Como importar minha base de contatos no CRM Rubeus

A atuação do CRM Rubeus não fica restrita somente aos leads originados de ações on-line. Por isso, se ao realizar qualquer campanha presencial você obter uma lista qualificada com potenciais alunos, você pode importá-los de uma só vez e direcioná-los para o fluxo correto.

Para isso ser possível será necessário que essa base de contatos esteja em um arquivo CSV. Confira o passo a passo de como importar esses contatos no CRM Rubeus:

  1. Faça login no CRM Rubeus;
  2. Na tela de contatos, clique nos três pontinhos à direita do filtro;
  3. Clique em “Importar contatos”;
  4. Faça o download do arquivo de exemplo disponível;
  5. Certifique-se que a sua planilha de contatos contém os mesmos campos do arquivo modelo, na mesma ordem;
  6. Transforme sua planilha de contatos em um arquivo CSV;
  7. Clique novamente nos três pontinhos à direita do filtro;
  8. Clique em “Escolher arquivo“;
  9. Selecione em seu computador o arquivo;
  10. Clique em “Salvar“.

Dicas para a criação do arquivo de importação

Para personalizar sua planilha de importação utilize como base o arquivo disponível para download na tela de Importação de pessoas. Vamos aprender a configurar essa planilha.

  • O primeiro passo é analisar, detalhadamente, campo por campo dessa planilha. O primeiro e o segundo campo são o nome completo e email. Os próximos a ser analisados são o telefone, o CPF, data de nascimento e o endereço.
  • Agora você irá para a mais técnica da importação. O primeiro campo após os dados básicos do contato é o código. Quando você quiser realizar qualquer ação via API, esse código será exigido. Se você não for utilizar integrações este campo pode ficar vazio.
  • Agora você analisará a Origem. Na maioria dos casos, a origem na importação é definida sendo “CRM”, ou seja, opção 1. Caso você precise mudar, os valores e as correspondências são passados por nossa equipe de implantação.
  • É possível fazer dois tipos de importação: somente o contato ou já importar o contato vinculado a um processo na plataforma. Caso a sua lista não tenha o curso de interesse do contato pode deixar esse campo em branco, mas se você tem essa informação basta colocar nesta coluna o código de oferta de curso (que define qual o curso, unidade, nível de ensino, modalidade e origem do contato importado).
  • O campo código local de oferta é parecido com o campo anterior a diferença é que para verificar o código de um local já existente, você precisa ir na engrenagem, clicar em editar e verificar o segundo campo preenchido, ao lado do nome.
  • A partir desta coluna temos os campos personalizados. Existem campos personalizados nos contatos e também nos registros de processos. No caso desta base temos 5 campos personalizados. No primeiro deve ser preenchido o nome da pessoa que indicou o contato, nos próximos 3 (Indicação, indicante e interesse em indicar) temos campos do tipo “lógico”. Nestes campos devemos informar “1” para representar “sim” e “0” para representar “Não”. Caso sua instituição não trabalhe com essa estratégia de indicações você pode deixar tudo “0”.

Feito isso, seu arquivo de importação estará pronto para ser inserido no Rubeus CRM.

Adicionando campos extras no arquivo de importação

As vezes precisamos adicionar algumas informações estratégicas do cadastro de pessoas que serão inseridas na plataforma de CRM. Como por exemplo: se é um egresso, ano de conclusão, último curso realizado entre outras informações úteis.

Levando em consideração essa demanda, você pode incluir no arquivo de importação qualquer campo personalizado desde que já esteja previamente criado no Rubeus CRM. Os nomes das colunas devem ser iguais ao usados no momento do cadastro.

Confira Como criar campos personalizados no Rubeus CRM.

Ocorreu erro com algumas pessoas, como devo fazer para importá-las novamente?

Nesse caso, recomendamos que você crie um arquivo separado somente com as pessoas indicadas no erro, verifique cada um e após resolvê-los importe este novo arquivo. Seguindo os mesmo passos utilizados anteriormente.

 

Importante!

A importação é imediata. Por isso, tenha certeza que está fazendo a importação dos dados corretos, isso porque para excluir eventuais importações incorretas o processo deve ser feito manualmente.

Lembre-se de informar uma pessoa por linha, e-mails com no máximo 255 caracteres e estar no formato Unicode (UTF-8).