O papel da gestão de processos na educação: Como melhorar a eficiência e qualidade da experiência educacional

Descubra como a gestão de processos na educação pode transformar a experiência do estudante! Em nosso blog post, exploramos estratégias essenciais para melhorar a eficiência e a qualidade do ensino. Veja como otimizar os processos educacionais para oferecer uma experiência ainda mais impactante para alunos e educadores. 📝🧠💡

Tempo aproximado de leitura: 5 – 6 minutos

Introdução: O que é a gestão de processos na educação e qual sua importância?

Na área da educação, a gestão de processos desempenha um papel fundamental na garantia de uma gestão escolar eficiente e na melhoria da qualidade do ensino. A gestão de processos educacionais consiste em analisar, planejar, implementar e controlar as atividades que ocorrem dentro de uma instituição de ensino, visando otimizar os recursos disponíveis e alcançar os objetivos educacionais estabelecidos.

A importância da gestão de processos na educação está relacionada à necessidade de se criar um ambiente organizado e estruturado que proporcione condições favoráveis ao aprendizado dos alunos. Uma gestão eficiente permite identificar pontos fortes e fracos no sistema educacional, promovendo ações corretivas para melhorar o desempenho dos estudantes.

Além disso, a gestão de processos educacionais contribui para a padronização das práticas pedagógicas, garantindo uma abordagem consistente em todas as etapas do processo educativo. Isso resulta em maior equidade no acesso à educação e na oferta de um ensino de qualidade para todos os alunos.

Portanto, compreender e aplicar a gestão de processos na educação é essencial para promover uma administração escolar eficaz, capaz de proporcionar aos estudantes as melhores condições para o seu desenvolvimento acadêmico e pessoal.

Os benefícios da implementação da gestão de processos nas instituições educacionais

A implementação da gestão de processos nas instituições de ensino traz uma série de benefícios significativos. Um dos principais deles é a melhoria contínua, onde os processos são constantemente avaliados e aprimorados para garantir eficiência operacional.

Ao implementar a gestão de processos, as instituições educacionais podem otimizar seus recursos, garantindo que sejam utilizados da melhor maneira possível. Isso resulta em uma alocação mais eficiente de pessoal, materiais e equipamentos, maximizando o retorno sobre o investimento.

Além disso, a gestão de processos contribui para o aumento do desempenho dos alunos. Ao identificar gargalos nos processos educacionais e implementar melhorias adequadas, é possível criar um ambiente mais propício ao aprendizado e ao desenvolvimento dos estudantes.

Portanto, a implementação da gestão de processos nas instituições educacionais não apenas promove uma maior eficiência operacional e otimização dos recursos, mas também contribui diretamente para o crescimento acadêmico dos alunos. É uma abordagem estratégica que visa garantir que todos os envolvidos no processo educacional alcancem seu máximo potencial.

Gestão de processos na educação: a diferença entre processo e experiência 

É primordial entender que a ideia de processos educacionais está diretamente ligada à experiência proporcionada ao estudante. Para ficar mais claro, você pode considerar que:

Processo

É tudo aquilo que seu potencial e atual aluno precisam fazer. A sequência de ações executadas por eles para chegar a um objetivo. Esse, por sua vez, pode ser a inscrição, matrícula, pagamento de mensalidade, solicitação de histórico escolar, entre outros.

Experiência

É o que eles vão sentir ao realizar cada um dos processos educacionais adotados por sua instituição. Durante a execução do processo, o estudante pode ser surpreendido positiva ou negativamente com sua agilidade, inteligência e praticidade, por exemplo.

✅ Estes dois conceitos têm uma relação direta, pois a eficiência dos processos educacionais impacta diretamente na experiência proporcionada para seus estudantes.

Processos educacionais inerentes à rotina de uma instituição de ensino

Uma vez entendida a diferença e a relação entre esses conceitos, vamos ver alguns exemplos práticos dos processos educacionais mais frequentes em uma instituição de ensino superior. Além disso, veremos também a experiência esperada pelos potenciais e, até mesmo, atuais alunos em cada um deles. 

Para facilitar, vamos separá-los em etapas, veja:

Etapa 1) INSCRIÇÃO

• Processo

O processo de inscrição engloba o momento no qual seu potencial aluno preenche a ficha de inscrição do processo seletivo por completo.

• Experiência esperada

Neste momento, a experiência esperada envolve objetividade e praticidade. Isso porque o comportamento de compra mudou e o principal benefício buscado pelos consumidores é a facilidade e rapidez na hora de realizarem alguma atividade e qualquer coisa que fuja disso é considerada desgastante e chata.

Por isso, atenção: uma ficha de inscrição longa e confusa pode ser um dos seus grandes gargalos nesse momento. 

• Como proporcionar essa experiência?

Comece por uma ficha de inscrição dividida em etapas com captação independente. 

Além disso, o blog e o site da sua instituição devem ser intuitivos e objetivos para que o seu lead seja conduzido à ficha de inscrição. Faça isso através do Inbound Marketing aliado ao Marketing de Conteúdo Educacional.

Etapa 2) PROCESSO SELETIVO

• Processo

O processo seletivo é uma etapa importantíssima para as instituições de ensino superior. 

Basicamente, ele envolve a realização de uma prova na qual o candidato terá que obter um mínimo de aproveitamento (estipulado pela IE) para ingressar na instituição.

• Experiência esperada

A experiência, neste momento, deve ser a praticidade e transparência. Seu candidato deve ser bem orientado em relação às regras do processo seletivo e, de preferência, que ele seja feito on-line.

• Como proporcionar essa experiência?

Disponibilize uma prova on-line acessível e prática para seus candidatos a realizarem do conforto de seus lares. Corrija a prova imediatamente e surpreenda os candidatos com a velocidade da correção / convocação.

Etapa 3) PAGAMENTO

• Processo

O processo de pagamento se aplica a todas as situações onde o seu potencial e atual aluno deve realizar algum tipo de pagamento à sua instituição, seja na inscrição, no processo de matrícula, pagamento de mensalidade ou, até mesmo, no processo de rematrícula.

• Experiência esperada

A experiência esperada neste momento é a flexibilidade e a facilidade. Isso porque espera-se que as formas e os locais de pagamento sejam flexíveis. Além disso, os processos devem ser fáceis e desburocratizados, ou seja, devem facilitar ao máximo a efetivação do pagamento. 

• Como proporcionar essa experiência?

Proporcione ao seu aluno diferentes formas de pagamento, tais como boleto bancário, cartão ou, ainda, na própria instituição (de acordo com a sua realidade). Além disso, também considere oferecer descontos para aqueles que pagarem até determinada data, por exemplo. Isso ajuda a aumentar os índices de pagamento de seus potenciais/atuais alunos.

Leia o nosso conteúdo complementar: A transformação digital das formas de pagamento no cenário educacional.

Etapa 4) MATRÍCULA

• Processo

A matrícula é a fase mais importante da captação. Neste momento, seu candidato já está convocado e a um passo de ingressar em sua IE.

• Experiência esperada

Durante este estágio, a experiência deve ser o ponto alto da satisfação, haja vista que essa etapa será resultado das experiências proporcionadas anteriormente. Por essa razão, faça o melhor para que esse momento seja o mais satisfatório possível. Ou seja, que o seu aluno se sinta como que realizando um verdadeiro sonho. Ao mesmo tempo, mantenha a comodidade e agilidade no processo.

• Como proporcionar essa experiência?

Otimize o seu processo de classificação e convocação. Quanto mais ágil for esse processo, mais eficiente será sua comunicação e mais efetivo seu impacto.

Após o potencial aluno ser aprovado em seu processo seletivo, não perca tempo! Parabenize-o pela conquista e o conduza para a matrícula. Essa comunicação deve envolver todos os canais disponíveis (e-mail, SMS e WhatsApp), mas principalmente, neste momento, a ligação pessoal é extremamente efetiva. 

Ademais, disponibilize a matrícula on-line. Ela permite que o candidato preencha seus dados complementares, aceite o contrato, envie seus documentos e faça o pagamento da primeira mensalidade sem precisar se deslocar até a instituição.

Além da comodidade, essa possibilidade aumenta a conversão, diminuindo a janela de tempo entre a aprovação e a matrícula. Dessa forma, antecipamos as matrículas e diminuímos as chances do candidato desistir no meio do processo, seja pela ação de um concorrente ou qualquer outro motivo.

Etapa 5) REMATRÍCULA

• Processo

O processo de rematrícula diz respeito à confirmação realizada pelo seu aluno do comprometimento de continuar os estudos em sua instituição de ensino a cada semestre. 

• Experiência esperada

A experiência que se espera neste momento é que o processo de rematrícula seja prático, proativo e eficiente. Considerando que sua IE já possui todos os dados do estudante, ao longo da rematrícula deve apenas confirmá-los, sem que sejam necessários longos formulários. Uma dica importante é que esse é um ótimo momento para atualizar os dados de contato do aluno. 

• Como proporcionar essa experiência?

Se a sua instituição possui um CRM específico para educação será possível uma atuação proativa e sistematizada, haja vista que todas as informações estarão disponíveis para a automação trabalhar.

😎 Na Plataforma Rubeus há um processo específico e automatizado que segmenta os alunos em “aptos para rematrícula”, “não aptos por questões acadêmicas” e “não aptos por questões financeiras”.

Assim, os alunos que estão aptos recebem uma comunicação direcionando-os para o portal onde será realizada a renovação, enquanto aqueles que não estão aptos recebem uma comunicação a fim de sanarem suas pendências e darem continuidade no processo. Desse modo, antecipamos as renovações dos aptos e aumentamos a recuperação de não aptos, diminuindo a evasão.

Como gerar experiências memoráveis através de uma efetiva gestão de processos na educação?

A gestão de processos na educação é essencial para gerar experiências memoráveis aos alunos. Ao estabelecer uma estrutura organizada e eficiente, as instituições de ensino podem garantir que cada etapa do processo educacional seja cuidadosamente planejada e executada. Veja algumas dicas de como fazer isso:

Definição de objetivos

Uma gestão de processos eficaz envolve a definição clara de objetivos educacionais, a elaboração de currículos alinhados com as necessidades dos alunos, a seleção adequada de materiais didáticos e recursos tecnológicos, bem como a implementação de estratégias pedagógicas inovadoras.

Adequação da abordagem educacional 

Ao adotar uma abordagem centrada no aluno, as instituições podem criar um ambiente propício ao aprendizado significativo. Isso inclui o estabelecimento de metas individuais para cada aluno, o acompanhamento regular do progresso acadêmico e emocional, além da oferta de suporte personalizado quando necessário.

Atendimento de qualidade

O essencial é entender que a experiência é individual, ou seja, mesmo que os processos sejam padronizados e ocorram da mesma maneira para todos, é preciso personalizar a comunicação e a forma de atendimento. Contudo, isso só será possível se sua instituição possuir uma gestão de processos na educação bem estruturada e eficaz.

Lembre-se: a personalização da experiência proporcionada é fundamental para que o seu potencial / atual aluno se sinta seguro com um processo transparente. 

Nós da Rubeus, entendemos o quão importante é proporcionar uma boa experiência ao aluno e como a gestão de processos na educação pode tornar isso possível. Por isso, propomos que sua instituição trabalhe 2 práticas fundamentais, veja: 

-> Empatia 

Em resumo, a empatia nada mais é do que se colocar no lugar do outro. Assim, é primordial que sua instituição torne essa prática algo presente em todos os estágios de interação com seus clientes internos (funcionários) e externos (visitantes, leads e alunos).

Aliás, você pode entender mais sobre esse assunto conferindo o nosso conteúdo: A empatia na educação e sua importância para uma experiência de alto nível.

A Ana é uma aluna que está iniciando o curso de Administração em sua instituição de ensino. O campus é enorme e ela está um pouco perdida. Quando chegou à secretaria, a atendente explicou de forma simples os locais onde ela deveria ir. Contudo, a Ana continuou desorientada e não conseguiu entender claramente o que deveria fazer.

Agora, confira esta outra situação:

Ana foi até a secretaria e o Pedro, que é um veterano do curso de Administração, estava esperando-a para direcioná-la em seu primeiro dia de aula. Além disso, ele aproveitou para contar também sobre a sua experiência na instituição e como as coisas funcionam. 

Com toda a explicação e atenção, a Ana se sentiu segura e satisfeita com a organização e eficiência da sua instituição, aumentando ainda mais a certeza de que optou pela IE correta.

🤔 Qual experiência agregou mais valor para Ana? Ficou claro, não é mesmo? Na primeira situação, a atendente ajudou a Ana, mas não se colocou no lugar dela. Já na segunda situação, sua instituição antecipou-se aos sentimentos de Ana, colocando-se em seu lugar, e orientou um dos seus alunos a acompanhá-la e apresentá-la o funcionamento da instituição. 

-> Alteridade

Apesar de não ser um termo muito conhecido, a alteridade trabalha a ideia de que mesmo que você se coloque no lugar do outro, jamais sentirá o que ele sente. Podemos dizer que a alteridade complementa a empatia, pois permite se colocar no lugar do outro, com consideração e respeito, e favorece o diálogo e a compreensão das diferenças. 

O ponto principal aqui é entender que mesmo que a sua instituição tente ao máximo pensar no que o seu potencial ou atual aluno quer, jamais terá a consciência completa e totalmente segura do que ele sentirá. 

O poder de um CRM educacional para uma eficiente gestão de processos na educação

Definitivamente, um CRM (Customer Relationship Management) educacional tem um papel crucial na gestão eficiente de processos na educação.

Resumidamente, ele concentra todos os dados relevantes sobre alunos, cursos e interações em um único local, facilitando o acesso e a análise de informações cruciais. Além disso, facilita a comunicação entre professores, alunos, pais e equipe administrativa, garantindo um fluxo de informações mais rápido e eficaz.

Nós da Rubeus temos a missão de entregar tudo isso de forma personalizada e eficiente através da nossa Plataforma, para isso apostamos em soluções como:

1) Fluxo de relacionamento 

Personalize e automatize o fluxo de relacionamento com seus candidatos e alunos. A Plataforma Rubeus proporciona uma consultoria prática e eficiente às informações dos potenciais e atuais alunos da sua instituição, de modo que elas possam ser utilizadas para proporcionar a eles a melhor experiência possível. 

2) Atendimentos de alto nível

Sua instituição deve conhecer os potenciais e atuais alunos com a finalidade de recolher o máximo de informações possíveis sobre eles e ser capaz de as utilizar estrategicamente para nutri-los de forma adequada, incentivando-os a avançarem pela Jornada de Compra Educacional.

Pensando nisso, a dica é gravar suas ligações e ouvi-las posteriormente. Isso ajudará a sua equipe a recolher alguma informação que, por acaso, possa ter passado despercebida, além de proporcionar a melhoria contínua para um atendimento de qualidade. 

Ademais, outro ponto importante é realizar reuniões periódicas para análise dos principais pontos identificados, destacando pontos positivos (isso ajudará a motivar a equipe) bem como pontos negativos (para verificar a melhor forma de corrigi-los).

A Plataforma Rubeus possui a Telefonia Integrada. Dessa forma, sua IE pode realizar e receber ligações internamente, de forma inteligente.

Essa funcionalidade pode potencializar os resultados da sua captação de alunos. Isso porque apresenta diversos benefícios que tornam a atuação da sua instituição muito mais efetiva.

Além disso, entendemos a importância da sua instituição possuir um atendimento de qualidade. Por isso, em nossa Plataforma, contamos com o histórico integrado que fornece à sua equipe informações em tempo real, aumentando as chances de realização de um atendimento eficaz e que gere resultados. 

Assim, com a Plataforma Rubeus, é possível que sua equipe registre todas as interações realizadas com seus atuais e potenciais alunos, de modo que não se perca nada e que se saiba exatamente o próximo passo a ser dado.

3) Pesquisas de satisfação

Uma das partes mais importantes para o monitoramento dos processos educacionais é a análise da efetividade das práticas realizadas. Por isso, a dica é realizar pesquisas de satisfação para verificar o quanto seus potenciais e atuais alunos estão se identificando com suas estratégias. 

A Metodologia Rubeus conta com 5 indicadores preventivos à evasão de alunos. Dentre eles está a satisfação de alunos. Isso porque através de pesquisas em tempo real, somadas aos fluxos de relacionamento eficientes, torna-se muito mais fácil verificar a eficiência das ações utilizadas. 

4) Experiência 

Trabalhamos com a ideia de alteridade porque sabemos que a experiência proporcionada vai mudar de pessoa para pessoa. Nosso desafio é justamente identificar e fazer com que a percepção dos potenciais e atuais alunos seja sempre além do esperado, superando as expectativas. 

Além disso, essa prática deve ser lembrada em todos os detalhes de uma boa gestão de processos na educação. Nesse sentido, a Plataforma Rubeus oferece às instituições de ensino uma forma de tornar essas experiências únicas através de uma atuação sólida. Isso acontece porque quando sua instituição conhece o potencial aluno se torna mais fácil identificar aquilo que ele agregará valor. 

Conclusão

Uma boa gestão de processos na educação contribui para que sua instituição consiga obter cada vez mais resultados positivos. Ademais, através de uma gestão efetiva, é possível proporcionar uma experiência incrível aos potenciais alunos. Com isso, sua instituição consegue evitar a perda de interessados e potenciais alunos.

Vimos também o quanto uma experiência de alto nível está interligada a adoção de processos eficientes em sua instituição. Por fim, apresentamos ainda como a Plataforma Rubeus, através de suas funcionalidades, é capaz de automatizar os vários processos existentes em sua IE.

Agora queremos saber de você: sua instituição de ensino já põe em prática uma eficiente gestão de processos educacionais? Me conte sua experiência!😉

Considerações finais

Pronto! Finalizamos esse conteúdo. Espero que tenha gostado do nosso conteúdo! Se este material serviu para te inspirar, que tal compartilhá-lo com alguém? 

Até a próxima! 👋

A Rubeus está comprometida com o sucesso da sua IE. Afinal, somos o primeiro CRM educacional feito sob medida para as necessidades das instituições de ensino. 

Já conhece a Plataforma Rubeus? Saiba como o nosso CRM pode contribuir para que o seu time alcance resultados efetivos no longo prazo! 

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Para usar como referência acadêmica

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– Formato ABNT:

PAULA, Natália. D. O papel da gestão de processos na educação: Como melhorar a eficiência e qualidade da experiência educacional. Rubeus, 2019. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/gestao-de-processos-na-educacao/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

– Formato APA:

Rubeus. 2019, 20 dezembro. O papel da gestão de processos na educação: Como melhorar a eficiência e qualidade da experiência educacional.. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/gestao-de-processos-na-educacao/