Você sabia que a falta de planejamento adequado, a defasagem de treinamentos e a ausência de suporte adequado pode comprometer o desempenho do CRM Educacional? Por isso, descubra agora o que você deve fazer para evitar riscos na implantação de CRM educacional. 🚨
⏰ Tempo aproximado de leitura: 4 minutos
Introdução
Em implantações de soluções de tecnologia, assim como em todo projeto, na grande maioria das vezes surgem desafios que devem ser monitorados.
Gestores recém saídos de projetos CRM devem buscar evitar situações difíceis pós implantação, contudo, desde a etapa de levantamento de soluções, os riscos de insucesso devem ser considerados. Daí a importância de escolher certo!
Conforme ressaltamos em nosso conteúdo “Entenda porque não comprar um CRM para IEs agora”, a pesquisa e a análise em torno da opção escolhida de CRM deve ser sólida e envolver diversos fatores indispensáveis para a diminuição de riscos na implantação.
Por isso, se você está pensando em implantar um CRM, está em etapa de projetos ou já implantou a solução, confira esse resumo sobre os principais riscos em projetos dessa natureza. Em suma, o objetivo deste conteúdo é ajudar você a extinguir alguns riscos e minimizar os impactos de outros que não poderão ser eliminados. 💪
Vamos mergulhar! 🤿
😮 Por que mais de 50% dos projetos de CRM educacional falham?
Em resumo, o número de instituições que enxergam nas ferramentas de CRM uma oportunidade de impulsionar seu processo de matrículas tem apresentado um aumento considerável. Dessa forma, o investimento na implantação destas ferramentas tem crescido cada vez mais.
No entanto, é comum encontrar entre as instituições que estão passando por este processo, aquelas com a crença de que apenas a implantação da tecnologia em si é suficiente para alcançar seus objetivos.
Aliás, vemos na prática que esse é um dos motivos pelos quais as pesquisas do Gartner Group e da Accenture evidenciam que mais de 50% dos projetos de CRM falham.
🤔 Assim, esse contexto gera um grande questionamento: por que a implantação de CRM apresenta um volume tão elevado de insucessos?
Primeiramente, é importante esclarecer que quando nos referimos a insucesso, falamos da não realização dos objetivos básicos propostos pelos projetos.
Em síntese, o insucesso ocorre devido a diversos fatores, tais como:
- Falta de análise da realidade da instituição de ensino;
- Ausência de planejamento em torno da escolha, da implantação e do suporte do CRM adotado;
- Diminuição do tempo necessário para uma implantação eficaz;
- Defasagem ou falta de treinamento adequado das equipes;
- Falta de suporte da equipe operacional do CRM escolhido.
🤯 E então, como evitar riscos na implantação de CRM educacional? O que fazer para maximizar o desempenho da solução escolhida e fazê-lo, em conjunto com as equipes da minha IE, alavancar os resultados de captação e permanência de alunos? Te conto tudo agora, veja só!
5 dicas de como evitar riscos na implantação de CRM educacional que irão te ajudar a extrair o máximo da sua ferramenta
Os riscos estão atrelados à sua realidade, ou seja, são únicos. Mas saiba que eles podem apresentar alguns padrões. Geralmente estes padrões estão relacionados às seguintes variáveis:
1) A escolha da solução
Em resumo, o primeiro passo antes de iniciar a implantação de um CRM é selecionar um CRM que atenda as necessidades do segmento educacional. Ou seja, uma ferramenta que se adeque à sua realidade e consiga te proporcionar soluções específicas para a sua instituição de ensino. Daí a importância de optar por um CRM focado no ramo educacional e não um sistema genérico que atende a “diversos” mercados.
🌟 Aliás, você já conhece as funcionalidades de um CRM Educacional e os benefícios que essa ferramenta pode trazer para o marketing, vendas e administrativo da sua instituição?
Em síntese, o CRM para área educacional, ou SRM (Student Relationship Management) tem como finalidade auxiliar, facilitar e otimizar o relacionamento com potenciais e atuais alunos. Além disso, por ser focado nas operações do segmento traz para o time de relacionamento o direcionamento ideal para conduzir o lead no funil até a conversão da oportunidade.
Além disso, um CRM educacional permite obter uma implementação nativa de regras de educação, como cadastro de cursos e processos seletivos, controle de vagas e processo de matrículas. Isso faz toda a diferença! 💯
Sendo assim, escolher um CRM focado no segmento educacional é o primeiro passo na mitigação de possíveis riscos. Essa é uma prática consolidada, e diversas instituições de ensino em todo o mundo, utilizam a estratégia de adoção do CRM para área educacional. Isso as auxiliam diretamente na obtenção de excelentes resultados.
Aliás, vou deixar aqui um conteúdo que poderá te ajudar a optar pela melhor ferramenta, não deixe de conferir!
2) Como evitar riscos na implantação de CRM educacional: Usuários
Um risco muito comum em projetos de tecnologia está relacionado aos usuários, e não está apenas relacionado à operação, mas também desde o início da implantação. Alguns riscos relacionados aos usuários são:
- Relutância dos usuários em se comprometer com o projeto ou usar a solução conforme as boas práticas;
- Projetar interfaces que se ajustam ao estilo de trabalho dos usuários e não focada na gestão do relacionamento;
- O grande número de usuários envolvidos no projeto de CRM pode elevar demasiadamente o tempo de implantação;
- Falta de proatividade de profissionais envolvidos no projeto e na operação;
- Não sensibilizar a equipe e toda a organização sobre a importância do projeto, fazendo-os sentir-se como parte do processo.
Para instituições de ensino, deve-se envolver também o corpo docente, mesmo que não operem a plataforma, mas para que compreendam a filosofia de relacionamento.
3) Processos
Uma etapa muito comum nos projetos é o alinhamento de processos, que muitas vezes precisam ser remodelados.
Em síntese, os processos são responsáveis por nortear todo o trabalho desenvolvido pelas pessoas. E, ainda é peça determinante quando o assunto é a utilização da tecnologia. O mercado educacional é extremamente dinâmico e, assim, faz-se ainda mais necessária a definição e planejamento de processos eficientes.
Por isso atente-se aos riscos a seguir:
- Indefinição de processos, desorganização e/ou processos sombreados por várias equipes;
- Não definição do funil de oportunidades ou apenas o fato de desconsiderar etapas importantes do processo na jornada do lead e aluno pode impactar diretamente a performance da sua IE;
- Não considerar todos os canais de captura de contatos (físicos e digitais);
- Não considerar a régua de relacionamento como estratégica para sua IE, concebendo processos com foco nas atividades setoriais e não centrada no lead/aluno, gerando réguas de comunicação que não convertem ou que não criam vínculo de relacionamento;
- Foco na implementação em TI para automatizar processos existentes, sem refletir os objetivos e as regras do negócio definidas no projeto, desconsiderando inovações nas tarefas cotidianas.
4) Como evitar riscos na implantação de CRM educacional: Política interna
A cultura e a política interna da IE é também fator relevante no sucesso do projeto, e para tanto alguns riscos devem ser considerados, a saber:
- Inexistência de um programa efetivo de relacionamento e que sustente a filosofia do Student Relationship Management;
- Cultura organizacional focada na instituição e não nas operações mercadológicas. Jogo de interesses pode impactar o bom andamento do projeto;
- Indefinição de owner do projeto na IE ou com atuação limitada pela alta gestão para o adequado andamento da implantação e conforme gestão ágil de projetos;
- Pouco compromisso da alta gestão com o projeto como estar por dentro da implantação, gestão de riscos e ser ator chave no envolvimento dos profissionais com a implantação e operação adequada.
5) Como evitar riscos na implantação de CRM educacional: Acompanhe a implantação e o pós projeto
Alguns riscos surgem no decorrer da implantação e após o fim do projeto, e podemos destacar os mais comuns:
- Profissionais da IE desconsiderar os pré-requisitos do projeto;
- Não atendimento de escopo e cronograma do projeto pelos responsáveis por atividades importantes na implantação;
- Indefinição de papéis de operação na ferramenta entre profissionais da IE, assim como sombreamento de tarefas;
- Sub-otimizar o uso da solução com foco na operação desconsiderando o caráter estratégico das informações geradas pelo CRM;
- Turn over elevado de profissionais chave na condução do projeto e operação da ferramenta. Um analista CRM para apoiar a operação minimiza riscos dessa natureza, além de estar atento à necessidade constante de treinamento e reciclagem da equipe;
- Interromper o uso de funcionalidades ou toda a solução, desconsiderando boas práticas do CRM e do mercado educacional;
- Não realizar a etapa de avaliação e controle pós implantação.
🚀 Conteúdo bônus para se aprofundar no assunto!
Se você está definindo o escopo do seu projeto, tenho uma sugestão de conteúdo complementar que pode te ajudar! Estou falando do blog post “8 etapas para implantar um CRM Educacional com sucesso”.
Nele, compartilhamos etapas indispensáveis para implantar um CRM Educacional com sucesso na sua instituição, desde o diagnóstico até a operação. Confira! 🔍
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Considerações finais
Espero que você tenha gostado das nossas dicas de como evitar riscos na implantação de CRM educacional! Agora, você pode compartilhar esse conteúdo com a sua equipe para que, assim, vocês cresçam juntos e na mesma direção.
Além disso, saiba que estamos comprometidos com o sucesso da sua IE. Então, caso tenha alguma dúvida, deixe nos comentários que, em breve, vamos te responder!
Sucesso! 😃
Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Com o intuito de te ajudar, já preparamos a forma como você deve referenciá-lo!
– Formato ABNT:
MAXIMO, Aryane. Como evitar riscos na implantação de CRM educacional e maximizar a sua atuação. Rubeus, 2022. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/como-evitar-riscos-na-implantacao-de-crm-educacional/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2022, 24 de junho. Como evitar riscos na implantação de CRM educacional e maximizar a sua atuação. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/como-evitar-riscos-na-implantacao-de-crm-educacional/
