A tecnologia educacional é um dos principais motores do crescimento de uma escola. Entenda agora a importância de investir em ferramentas estratégicas capazes de alavancar os resultados de forma sustentável! 📊🎯
Tempo aproximado de leitura: 6 – 8 minutos
Introdução
Especialmente hoje, os recursos que a tecnologia educacional oferece estão deixando de ser apenas vantagens competitivas e se tornando quase obrigatórias nas melhores escolas.
A tecnologia educacional está ficando cada vez mais ampla. Atualmente, já existem tanto sistemas escolares gerais quanto específicos — desde os que dão uma visão 360° da escola quanto aqueles que se aprofundam em áreas específicas.
Navegar nessas águas pode ser difícil, mas você pode sempre contar com a nossa ajuda. Hoje, vamos conversar sobre a união entre um sistema de gestão escolar e um CRM educacional. Quais são as diferenças entre os dois? Como eles trabalham juntos? Vamos descobrir agora! Tudo pronto para começar? 😃
O que é um sistema de gestão escolar?
Um sistema de gestão escolar, ou ERP escolar é uma aplicação que permite o controle simples de vários aspectos complexos da sua escola.
Esses sistemas podem ser tanto gerais quanto mais específicos. Por exemplo: o iScholar, nosso parceiro, é um sistema de gestão escolar que automatiza vários setores ao mesmo tempo. Podemos citar alguns como: a secretaria, o financeiro, a gestão do patrimônio escolar, a biblioteca, unidades escolares, currículos e ementas, presenteísmo, app de comunicação, entre outros. Resumindo, o iScholar é um sistema de gestão escolar geral, entrando na categoria dos ERPs corporativos.
Existem outros sistemas que são mais específicos — focando só no financeiro, por exemplo, ou focando só na secretaria e na comunicação com os pais e responsáveis. Normalmente, “gestão escolar” é uma modalidade relacionada à parte mais administrativa da escola, tendo sua inspiração em sistemas de gestão empresariais, vamos entender mais sobre isso a seguir!
A diferença entre o sistema de gestão escolar e o sistema de gestão corporativo
Sistemas de gestão corporativos são bastante similares aos sistemas de gestão escolar. Os ERPs – enterprise resource planning — combinam diversas funcionalidades em sinergia para que seja possível acompanhar de forma simples as várias atribuições de uma empresa.
As similaridades entre os sistemas estão no seu princípio: organizar informações e exibi-las em vistas personalizadas. As diferenças, porém, também são claras: o sistema de gestão corporativo foca principalmente em recursos, produção, processos e vendas. São dois ERPs diferentes, que realizam trabalhos similares, mas com diferenças nos recursos geridos.
Ao mesmo tempo, o ERP escolar tem um foco maior na organização de informações fundamentais para o desenvolvimento do aluno, e essas informações são muitas e com bastante variações.
Nosso compromisso é com a escola lucrativa
Em uma escola, existem muitas atividades que gastam mais tempo do que deveriam, especialmente hoje, com a tecnologia educacional tão bem desenvolvida.
Tarefas administrativas repetitivas, preenchimento manual de informações, consultas demoradas: tudo isso requer um esforço da escola. O problema é que esses esforços servem para manter a escola funcionando, mas não refletem em lucro.
A redução de custos e gastos escolares gera lucro. A redução dos inadimplentes também. Mais tempo para criar estratégias de marketing, aprimorar a pedagogia, contratar novos professores — tudo isso atua na construção de uma escola lucrativa.
Nosso compromisso aqui no iScholar é atingir esse objetivo. E com um CRM integrado, esse objetivo fica ainda mais próximo. Vamos falar sobre isso no próximo tópico!
O que é um CRM educacional?
Um CRM educacional é diferente de um sistema de gestão escolar nessa questão que levantamos agora pouco: a diferença entre geral e específico.
Um CRM educacional, por ser específico, costuma focar na experiência de potenciais alunos, alunos matriculados, egressos e os pais/responsáveis.
O trabalho do CRM educacional é manter uma boa comunicação em todas essas etapas, indo desde o marketing para a captação de alunos até o acompanhamento acadêmico.
Veja uma lista rápida de funcionalidades que oferecidas pela Plataforma Rubeus:
- Armazenamento de dados para centralização das informações;
- Mapeamento de todas as interações entre a sua escola e os leads;
- Métodos de pagamento online;
- Templates de formulários para landing pages ou outros usos;
- Automação de e-mails;
- Relatórios personalizados;
- Portal de matrículas e inscrições;
- Prova online;
- Agendamentos de visitas;
📌 Veja esse conteúdo que a Rubeus escreveu para o Bett Brasil 2023 com o intuito de entender a diferença entre CRM educacional e CRM corporativo. Para conhecer todos os recursos que um CRM educacional consegue te oferecer, sugiro a leitura dessa página, onde elencamos as funcionalidades da Rubeus.
Os benefícios de integrar um sistema de gestão com um CRM educacional
O maior benefício de integrar uma tecnologia educacional é a possibilidade de abraçar vários departamentos ao mesmo tempo, e ainda focar em partes estratégicas individualmente.
Um sistema de gestão escolar, sendo mais amplo, vem se tornando uma necessidade para as escolas modernas. Em pouco tempo, ninguém duvida que esses sistemas vão ser padrão em praticamente todas as escolas particulares.
O CRM educacional, por sua vez, traz uma vantagem competitiva muito importante, desde o trabalho na captação de alunos até na simplificação da comunicação com os alunos e responsáveis.
Elencamos alguns pontos aqui onde a junção da tecnologia educacional nessas duas frentes produz ótimos resultados.
Vamos saber mais?
Captação de alunos
Trabalhar o marketing digital em uma escola exige uma tecnologia educacional. E essa tecnologia precisa ser direcionada, com recursos específicos para as necessidades do marketing.
Nesse caso, um CRM educacional é praticamente obrigatório. Com ele, você consegue gerar mais leads, criar automações de e-mails, fazer um portal de matrículas e organizar seus esforços com uma finalidade clara: gerar mais matrículas.
A junção com um sistema de gestão escolar funciona muito bem nesse estágio. A organização da sua secretaria, por exemplo, para um processo de matrículas simples, ou a estruturação da sua comunicação com esses novos alunos e responsáveis. E claro: seus custos na realização de cada uma das etapas de matrículas, incluindo o marketing, estão bem organizadas no módulo financeiro.
Relacionamento com alunos e responsáveis
A tecnologia educacional tem um grande propósito: facilitar a experiência de alunos e responsáveis ao longo do ano letivo. E nesse aspecto, o CRM educacional e o sistema de gestão escolar trabalhando juntos são grandes aliados na comunicação, um dos pontos mais evidentes da experiência com a escola.
Um sistema de gestão escolar geralmente vai oferecer um aplicativo de comunicação para os responsáveis, e também permite o envio de comunicados em grandes lotes (por e-mail, SMS e aplicativo).
Além disso, você também pode divulgar eventos e fotos através do app para a família, ao mesmo tempo em que facilita as cobranças com o envio de boletos em diferentes canais.
O CRM escolar traz mais alunos e foca na gestão dos indicadores comerciais da equipe. Com esse suporte à família e ao próprio aluno, a ótima experiência durante a matrícula se mantém ao longo dos anos letivos.
Réguas de comunicação
Criar réguas de comunicação e e-mails automatizados é um dos melhores recursos do CRM educacional.
O que essa tecnologia educacional permite é um trabalho de nutrição de leads muito aprofundado mas ao mesmo tempo simples. Em CRMs corporativos, essa função é conhecida como automação de marketing.
É simples: cada novo lead que você gera a partir dos seus canais (redes sociais, blog, YouTube, anúncios via Google Ads etc.) entra automaticamente nessas réguas de comunicação, e passa a receber e-mails também automaticamente de acordo com o estágio que eles estão no funil de vendas.
A junção do CRM educacional com o sistema de gestão escolar te oferece recursos para transformar esses e-mails automatizados em verdadeiras máquinas de conversão.
Com os dados que você tem — incluindo percentual de aprovações, tamanho das turmas, áreas de especialização dos professores e rotinas escolares — você consegue ter as principais vantagens competitivas da sua escola a alguns poucos cliques de distância.
Incorporando essas informações ao seu trabalho de automação de marketing, seus argumentos ficam ainda melhores, e você tem mais chances de fechar cada vez mais matrículas.
Funil de vendas
Um CRM educacional possibilita a criação de um funil de vendas muito mais eficaz. Se você não conhece o funil de vendas, seu funcionamento é bem simples: basicamente, ele categoriza os leads de acordo com a sua intencionalidade de compras.
Leads que estão muito distantes da compra estão no topo do funil. Aqueles que estão considerando, no meio do funil. Leads que estão se decidindo, no fundo.
A construção desse funil de vendas está intimamente ligada à criação de materiais para cada uma dessas etapas. Você vai encontrar alunos em potencial em todas elas. E a melhor forma de produzir e publicar esses materiais é com um CRM educacional.
A junção com o sistema de gestão oferece grandes vantagens operacionais. Além de você ter mais material para produzir os anúncios — os mesmos que citamos no tópico anterior — você também tem toda uma estrutura pronta para receber os novos alunos.
Isso conta muito. A primeira impressão é que fica. Com ambas tecnologias educacionais trabalhando juntas, o funil de vendas é melhor aproveitado e você consegue oferecer a melhor experiência para os seus alunos.
Gestão comercial
Um último ponto onde a tecnologia educacional vem mudando completamente a realidade das escolas é a gestão comercial. E o CRM educacional é um dos grandes responsáveis por essa virada de chave. Na Rubeus, por exemplo, você consegue gerir metas da equipe, integrar a telefonia comercial ao sistema, criar e acompanhar indicadores chave.
O sistema de gestão escolar é o pano de fundo que possibilita que essa organização aconteça. Se todo o trabalho da escola está estruturado através do sistema, a diretoria tem mais tempo para se preocupar com a geração de matrículas e os esforços comerciais.
Na prática: a tecnologia educacional é um conjunto de ferramentas tecnológicas que têm o poder de transformar a sua escola.
Conheça a integração iScholar e Rubeus
A Rubeus oferece um CRM escolar que te ajuda bastante no processo de captação de alunos, organização das suas matrículas, acompanhamento dos alunos e sua experiência, comunicação, marketing e muito mais!
E o melhor: oferecemos integrações simples, sem burocracias e complicações, com vários sistemas de gestão escolar. Faça um teste grátis hoje para saber mais!
O iScholar é uma dessas integrações. Com as duas plataformas trabalhando juntas, você consegue muito mais eficiência nos seus processos escolares, desde a captação de alunos até a gestão do seu financeiro. Conheça o site hoje e faça uma demonstração!
Esse blog post foi desenvolvido em conjunto, pela equipe integrada Rubeus + iScholar. Obrigado pela leitura e a gente se vê no próximo. 😉
