Não é novidade que a ficha de inscrição é um dos principais meios para captar os dados dos potenciais alunos e encaminhá-los para o sistema de captação de alunos das instituições de ensino, não é mesmo?

Por isso, é fundamental que as IES estabeleçam um forte processo de planejamento das fichas que serão utilizadas em seus processos seletivos.

Pensando nisso, veremos hoje, o impacto causado por uma ficha de inscrição dividida em etapas inteligentes nos números de inscritos do processo seletivo das instituições. Também veremos como acontece o processo de um bom planejamento de uma ficha de inscrição.

 

Por que dividir a ficha de inscrição do processo seletivo em etapas?

Para responder essa questão, é preciso entender que proporcionar uma experiência de usabilidade de qualidade para o potencial aluno é essencial para conquistar mais inscritos em seu processo seletivo.

Essa experiência de excelência deve ocorrer em todos os pontos de contatos com as instituições de ensino, do porteiro ao reitor. E a ficha de inscrição também contribui significativamente no sucesso desse processo.

Por esse motivo, a experiência dos potenciais alunos no preenchimento da ficha de inscrição deve ser a melhor possível. Para isso, a ficha precisa ser simples, clara e ao mesmo tempo completa a fim de evitar possíveis dúvidas no momento de preencher e entender o que está sendo solicitado.

Desse desafio enfrentado deriva outro obstáculo, o tempo de preenchimento da ficha de inscrição. Uma dica é fazer um teste de quanto tempo você levaria para preencher sua própria ficha de inscrição. Coloque-se no lugar do seu potencial aluno, sinta na pele a experiência que ele terá. Caso você não goste da experiência considere começar o planejamento do zero.

Para que as chances de desistência sejam reduzidas, sua ficha de inscrição precisa ser eficiente do início ao fim! Bráulio Vieira.

Uma solução para otimizar o tempo de preenchimento e aumentar as chances de aceitação, minimizando as desistências por falta de tempo é dividir sua ficha de inscrição em etapas. É mais ou menos como pegar um grande problema e dividí-lo em pequenas partes. Esse procedimento é capaz de tornar a resolução mais rápida e eficiente.

Com isso, a instituição já obtém os dados de contato na primeira etapa, e mesmo que o candidato abandone a inscrição, é possível interagir com ações automatizadas de relacionamento, além de gerar listas qualificadas para o consultor da instituição.

 

O processo de planejamento de uma ficha de inscrição eficiente

Sua ficha de inscrição não pode ser motivo de perda de interessados. Para isso, como vimos, é preciso otimizá-la a fim de reduzir o tempo gasto em seu preenchimento.

Você sabia que uma boa ficha de inscrição deve ser preenchida em até sete minutos?

Para não extrapolar esse tempo médio você precisa dividí-la em etapas inteligentes. Para isso, busque conhecer como acontece ou deveria acontecer todo o processo e como é o comportamento do interessado em cada uma das etapas.

Posteriormente, desenvolva uma ficha de inscrição simplificada que contemple todas as informações necessárias. Evite ao máximo solicitar informações desnecessárias para que sua ficha não fique longa e cansativa fazendo com que a pessoa venha a desistir.

 

A ficha de inscrição do seu processo seletivo não pode ser mais um fator de desistência para seus potenciais alunos.

Preparamos um exemplo para ilustrar a importância de dividir a ficha de inscrição do processo seletivo da sua instituição de ensino.

Imagine, um potencial aluno que está muito empolgado em busca de instituições de ensino. Ele procura uma IES que chame sua atenção e que ofereça uma opção de curso que lhe desperte o interesse.

Após visitar vários websites de instituições de ensino ele acaba se deparando com o seu. A experiência de navegação está sendo ótima, os conteúdos são extremamente relevantes para ele e as condições de pagamento são maravilhosas.

Após um estudo profundo dos cursos de interesse e da sua instituição ele, enfim, escolhe um dos cursos da sua instituição. Ele procura, então, sua ficha de inscrição. Ao visualizá-la, ele faz ponderações, tais como:

  • “Nossa, é tão longa”;
  • “São muitos dados”;
  • “Vou precisar de tempo para preencher isso, amanhã eu faço”;
  • “Precisa do meu CPF? Eu não sei de cabeça!”;
  • “Nossa, esse campo não aceita edição, como vou inserir meus dados?”

Esses questionamentos e afirmações podem surgir por diversos problemas. Dentre eles estão as falhas técnicas do sistema, o planejamento falho, ocasionando estrutura confusa que prejudica o entendimento e formulários longos, etc.

Os motivos pelos quais os interessados podem acabar desistindo de realizar a inscrição no seu processo seletivo já são muitos, não é? Por isso, a última coisa que você deve fazer é criar novas maneiras de isso acontecer.

 

As etapas de uma ficha de inscrição ideal

Como vimos, dividir, em etapas, sua ficha de inscrição pode aumentar a taxa de conversão do processo de captação por diminuir a taxa de desistência entre os potenciais alunos.

Conheça detalhadamente sugestões de como dividir cada uma dessas fases. Se tudo for aplicado por sua equipe as chances da sua instituição parar de perder alunos por causa da ineficiência da sua ficha de inscrição serão reduzidas.

 

Conheças as etapas que sua ficha de inscrição deve ser dividida

1ª etapa: Captação do Lead

Utilize a primeira etapa para solicitar apenas informações básicas a fim de facilitar o processo de preenchimento da ficha de inscrição. Com que o potencial aluno complete a primeira etapa e passe, consequentemente, para a etapa seguinte, a primeira etapa deve ser direta e objetiva.

Para isso, as informações solicitadas devem ser aquelas que, geralmente, o interessado saiba de cabeça. Evitando, assim, a necessidade de consulta em algum documento. Por isso, as principais informações solicitadas são, basicamente, nome, e-mail, telefone e data de nascimento.

Adicionar o campo telefone fixo como opcional no formulário ajuda reduzir a taxa de números inválidos durante o processo de captação da equipe comercial.

 

1ª Etapa - Captação do Lead
1ª Etapa – Captação do Lead

 

2ª etapa: Identificação do curso

Nesta etapa é preciso saber o interesse do candidato, por isso recomendamos solicitar o preenchimento do curso de interesse e a forma de ingresso. Outras informações importantes e complementares nesta etapa são a data da prova ou nota do ENEM de acordo com a forma de ingresso escolhida, o local da prova e quaisquer outras informações que ajudem a qualificar e segmentar o interesse do estudante.

Esta etapa é essencial por entregar praticamente todas as informações que o comercial precisa para fazer o processo de captação. E, por isso, após preenchê-las já ficam disponíveis na oportunidade que foi gerada automaticamente no CRM Rubeus.

 

 

2ª Etapa - Identificação do curso
2ª Etapa – Identificação do curso

 

3ª etapa: Informações adicionais para a conclusão da inscrição

Nessa etapa é recomendável que sua ficha de inscrição solicite algumas  informações extras. Tais informações devem ser aquelas que possibilitem a conclusão da inscrição e a disponibilização da taxa de inscrição.

Desse modo, os dados solicitados poderão ser CPF, RG, endereço, nome social e deficiências, por exemplo.

 

3ª Etapa: Informações adicionais para a conclusão da inscrição
3ª Etapa: Informações adicionais para a conclusão da inscrição

 

4 etapa: Mensagem de conclusão da inscrição

Essa etapa é bem simples e serve para confirmar a inscrição ao potencial aluno. Nela você pode colocar uma mensagem do tipo: “ Sua inscrição foi realizada com sucesso!” Veja o nosso exemplo.

 

4ª Etapa: Mensagem de conclusão da inscrição
4ª Etapa: Mensagem de conclusão da inscrição

 

Como vimos, é possível transformar a ficha de inscrição do seu processo seletivo em uma forma eficiente de captar alunos.

Sabemos que essa é apenas uma dentre as inúmeras maneiras de potencializar a captação de alunos da sua instituição. Caso queira conhecer mais sobre mais uma dessas formas recomendo a leitura das nossas 6 Dicas essenciais para a prática de Smarketing Educacional.

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