A terceirização na educação é capaz de promover as melhores práticas, aumentar a eficiência na execução dos processos e proporcionar à instituição maior foco nos processos de captação e permanência de alunos. Entenda agora como investir em empresas terceirizadas de forma inteligente e otimizar tempo e esforços!

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Introdução

Não é novidade que procurar maneiras efetivas de melhorar e otimizar o tempo de execução dos processos educacionais se tornou uma preocupação frequente para as instituições de ensino, não é mesmo? Dessa forma, uma prática que vem ganhando destaque, principalmente pelo potencial de gerar processos eficientes em vários segmentos da economia do país, é a terceirização de serviços. 

É crescente a necessidade de proporcionar ao potencial e atual aluno uma experiência de alto nível. Dessa forma, as instituições de ensino prezam cada vez mais pela melhoria contínua de seus processos para garantir a qualidade, autoridade, segurança e a construção de um ótimo (e estratégico) relacionamento com os estudantes. Portanto, a terceirização na educação vem ganhando cada vez mais espaço nas pautas de reuniões e análises dos gestores e é sobre ela que iremos abordar mais a fundo a seguir!

Panorama inicial

Para realizar um alinhamento de conceito, o termo terceirização pode ser definido como: “A escolha em delegar a realização ou a manutenção de um ou mais serviços para uma empresa terceira“. Geralmente, esses serviços terceirizados referem-se às atividades-meio das empresas. Ou seja, aquelas que não estão relacionadas, diretamente, com as atividades essenciais e normais para as quais a instituição de ensino se constitui. 

Assim, ao terceirizar atividades de apoio, é possível direcionar os esforços de toda a equipe para as atividades que realmente são de interesse, bem como aquelas que de fato impactam diretamente nos resultados obtidos por sua instituição. Com isso, percebe-se o quão interessante é o processo de terceirização para a sobrevivência e crescimento da instituição.

A terceirização na educação

Mas como a terceirização na educação acontece na prática? Para responder a essa questão trataremos, a título de exemplo, um dilema que a maioria das instituições de ensino enfrenta: 

Assim, surge a grande dúvida: qual é o modo mais eficiente de lidar com o desenvolvimento dos sistemas? Optar pela terceirização ou criar internamente seus softwares? Não há uma resposta certa ou errada.

Em resumo, o recomendável é sempre atentar-se à necessidade da sua IE e basear-se num rigoroso processo interno de análise. Por isso, o processo decisório deve levar em consideração todas as áreas que serão impactadas direta ou indiretamente por essa decisão. 

Se acaso sua IE optar por terceirizar algum processo, é importante não escolher a empresa terceirizada somente pelo baixo custo e planejar um bom processo de seleção. Esse processo deverá conter vários critérios para identificar qual é a empresa mais capacitada para atender suas necessidades, ofertando, assim, o melhor custo-benefício possível. 

Dessa forma, antes de tomar qualquer decisão, deve-se considerar todos os fatores, inclusive, os setores envolvidos em tais questões. 

Uma outra alternativa é conciliar a terceirização com o desenvolvimento próprio. Nesse caso, a equipe interna deve ser bastante receptiva e envolvida nesse processo para orientar, no que for necessário, a equipe terceirizada e possibilitar uma ótima troca de informações e conhecimentos. Só assim será possível que as soluções criadas internamente e de forma terceirizada convivam de forma harmoniosa, contribuindo para o alcance de bons resultados. 

Mas você já parou para pensar nos benefícios que a terceirização na educação pode gerar? Separamos para você os três principais, veja:

Benefícios da terceirização nas IEs

I. Redução significativa dos seus custos

Em suma, ao terceirizar os processos e tarefas, o organograma da instituição tende a sofrer um processo conhecido como Downsizing. 

Como resultado do achatamento da estrutura organizacional, você tem a redução dos níveis hierárquicos existentes. Dessa forma, aproxima-se o topo da base e delega-se a execução das atividades secundárias. 

Isso é vantajoso por diminuir custos com a remuneração (salário + encargos sociais) dos colaboradores internos que seriam necessários para realizar essas atividades secundárias. Uma vez que os funcionários da empresa terceirizada não são responsabilidade da sua instituição, logo, esses custos incorrem sobre ela.

Ainda nessa vantagem pode-se destacar a possibilidade de destinar os recursos economizados em melhorias na infraestrutura física, bem como em tecnologia ou em ações de Marketing de Conteúdo Educacional, por exemplo.

II. Maior foco na atividade-fim

Ao desenvolver aquelas atividades secundárias, ou seja, atividades que não correspondem diretamente a sua atividade-fim, a instituição pode acabar perdendo um dos seus recursos mais preciosos: o tempo de trabalho da sua equipe de colaboradores. Resultado? Suas estratégias para captação de alunos podem ser prejudicadas a longo prazo! 

Além do desperdício de tempo na execução de atividades-meio, esse processo pode gerar uma perda de eficiência nas atividades principais. Isso porque a divisão entre as duas pode sobrecarregar o trabalho, impactando diretamente no desempenho e na qualidade dos resultados.

Logo, com a terceirização, os seus colaboradores estarão totalmente focados na execução estratégica das atividades principais. Assim, as atividades secundárias serão realizadas por pessoas qualificadas e especialistas, aumentando, com isso, o nível de entrega do serviço.

III. Acesso a mão de obra especializada e inovação tecnológica

As atividades-meio contribuem indiretamente para a obtenção de bons resultados na entrega das atividades-fim. Ou seja, no que a sua empresa se propõe a realizar. Dessa forma, é importante prezar pela qualidade dessas atividades.

Por esse motivo, a mão de obra especializada e a inovação tecnológica das empresas terceirizadas são importantes. Por isso, eles devem ser considerados para a eficiência na produtividade da sua IE. Então, ao optar por terceirizar, sua instituição perceberá maior produtividade nos serviços, uma vez que a empresa contratada deve prover colaboradores com know-how. Ou seja, conhecimento específico sobre as melhores técnicas para efetuar de forma eficiente as atividades delegadas. 

Para isso, é necessário que as empresas possuam tecnologias de ponta e invistam continuamente em inovação. Assim, torna-se viável a atuação de qualidade dos seus colaboradores na execução das atividades delegadas.

O que considerar na hora de escolher uma empresa terceirizada? 

Se sua opção for  terceirizar o desenvolvimento de softwares ou, até mesmo, a construção da ficha de inscrição da sua instituição de ensino, é primordial mensurar as consequências dessa decisão no funcionamento da instituição como um todo.

Por isso, é preciso avaliar os aspectos internos da sua instituição para saber exatamente onde o impacto será maior. Além disso, há vários fatores que devem ser analisados antes de contratar uma empresa terceirizada, veja: 

I. Desconfie de promessas de resultados rápidos

Assim como escolher um projeto de CRM baseado unicamente no menor preço pode te trazer problemas posteriormente, desvie sempre de empresas terceirizadas que prometem, geralmente por um preço bem abaixo do mercado, resultados rápidos. 

Por essa razão, a dica é começar pelo básico: pesquisar e avaliar a reputação da empresa. Para isso, a internet pode ser uma ótima aliada. Descubra o histórico, procure opiniões e experiências de quem já contratou seus serviços e conhece o trabalho prestado por ela. 

Outra importante dica é saber se há processos trabalhistas contra a empresa considerada. Caso haja, você já deve saber que funcionários insatisfeitos tendem a produzir menos e, consequentemente, gerar prejuízos para a sua instituição.

Caso não haja, pode ser um indicador de que a empresa valoriza seus profissionais e fornece mecanismos que estimulam a motivação. Ao possuir funcionários satisfeitos, a tendência é que os pontos fortes dela sejam refletidos na rotina da sua instituição de ensino.  

II. Considere a periodicidade dos treinamentos ofertados

É indispensável também saber como a empresa trata a capacitação de seus funcionários. Dessa forma, procure conhecer a periodicidade dos treinamentos ofertados, prazos e qualidade. 

Esse fator é sempre crucial, uma vez que funcionários não capacitados tendem a estagnar com o tempo. A falta de conhecimento é, atualmente, um dos fatores mais críticos no que tange o comprometimento do crescimento das empresas. 

Veja um exemplo prático do quão importante é a capacitação frequente de funcionários:

Considere que a empresa responsável por serviços de manutenção em sua instituição de ensino é terceirizada. Enquanto você andava pelo campus observou a necessidade de adequação de alguns postes de luz. Assim, solicitou o serviço.

Ao realizar a atividade, o funcionário da empresa terceirizada não utilizou o cinto de segurança necessário, aumentando a probabilidade de ocorrer algum tipo de acidente. Caso o profissional estivesse com os treinamentos em dia, saberia que a lei prevê a utilização de EPI (Equipamento de Proteção Individual) para trabalho em altura, a partir de uma altura específica. 

Lembre-se, então, que a oferta de um serviço de qualidade está diretamente ligada a profissionais especializados na atividade contratada. Além disso, a empresa que investe constantemente em treinamento e inovação tecnológica, com uma boa reputação no mercado, é sempre a melhor opção.

III. Conheça o máximo sobre a cultura organizacional da empresa contratada

Apesar das equipes de empresas terceirizadas não serem subordinadas diretamente à sua equipe de colaboradores interna, é preciso considerar que na maioria das vezes há um contato entre elas. Isso pode acontecer principalmente no caso de treinamentos e consultorias terceirizadas. 

Diante disso, ao optar pela terceirização na educação, conheça a cultura organizacional da empresa antes de contratá-la. Isso porque é preciso criar estratégias que devem minimizar o choque entre as culturas das duas empresas (empresa terceirizada e instituição de ensino). Quanto mais próxima à cultura da sua instituição, melhores serão os resultados da parceria.

Serviços que podem ser terceirizados nas IEs

A terceirização na educação pode ser aplicada em todas as áreas da sua instituição que são definidas como atividades-meio. Veja alguns exemplos:

• Alimentação (cantinas e refeitórios);
• Segurança (monitoramento de dados e vigilância física);
• Manutenção geral predial e especializada;
• Transporte de funcionários; 
• Serviços jurídicos;
• Recepção;
• Administração de Recursos Humanos.

Independentemente da atividade escolhida, é essencial saber delegar responsabilidades e tarefas de forma clara e objetiva. Faça isso antes mesmo da empresa terceirizada iniciar a sua atuação junto a sua instituição de ensino.

Para se certificar de que tudo estará dentro dos conformes, lembre-se de ler detalhadamente o contrato, bem como verificar se todas as atividades estão contempladas. Ao fazer isso, você evitará problemas futuramente.

Conclusão

“Concentre-se naquilo que você é bom, delegue todo o resto.” Steve Jobs

Por proporcionar que a instituição de ensino foque todos os seus esforços em suas atividades principais, a terceirização na educação pode ser uma grande facilitadora. Isso porque ela contribui para que as instituições foquem no processo de captação de alunos.

Além disso, o custo-benefício da terceirização na educação é outro atrativo. Haja vista que o valor gasto para contratar uma empresa terceirizada pode ser, na maioria das vezes, menor do que contratar e manter uma equipe interna para realizar as atividades secundárias.

Entretanto, ao terceirizar é fundamental ter cuidados internos em razão das consequências causadas nos setores da IE. Sendo imprescindível avaliar cuidadosamente a empresa a ser contratada. Fatores como precificação ou promessas de resultados rápidos, precisam ser avaliadas por meio de sua reputação no mercado, o que é um fator capaz de aumentar as chances de sucesso da parceria.

Sua IE terceiriza ou já pensou em terceirizar algumas das atividades-meio? Conte-nos sua experiência!

Considerações finais

Agora sim, finalizamos esse conteúdo. Espero que tenha conseguido te ajudar. Não se esqueça de salvar esse link em sua barra de favoritos e também de compartilhá-lo com alguém da sua equipe que vai te ajudar a colocar a mão na massa. 

Vamos juntos na busca de aproveitar todas as oportunidades e, assim, gerar resultados consistentes para sua instituição. 🚀

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Para usar como referência acadêmica

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📌 Formato ABNT:

AMARAL, Matheus. Terceirização na educação: como direcionar seus esforços e otimizar processos. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/terceirizacao-nas-ies/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

📌 Formato APA:

Rubeus. 2020, 14 janeiro. Terceirização na educação: como direcionar seus esforços e otimizar processos. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/terceirizacao-nas-ies/