A eficaz gestão de processos educacionais é fundamental para a obtenção de melhores índices na conversão de alunos. Neste blog post, te mostraremos como sua instituição de ensino pode começar, hoje mesmo, a revolucionar seus processos e proporcionar uma experiência de alto nível para seus interessados, candidatos e alunos.

Tempo estimado de leitura: de 10 a 15 minutos 

Que tal conhecer práticas eficazes para potencializar os resultados da sua gestão educacional? Leia o blog post até o final para saber como!

Confira o que você vai ver:

  1. Panorama inicial
  2. Mas afinal, o que é a gestão de processos educacionais?
  3. Processos X Experiência
  4. Como gerar experiências de alto nível através da gestão de processos educacionais?
  5. Revolucione seus processos com a Rubeus
  6. Ainda não acabou: como a Rubeus te ajuda a se tornar referência
  7. Conclusão

1. Panorama inicial

De forma resumida, os processos educacionais englobam todos os aspectos teóricos e práticos da sua IE, como a aprendizagem, os métodos de ensino e o sistema de avaliação, por exemplo.

Em uma instituição de ensino há diversos tipos de processos educacionais. Esses, por sua vez, podem variar de acordo com as suas particularidades. Por isso, faz-se necessário que as IEs adotem formas de gerenciamento e controle. 

Mesmo que sua instituição atue sob pilares eficientes, é fundamental que os processos educacionais sejam eficientes. Além disso, a gestão de processos educacionais não se restringe apenas aos processos acadêmicos, ela envolve o todo. 

2. Mas afinal, o que é a gestão de processos educacionais?

Basicamente, ela é um conjunto de ações teórico-práticas que permitem à sua instituição desenvolver uma visão sistêmica de seus processos. Ou seja, ela proporciona uma visão ampla, sem perder a  atenção aos detalhes. 

Além disso, quando bem executada, os recursos são otimizados. Assim, a eficiência financeira e desempenho do serviço educacional prestado aumentam. O que, por sua vez, impacta diretamente na taxa de conversão de alunos da sua instituição de ensino.

Sempre é bom lembrar que uma eficiente gestão de processos educacionais possibilita muitos benefícios. A obtenção de resultados de captação e retenção, e a melhoria em diversos setores da instituição (englobando desde o pedagógico até o financeiro), são bons exemplos. 

3. Processos X Experiência 

É primordial que sua instituição entenda que a ideia de processos educacionais está diretamente ligada à experiência proporcionada ao estudante. Para ficar mais claro, você pode considerar que:

  • Processo é tudo aquilo que seu potencial e atual aluno precisam fazer. A sequência de ações executadas por eles para se chegar a um objetivo. Esse, por sua vez, pode ser a inscrição, matrícula, pagamento de mensalidade, solicitação de histórico escolar, entre outros.
  • Experiência é o que ele vai sentir ao realizar cada um dos processos educacionais adotados por sua instituição. Durante a execução do processo o estudante pode ser surpreendido positiva ou negativamente com sua agilidade, inteligência e praticidade, por exemplo.

Estes dois conceitos têm uma relação direta, pois a eficiência dos processos educacionais impacta diretamente na experiência proporcionada para seus estudantes.

#Exemplificando

Maria é uma candidata que, após ser convocada em seu processo seletivo acessou o portal do candidato para efetuar sua matrícula. Até o presente momento, ela teve uma experiência boa e está achando os processos fáceis e práticos. 

Porém, ao acessar o portal descobriu que não havia a possibilidade de concluir sua matrícula on-line. Ela precisaria deslocar-se até a instituição com todos seus documentos para concluir o processo. Maria se incomodou um pouco com a situação, pois teria o processo demoraria muito mais do que ela imaginava. Uma vez na instituição, observou que havia uma fila enorme para efetuar o pagamento da primeira parcela e que apenas uma pessoa realizava o atendimento. 

Maria precisava se programar para ir até a instituição e só conseguiu a folga no trabalho na quinta-feira da outra semana. 36 horas depois de sua convocação recebeu uma ligação de um concorrente onde foi comunicada de sua segunda convocação naquela mesma semana. A diferença? Nesta instituição sua matrícula seria realizada on-line, sem a necessidade de comparecer à instituição. E, segundo o consultor que ligou para parabenizá-la, a qualidade de seus cursos era a melhor do mercado. Conclusão? Maria pensou “Eles realmente são mais modernos e práticos. Não quero sofrer com processos arcaicos durante toda a faculdade” e decidiu se matricular em sua, até então, segunda opção.

Percebeu como a gestão de processos educacionais pode impactar diretamente na experiência proporcionada ao aluno?

No nosso exemplo, a instituição perdeu uma potencial aluna que já havia sido convocada e que realmente estava inclinada à efetivação da matrícula. E tudo isso apenas por uma gestão de processos educacionais ineficiente.

#Fique por dentro

Para você não perder nada sobre a importância de proporcionar uma experiência excepcional, confira o blog post que fizemos com dicas valiosas para sua instituição encantar seus alunos. Basta clicar na imagem abaixo! 😉

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Uma vez entendida a diferença e a relação entre esses conceitos, vamos ver alguns exemplos práticos dos processos educacionais mais frequentes em uma instituição de ensino superior. Além disso, veremos também a experiência esperada pelos potenciais e, até mesmo, atuais alunos em cada um deles. 

Para facilitar, vamos separá-los em etapas, veja:

3.1 Etapa: INSCRIÇÃO

  • Processo

O processo de inscrição engloba o momento no qual seu potencial aluno preenche a ficha de inscrição do processo seletivo por completo.

  • Experiência esperada 

Neste momento, a experiência esperada envolve objetividade e praticidade. Isso porque o comportamento de compra mudou e o principal benefício buscado pelos consumidores é a facilidade e rapidez na hora de realizar alguma atividade e qualquer coisa que fuja disso é considerada desgastante e chata.

Por isso, atenção: uma ficha de inscrição longa e confusa pode ser um dos seus grandes gargalos nesse momento. 

> Como proporcionar essa experiência?

Comece por uma ficha de inscrição dividida em etapas com captação independente. Não sabe como fazer isso? Clique aqui e descubra! 

Além disso, o blog e o site da sua instituição devem ser intuitivos e objetivos para que o seu lead seja conduzido à ficha de inscrição. Faça isso através do Marketing de Conteúdo Educacional aliado ao Inbound Marketing

3.2 Etapa: PROCESSO SELETIVO

  • Processo

O processo seletivo é uma etapa importantíssima para as instituições de ensino superior. 

Basicamente, ele envolve a realização de uma prova na qual o candidato terá que obter um mínimo de aproveitamento (estipulado pela IE) para ingressar na instituição.

  • Experiência esperada 

A experiência, neste momento, deve ser a praticidade e transparência. Seu candidato deve ser bem orientado em relação às regras do processo seletivo e, de preferência que ele seja feito on-line.

> Como proporcionar essa experiência?

Disponibilize uma prova on-line acessível e prática para seus candidatos a realizarem do conforto de seus lares. Corrija a prova imediatamente e surpreenda aos candidatos com a velocidade da correção / convocação.

3.3 Etapa: PAGAMENTO

  • Processo

O processo de pagamento se aplica a todas as situações onde seu potencial e atual aluno devem realizar algum tipo de pagamento à sua instituição, seja na inscrição, no processo de matrícula, pagamento de mensalidade ou até mesmo no processo de rematrícula.

  • Experiência esperada

A experiência esperada neste momento é a flexibilidade e a facilidade. Isso porque espera-se que as formas e os locais de pagamento sejam flexíveis. Além disso, os processos devem ser fáceis e desburocratizados, ou seja, devem facilitar ao máximo a efetivação do pagamento. 

> Como proporcionar essa experiência?

Proporcione ao seu aluno diferentes formas de pagamento, tais como boleto bancário, cartão ou ainda na própria instituição (de acordo com a sua realidade). Além disso, neste momento, também considere oferecer descontos para aqueles que pagarem até determinada data, por exemplo. Isso ajuda a aumentar os índices de pagamento de  seus potenciais/atuais alunos.

3.4 Etapa: MATRÍCULA

  • Processo

A matrícula é a fase mais importante da captação. Neste momento seu candidato já está convocado e, a um passo de ingressar em sua IE.

  • Experiência esperada

Durante este estágio, a experiência deve ser o ponto alto da satisfação, haja vista que essa etapa será resultado das experiências proporcionadas anteriormente. Por essa razão, faça o melhor para que esse momento seja o mais satisfatório possível, de forma que seu aluno se sinta realizando um verdadeiro sonho. Ao mesmo tempo mantenha a comodidade e agilidade no processo.

> Como proporcionar essa experiência?

Otimize seu processo de classificação e convocação. Quanto mais ágil for este processo mais eficiente será sua comunicação e mais efetivo seu impacto. Após seu potencial aluno ser aprovado em seu processo seletivo, não perca tempo! Parabenize-o pela conquista e o conduza para a matrícula. Essa comunicação deve envolver todos os canais disponíveis (e-mail, SMS WhatsApp), mas principalmente neste momento a ligação pessoal é extremamente efetiva. realizar sua matrícula. 

Disponibilize a matrícula on-line. Ela permite que o candidato preencha seus dados complementares, aceite o contrato, envie seus documentos e faça o pagamento da primeira mensalidade sem precisar se deslocar até a instituição. Além da comodidade esta possibilidade aumenta a conversão, diminuindo a janela de tempo entre a aprovação e a matrícula. Dessa forma antecipamos as matrículas e diminuímos as chances do candidato desistir no meio do processo, seja pela ação de um concorrente ou qualquer outro motivo.

3.5 Etapa: REMATRÍCULA

  • Processo

O processo de rematrícula diz respeito à confirmação realizada pelo seu aluno do comprometimento de continuar os estudos em sua instituição de ensino a cada semestre. 

  • Experiência esperada

A experiência que se espera, neste momento, é que o processo de rematrícula seja prático, pró-ativo e eficiente. Considerando que sua IE já possui todos os dados do estudante, ao longo da rematrícula deve apenas confirmá-los, sem que sejam necessários longos formulários. Uma dica importante é que este é um ótimo momento para atualizar os dados de contato do aluno 

> Como proporcionar essa experiência?

Se a sua instituição possuir um CRM específico para educação, será possível uma atuação pró-ativa e sistematizada, haja vista que todas as informações estarão disponíveis para a automação trabalhar.

Na plataforma Rubeus há um processo específico e automatizado que segmenta os alunos em “aptos para rematrícula”, “não aptos por questões acadêmicas” e “não aptos por questões financeiras”. Assim os alunos que estão aptos recebem uma comunicação direcionando-os para o portal onde será realizada a renovação, enquanto aqueles que não estão aptos recebem uma comunicação a fim de sanarem suas pendências e darem continuidade no processo. Dessa forma antecipamos as renovações dos aptos e aumentamos a recuperação de não aptos diminuindo a evasão.

4. Como gerar experiências de alto nível através da gestão de processos educacionais?

O essencial é entender que a experiência é individual, ou seja, mesmo que os processos sejam padronizados e ocorram da mesma maneira para todos, é preciso personalizar a comunicação e a forma de atendimento. Contudo, isso só será possível se sua instituição possuir uma gestão de processos educacionais bem estruturada e eficaz.

Lembre-se: a personalização da experiência proporcionada é fundamental para que seu potencial / atual aluno se sinta seguro com um processo transparente. 

Nós, da Rubeus, entendemos o quão importante é proporcionar uma boa experiência ao aluno e como a gestão de processos educacionais pode tornar isso possível. Por isso, propomos que sua instituição trabalhe 2 práticas fundamentais, veja: 

  • Empatia

A empatia nada mais é do que se colocar no lugar do outro. Logo, é imprescindível que sua instituição torne essa prática algo presente em todos os estágios de interação com seus clientes internos (funcionários) e externos (visitantes, leads e alunos).

#Exemplificando

A Ana é uma aluna que está iniciando o curso de Administração em sua instituição de ensino. O campus é enorme e ela está um pouco perdida. Quando chegou à secretaria, a atendente explicou, de forma simples, os locais onde ela deveria ir, porém a Ana continuou desorientada e não conseguiu entender claramente o que deveria fazer.

Agora, confira esta outra situação:

Ana foi até a secretaria, e o Pedro, que é um veterano do curso de Administração, estava esperando-a para direcioná-la em seu primeiro dia de aula. Além disso, ele aproveitou para contá-la também sobre a sua experiência na instituição e como as coisas funcionam. 

Com toda a explicação e atenção, a Ana se sentiu segura e satisfeita com a organização e eficiência da sua instituição, aumentando ainda mais a certeza de que optou pela IE correta.

Qual experiência agregou mais valor para Ana? Ficou claro, não é mesmo? Na primeira situação, a atendente ajudou a Ana, mas não se colocou no lugar dela. Já na segunda situação, sua instituição antecipou-se aos sentimentos da Ana, colocando-se em seu lugar, e orientou um dos seus alunos a acompanhá-la e apresentá-la o funcionamento da instituição.  

  • Alteridade 

Apesar de não ser um termo muito conhecido, a alteridade trabalha a ideia de que mesmo que você se coloque no lugar do outro, jamais sentirá o que ele sente. Podemos dizer que a alteridade complementa a empatia, isso porque ela permite se colocar no lugar do outro, com consideração e respeito, e favorece o diálogo e a compreensão das diferenças. 

O ponto principal aqui é entender que, mesmo que sua instituição tente ao máximo pensar no que seu potencial ou atual aluno quer, jamais terá a consciência completa e totalmente segura do que ele sentirá. 

E por isso é tão importante prezar pela melhor experiência de todas. Mas como fazer isso? Através de uma eficiente segmentação das suas personas, haja vista que, a partir de uma segmentação realmente eficiente, torna-se possível visualizar as suas dores, ou seja, aqueles pontos em que sua IE deve atuar a fim de sanar as necessidades dos potenciais alunos.

5. Revolucione seus processos com a Rubeus

Reconhecer a importância de trabalhar sinergicamente por meio de uma boa gestão de processos educacionais é apenas o primeiro passo para proporcionar uma experiência de qualidade ao seu aluno. Posteriormente a isso, é necessário observar diversos pontos e nós da Rubeus temos a missão de entregar tudo isso de forma personalizada e eficiente através da nossa plataforma. 

Para te ajudar a entender melhor como nós podemos te ajudar no desafio de otimizar seus processos educacionais, separamos 5 dicas poderosas para você não perder mais tempo e começar, hoje mesmo, a estabelecer-se como uma referência no âmbito educacional. Vamos lá?

1) Melhore o seu fluxo de relacionamento 

Personalize e automatize seu fluxo de relacionamento com seus candidatos e alunos.

> Como a Rubeus ajuda sua instituição? 

A Plataforma Rubeus proporciona uma consulta prática e eficiente às informações dos potenciais e atuais alunos da sua instituição, de modo que elas possam ser utilizadas para proporcionar ao potencial aluno a melhor experiência possível. 

2) Ofereça atendimentos de alto nível

Sua instituição deve conhecer os potenciais e atuais alunos com a finalidade de recolher o máximo de informações possíveis sobre eles e ser capaz de as utilizar estrategicamente para nutri-los de forma adequada, incentivando-os a avançarem pela Jornada de Compra Educacional.

Pensando nisso, a dica é gravar suas ligações e ouvi-las posteriormente. Isso ajudará a sua equipe a recolher alguma informação que, por acaso, possa ter passado despercebida, além de proporcionar a melhoria contínua para um atendimento de qualidade

Outro ponto importante é realizar reuniões periódicas para análise dos principais pontos identificados, destacando pontos positivos (isso ajudará a motivar a equipe) bem como pontos negativos (para verificar a melhor forma de corrigi-los).

> Como a Rubeus ajuda sua instituição? 

A Plataforma Rubeus possui a Telefonia Integrada. Através dela, sua IE pode realizar e receber ligações internamente, de forma inteligente.

Essa funcionalidade pode potencializar os resultados da sua captação de alunos, pois apresenta diversos benefícios que tornam a atuação da sua instituição muito mais efetiva.

Quer saber mais informações sobre a Telefonia Rubeus? Então, este blog post é para você

Além disso, entendemos a importância da sua instituição possuir um atendimento de qualidade e por isso em nossa Plataforma contamos com o histórico integrado que fornece à sua equipe informações em tempo real, aumentando as chances de realização de um atendimento eficaz e que gere resultados. 

Assim, com a Plataforma Rubeus, é possível que sua equipe registre todas as interações realizadas com seus atuais e potenciais alunos, de modo que não se perca nada e que se saiba exatamente o próximo passo a ser dado.

3) Realize pesquisas de satisfação

Uma das partes mais importantes para o monitoramento dos processos educacionais é a análise da efetividade das práticas realizadas. 

A dica é realizar pesquisas de satisfação para verificar o quanto seus potenciais e atuais alunos estão se identificando com suas estratégias. Entretanto, essa pesquisa só será realmente efetiva se anteriormente sua instituição tiver segmentado bem os interesses de cada persona.

> Como a Rubeus ajuda sua instituição? 

A metodologia Rubeus conta com 5 indicadores preventivos à evasão de alunos. Dentre eles está a satisfação de alunos. Isso porque através de pesquisas em tempo real, somadas aos fluxos de relacionamento eficientes, se torna muito mais fácil verificar a eficiência das ações utilizadas. 

Guia completo Gestão da permanência - Rubeus

4) Cada processo é uma experiência 

A Rubeus entende a importância de proporcionar uma experiência excepcional, ou seja, que vá além da satisfação. Entendemos também que cada experiência é única e, por isso, deve ser incrível. 

> Como a Rubeus ajuda sua instituição? 

Trabalhamos com a ideia de alteridade, porque sabemos que a experiência proporcionada vai variar de pessoa para pessoa. Nosso desafio, junto as instituições de ensino que auxiliamos, é justamente identificar e fazer com que a percepção dos potenciais e atuais alunos seja sempre além do esperado, superando as expectativas. 

Além disso, essa prática deve ser lembrada em todos os detalhes de uma boa gestão de processos educacionais. Pensando nisso, a Plataforma Rubeus oferece às instituições de ensino uma forma de tornar essas experiências únicas através de uma atuação sólida.  Isso acontece porque quando sua instituição conhece o potencial aluno se torna mais fácil identificar aquilo que ele agregará valor. 

5) “Funcionários felizes, clientes felizes”

Esta é uma frase bastante conhecida, não é mesmo? Porém, infelizmente, ainda não é praticada na maioria das organizações, e no âmbito educacional isso não é diferente. 

> Como a Rubeus ajuda sua instituição? 

Acreditamos que é fundamental começar a trabalhar a satisfação de dentro para fora da sua instituição de ensino. Como? Bem, é simples: sua IE deve promover, primeiro, a satisfação dos funcionários, porque isso será repassado, mesmo que indiretamente, para o público.

Por isso, ajudamos você, enquanto gestor, a entender que suas equipes são o que fazem sua instituição acontecer. Uma dica é buscar por um ambiente de trabalho saudável e harmônico. Desta forma, os times conseguirão trabalhar em conjunto para a definição e execução dos objetivos.

6. Ainda não acabou: como a Rubeus te ajuda a ser referência 

Entender qual a melhor forma de atuação em cada processo contribui para proporcionar uma melhor gestão de processos educacionais, e, consequentemente, uma boa experiência ao aluno. Por isso, preparamos um material rico para você! Nele, você vai encontrar 4 exemplos de experiências que a Rubeus te ajuda a proporcionar no ensino superior + 4 experiências no ensino básico.

Para solicitar esse conteúdo, basta clicar na imagem abaixo e nós iremos te enviar o material rico na íntegra! 🙂

Solicitação e-book - Rubeus

7. Conclusão

Como vimos, uma boa gestão de processos educacionais contribui para que sua instituição consiga obter cada vez mais resultados positivos. 

Através dessa gestão, proporcionar uma experiência incrível aos potenciais alunos se torna mais fácil. Com isso, sua instituição consegue evitar a perda de interessados e potenciais alunos.

Vimos também o quanto uma experiência de alto nível está interligada a adoção de processos eficientes em sua instituição. Por fim, apresentamos ainda como a Plataforma Rubeus, através de suas funcionalidades, é capaz de automatizar os vários processos existentes em sua IE. 

Esse material serviu para te inspirar? Quer compartilhar alguma experiência sobre esse assunto? Fale conosco!

 

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