É certo que o combate à evasão é uma prática fundamental para manter as instituições de ensino competitivas. E, em meio a cenários inesperados, é preciso que a instituição esteja pronta para criar medidas voltadas para prevenir a saída precoce dos estudantes. Por isso, o nosso assunto de hoje é evasão de alunos e gestão de crises. Leia este conteúdo até o final para saber mais! 📝🎯
Tempo aproximado de leitura: 6 – 8 minutos
Panorama inicial
É fato que toda instituição de ensino, independentemente do porte, está diariamente exposta a possíveis evasões.
Quando analisamos o contexto atual especificamente, chegamos a conclusão de que o setor educacional, assim como os demais, está sendo impactado fortemente e, por isso, é urgente a necessidade de estruturar e dar maior visibilidade à ações inteligentes e estratégicas voltadas à Permanência de alunos.
Concorda comigo que enfrentamos um cenário novo e desconhecido, no qual precisamos nos adaptar muito rapidamente para garantir a sobrevivência dos nossos negócios? É latente a necessidade de criação de medidas voltadas para o combate à evasão de alunos e gestão de crises.
Em um passado não muito distante, vimos uma crise sem precedentes na história. Como consequência da crise financeira e da imprevisibilidade da realidade caótica que se desencadeou devido à Covid-19, muitos alunos perderam a capacidade econômica de arcar com os custos de seus estudos. Resultado? Evasões em massa.
Em momentos inesperados como esse, é preciso que a instituição de ensino esteja preparada para agir rapidamente, trabalhando uma boa gestão de crises.
➡️ Para atuarmos em momentos difíceis é preciso traçar ações inteligentes e práticas. Dessa forma, logo no início deste conteúdo estamos disponibilizando um material rico detalhado para você.
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Por que as instituições de ensino precisam atuar (bem) em momentos de crises?
Em todas as esferas de atuação é imprescindível estar atento aos movimentos do mercado – que podem ser bastante sutis. Por isso, a agilidade faz toda a diferença, uma vez que, o quanto antes for detectada uma necessidade de adaptação, mais rapidamente a instituição de ensino pode agir, minimizando, dessa forma, os seus potenciais impactos negativos.
Além disso, o planejamento deve conter ações preventivas e corretivas. Isso porque é necessário agir tanto sobre aquelas crises que podem ser “previstas” quanto aquelas que não podem, como é o caso do novo coronavírus.
A importância da retenção de alunos em momentos de crise
A retenção de alunos é um dos principais desafios enfrentados pelas instituições de ensino atualmente. A evasão de alunos não impacta apenas a satisfação e o desempenho das escolas e universidades, mas também prejudica os próprios alunos, suas famílias e a sociedade como um todo.
Além disso, ela é crucial para o sucesso de uma instituição de ensino. Quando os alunos permanecem na escola ou universidade até a conclusão de seus cursos, eles têm a oportunidade de adquirir habilidades, conhecimentos e competências necessárias para suas carreiras futuras. Ademais, a retenção de alunos contribui para a estabilidade financeira das instituições, pois a perda de alunos pode resultar em queda na receita e na arrecadação.
Compreendendo as causas e consequências da evasão escolar
Para abordar a evasão de alunos de forma efetiva, é crucial compreender os principais fatores que levam os alunos a abandonarem os estudos. Esses fatores podem variar de acordo com a instituição e o contexto específico, mas geralmente incluem:
- Questões financeiras: dificuldades, falta de acesso a bolsas de estudo ou programas de auxílio financeiro.
- Desafios acadêmicos: falta de apoio educacional, dificuldades de aprendizagem, falta de motivação, desinteresse em certas disciplinas.
- Questões pessoais: problemas de saúde mental, dificuldades familiares, mudanças de residência, falta de conexão com a comunidade estudantil.
- Questões estruturais: falta de suporte adequado, falta de orientação acadêmica e profissional, infraestrutura deficiente, problemas de comunicação.
A importância da identificação precoce de sinais de evasão
Conseguir identificar os sinais de uma evasão de forma precoce é fundamental para tomar medidas proativas e evitar que os alunos abandonem os estudos. Alguns dos sinais de alerta comuns incluem:
- Baixo desempenho acadêmico: queda nas notas, dificuldades persistentes em várias disciplinas ou resultados abaixo da média.
- Frequência irregular: ausências frequentes ou falta de presença regular nas aulas.
- Falta de engajamento: pouca participação em atividades extracurriculares, falta de interesse em projetos acadêmicos ou falta de interação com colegas e professores.
Utilização de ferramentas de análise de dados para monitorar o progresso dos alunos e identificar padrões de comportamento
Ao identificar os sinais descritos acima, as instituições de ensino devem intervir e fornecer o suporte necessário aos alunos em risco de evasão. Uma abordagem eficaz para a identificação e monitoramento dos alunos envolve a utilização de ferramentas de análise de dados, tais como um bom CRM educacional.
Resumidamente, um CRM educacional (Customer Relationship Management) é uma ferramenta poderosa para combater a evasão de alunos. Ele é um sistema de gestão que permite às instituições de ensino coletar, organizar e analisar dados sobre os alunos, proporcionando uma visão mais completa de seu progresso acadêmico e comportamento.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais um CRM educacional pode ser utilizado para combater a evasão de alunos:
Monitoramento do progresso acadêmico
Um CRM educacional pode rastrear e registrar informações sobre o desempenho acadêmico dos alunos, incluindo notas, frequência, estimativas e feedback dos professores. Isso permite identificar rapidamente alunos que estão com dificuldades ou apresentando queda no desempenho, ocorrências imediatas.
Comunicação personalizada
O CRM educacional possibilita o envio de comunicações personalizadas e direcionadas aos alunos em risco de evasão. Com base nos dados coletados, as instituições podem enviar mensagens específicas, como acompanhamento de prazos importantes, orientações acadêmicas, convites para interações de apoio e atividades extracurriculares relevantes. Essa comunicação demonstra interesse individualizado pelos alunos e pode ajudá-los a se sentirem valorizados e apoiados.
Intervenção e suporte oportunos
Com base nos dados coletados e nas análises feitas pelo CRM educacional, as instituições podem identificar precocemente os alunos em risco de evasão e fornecer intervenções e suporte adequado. Isso pode incluir programas de tutoria, aconselhamento acadêmico ou emocional, encaminhamento para serviços de suporte, ou até mesmo personalização do currículo para atender às necessidades individuais dos alunos.
Análise de dados para identificar padrões
O CRM educacional permite uma análise de dados em larga escala, o que pode ajudar as empresas a identificar padrões e tendências de evasão. Com essas informações, é possível desenvolver estratégias preventivas mais eficazes, como programas de orientação aprimorados, ajustar políticas acadêmicas ou implementar intervenções específicas em grupos de alunos que apresentam riscos semelhantes.
Acompanhamento do histórico do aluno
O CRM educacional permite que as instituições acompanhem o histórico completo de cada aluno, incluindo seu desempenho acadêmico, atividades extracurriculares, feedback de professores e satisfatórios anteriores. Esse acompanhamento facilita a compreensão das necessidades individuais dos alunos, ajudando a fornecer suporte personalizado ao longo de sua jornada educacional.
Engajamento dos pais ou responsáveis
Se a sua instituição de ensino trabalha com o ensino básico, saiba o CRM educacional pode facilitar a comunicação e o envolvimento dos pais ou responsáveis, permitindo que eles acompanhem o progresso acadêmico de seus filhos, recebam atualizações sobre eventos e atividades da escola, e sejam notificados sobre quaisquer preocupações ou problemas relacionados à evasão.
Em resumo, um CRM educacional é uma ferramenta valiosa para combater a evasão de alunos, permitindo a coleta e análise de dados, comunicação personalizada, oportunidade de intervenção e suporte individualizado. Ao utilizar um CRM educacional de forma eficaz, as instituições de ensino podem identificar e abordar os fatores de risco que motivaram a evasão, promovendo a retenção e o sucesso dos alunos.
Saiba mais sobre a utilização estratégica do CRM educacional, conferindo o blog post abaixo! 😉
Ações práticas de combate à evasão de alunos em momentos de crise
Sabemos que cada evento inesperado é um momento ímpar na instituição de ensino e requer diferentes formas de atuação e medidas estratégicas. Entretanto, com a pandemia da Covid-19, podemos aprender algumas lições que são essenciais para a sobrevivência financeira e competitiva da instituição de ensino. Aqui estão algumas delas:
Estreite o relacionamento
Um dos primeiros passos, a fim de manter a segurança e demonstrar que sua instituição de ensino entende o que os seus alunos (ou responsáveis de alunos) estão sentindo, é estreitar o relacionamento.
Por isso, antes de mais nada, é primordial que a sua instituição abra canais de comunicação e se comunique de forma clara e segura. Portanto, o essencial, neste momento, é se aproximar de seus alunos, mostrando que a instituição compreende o momento e irá atuar da melhor forma possível.
📌Você pode fazer isso através de um atendimento de qualidade e um suporte que transmita a percepção de acolhimento. Por isso, mantenha a comunicação direta e constante com os seus alunos.
Envolva o corpo docente
Os professores são elos muito importantes entre a sua instituição de ensino e seus alunos. Por isso, é preciso que eles desenvolvam um papel estratégico de apoio. Conte com eles para serem aliados junto aos alunos.
Esteja preparado para a transformação digital dentro e fora da sala de aula
Na nova era do aprendizado, a tecnologia exerce um papel importante nos processos de ensino-aprendizagem. Assim, é cada vez mais necessário para os alunos e instituições de ensino estarem em contato com tecnologias que os forneçam bases para uma atuação mais completa.
Para professores, as ferramentas tecnológicas na educação são capazes de auxiliar no processo de ensino, aperfeiçoando o entendimento e tornando mais completa toda a experiência do ensinar em sala de aula.
No que tange os alunos, percebemos que as tecnologias ditam o mundo moderno e no mercado de trabalho não é diferente. É cada vez mais crescente a demanda por profissionais que saibam lidar com tecnologias e as utilizam para tornar o seu dia a dia mais produtivo e dinâmico.
Vou deixar aqui um conteúdo no qual detalhamos mais sobre os impactos gerados pela tecnologia nas IEs, não deixe de conferi-lo:
Conte com os colaboradores para novas ideias
Em momentos de crise, é fundamental ter em vista que nada é concreto. O cenário é de adaptação e, portanto, é preciso estar aberto para ideias, sugestões e melhorias.
Assim como as aulas, você, enquanto gestor, precisa estar atento ao processo de adaptação dos alunos e do corpo docente. Faça videoconferências periódicas com seus professores com o objetivo de colher feedbacks e ajudá-los em eventuais problemas e desafios que possam estar enfrentando.
Flexibilize
Se tem uma coisa que a Covid-19 nos ensinou foi a importância da instituição de ensino contar com estratégias de políticas de pagamento e renegociação de dívidas.
Muitas instituições enfrentam um grande volume de solicitações de isenção, renegociações e cancelamentos muito superiores à sua capacidade de atendimento. Com a sobrecarga, a qualidade dos atendimentos é prejudicada e, assim, muitos alunos ficam sem retorno. Além disso, as propostas de acordo acabam não sendo registradas de forma organizada.
Como resultado, além das evasões inevitáveis, os casos que seriam reversíveis acabam sendo perdidos pela ausência de uma ferramenta que ajude na organização e gestão desses atendimentos.
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Erros que você não pode cometer em tempo de crise
Agora que vimos algumas dicas para combate à evasão de alunos em tempo de imprevistos e crises, chegou a hora de vermos o que não fazer:
- Ser inflexível;
- Agir por impulso;
- Esconder-se do seu aluno;
- Terceirizar responsabilidades;
- Demorar a se posicionar de forma solidária;
- Ignorar a força das redes sociais;
- Pressionar o seu estudante;
- Não estruturar um home office de qualidade;
- Não envolver todo o quadro de funcionários em suas ações;
- Estabelecer modelos fechados para as negociações;
- Caso você se identifique com essas ações é hora de se adaptar!
Avaliação e análise pós-crise para identificar áreas de melhoria e evitar recorrências
A avaliação e análise pós-crise são etapas cruciais para identificar áreas de melhoria e evitar a recorrência de problemas no futuro. Ao enfrentar uma crise relacionada à evasão de alunos, é importante seguir as seguintes etapas:
Coleta de informações
Após uma crise, é essencial reunir informações relevantes sobre o incidente. Isso pode incluir dados quantitativos, como taxas de evasão durante uma crise, bem como feedback qualitativo de alunos, professores, pais e outros envolvidos.
Análise dos eventos
Analisar os eventos que levaram à crise, identificando os fatores e as circunstâncias que sofreram para a evasão dos alunos. Considere fatores internos e externos, como problemas institucionais, desafios acadêmicos, falta de suporte adequado e eventos externos que possam ter afetado os alunos.
Identificação de áreas de melhoria
Com base na análise dos eventos, identifique as áreas específicas que sustentem melhorias para evitar recorrências no futuro. Isso pode incluir políticas institucionais, processos de suporte estudantil, programas acadêmicos, comunicação interna e externa, entre outros aspectos relacionados à gestão da evasão.
Desenvolvimento de estratégias de prevenção
Com base nas áreas de melhoria identificadas, desenvolver estratégias concretas para prevenir a evasão de alunos e lidar com crises semelhantes no futuro. Isso pode envolver a implementação de programas de suporte estudantil, aprimoramento das políticas acadêmicas, fortalecimento das comunicações internas e externas, e investimento em recursos e treinamento para os profissionais envolvidos.
Acompanhamento e revisão contínua
Após implementar as estratégias de prevenção, monitorar e avaliar regularmente os resultados. Realize revisões periódicas para verificar a eficácia das medidas adotadas e fazer ajustes conforme necessário. A avaliação contínua é fundamental para garantir que as melhorias sejam sustentadas a longo prazo.
Aprendizado organizacional
Compartilhe os insights obtidos com as partes interessadas relevantes, incluindo professores, funcionários, administração e outros profissionais do setor educacional. A promoção de um ambiente de aprendizado organizacional incentiva a colaboração, a troca de experiências e a implementação de melhores práticas para prevenir a evasão de alunos e gerenciar crises.
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Ao realizar uma avaliação e análise pós-crise, as instituições de ensino podem identificar áreas de melhoria, implementar estratégias de prevenção eficazes e fortalecer sua capacidade de lidar com crises futuras relacionadas à evasão de alunos. Essa abordagem proativa contribui para a construção de um ambiente educacional mais resiliente, engajador e de suporte, promovendo a retenção e o sucesso dos alunos.
PLATAFORMA RUBEUS: O PRIMEIRO CRM EDUCACIONAL DO MERCADO!📊🎯
Como vimos, a utilização de um CRM é vital para o combate à evasão de alunos e a gestão de crises. Então, aqui vai a nossa sugestão para você! 👊
A Plataforma Rubeus é uma solução tecnológica desenvolvida para a área da educação, com foco na gestão do relacionamento com potenciais e atuais alunos. Oferecemos um conjunto de recursos e ferramentas para auxiliar instituições de ensino, como escolas, colégios e universidades, a gerenciar suas atividades de forma mais eficiente.
📌 Entendemos a importância de agir contra a evasão de alunos e, por isso, a Plataforma Rubeus conta com soluções que atuam estrategicamente em diferentes esferas. Nossas soluções objetivam uma atuação preventiva, ou seja, atuam de forma a mitigar riscos, diminuindo, significativamente, as chances de evasão.
Conheça um pouco mais sobre cada uma delas:
Satisfação
Em nosso app de Pesquisas de satisfação, a IE consegue definir os indicadores que serão mensurados, tais como: qualidade do professor, conteúdo e plataforma, gerar um link único de compartilhamento e enviar para seus alunos no final de cada aula para que avaliem com uma nota de 1 a 5 (semelhante à avaliação de uma viagem de carro por aplicativo).
ta de 1 a 5 (semelhante à avaliação de uma viagem de carro por aplicativo).
Controle de Inadimplência
Com o processo de Controle de Inadimplência da Rubeus, sua instituição de ensino tem uma comunicação financeira 100% automatizada. Sabe aquela dor de cabeça ocasionada pelas altas taxas de inadimplências, que tiram seu sono e atrapalham o seu fluxo de caixa? Nós te ajudamos a eliminá-la.
Atendimento ao aluno
Responda e resolva prontamente as solicitações dos alunos! Todos os contatos e possíveis pontos de conflito dos estudantes para com a sua instituição são resolvidos. Através do processo de Atendimento ao Aluno, um estudante que necessita entrar em contato com a equipe acadêmica e financeira, por exemplo, terá à sua disposição um formulário específico para que ele possa registrar a dúvida bem como ser informado constantemente sobre os próximos passos.
Acompanhamento do estudante
Monitore todos os pontos de contato dos estudantes com a sua instituição! Através do processo de Acompanhamento do Estudante da Plataforma Rubeus fica mais simples identificar o risco do aluno X ou Y evadir. Com as informações fornecidas pela plataforma, sua instituição tem tempo hábil para desenvolver ações que visam reverter a possível evasão e, assim, mantê-lo matriculado.
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Considerações finais
Espero que tenha gostado das nossas dicas sobre evasão de alunos e gestão de crises! 😃 Antes de ir, me conte: quais das nossas sugestões você vai colocar em prática?
Até a próxima! 👋
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Para usar como referência acadêmica
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🔗 Formato ABNT:
ESTEVAM, Paloma. Evasão de alunos e gestão de crises: ações práticas e estratégicas, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/evasao-de-alunos-e-gestao-de-crises/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
🔗 Formato APA:
Rubeus. 2020, 20 abril. Evasão de alunos e gestão de crises: ações práticas e estratégicas. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/evasao-de-alunos-e-gestao-de-crises/
