Descubra o passo a passo para otimizar o processo de inscrição e matrícula digital na sua IE! Entenda a evolução de fichas estáticas para Apps dinâmicos, a importância da integração TOTVS/TBC e como gerenciar picos de volume, garantindo velocidade e alta conversão na sua inscrição e matrícula digital.
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Introdução
Imagine que seu futuro aluno está animado, pronto para se matricular, mas esbarra em um processo lento, cheio de papéis e formulários que não funcionam direito no celular. Esse momento final – a inscrição e matrícula digital – é, muitas vezes, o ponto onde a instituição perde o timing da captação. Se for complicado, o aluno desiste.
A verdade é que a velocidade na conversão final se tornou um fator decisivo. É por isso que o setor de ensino precisou evoluir: a era da “ficha de inscrição estática” acabou. Hoje, o que garante o sucesso é uma experiência fluída, fácil e ágil, através do CRM educacional.
Mas como essa agilidade se traduz em realidade? A magia acontece nos bastidores, com a conexão inteligente dos seus sistemas.
Nas próximas seções, vamos desvendar como a simples (mas poderosa) ideia de conectar o seu sistema de matrículas com o seu sistema acadêmico garante que a sua inscrição e matrícula digital seja não apenas rápida, mas também muito mais eficiente.
A evolução do processo: Do papel ao App de inscrição e matrícula digital
O primeiro passo para oferecer uma inscrição e matrícula digital realmente ágil é deixar para trás os modelos tradicionais, que consomem tempo da equipe e tornam a jornada do candidato mais lenta do que precisa ser.
À medida que as necessidades das instituições evoluíram, o processo também precisou se reinventar. A antiga ficha de papel deu lugar a um App de inscrição e matrícula digital, capaz de conectar o candidato à instituição de forma simples, rápida e segura.
Esse tipo de aplicativo funciona como uma ponte inteligente entre os dois lados, criando uma experiência mais fluida e moderna.
Veja o que muda na prática:
- Experiência amigável e acessível: O candidato pode se inscrever e matricular diretamente pelo celular, tablet ou computador, a qualquer hora e de qualquer lugar. Uma jornada leve, sem fricções.
- Menos erros e retrabalho: O sistema faz validações automáticas, reduzindo falhas de digitação e diminuindo o tempo que a equipe dedica à conferência manual de dados.
- Agilidade na formalização: Ao simplificar a inscrição e matrícula digital, o aluno conclui o processo em menos tempo — e a instituição garante a vaga e a receita com muito mais rapidez.
Essa evolução não é apenas uma tendência: É o caminho natural para instituições que buscam eficiência operacional, melhor experiência do aluno e processos de matrícula online verdadeiramente integrados.
Os bastidores da experiência rápida: Tecnologia que conecta tudo
Ter um processo digital é mais do que colocar um formulário na internet. É construir uma operação que conversa entre si — CRM, financeiro, ERP e gestão acadêmica funcionando em harmonia.
Com uma plataforma robusta, cada etapa acontece de forma automática e rastreável:
- O aluno envia os dados;
- O sistema valida e sincroniza com os demais setores;
- A matrícula é confirmada e registrada, sem precisar de intervenção manual.
Essa integração garante que sua equipe se concentre no que realmente importa: atendimento estratégico e relacionamento personalizado, não em tarefas repetitivas. Quando o processo é fluido, o aluno percebe — e a instituição cresce.
Por que a Plataforma Rubeus é o CRM certo nessa revolução
A Plataforma Rubeus vem para descomplicar a jornada do aluno — e a da sua instituição também. Com ela, é possível:
- Configurar fichas de inscrição e matrícula digital personalizadas sem precisar de código;
- Integrar o fluxo completo com sistemas acadêmicos, financeiros e ERPs como o TOTVS Educacional;
- Acompanhar cada etapa em tempo real, com dados e métricas que orientam decisões;
- Automatizar comunicações, aprovações e confirmações;
- Garantir segurança e conformidade em todas as etapas.
Tudo isso em uma experiência que combina eficiência operacional, agilidade de atendimento e inteligência de dados — pilares fundamentais para instituições que querem crescer com consistência.
Segredo da velocidade: A estratégia da integração TOTVS/TBC
O App de matrículas da Rubeus só pode ser ultrarrápido se ele se comunicar perfeitamente com o sistema de gestão acadêmica (o chamado HOST) da sua instituição de ensino. O segredo da agilidade está na integração TOTVS, feita através do conector TBC.
Essa estratégia de conexão de alta performance funciona com três pilares que precisam estar alinhados:
- RUBEUS (CRM): O ponto de partida. Onde os dados da inscrição e matrícula digital são capturados e tratados.
- TBC (TOTVS Business Connector): Esta é a “porta de entrada” técnica. É o conector que permite “Abrir conexão TBC” com o sistema acadêmico, garantindo que a informação da inscrição e matrícula digital flua sem quebras.
- HOST (TOTVS): O sistema acadêmico que recebe os dados validados e formaliza a matrícula do aluno.
Quando o App da Rubeus se conecta via TBC, a inscrição e matrícula digital se consolida em segundos, e o novo aluno pode receber seu boleto e credenciais de acesso imediatamente.
O passo a passo da Plataforma Rubeus para o sucesso da inscrição e matrícula digital
A velocidade não é mágica, é planejamento. A Plataforma Rubeus transforma essa tecnologia em um processo claro. Para que essa máquina funcione perfeitamente, a IE precisa definir alguns passos:
- Desenhar o processo integrado: Com a ajuda do time Rubeus, defina o fluxo de dados da inscrição e matrícula digital entre o App, o TBC e o HOST.
- Prever as validações da base: Configure o CRM Rubeus para checar automaticamente as informações críticas antes de enviá-las para o sistema acadêmico.
- Prover automações de trabalhos internos: Use os recursos de automação da plataforma para eliminar tarefas repetitivas da sua equipe (como o envio de e-mails de confirmação) e foque no contato humano.
Por fim, o sucesso da inscrição e matrícula digital depende de um ciclo de vida que o Rubeus ajuda a gerenciar: Monitorar, otimizar e começar tudo de novo.
Gerenciando o grande volume: O uso inteligente da FILA
Nos períodos de pico de matrícula, o sistema fica sob enorme pressão, com um alto volume de integrações. A lentidão e a frustração costumam aparecer. Para evitar que o sistema da sua inscrição e matrícula digital trave, o sistema da Rubeus utiliza a tecnologia FILA, que atua como um gerenciador de tráfego:
| Situação de uso da FILA | Benefício para a inscrição e matrícula digital |
| Alto volume de integrações | Evita que os sistemas travem, processando as matrículas em ordem e garantindo que todas sejam salvas. |
| Garantir uma mensagem correta | O candidato não fica sem resposta. Ele recebe uma notificação clara sobre o status do processamento da sua inscrição e matrícula digital. |
| Experiência mais amigável | A transparência na comunicação, mediada pela FILA, reduz a ansiedade e a chance de o aluno desistir. |
Vantagens práticas: O ganho real na captação
A adoção do sistema de inscrição e matrícula digital integrado pela Plataforma Rubeus gera benefícios que vão além da simples eliminação de papel. As vantagens práticas se traduzem em resultados tangíveis para a gestão da IE:
1- Maior conversão e menos desistência
O App de matrículas elimina o atrito de formulários complexos. Com a inscrição e matrícula digital simplificada, o candidato tem uma experiência amigável, reduzindo drasticamente a taxa de abandono na etapa final do funil de captação.
2- Eficiência operacional para a equipe
Graças à integração e às automações de trabalhos internos, a Plataforma Rubeus elimina o retrabalho manual. A equipe da Secretaria e do Comercial gasta menos tempo conferindo e corrigindo dados, e mais tempo focada em ações estratégicas, como o atendimento humanizado.
3- Estabilidade e segurança
O Rubeus utiliza a tecnologia FILA para gerenciar o momento de alto volume. Isso significa que, mesmo no pico de matrículas, sua IE tem um sistema estável, que processa todas as requisições de inscrição e matrícula digital sem travar, garantindo a receita e a satisfação do candidato.
4- Qualidade de dados para a gestão
A integração Rubeus + TBC + HOST garante que os dados do aluno cheguem ao sistema acadêmico de forma limpa e validada. Essa precisão é essencial para a saúde financeira da instituição de ensino e permite que a gestão realize o monitoramento com informações confiáveis, otimizando os investimentos futuros em captação.
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As instituições que já estão usando a Plataforma Rubeus com Inteligência Artificial estão saindo na frente — seja na Captação, na Permanência ou na experiência do aluno.
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Conclusão
A experiência de inscrição e matrícula digital mais rápida do que nunca não é um luxo, mas uma necessidade para o crescimento da sua IE.
Enquanto algumas instituições ainda estão imprimindo fichas, outras já estão matriculando alunos em minutos. Enquanto umas enfrentam retrabalho e lentidão, outras usam dados para prever demanda, antecipar receita e otimizar campanhas. A diferença? A capacidade de se adaptar.
A revolução da matrícula não é mais uma tendência — é uma realidade que separa quem acompanha o ritmo do mercado de quem ainda opera no modo analógico.
Até a próxima oportunidade! 👋
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Para usar como referência acadêmica
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– Formato ABNT:
ESTEVAM, Paloma. Inscrição e matrícula digital: O segredo da integração TBC/TOTVS para uma captação ultrarrápida. Rubeus, 2025. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/inscricao-e-matricula-digital/.
Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2025, 19 de novembro. Inscrição e matrícula digital: O segredo da integração TBC/TOTVS para uma captação ultrarrápida. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/inscricao-e-matricula-digital/
