aos scripts para cada um dos membros da sua equipe de captação de alunos. Além disso, oriente-os quanto a importância do uso do script e busque sanar qualquer tipo de dúvida sobre ele.
II. Domine o Script
Antes de começar a fazer chamadas para potenciais alunos, certifique-se de que as equipes estão completamente familiarizadas com o script. Pratique-o repetidamente para que a conversa flua naturalmente e você possa responder a perguntas de forma confiante.
ANÁLISE DOS RESULTADOS
Após colocar todas as práticas citadas acima, chegou a hora de avaliar e monitorar os resultados. A partir desses resultados você terá um panorama de como esses scripts estão impactando sua estratégia de prospecção de alunos por telefone. A partir disso você poderá propor ações para otimizá-lo cada vez mais. É através desses resultados também que você poderá avaliar como está o desempenho da sua equipe.
I. Registre todas as interações
Mantenha um registro detalhado de todas as interações realizadas, incluindo o número de chamadas feitas, as respostas dos potenciais alunos, as perguntas feitas durante as chamadas e os resultados obtidos. Se sua instituição de ensino contar com um bom CRM, certifique-se de que ele centralize todas essas interações em um histórico detalhado.
II. Meça as taxas de conversão
Calcule as taxas de conversão de leads em cada etapa do processo de vendas por telefone, desde o primeiro contato até a matrícula efetiva. Isso permite identificar pontos de melhoria e avaliar a eficácia das suas estratégias de prospecção.
III. Avalie o tempo médio de conversão
Analise quanto tempo, em média, leva desde o primeiro contato com um potencial aluno até a matrícula efetiva. Isso pode ajudar a identificar possíveis gargalos no processo e otimizar a eficiência da sua equipe de vendas.
IV. Analise o desempenho individual da equipe
Avalie o desempenho individual dos membros da sua equipe de vendas por telefone, analisando suas taxas de conversão, tempo médio de conversão e feedbacks dos potenciais alunos. Isso pode ajudar a identificar pontos fortes e áreas para desenvolvimento pessoal.
Sua equipe está preparada para prospectar alunos por telefone?
Sua equipe é a que performa bem ou poderia estar muito melhor? O segredo de uma equipe de sucesso é focar nos leads mais quentes e, para isso, uma boa segmentação é essencial.
Neste vídeo, você vai entender como a sua equipe pode otimizar o recurso mais precioso atualmente: o tempo.
Dicas essenciais para tornar seu script ainda mais imbatível!
I. Defina o motivo da ligação
Principalmente quando você vai fazer ligações de captação ativa (ligando para listas ou pessoas que ainda nem iniciaram sua inscrição), é muito importante que você apresente o motivo da ligação. É a partir dele que você abrirá o diálogo.
Assim, para identificar os motivos, atente-se à origem do contato. Se o contato veio de uma lista captada em um evento, o início da ligação poderá abordar o evento. Agora se o contato vier de uma lista de candidatos de processos seletivos anteriores o motivo poderá ser o questionamento do porquê ele não se matriculou no passado, por exemplo.
II. Apresente-se e identifique a instituição
Trabalhe junto aos membros da equipe a boa prática de realizar uma breve apresentação pessoal, bem como a identificação da instituição, destacando seus programas oferecidos e pontos fortes.
Além disso, explique sucintamente por que a sua instituição pode ser uma excelente escolha para o aluno atingir seus objetivos educacionais.
III. Ouça
Uma grande vantagem do ser humano é a capacidade de ouvir. E, isso faz a diferença quando o assunto são as ligações, veja 3 bons motivos para ouvir:
- Gerar empatia: preocupar-se verdadeiramente com o candidato e não somente com sua matrícula promove uma relação de conforto e confiança. Isso aumenta as chances de você conseguir ajudá-lo. E, consequentemente, dele avançar no fluxo;
- Conhecer o candidato: ouvi-lo atentamente possibilitará que você entenda seus objetivos, dúvidas, medos, preocupações e dificuldades. Assim você poderá ajudá-lo a avançar com uma abordagem mais específica possível (feita para ele);
- Coletar informações (devem ser registradas no sistema): identifique objeções, possíveis estratégias de concorrentes e insights de ações, por exemplo. Estas informações retroalimentam a inteligência comercial. Além de contribuir para a melhoria contínua do processo de captação.
IV. Descubra as necessidades do aluno
Ao longo da ligação, faça perguntas abertas para entender as necessidades, interesses e preocupações específicas do aluno em relação à educação. Ouça atentamente as respostas e mostre empatia em relação às suas preocupações.
V. Ofereça informações adicionais e responda às perguntas
Forneça informações adicionais sobre os programas, requisitos de admissão, custos e oportunidades futuras. Além disso, esteja preparado para responder às perguntas do aluno de maneira clara, concisa e precisa.
VI. Estabeleça uma chamada à ação
Encoraje o aluno a agendar uma visita à instituição, participar de um evento informativo, solicitar mais informações ou iniciar o processo de inscrição. Ofereça opções claras e próximas passos para o aluno continuar sua jornada educacional com sua instituição.
VII. Finalize a ligação com um acordo
Quando o resultado da ligação for positivo, ou seja, quando o objetivo da ligação for alcançado e o candidato dar o próximo passo, sempre feche um acordo com ele.
O acordo deve ter a data na qual o candidato se comprometeu a dar o próximo passo, seja fazer sua inscrição, pagar o boleto ou matricular-se, por exemplo. Esse é o gatilho para que você não perca o “fio da meada”. Com o acordo realizado, agende um novo contato para o dia posterior ao prometido. Assim, caso ele não cumpra o combinado, você entrará em contato imediatamente.
VIII. Solicite feedbacks dos potenciais alunos
Peça feedbacks aos potenciais alunos que não avançaram no processo de vendas para entender suas razões para não prosseguir. Isso pode fornecer insights valiosos sobre áreas de melhoria no seu script de vendas, abordagem ou oferta educacional.
BÔNUS: Modelos de scripts de vendas para prospecção de alunos por telefone
Para oferecer um exemplo prático e útil, desenvolvemos cinco modelos de script para vendas que podem ser aplicados na prospecção de alunos por telefone. Esses modelos foram elaborados considerando diversas situações que demandam atenção ao longo de todas as etapas da jornada de compra, com foco em uma instituição de ensino superior.
Aqui estão os 5 scripts avançados para a prospecção de alunos por telefone. Garanta já o seu clicando na imagem abaixo:
Atenção: É importante ressaltar que cada instituição de ensino deve adaptar e personalizar esses modelos de acordo com sua realidade interna e externa. Além disso, é crucial fornecer orientação e treinamento adequados para a equipe de vendas após a implementação dos scripts.
Em essência, esses scripts servem como guias de referência para ajudar a equipe de vendas a agir de forma eficaz em situações diversas, especialmente durante as primeiras interações. Eles fornecem uma estrutura básica que pode ser ajustada conforme necessário, reconhecendo que do outro lado da linha há uma pessoa com dúvidas, incertezas e uma decisão importante a ser tomada.
Portanto, é fundamental não ver esses scripts como regras rígidas, mas sim como ferramentas flexíveis que podem ser adaptadas para atender às necessidades específicas dos potenciais alunos e melhorar as chances de sucesso na prospecção por telefone.
Considerações finais
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Para usar como referência acadêmica
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📌 Formato ABNT:
PAULA, Natália. D. Prospecção de alunos por telefone: como construir um bom script de ligação. Rubeus, 2018. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/prospeccao-de-alunos-por-telefone/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
📌 Formato APA:
Rubeus. 2018, 18 dezembro. Prospecção de alunos por telefone: como construir um bom script de ligação. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/prospeccao-de-alunos-por-telefone/
