O guia completo sobre CRM para escolas: como a gestão de relacionamento com clientes pode transformar a educação

O CRM para escolas permite o gerenciamento eficaz do relacionamento com pais e/ou responsáveis, além de auxiliar estrategicamente na educação continuada. Entenda agora porque investir pode ser tão rentável para a sua escola! 🎒🏫

Leitura: 5-6 minutos

O que é um CRM educacional e como ele funciona?

Um CRM educacional, ou Customer Relationship Management, é uma plataforma tecnológica projetada especificamente para atender às necessidades de instituições de ensino. Essa ferramenta tem como objetivo gerenciar interações com estudantes, pais, egressos e outras partes interessadas/envolvidas na comunidade educacional. 

Ele oferece recursos para acompanhar e melhorar o envolvimento e a experiência dos alunos, além de otimizar as operações da instituição.

Resumindo: o CRM focado na educação coloca o aluno no centro de sua operação, garantindo que todos os seus interesses sejam atendidos. Por isso, escolher um CRM totalmente personalizado para instituições de ensino é apostar em uma performance de sucesso.  

O software de CRM reduz custos operacionais, economizando tempo e esforço, possibilitando uma tomada de decisão mais inteligente e estratégica.

O CRM para escolas

As plataformas projetadas para a educação são robustas. Quando falamos de CRM (Customer Relationship Management) para escolas, estamos nos referindo a uma ferramenta indispensável para aprimorar a sua gestão acadêmica e administrativa como um todo.

Logo, o CRM projetado para escolas atua em pontos-chave, como:

Melhoria no relacionamento

A implementação do CRM ajuda a melhorar o relacionamento com os alunos e pais, promovendo uma interação mais eficiente e personalizada. Além disso, oferece a capacidade de personalizar e segmentar as comunicações, proporcionando um atendimento mais individualizado.

Eficiência operacional

Contribui para aumentar a eficiência operacional, otimizando processos internos, como o acompanhamento do processo de matrícula e o contato com os pais e responsáveis. Na prática, isso ajuda na gestão da inadimplência, permitindo um controle mais efetivo das mensalidades e eventuais cobranças.

Crescimento da escola

O CRM é uma ferramenta que pode impulsionar o crescimento da escola, tanto na captação quanto na permanência de alunos. Isso porque ele facilita o acompanhamento de todo o ciclo de vida do aluno, desde a captação até a conclusão do curso, trabalhando de forma constante a educação continuada.

Análise de dados e tomadas de decisão

A plataforma de CRM para colégios oferece uma análise mais precisa dos dados dos alunos, auxiliando na identificação de tendências e em tomadas de decisão estratégicas.

Personalização e segmentação

Ao possibilitar a personalização e segmentação das comunicações, o atendimento fica mais adequado às necessidades individuais de cada aluno ou grupo de alunos.

✅ Além dos benefícios citados anteriormente, quando o colégio opta por escolher um CRM focado na educação, garante o sucesso em áreas como:

Benefícios do uso de um CRM para escolas

Dentre os principais benefícios agregados pelo CRM educacional estão: 

1. Gestão do relacionamento com os alunos

Um CRM educacional permite uma gestão mais eficaz do relacionamento com os alunos ao longo de todo o ciclo de vida escolar. Ele organiza informações dos estudantes, como dados pessoais, histórico acadêmico, desempenho e atividades extracurriculares. Assim, a instituição pode personalizar a comunicação, entender as necessidades individuais dos alunos e dar um suporte mais eficiente.

2. Acompanhamento do progresso do aluno

Um CRM educacional permite o registro e acompanhamento do progresso acadêmico e do desenvolvimento dos alunos. Isso inclui o monitoramento de notas, frequência, estimativas, feedback e metas de aprendizagem. Com essas informações centralizadas, os educadores podem identificar áreas de melhoria, oferecer intervenções personalizadas e tomar decisões educacionais embasadas.

3. Suporte à retenção e à Educação Continuada

Um CRM educacional ajuda a instituição a identificar possíveis problemas de Gestão da Permanência e adoção de medidas preventivas. Por meio do acompanhamento, do envolvimento dos pais e da análise de dados, é possível identificar os alunos em risco de evasão ou necessitando de suporte adicional.

O CRM educacional permite também que a instituição implemente estratégias de intervenção e melhoria da retenção, criando ações voltadas para a Educação Continuada.

4. Gestão de egressos e captação de novos alunos

Um CRM educacional é uma ótima ferramenta a ser utilizada para gerenciar interações com egressos e facilitar a captação de novos alunos. Ele permite manter um banco de dados atualizado de ex-alunos, fornecer informações sobre oportunidades de networking, eventos e atividades, além de rastrear e gerenciar os processos de matrícula e admissão.

🔗 Confira uma sugestão de leitura complementar sobre esse tema. Nele, você encontra mais informações e dicas sobre as vantagens de um poderoso CRM para instituições de ensino:

Como um CRM educacional pode melhorar o relacionamento entre a escola, os alunos e responsáveis

Como escolher o melhor CRM para meu colégio?

A escolha do CRM para escolas requer planejamento e atenção, pois existem diferentes opções disponíveis, cada uma oferecendo vantagens e desvantagens. Por isso, escolher o melhor CRM exige um processo de comparação muito cuidadoso. 

Separamos algumas sugestões para você não deixar de observar quando for escolher o seu CRM:

Analise o perfil do CRM

Como primeiro passo, é preciso pensar se a sua escola deseja utilizar uma plataforma de CRM de uso geral ou uma plataforma projetada especificamente para o relacionamento com os alunos. E, como vimos anteriormente, o uso de uma plataforma focada na educação é muito mais indicado e sustentável.

Identifique as necessidades da escola

Posteriormente, é importante considerar a realidade da sua escola. Ou seja, verificar se a implantação do CRM será “suportada” por ela. Analise as equipes, as necessidades e a receptividade da ideia. Lembre-se de levar em consideração todos os setores da escola, uma vez que o CRM envolverá direta e indiretamente as equipes da IE como um todo. 

Pesquise as opções disponíveis no mercado

Os próximos passos devem englobar a procura por recomendações e opções disponíveis no mercado. Depois, será a etapa de intensa análise e, então, o processo de negociação que deverá considerar diversos fatores, como funcionalidades, suporte, precificação e tempo de implantação.

🔗 Temos um checklist que pode te ajudar nesse desafio. Ele conta com os principais elementos e funcionalidades que você deve analisar na hora de buscar pela sua solução. Não deixe de garantir o seu: 

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A Plataforma Rubeus é uma solução tecnológica desenvolvida para a área da educação, com foco na gestão do relacionamento com potenciais e atuais alunos. Ela oferece um conjunto de recursos e ferramentas para auxiliar instituições de ensino, como escolas, colégios e universidades, a gerenciar suas atividades de forma mais eficiente.

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Você também pode achar no blog da Rubeus

📚📕 Nosso blog tem diversos materiais para te ajudar! Por isso, não deixe de conferir esses conteúdos complementares:

• Aprendizagem personalizada: definições, benefícios e dicas para trabalhá-la
• 11 dicas de como dobrar o número de alunos da sua instituição de ensino
• Como evitar riscos na implantação de CRM educacional e maximizar a sua atuação

Para usar como referência bibliográfica

Você pode utilizar esse conteúdo em seus trabalhos acadêmicos. Veja como deve referenciá-lo:

– Formato ABNT:

VIEIRA, Bráulio. CRM para escolas: o que você precisa saber e todos os benefícios de investir. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/crm-para-escolas/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

– Formato APA:

Rubeus. 2020, 18 agosto. CRM para escolas: o que você precisa saber e todos os benefícios de investir. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/crm-para-escolas/